สรุปแนวปฎิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) ชี้แจ้งข้อมูลเพิ่มเติม ครั้งที่ 3 7 กันยายน 2554 AP-Support

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) สรุปการเลือกใช้ Payment Method ตอนตั้งหนี้ สรุปการตั้งหนี้ผ่าน PO 3. สรุปปัญหาที่พบบ่อย 4. สรุป T – Code ต่างๆ ที่ใช้งาน ใน Module AP

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 1. การเลือกใช้ Payment Method ตอนตั้งหนี้ เมื่อส่วนงานจะทำการตั้งหนี้จะต้องระบุเงื่อนไขการจ่ายเงิน (Payment Method)ให้ถูกต้องตามที่กำหนด ดังนี้ Case Payment Method Doc. ตั้งหนี้ (IV) ที่ส่วนงาน Payment Method ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU หมายเหตุ 1. กรณีจ่ายผ่านบริการธนาคาร - จ่ายเจ้าหนี้ ไม่มี โอนสิทธิ์ - จ่ายเจ้าหนี้ที่ตั้งเป็นเจ้าหนี้ขาจร (One time Vendor) - จ่ายค่าตอบแทนรายตัว กรณีมีภาษี/ไม่มีภาษี หัก ณ ที่จ่าย ส่วนงานตั้งหนี้และทำฎีการายตัว Y = จ่ายผ่านบริการเงินรายได้ Z = จ่ายผ่านบริการธนาคาร เงินอุดหนุนทั่วไป X = จ่ายผ่านบริการธนาคารเงินอุดหนุนเฉพาะ ไม่ต้องระบุ Pmt. method T-Code ตั้งหนี้ MIRO , FB60

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) Case Payment Method Doc. ตั้งหนี้ (IV) ที่ส่วนงาน Payment Method ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU หมายเหตุ - จ่ายค่าตอบแทน ไม่มีภาษี กรณีทำแผ่นส่งแบงค์ ส่วนงานตั้งเจ้าหนี้เป็น ธ.ไทยพาณิชย์ (SCB) ตามจำนวนเงินรวมทั้งหมดในแผ่นดิสก์ พร้อมแจ้งว่าทำแผ่นดิสก์ส่งแบงค์ โดยส่วนงานรับเช็คพร้อมแผ่นข้อมูลส่งธนาคารเอง - เบิกชดเชยเงินทดรอง กรณีไม่มีภาษี แหล่งเงินรายได้ > ส่วนงาน ตั้งหนี้ด้วยเจ้าหนี้ เงินทดรอง (4000XX) แหล่งเงินงปม. > ส่วนงานตั้งเจ้าหนี้ด้วยเจ้าหนี้เงินทดรอง (4000XX) Y = จ่ายผ่านบริการเงินรายได้ Z = จ่ายผ่านบริการธนาคาร เงินงปม.อุดหนุนทั่วไป X = จ่ายผ่านบริการธนาคารเงินงปม.อุดหนุนเฉพาะ กรณี เร่งด่วนต้องแจ้งให้มหาวิทยาลัยทำเช็คจ่ายให้ตามข้อ 2

Doc. ตั้งหนี้ ที่ส่วนงาน ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) Case Payment Method Doc. ตั้งหนี้ ที่ส่วนงาน ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU หมายเหตุ 2.กรณีมหาวิทยาลัยทำเช็คจ่ายให้เจ้าหนี้แทนส่วนงาน - จ่ายเช็คให้เจ้าหนี้ มีการโอนสิทธิ์ - เบิกชดเชยเงินทดรอง กรณีมีภาษี > ส่วนงานตั้งหนี้/ทำฎีการายตัว ต้องระบุ Payee In Doc. เป็นชื่อบัญชีเงินทดรองจ่ายของแต่ละส่วนงาน เสมอ > กองคลังออกหนังสือรับรองเป็นชื่อเจ้าหนี้ > กองคลังจ่ายเช็คคืนเงินทดรองจ่าย/ผู้รับโอนสิทธิ D = เช็คเงินรายได้ กองทุน 1xxxxxxx I = เช็คงปม.อุดหนุนทั่วไป กองทุน 20101002 L = เช็คงปม.อุดหนุนเฉพาะ กองทุน 20101003 K = เช็คงปม.ไทยเข้มแข็ง กองทุน 20101004 J = เช็คงบบุคลากร (มหาวิทยาลัยจ่ายตรงให้เจ้าหนี้) กองทุน 20101001 M = เช็คงปม.กรณีฉุกเฉิน (งบกลาง) กองทุน 20101005 ไม่ต้องระบุ Pmt. Method (กองคลังใช้ Doc.ตั้งหนี้ของส่วนงานเพื่อทำจ่าย) - กองคลังจ่ายเช็คให้ตามชื่อผู้รับโอนสิทธิ์/เงินทดรองจ่าย

