การจัดการศูนย์สารสนเทศ หน่วยที่ 5 การจัดการศูนย์สารสนเทศ หน่วยที่ 5 อาจารย์ ดร. นฤมล รักษาสุข

5.การนำองค์การ 5.1 ภาวะผู้นำ 5.2 การสร้างแรงจูงใจ 5.3 การจัดการแบบมีส่วนร่วม

5.1 ภาวะผู้นำ 5.1.1 ความหมายของภาวะผู้นำ 5.1.2 ผู้นำกับผู้จัดการ 5.1.3 บทบาทของผู้นำ 5.1.4 ทักษะของผู้จัดการศูนย์สารสนเทศ

5.1.1 ความหมายของภาวะผู้นำ Leadership is an ability to inspire confidence and support among followers that permits a group to reach its goals. (Stueart, R.D. and Moran, B.B. 2007:322)

5.1.1 ความหมายของภาวะผู้นำ (ต่อ) ภาวะผู้นำ คือ ศิลปะการใช้อำนาจหรือ อิทธิพลบังคับ ชักชวนหรือจูงใจให้ผู้อื่นปฏิบัติตามเพื่อให้งานบรรลุเป้าหมาย (อรุณ รักธรรม, 2525: 196)

5.1.2 ผู้นำกับผู้จัดการ Managers are often associate with qualities of the mind, such as rationality, analytics, and authority and leaders more with the qualities of the soul, such as vision, creativity, passion, and inspiration.

5.1.2 ผู้นำกับผู้จัดการ (ต่อ) A manager take care of where you are, but a leader takes you to a new place. Leaders are viewed as being able to take control of situations, whereas managers learn to live with them.

5.1.2 ผู้นำกับผู้จัดการ (ต่อ) Leaders create vision and strategies, whereas managers implement the outcome. Leaders cope with change, whereas managers cope with complexity.

5.1.2 ผู้นำกับผู้จัดการ (ต่อ) Leaders focus upon interpersonal aspects of the job, whereas managers deal with administrative duties.

5.1.3 บทบาทของผู้นำ 1) บริหารอำนาจ (Exercise Power) 2) นำวิสัยทัศน์มาสู่ภาคปฏิบัติให้ปรากฎเห็นอย่างแจ้งชัดเพื่อให้บุคลากรในองค์การสามารถเดินตามได้

5.1.4 ทักษะของผู้จัดการศูนย์สารสนเทศ 1) ทักษะด้านการเมือง 2) ทักษะด้านการวิเคราะห์ 3) ทักษะด้านการแก้ปัญหา

ทักษะของผู้จัดการศูนย์สารสนเทศ (ต่อ) 4) ทักษะด้านบุคคล 5) ทักษะด้านการเงิน 6) ทักษะด้านระบบ

1) ทักษะด้านการเมือง การเมืองในองค์การ (Organization Politics) เป็นการแสดงออกของการใช้อำนาจที่มีผลกระทบต่อการตัดสินใจภายในองค์การ หรือมีผลกระทบต่อพฤติกรรมของสมาชิกในองค์การเป็นหลัก

1) ทักษะด้านการเมือง (ต่อ) อำนาจ (Power) หมายถึง ความสามารถที่บุคคลหนึ่งมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของบุคคลอีกคนหนึ่ง และทำให้บุคคลนั้นกระทำหรือแสดงพฤติกรรมตามที่ฝ่ายแรกต้องการ โดยใช้ศักยภาพ (Potential of Capacity) และการพึ่งพิง

1) ทักษะด้านการเมือง (ต่อ) พฤติกรรมเชิงการเมือง (Political Behavior) หมายถึงกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดจากการกระทำของบุคคลในองค์การโดยไม่อาศัยบทบาทที่เป็นทางการ แต่หวังผลเพื่อให้มีอิทธิพลอันจะนำไปสู่การได้เปรียบหรือเสียเปรียบภายในองค์การ

1) ทักษะด้านการเมือง (ต่อ) ตัวอย่างสาเหตุจากองค์การที่ทำให้เกิดพฤติกรรมการเมือง -การกำหนดระบบการจัดสรรทรัพยากร -โอกาสการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง -ระบบการประเมินผลไม่ชัดเจน -ความกดดันเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน

1) ทักษะด้านการเมือง (ต่อ) อำนาจและการเมืองในองค์การเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเสมอ เมื่อบุคคลมีการพึ่งพากันและกันในการปฏิบัติงาน ผู้บริหารจะต้องทำความเข้าใจและหาวิธีการจัดการกับการใช้อำนาจและอิทธิพลของพนักงานให้เป็นประโยชน์ต่อองค์การ (วิภาดา คุปตานนท์, 2551: 300-310)

