แนวทางปฏิบัติการรายงานข้อบกพร่องหรือข้อสังเกตที่ตรวจพบ จากการตรวจสอบบัญชีหรือการกำกับสหกรณ์ หนังสือที่ กษ 0404/ว.75 ลงวันที่ 12 กรกฎาคม 2559 สำนักงานตรวจบัญชีสหกรณ์ที่ 6
ผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ นิยาม/ความหมาย ผู้สอบบัญชีสหกรณ์ ผู้สอบบัญชีที่ นทส. แต่งตั้งตาม พรบ. สหกรณ์ พ.ศ. 2542 แบ่งเป็น ผู้สอบบัญชีภาครัฐ และผู้สอบบัญชีภาคเอกชน พนักงานเจ้าหน้าที่ ขรก. กตส. ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นพนักงานเจ้าหน้าที่ นทส. มอบหมายอำนาจหน้าที่ให้ปฏิบัติการแทน นทส. ตามคำสั่ง นทส. ที่ 14/2558 ลงวันที่ 30 ธ.ค 2558 ผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ หตส. หรือ นว.ตบ.ชพ. หรือ นว.ตบ.ชก. ที่ได้รับมอบหมาย ในฐานะพนักงานเจ้าหน้าที่ตามคำสั่ง กษ ที่ 137/2553 ลงวันที่ 11 มี.ค. 53 ปฏิบัติงานตรวจสอบการดำเนินงาน และฐานะการเงินของสหกรณ์ที่สอบบัญชีโดยผู้สอบบัญชี ภาคเอกชนและมีอำนาจปฏิบัติการตามมาตรา 18 แห่ง พรบ. สหกรณ์ พ.ศ. 2542 2
ประเภทข้อบกพร่อง/ข้อสังเกต ลักษณะข้อผิดพลาด ข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานของสหกรณ์ และ/หรือ การบันทึกบัญชีของสหกรณ์ ข้อสังเกต ไม่มีผลกระทบอย่างมีสาระสำคัญ ต่อผลการดำเนินงานและ ฐานะการเงินของสหกรณ์ หรือยังไม่ก่อให้เกิดความเสียหาย ข้อบกพร่อง มีผลกระทบอย่างมีสาระสำคัญ ต่อผลการดำเนินงานและ ฐานะการเงินของสหกรณ์ ประเภทข้อบกพร่อง/ข้อสังเกต ข้อบกพร่อง หรือข้อสังเกตทางการบัญชี ข้อบกพร่อง หรือข้อสังเกตทางการเงิน ข้อบกพร่อง หรือข้อสังเกตอื่น 3
ข้อบกพร่อง/ข้อสังเกตทางการบัญชี เกิดจากการที่สหกรณ์ ไม่ปฏิบัติตาม พรบ. สหกรณ์ พ.ศ. 2542 มาตรา 65 และมาตรา 66 1. จัดทำบัญชีไม่เป็นไปตามแบบและรายการที่ นทส. กำหนด 2. จัดทำบัญชีไม่ถูกต้องตามความเป็นจริง 3. บันทึกบัญชีไม่เรียบร้อย ไม่เป็นปัจจุบัน ไม่บันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับเงินสด ในวันที่เกิดรายการนั้น สำหรับรายการอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวกับเงินสด ไม่บันทึกรายการในสมุดบัญชีภายใน 3 วัน นับแต่วันที่เกิดรายการ 4. เอกสารประกอบการลงบัญชีไม่สมบูรณ์ หรือไม่ครบถ้วน 5. ไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำ คำสั่ง ระเบียบ นทส. กำหนด และตามมาตรฐานการบัญชี 6. ไม่จัดทำงบดุล) หรือจัดทำงบดุลไม่เป็นไปตามที่กำหนดไว้ตามมาตรา 66 ส่งผลให้สหกรณ์ไม่สามารถนำเสนองบการเงินต่อที่ประชุมใหญ่เพื่ออนุมัติได้ ภายใน 150 วัน นับแต่วันสิ้นปีบัญชี 4
ข้อบกพร่อง/ข้อสังเกตทางการเงิน เกิดจากการ ไม่ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรับจ่ายและเก็บรักษาเงินของสหกรณ์ 1. การรับเงิน การจ่ายเงิน ไม่มีเอกสารหลักฐานใบสำคัญ หรือไม่มีใบเสร็จรับเงิน 2. เก็บรักษาเงินสดเกินกว่าที่ระเบียบกำหนดเป็นประจำ 3. ไม่จัดทำงบทดลอง งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (กรณีมียอดแตกต่าง) รวมทั้งสรุปเกี่ยวกับการรับจ่ายเงิน เสนอต่อที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ 5
