บทที่ 6 การบริหารโครงการ Project Management

การบริหารโครงการ Project Management ในการวางแผนและการควบคุมทีมงานที่มีจำนวนมาก เพื่อทำการพัฒนาระบบงานให้แล้วเสร็จตามที่ได้วิเคราะห์ ออกแบบเอาไว้ จึงต้องอาศัยเครื่องมือเพื่อใช้ในการบริหารโครงการ

โครงการ (Project) คือกิจกรรมที่ข้องเกี่ยวกัน(Connection) มีขั้นตอนยุ่งยาก (Complex) แต่มีเป้าหมายหรือจุดประสงค์เดียวกัน คือ ต้องการให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ทั้งในส่วนของเวลา งบประมาณ ทรัพยากร ดังนั้นความสมบูรณ์ของโครงการ(Project Management)

แผนภูมิ Gantt Chart แผนภูมิ Gantt Chart เป็นแผนภูมิชนิดหนึ่ง ที่มีการใช้งานมาช้านาน เป็นเครื่องมือที่ใช้ใน การวางแผนและกำหนดเวลาในการทำงานของ โครงการ ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน

อย่างไรก็ตามแผนภูมิ Gantt Chart ไม่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานได้ อย่างชัดเจน และไม่สามารถบอกได้ว่างานที่ปฏิบัติการล่าช้าจะมีผลต่อโครงการด้วย

ดังนั้นโครงการขนาดใหญ่ที่มีระบบงานที่ กระจายเป็นระบบย่อย ๆ และมีจำนวนมาก มีขั้นตอนการดำเนินงานที่ซับซ้อน จึงมักนำ เทคนิคของเพิร์ต(PERT) และซีพีเอ็ม(CPM) มาประยุกต์การใช้งานมากกว่า

รูปที่ 6.1 ตารางการดำเนินงาน งาน งานที่ต้องทำเสร็จก่อน เวลา(สัปดาห์) A - 3 B - 5 C B 3 D A C 4 E D 8 F C 2 G F 4 H F 2 I B 5 J E G H 3

รูป 6.2 แผนภูมิแบบแกนต์Gantt chart ABCDEFGHI J งานที่ดำเนินการเสร็จแล้ว งานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ เวลา(สัปดาห์) 5 10 13 15 20 23 25

เพิร์ต(PERT) และซีพีเอ็ม(CPM) การบริหารโครงการด้วยการวางแผน ควบคุม โดยใช้เทคนิค เพิร์ตPERT (Program Evaluation and Review Technique ) และซีพีเอ็ม CPM ( Critical Path Method) เป็นการวิเคราะห์ข่ายงานที่ มักนำมาใช้ในการบริหารโครงการ ที่มีจุดเริ่มต้นของ โครงการจนถึงปิดโครงการ มีส่วนงานย่อยต่างๆ ที่มี การกระจายโดยมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน

หลักการของ PERT และ CPM

เน้นเวลาในการดำเนินโครงการ เน้นด้านค่าใช้จ่ายในการดำเนินโครงการ สรุป PERT เน้นเวลาในการดำเนินโครงการ CPM เน้นด้านค่าใช้จ่ายในการดำเนินโครงการ

วัตถุประสงค์ของ PERT PERT เป็นแผนงานที่สามารถแสดงภาพรวม ของโครงการด้วยข่ายงาน (Network) โดยแสดง กิจกรรมต่าง ๆ ในโครงการ ลำดับการทำงาน และความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ โดยมีวัตถุประสงค์ดังนี้

1. วางแผนโครงการ ( Project Planning ) โดยจะทำการคำนวณระยะเวลาการทำงาน และแสดงถึงกิจกรรมแต่ละกิจกรรม ว่าควรเริ่มเมื่อใด เสร็จเมื่อใด และสามารถกำหนดได้ว่ากิจกรรมใดเป็นกิจกรรมสำคัญ ทำงานล่าช้าไม่ได้ หรือล่าช้าได้ไม่เกินเท่าใด

2. ควบคุมโครงการ ( Project Control ) สามารถควบคุมการทำงานตามแผนที่ได้วางไว้ และควบคุมการทำงานไม่ให้ล่าช้ากว่ากำหนด

3. บริหารทรัพยากร ( Resource ) สามารถใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เช่นเงินทุน บุคลากร เครื่องมือ อุปกรณ์ และอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประโยชน์เต็มที่