Doc. ตั้งหนี้ ที่ส่วนงาน ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) Case Payment Method Doc. ตั้งหนี้ ที่ส่วนงาน ตั้งเจ้าหนี้ระหว่างกัน ที่ MU หมายเหตุ 3. กรณีมหาวิทยาลัยจ่ายเช็คชื่อส่วนงาน และส่วนงานทำเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้ ใช้เฉพาะเงินเดือนและเงินวิจัยเท่านั้น !!!! กรณีค่าตอบแทนที่เคยจ่ายกลับส่วนงาน ให้ใช้วิธีการจ่ายผ่านบริการธนาคารในข้อ 1 C = เช็คทำจ่ายโดยส่วนงาน D = เช็คเงินรายได้ กองทุน 1xxxxxxx I = เช็คงปม.อุดหนุนทั่วไป กองทุน 20101002 L = เช็คงปม.อุดหนุนเฉพาะ กองทุน 20101003 K = เช็คงปม.ไทยเข้มแข็ง กองทุน 20101004 J = เช็คงบบุคลากร (มหาวิทยาลัยจ่ายตรงให้เจ้าหนี้) กองทุน 20101001 M = เช็คงปม.กรณีฉุกเฉิน (งบกลาง) กองทุน 20101005

สรุปการตั้งหนี้ผ่าน PO สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) สรุปการตั้งหนี้ผ่าน PO กรณีที่ 1 ซื้อเชื่อ (เครดิต) > มี Vendor Master ในระบบ AP ตั้งหนี้ เบิกจ่ายตามปกติ - กรณีมีการโอนสิทธิ์ให้ระบุโอนสิทธิ์ - ระบุภาษี หัก ณ ที่จ่ายด้วย (ถ้ามี) - PU ใช้ข้อมูลตาม Vendor ไม่ต้อง Key Alert - AP ตั้งหนี้อ้างอิงใบ PO โดย DR. GR/IR CR. เจ้าหนี้บริษัท ก + Payee in doc. (ถ้ามี) หมายเหตุ : กรณีซื้อกับนิติบุคคลหัก ภาษี ณ ที่จ่ายตั้งแต่ 500 ขึ้นไป (ก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม) บุคคลธรรมดา 10000 ขึ้นไป (ก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม)

> ไม่มี Vendor Master ในระบบ สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) > ไม่มี Vendor Master ในระบบ - ตรวจสอบแล้วคาดว่า Vendor ไม่เกิดขึ้นบ่อย ส่วนงานสามารถใช้ Vendor เจ้าหนี้ขาจร ( One Time Vendor) ในการเปิด PO และตั้งหนี้ ได้ - ระบุภาษี หัก ณ ที่จ่ายด้วย (ถ้ามี) - โดยการเลือกใช้ One Time Vendor มี 3 ประเภท Vendor Code 900001 = กรณีซื้อกับเจ้าหนี้นิติบุคคล/ระบุชื่อ Vendor นิติบุคคล Vendor Code 900002 = กรณีซื้อกับเจ้าหนี้บุคคลธรรมดา /ระบุชื่อ Vendor บุคคลธรรมดา Vendor Code 900003 = กรณีเจ้าหนี้บุคคลภายในมหาวิทยาลัย เช่น ระบุชื่อ Vendor บุคลากร หมายเหตุ : กรณี PO ของบุคคลธรรมดาที่มีการเปิด PO รายปี แต่เบิกจ่ายเป็นครั้ง ๆ เช่น ค่าจ้างถ่ายเอกสาร เหมาจ่ายที่มีสัญญา 1 ปี โดยเปิด PO แบบ จำนวนเงินรวม 12,000 บาท และทำการตรวจรับเป็นรายเดือน เมื่อ AP จะจัดทำรายการตั้งหนี้ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ทุกครั้ง ไม่ว่ายอดเงินในแต่ละครั้งจะไม่ถึงเกณฑ์ที่ต้องหักก็ตาม เช่น งวดที่ 1 ยอดเงิน 1,000 บาท ต้อง หัก ภาษี ณ ที่จ่าย 10 บาท