กำหนดระยะเวลาแก้ไขข้อบกพร่อง/ข้อสังเกตทางการเงินการบัญชี 1. สมุดบันทึกรายการขั้นต้น จัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 15 วัน 2. สมุดบันทึกรายการขั้นปลาย จัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 15 วัน 3. บัญชีย่อยและทะเบียนคุมต่างๆ จัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 15 วัน 4. งบการเงินและรายละเอียดประกอบ จัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 30 วัน 5. ข้อบกพร่องเสนอรอง นทส. สั่งการให้แก้ไข เพื่อใช้ประกอบการพิจารณา แสดงความเห็นต่องบการเงิน แก้ไขให้แล้วเสร็จภายใน 5 วัน กำหนดระยะเวลาแก้ไข ไม่ควรเกิน 30 วัน โดยคำนึงถึงความเสียหาย หรือผลกระทบ ที่อาจเกิดขึ้นจากการแก้ไขล่าช้า ให้ ผสบ. ติดตาม หรือให้คำแนะนำในการจัดทำบัญชี งบการเงิน รายละเอียดประกอบ อย่างต่อเนื่องในช่วงระยะเวลาสั่งการ 6
ข้อบกพร่อง/ข้อสังเกตอื่น เกิดจากการ ไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ และการทุจริต การดำเนินการนอกกรอบวัตถุประสงค์ตามข้อบังคับสหกรณ์ พฤติกรรมที่อาจก่อให้เกิดความเสียหาย หรือเสื่อมเสียผลประโยชน์ของสหกรณ์/สมาชิก หรืออาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อสหกรณ์เป็นมูลค่าสูงและกระทบเป็นวงกว้าง 7
ผู้สอบบัญชีภาครัฐ หรือผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ การรายงานของ สตส. ผู้สอบบัญชีภาครัฐ หรือผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ 1. จัดทำรายงานผลการตรวจสอบบัญชี/เข้ากำกับสหกรณ์เสนอ หตส. เห็นชอบ โดยให้ความเห็นว่า ข้อใดเป็นข้อบกพร่องที่เห็นควรเสนอพนักงานเจ้าหน้าที่ (ผอ. สตท.) พิจารณาเพื่อรายงานให้รอง นทส. ดำเนินการตามอำนาจหน้าที่ ตามแบบ 1 2. จัดทำหนังสือแจ้งผลการตรวจสอบบัญชี/เข้ากำกับสหกรณ์ ให้ประธานกรรมการ สหกรณ์ทราบและดำเนินการแก้ไขเมื่อ หตส. เห็นชอบแล้ว ตามแบบ 2 8
หัวหน้าสำนักงานตรวจบัญชีสหกรณ์ (หตส.) การรายงานของ สตส. หัวหน้าสำนักงานตรวจบัญชีสหกรณ์ (หตส.) พิจารณาข้อเท็จจริงที่ตรวจพบตามหนังสือของ ผสบ. /ผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ 1. กรณีเป็นข้อบกพร่องอันเกิดจาก การทุจริตและปฏิบัติไม่ถูกต้องตามกฎหมาย หรือมีระบบที่ส่อให้เกิดการทุจริต หรือละเว้นการปฏิบัติที่อาจเกิดความเสียหาย อย่างมีสาระสำคัญและกระทบเป็นวงกว้าง พิจารณาเห็นว่าต้องใช้อำนาจสั่งการ ให้รายงาน อตส. ทราบโดยเร็ว และสำเนาให้ ผอ.สตท. ทราบด้วย 2. กรณีเป็นข้อบกพร่อง ให้จัดทำหนังสือรายงานข้อบกพร่องและผลกระทบ หรือความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นเสนอพนักงานเจ้าหน้าที่ (ผอ. สตท.) รวมทั้งแนบสำเนาหนังสือแจ้งประธานกรรมการและเอกสารประกอบ (ถ้ามี) ตามแบบ 3 3. กรณีเป็นข้อสังเกต ให้จัดทำหนังสือส่งสำเนาข้อสังเกตให้ ผอ.สตท. 9