4. บริหารโครงการ ( Project Management ) งานที่ดำเนินการอยู่อาจจำเป็นต้องเร่ง เพื่อแล้วเสร็จกว่ากำหนด ก็สามารถทำได้ด้วยการเร่งกิจกรรมใดบ้าง เพื่อให้งานแล้วเสร็จในระยะเวลาที่เร็วขึ้น

สัญลักษณ์ต่าง ๆ และความหมายที่ใช้ใน PERT คือจุดเชื่อม node ที่แสดงถึงเหตุการณ์ตั้งแต่เริ่มแรกโครงการจนจบโครงการ เส้นตรงที่เชื่อมระหว่างโหนด แสดงถึงกิจกรรม หรืองานที่ทำ หัวลูกศรคือจุดเสร็จสิ้นของกิจกรรมหรืองานนั้น A 1 2 เส้นประที่เชื่อมระหว่างโหนด แสดงถึงกิจกรรมหรืองานสมมุติ () เป็นกิจกรรมที่ไม่มีตัวตนในโครงการ แต่จำเป็นต้องใส่ไว้เพื่อให้ถูกต้องกับความเป็นจริง 3 4

ตัวอย่าง PERT แบบที่ 1 งาน งานที่ต้องเสร็จก่อน A - B A C A D B,C 3 B A 2 5 D C 4 6

ตัวอย่าง PERT แบบที่ 2 C งาน งานที่ต้องเสร็จก่อน A - B - C A D B E C,D 3 2 1 6 D E B 4 5 7

ตัวอย่าง PERT แบบที่ 3 C งาน งานที่ต้องเสร็จก่อน A - B - C A D A,B A 2 5 1 4 D B 4

ตัวอย่าง PERT แบบที่ 4 ที่แสดงระยะเวลาของแต่ละงาน งาน งานที่ต้องเสร็จก่อน ระยะเวลา(สัปดาห์) A - 2 B - 1 C - 1 D A 3 E B 3 F C 2 G D 3 H F 2 สายงานที่ 1 1-2-3-7=2+3+3=8 สายงานที่ 2 1-4-7 = 1+3=4 สายงานที่ 3 1-5-6-7 = 1+2+2 =5 D,3 3 A,2 G,3 2 B,1 E,3 1 4 7 F,2 C,1 5 H,2 6

สายงานวิกฤต สายงานวิกฤต (Critical Paths) จะพิจารณาจากสายงานที่มีเวลานาน หรือยาวที่สุด ซึ่งในที่นี้คือสายงาน 1-2-3-7 รวมระยะเวลาทั้งสิ้น 8 วัน นั้นหมายถึง การดำเนินงานทุกอย่างในแต่ละขั้นตอนจะแล้วเสร็จภายใน 8 วัน โดยในโครงการอาจมีสายงานวิกฤตมากกว่า 1 สายงานก็เป็นได้

การเร่งโครงการ สายงานวิกฤต คือ สายงานที่มีระยะเวลานาน ซึ่งถือเป็นสายงานที่มีความสำคัญ หากงานหรือกิจกรรมภายในสายงานวิกฤตช้ากว่าที่กำหนดไว้ในโครงการ นั่นหมายถึง โครงการก็จะเสร็จล่าช้าไปด้วย ดังนั้นการควบคุมโครงการจึงมีความจำเป็นต้องควบคุมกิจกรรมในสายงานวิกฤตให้เป็นไปตามที่ได้วางแผนไว้

ตารางรายละเอียดเวลาและค่าใช้จ่ายโครงการ งาน งานที่ต้องเสร็จก่อน ระยะเวลา(วัน) ค่าใช้จ่ายในการเร่งงาน 1 วัน (บาท) ปกติ เร่ง A - 7 6 150 B - 8 6 75 C A 9 7 200 D A 11 9 125 E B 8 5 115 F B 10 7 100 G C 13 11 200 H D,E 13 12 100 I F 14 10 125 ตารางรายละเอียดเวลาและค่าใช้จ่ายโครงการ

C,9 2 4 G,13 A,7 D,11 8 1 5 H,13 E,8 B,8 3 6 I,14 F,10 7 สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 7+11+13=31 สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 8+8+13=29 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 8+10+14=32