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) ตัวอย่างการกรอกข้อมูล One Time Vendor 90001-90002 เพื่อให้หนังสือรับรองภาษีออกได้อย่างถูกต้อง

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) กรณีที่ 2 ซื้อเป็นเงินสดโดยเงินทดรองจ่าย/ เงินยืมจากมหาวิทยาลัย / เจ้าหน้าที่สำรองจ่ายไปก่อน > มี Vendor Master ในระบบ - ใช้ Vendor Master ในระบบในการเปิด PO - ต้องระบุโอนสิทธิ์ (Payee เพื่อนำเช็คส่งใช้เงินทดรองจ่าย) - ระบุภาษี หัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) (ตามข้อกำหนดการหักภาษี ณ ที่จ่ายในหน้าถัดไป) - กรณีมีภาษีหัก ณ ทีจ่าย จะต้องจ่ายเงินให้กับVendor ด้วยยอดสุทธิไม่รวมภาษีหัก ณ ที่จ่าย และทำความตกลงกับ Vendor ว่ามหาวิทยาลัยจะส่งใบรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ภายหลัง ที่มหาวิทยาลัยทำการเบิก-จ่ายเรียบร้อยแล้ว > ไม่มี Vendor Master ในระบบ - PU สามารถเปิด PO เป็นเจ้าหนี้เงินทดรองจ่าย (400051 – 400092) หรือเจ้าหนี้เงินยืมเงินยืมกรณียืมเงินจากกองคลัง (400101 – 400152) - ถ้าใช้ Vendor เป็นเงินทดรองจ่ายจะไม่มีการหัก ภาษี ณ ที่จ่าย

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) แนวปฎิบัติการจัดหาพัสดุที่ผ่านระบบ PU ด้วยเงินสดที่ไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ตามหนังสือกรมสรรพากร ที่ กค. 0804/4575 ลว. 9 มีนาคม 2524 ได้ตอบข้อหารือเกี่ยวกับการหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีเจ้าหน้าที่ได้ยืมเงินทดรองของมหวิทยาลัยไปจ่ายค่าซื้อสินค้า ณ สถานที่ของผู้ขายหรือผู้รับจ้าง ไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เพราะยังไม่ถือว่ามหาวิทยาลัยเป็นผู้จ่าย นั้น มหาวิทยาลัยฯจึงขอกำหนดแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดหาพัสดุที่ผ่านระบบ PU ด้วยเงินสด ที่ไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ดังนี้ 1. ต้องเป็นการจัดหาที่ดำเนินการตามตามข้อบังคับฯ พัสดุ ตามปกติ (มีการบันทึก PR ในระบบ) ชำระจ่ายด้วยเงินสดวงเงินไม่เกิน 30,000.- บาท หรือเป็นการจัดหาที่ผู้ดำเนินการได้มีการจัดหา(ซื้อ/จ้าง) ไปก่อนที่จะได้รับอนุมัติซื้อ/จ้าง ตามข้อบังคับฯ พัสดุและได้จัดทำเอกสารเสนอขออนุมัติเบิกจ่ายในภายหลัง(เป็นการจัดหาด้วยวิธีตกลงราคา กรณีจำเป็นเร่งด่วนฯ)