การติดตามของ สตส. สตส. 1. แจ้งการใช้อำนาจสั่งการของรอง นทส. ให้ ผสบ./ผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ทราบ 2. ผสบ./ผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ ติดตามการแก้ไขข้อบกพร่อง/ข้อสังเกต เมื่อเข้าตรวจสอบบัญชี หรือเข้ากำกับสหกรณ์ โดยจัดทำรายงานการติดตาม ผลการแก้ไข เสนอ หตส. ตามแบบ 5 3. หตส. พิจารณาหนังสือของ ผสบ./ผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ จัดทำรายงานผล การติดตามและการแก้ไข เสนอพนักงานเจ้าหน้าที่ (ผอ.สตท.) ตามแบบ 6 4. วิเคราะห์ข้อมูล สาเหตุการเกิดข้อบกพร่อง/ข้อสังเกต การสั่งการแก้ไขของ รอง นทส. และผลการแก้ไข พร้อมเสนอแนวทางแก้ไขในภาพรวมของ สตส. โดยสรุปตัดยอดในวันสุดท้ายของเดือน เสนอ ผอ.สตท. ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป 10
การรายงานของ สตท. 1. พนักงานเจ้าหน้าที่ (ผอ. สตท.) พิจารณารายงานข้อบกพร่องตามหนังสือ สตส. ไม่มีเหตุอันควรต้องให้รอง นทส. สั่งการ 1. แจ้ง ผสบ. ผ่าน หตส. เพื่อทราบ 2. ส่งเป็นข้อสังเกตให้รอง นทส. เพื่อทราบ ตามแบบ 4 ถือเป็นข้อสังเกต ถือเป็นข้อบกพร่อง ทำหนังสือแจ้งรอง นทส. เพื่อสั่งการต่อไป ตามแบบ 4 กรณีกลุ่มเกษตรกร เสนอนายทะเบียนกลุ่มเกษตรกรประจำจังหวัด (เกษตรและสหกรณ์จังหวัด) 11
การติดตามของ สตท. สตท. 1. พนักงานเจ้าหน้าที่ พิจารณารายงานติดตามแก้ไขข้อบกพร่องตามหนังสือ สตส. จัดทำรายงานผลการติดตามและการแก้ไขข้อบกพร่องเสนอรอง นทส. เพื่อทราบ ตามแบบ 7 2. วิเคราะห์สถานการณ์สหกรณ์/กลุ่มเกษตรกรที่มีข้อบกพร่อง เพื่อสรุปผลและเสนอแนวทางป้องกันการเกิดข้อบกพร่องเป็นรายไตรมาส เว้นแต่ มีข้อบกพร่องเร่งด่วน ให้วิเคราะห์สถานการณ์ในช่วงที่เกิดเหตุการณ์ 3. สรุปรายงานข้อบกพร่อง/ข้อสังเกตที่เกิดขึ้น การสั่งการของรอง นทส. และ ผลการแก้ไข เพื่อวิเคราะห์ในภาพรวมของพื้นที่เป็นรายไตรมาส เสนอ อตส. ผ่าน ผอ.สมช ภายใน 7 วันทำการ นับแต่วันสิ้นไตรมาส 12
การบันทึกข้อมูล CAD_DEFECT สตส. โดย ผสบ./ผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ 1. บันทึกการแจ้งข้อบกพร่อง/ข้อสังเกตให้ประธานกรรมการสหกรณ์ ทราบและแก้ไข ภายใน 3 วัน นับจากวันที่ส่งหนังสือ 2. บันทึกการสั่งการของรอง นทส. ให้คณะกรรมการดำเนินการสหกรณ์ ปฏิบัติตามมาตรา 22 แห่ง พรบ. สหกรณ์ พ.ศ. 2542 ภายใน 3 วัน นับจากวันที่ได้รับสำเนาหนังสือสั่งการ 3. บันทึกการติดตามแก้ไขข้อบกพร่อง/ข้อสังเกต ภายใน 3 วัน นับจากวันที่เสนอรายงานผลการติดตามและแก้ไข กรณีสหกรณ์ที่จัดจ้าง ผสบ.ภาคเอกชน มีข้อบกพร่อง/ข้อสังเกต ให้ สตส. รับผิดชอบ บันทึกข้อมูลใน CAD_DEFECT 13
การบันทึกข้อมูล CAD_DEFECT สตท. 1. กำกับดูแลให้ ผสบ./ผู้มีหน้าที่กำกับสหกรณ์ บันทึกข้อมูลใน CAD_DEFECT ให้แล้วเสร็จ ภายใน 3 วัน 2. กำกับดูแลให้มีผู้รับผิดชอบบันทึกข้อมูลใน CAD_DEFECT ให้แล้วเสร็จ ภายใน 3 วัน นับจากวันที่ส่งหนังสือให้รอง นทส. 14