สายงาน1-3-7-8 ประกอบด้วยกิจกรรม B,F,I ปรากฏว่ากิจกรรม B มีค่าใช้จ่ายต่อวันต่ำที่ ดังนั้นจึงทำการเร่งกิจกรรม B เหลือ 6 วัน C,9 2 4 G,13 A,7 D,11 8 1 5 H,13 E,8 B,6 3 6 I,14 F,10 7 สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 7+11+13=31 สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+13=27 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 6+10+14=30

หลังจากที่ได้ทำการเร่งกิจกรรม B ก็ยังไม่ได้ทำให้โครงการเสร็จตามกำหนด ดังนั้นจึงต้องเร่งกิจกรรมอื่น โดยสายงานวิกฤตในที่นี้คือ 1-2-5-8 ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรม A D H โดยค่าใช้จ่ายของกิจกรรม H ต่ำสุด คือ 100 บาท ดังนั้นจึงเลือกกิจกรรม H ด้วยการเร่งเวลาจาก 13 วัน เป็น 12 วัน

เร่งกิจกรรม B และH C,9 2 4 G,13 A,7 D,11 8 1 5 H,12 E,8 B,6 3 6 I,14 F,8 7 สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 7+11+12=30 สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+12=26 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 6+10+14=30

หลังจากที่ได้ทำการเร่งกิจกรรม H ก็ยังไม่ได้ทำให้โครงการเสร็จตามกำหนด ดังนั้นจึงต้องเร่งกิจกรรมอื่น โดยสายงานวิกฤตในที่นี้คือ 1-2-5-8 ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรม A D H และสายงาน 1-3-7-8ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรม B F I โดยเส้นทางที่หนึ่งกิจกรรม D จะมีค่าใช้จ่ายต่ำสุดคือ 125 บาท และเร่งได้อีก 2 วัน ส่วนเส้นทางที่สอง กิจกรรม F จะมีค่าใช้จ่ายต่ำสุดคือ 100 บาท เร่งได้อีก 3 วัน โดยจะทำการเร่งกิจกรรม Dและ F ลง 2 วัน ซึ่งกิจกรรม F สามารถเร่งเร็วขึ้น 3 วันก็ตาม แต่ก็ไม่ได้ทำให้โครงการเสร็จเร็วขึ้น ซึ่งหากเร่งกิจกรรม F เป็น 3 วัน ก็จะมีผลทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

เร่งกิจกรรม B H D และF C,9 2 4 G,13 A,7 D,9 8 1 5 H,12 E,8 B,6 3 6 I,14 F,8 7 สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 7+9+12=28 สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+12=26 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 6+8+14=28

หลังจากที่ได้ทำการเร่งกิจกรรม D และ F ก็ยังไม่ได้ทำให้โครงการเสร็จตามกำหนด ดังนั้นจึงต้องเร่งกิจกรรมอื่น โดยสายงานวิกฤตในที่นี้คือ 1-2-4-8 ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรม A C G โดยค่าใช้จ่ายของกิจกรรม A มีต่ำสุด วันละ 150 บาท ดังนั้นจึงเลือกกิจกรรม A ด้วยการเร่งเวลา จาก 7 วัน เป็น 6 วัน

เร่งกิจกรรม B H D F และA C,9 2 4 G,13 A,6 D,9 8 1 5 H,12 E,8 B,6 3 6 I,14 F,8 7 สายงานที่ 1 1-2-4-8=6+9+13=28 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 6+9+12=27 สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+12=26 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 6+8+14=28

หลังจากที่ได้ทำการลดกิจกรรม A B D F และ H จึงทำให้โครงการเสร็จภายใน 28 วัน ตามแผนที่ได้กำหนดไว้ โดยจะได้สายงานวิกฤตอยู่ 2 สาย และมีจำนวนวันยาวนานที่สุดคือ 28 วัน และค่าใช้จ่ายต้องเพิ่มจากการเร่งงาน ดังตาราง

รายละเอียดค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจากการเร่งโครงการเป็น 28 วัน กิจกรรมที่เร่ง จำนวนวัน ค่าใช่จ่ายต่อวัน รวม(บาท) A 1 150 150 B 2 75 150 D 2 125 250 F 2 100 200 H 1 100 100 รวมค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจากการเร่งโครงการ 850