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 2. ต้องไม่มีการออกใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างเป็นเอกสารให้กับผู้ขาย/ผู้รับจ้าง เนื่องจากเป็นการจัดหาที่ไม่ต้องออกใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง ตามข้อบังคับและประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล ลว. 9 กันยายน 2551 เรื่องการกำหนดหลักเกณฑ์ วิธีปฏิบัติ อัตรา วงเงิน และการดำเนินการตามข้อบังคับฯ ว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2551 3. แต่เนื่องจากในระบบ MU-ERP ในระบบ PU ซึ่งเป็นโปรแกรมที่เขียนบนระบบ SAP โดยมาตรฐานของระบบ PU ต้องทำ PO ในระบบเสมอ เพื่อจะให้ข้อมูลไปถึงขั้นการตรวจรับ (GR) และเชื่อมโยงไปถึงระบบ AP และ GL ดังนั้น ในกรณีนี้ให้เจ้าหน้าที่พัสดุทำ PO ในระบบเท่านั้น โดยไม่ต้องพิมพ์เป็นเอกสาร ทั้งนี้ในส่วนของ Header Text ของ PO ให้ระบุดังนี้ - ใน Line Item : CP: รายชื่อผู้ลงนาม ให้ระบุ “ ไม่ได้ออกใบสั่งซื้อ/ สั่งจ้าง เนื่องจากวงเงินไม่เกิน 30,000.- บาท เป็นการจัดหาไปก่อนกรณีเร่งด่วน ” - ใน Line Item : CP: ตำแหน่ง ผู้ลงนาม ให้ระบุ “ - ” เพื่อเป็นหลักฐานที่สามารถตรวจสอบในระบบ MU-ERP ว่าไม่ได้มีการออกใบสั่งซื้อ/ สั่งจ้างจริง (หมายเหตุ : มหาวิทยาลัยจะแจ้งเวียนทุกส่วนงาน ตามข้อความด้านบนอีกครั้ง)

3. ปัญหาที่ส่วนกลางพบบ่อย สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 3. ปัญหาที่ส่วนกลางพบบ่อย สาเหตุ แนวปฏิบัติ 1. ส่วนงานเขียนเช็คมือที่ส่วนงานก่อน และทำ PV จ่ายในระบบ SAP ภายหลัง / หรือไม่ทำจ่ายในระบบ ทั้งที่เขียนเช็คออกแล้ว ทำให้เลขที่เช็ค กับ เช็คที่เขียน เลขที่ไม่ตรงกัน /หยิบเช็คเขียนผิดเล่ม นโยบายจากรองอธิการบดีฝ่ายคลัง ตั้งแต่วันที่ 1ตุลาคม 2554เป็นต้นไป กรณี ส่วนงานที่ทำจ่ายผ่านระบบ SAP (F-58) ต้องพิมพ์เช็คออกจากระบบเท่านั้น ยกเว้นเช็คที่ต้องเขียนมือเองจริง ๆ และ ต้อง Up date เลขที่เช็คเข้าระบบเอง เช่น การโอนเงินโดยเดินบัญชีเองซึ่งส่วนใหญ่เป็นเคสของสำนักงานอธิการบดี หมายเหตุ : หากส่วนงานมีปัญหาเรื่องปริ้นเตอร์ในการปริ้นเช็ค/หรือปัญหาอื่นๆ ให้แจ้งเพื่อดำเนินการแก้ไขต่อไป 2. การส่งหนังสือให้กองคลังโอนเงินรายได้-รายจ่ายระหว่างกัน ส่วนงานที่ให้บริการ หรือส่วนงานที่รับบริการ มีหนังสือแจ้งการตัดโอนเงิน โดยมีรายละเอียดประกอบดังนี้ ประเภทการใช้บริการและค่าใช้จ่าย ผู้มีอำนาจอนุมัติเบิกจ่ายเงินลงนามในหนังสือ - ใบอนุมัติผูกพันงบประมาณ

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) ประเด็น ปัญหา แนวทางแก้ไข Invoice กับ จำนวนเงินใน PO ไม่เท่ากัน ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มของใบแจ้งหนี้กับใบPO ยอดไม่ตรงกัน ทำให้การตั้งหนี้ไม่ทราบว่าจะยึดยอดของ PO พัสดุ หรือ ยอดใบแจ้งหนี้ของร้านค้า ยอดไหนเป็นหลัก เพราะว่าตอนพิมพ์ใบเบิกคาใช้จ่าย จะมียอดขาบัญชีเพิ่มขึ้นมาอีก 1 ขา กรณีเมื่อตรวจพบว่า เปิด PO หลายราย Item แล้วระบบทำการปัดเศษ เช่น จำนวนเงิน 10700 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่มใน PO 700.01 และจำนวนเงินรวม ใน PO เท่ากับ 10700 เมื่อ AP ตั้งหนี้จะเกิดรายการดังนี้ เลือก U7 DR. GR/IR 10700 ค่าวัสดุ 0.01 CR. เจ้าหนี้ 10700 ค่าวัสดุ 0.01 แนวทางแก้ไข ที่ AP ให้ AP เปลียนจากการเลือก U7 เป็น Z7 แทน จะทำให้ PO ตรงกับใบตั้งหนี้ ทั้งนี้ ให้ AP เลือกใช้ Z7 ได้ กรณี ที่ เป็นค่าบริการ และ กรณี ที่ระบบปัดเศษ เท่านั้น ถ้าเป็นเคสอื่น ยังคงต้องใช้ U7 เหมือนเดิม โดยการเลือกใช้ Z7 ส่วนงาน ต้องระบบ WHT Base หรือฐานภาษี เข้าไปเอง เช่น 10000 บาท และจำนวนเงินใน line Item ระบุเป็น จำนวนเงินที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว 10700 และในราย Item ต้องเลือก เป็น Z7 ด้วย เมื่อเลือก Z7 คู่บัญชีที่ได้จะเป็นดังนี้ DR. GR/IR 10700 CR. เจ้าหนี้ 10700 หมายเหตุ : (ส่วนงานควรตรวจสอบเสมอว่าผลต่างที่เกิดเป็นการปัดเศษจากระบบจริงๆ ไม่ใช่ป็นการบันทึกเข้าไปผิดเองซึ่งมีผลให้จำนวนเงินใน PO กับ Invoice ต่างกัน)

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) ประเด็น ปัญหา แนวทางแก้ไข เงินยืม อาจารย์ยืมเงินทดรองจ่ายจากส่วนงานเพื่อจัดกิจกรรม เป็นเงิน 50000 บาท แต่เกิดค่าใช้จ่ายจริง 55000 บาท เพื่อทำฎีกา ที่ AP และต้องจ่ายเช็ค 2 ฉบับ 1. จ่ายคืนเงินทดรอง 50000 2. คืนอาจารย์เจ้าของกิจกรรม 5000 บาท ซึ่งทางปฏิบัติจะจ่ายเช็ค 1 ฉบับ/ฎีกา จะต้องทำอย่างไร กรณี ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นมากกว่าเงินยืม 1. ดำเนินการยืมเงินจากกองคลัง ตามเลขที่สัญญา แบบฟร์อม สัญญาเงินยืม มีในหน้า web กองคลัง 2. MU จ่ายเงินยืมตามสัญญา(ส่งใช้ภายใน30วันหลังเสร็จภาระกิจ) 3. ออกใบจองงบตามที่เกิดค่าใช้จ่ายจริง 5,5000 บาท 4. ส่วนงานนำใบสำคัญจ่าย/ใบเสร็จ ส่งใช้กองคลัง โดยจัดทำใบตั้งหนี้ 2 ใบ ใบที่1 ส่งใช้เงินยืม DR. ค่าใช้จ่าย 50,000 FB60 (อ้างอิงเลขที่สัญา) CR. ลูกหนี้เงินยืมรอเคลียร์ 50,000 ใบที่ 2 ตั้งหนี้ค่าใช้จ่ายส่วนที่เกิน FB60 (อ้างตาม ศธ.) DR. ค่าใช้จ่าย 5,000 CR. เจ้าหนี้ อาจารย์ ก 5,000 5. จัดทำ ฎีกา แยก 2 ใบ ฎีกาใบที่ 1 อ้างอิง reference Type Z = ส่งใช้เงินยืม 50,000 ฏีกาใบที่ 2 อ้างอิง reference Type H = อื่น ๆ 6. วางฎีกาที่กองคลัง กองคลังดำเนินการจ่ายเช็ค 5,000 บาท คืนอาจารย์ โดยมหาวิทยาลัยจะดำเนินการจ่ายเช็คประมาณ 10 -15 วันทำการ (หมายเหตุ : หากมีข้อสงสัยเกียวกับเงินยืม/เงินทดรอง ต้องการทราบรายละเอียดในการเบิกจ่าย สามารถติดต่อ โดยตรงที่ คุณอริศรา / คุณเบญจมาศ เบอร์ติดต่อ 6184) กรณี คชจ. น้อยกว่าเงินยืม เช่นยืม 5,000 บาท เกิด คชจ.4,000 บาท 1.ดำเนินการเหมือนข้อ 1-2 2. ออกใบจองงบตาคชจ ที่เกิดขี้น จริง 4.000 บาท 3. ตั้งหนี้ + ทำฎีกา 1 ชุด = ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง 4,000 บาท 4. วางฎีกาที่กองคลัง พร้อมนำส่งเงินที่เหลือ 1000 ส่งคืนกองคลัง

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) ประเด็น ปัญหา แนวทางแก้ไข ความไม่ชัดเจนระหว่างการเงินกับบัญชี ความไม่ชัดเจนในการแบ่งแยกหน้าที่ของระบบการเงินกับบัญชี ทำให้ยังเกิดความสับสนในการดำเนินงาน เช่น การตั้งหนี้ การจัดทำฎีกา การตัดจ่ายเช็ค เป็นต้น (EG) ต้องตกลงกันในส่วนงานในการแบ่งแยกหน้าที่ ไม่สามารถจ่ายเช็ครวมกันหลายกองทุนได้ การจัดทำเช็คเพื่อตัดจ่ายในคราวเดียวกัน ในระบบที่เป็นเจ้าหนี้เดียวกัน แหล่งเงินเดียวกัน แต่ต่างกองทุน ไม่สามารถพิมพ์เช็ครวมกันได้ ทกให้เกิดความสิ้นเปลืองในการใช้เช็คมากขึ้น เช่น เงินงบประมาณ GF เงินงบประมาณ BG และเงินงบประมาณ BG อุดหนุนเฉพาะ เป็นต้น ต้องการให้สามารถจัดทำเช็คได้ตามแหล่งเงิน (EG) เนื่องจากการเช็คจะจ่ายจากบัญชีคนละเล่มบัญชี โดยผูกกับ House bank และ Account ID แยตามกองทุนเช็คจึงต้องจ่ายแยกตามกองทุน การเช็ค Statement ตอน สิ้นเดือนซ้ำกับระบบ GL การเช็คยอดเงินใน Statement ตอนสิ้นเดือน จะทำซ้ำกับระบบ GL ต้องเป็นการตกลงระหว่าง AP กับ GL อาจช่วยกันกระทบยอดแต่ Module ใด Module หนึ่งเป็นผู้บันทึกเข้าระบบ การกำหนด posting date ของ การตรวจรับและการตั้งหนี้ กรณีตั้งหนี้ก่อนตรวจรับช่วงสิ้นเดือน-ต้นเดือน ก่อน AP จะบันทึกรายการตั้งหนี้ วันที่ในการตั้งหนี้ควรเป็นวันที่หลังจากวันที่ตรวจรับ(posting date) เท่านั้น

4. สรุป T-Code AP สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) ในการตั้งหนี้ผอ้างอิง PO ผ่าน T-Code Miro และ ต้องกลับรายการ โดยใช้ T-code MR8M เมื่อกลับรายการเรียบร้อย แล้ว ต้องล้าง รายการ Open item ที่ค้างด้วย โดยนำ Doc. ตั้งหนี้ 31xx และ Doc.ที่กลับรายการ 39xx มาทำการเคลียร์ด้วย T-Code F-51 เสมอ

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 3. สรุป T-Code AP

สรุปแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบระบบบัญชีเจ้าหนี้(AP) 3. สรุป T-Code AP