กิจกรรม ให้นักศึกษาจัดกลุ่ม แลกเปลี่ยนประสบการณ์การได้รับอิทธิพลจากบุคคลอื่น

2) ทักษะด้านการวิเคราะห์ การคิดอย่างเป็นระบบ (System Thinking) การคิดเชิงวิพากษ์ (Critical Thinking) และการวิเคราะห์อย่างมีเหตุผล (Rational Analysis)

2) ทักษะด้านการวิเคราะห์ (ต่อ) ลักษณะการคิดอย่างเป็นระบบ -มองสรรพสิ่งในลักษณะที่สัมพันธ์กันและเป็นกระบวนการ ไม่มองแบบแยกส่วน -ไม่ตำหนิผู้อื่นหรือสิ่งแวดล้อมภายนอกเมื่อเกิดปัญหา มองว่าตัวเองและสาเหตุของปัญหาอยู่ในระบบเดียวกัน

2) ทักษะด้านการวิเคราะห์ (ต่อ) -จัดการกับปัญหาโดยเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานให้สามารถใช้แรงงานน้อย (ใช้เครื่องทุ่นแรงแทน) แต่ได้ผลผลิตที่สำคัญและดำรงอยู่ได้นาน -เน้นแก้ปัญหาที่สาเหตุมากกว่าอาการซึ่งเป็นปลายเหตุ

3) ทักษะด้านการแก้ปัญหา การแก้ปัญหาเป็นเรื่องประจำวันที่ผู้บริหารต้องจัดการ สาเหตุของปัญหามาจากคนและงาน ผู้บริหารต้องแก้ปัญหาด้วยความเป็นธรรมและมีเมตตาธรรม เก็บข้อมูลเพื่อเป็นกรณีศึกษา

4) ทักษะด้านบุคคล ต้องตระหนักอยู่เสมอว่าทรัพยากรมนุษย์ คือ หัวใจของทุกองค์กร ต้องเข้าใจและยอมรับในความแตกต่างระหว่างบุคคล

4) ทักษะด้านบุคคล (ต่อ) มีความสามารถในการทำให้เกิดการทำงานเป็นทีม (Team-based Initiatives) มีมนุษยสัมพันธ์ ได้แก่ พูดจาสุภาพ ไพเราะ อ่อนน้อม เปิดเผย จริงใจ ระมัดระวังในการสื่อสาร รู้จักให้กำลังใจผู้อื่น หลีกเลี่ยงการแข่งขันและทำตนเหนือผู้อื่น มีอารมณ์ขัน

5) ทักษะด้านการเงิน รู้แหล่งหรือที่มาของงบประมาณ (งบประมาณแผ่นดิน / เงินรายได้) รู้ระเบียบและวิธีปฏิบัติในการใช้งบประมาณ สามารถระดมทุน (Fund-raising) เมื่อจำเป็น

6) ทักษะด้านระบบ คุ้นเคยและเท่าทันเทคโนโลยีสารสนเทศ เข้าใจถึงความสัมพันธ์ของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในศูนย์สารสนเทศกับระบบเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กรแม่

5.2 การสร้างแรงจูงใจ แรงจูงใจ หมายถึง ความเต็มใจในการปฎิบัติเรื่องใดเรื่องหนึ่งเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือได้รับสิ่งตอบแทน

5.2 การสร้างแรงจูงใจ (ต่อ) แรงจูงใจในการทำงาน หมายถึง ผลรวมของกระบวนการที่มีอิทธิพลต่อการกระตุ้น การชี้นำและการดำรงอยู่ของพฤติกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน

5.2 การสร้างแรงจูงใจ (ต่อ) แรงจูงใจส่งผลต่อความรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่ของบุคลากรและประสิทธิภาพขององค์การ ผู้บริหารสามารถสร้างแรงจูงใจโดยการสร้างสภาพแวดล้อมให้ผู้ปฏิบัติงานทุ่มเทการทำงานเพื่อเป้าหมายขององค์การ

Maslow’s Hierarchy of Need Abraham Maslow ได้เสนอทฤษฎีความต้องการตามลำดับชั้น (Hierarchy of Need) โดยมีหลักการสำคัญ คือ 1) มนุษย์มีความต้องการไม่สิ้นสุด 2) มนุษย์มีความต้องการเป็นไปตามลำดับขั้น 3) เมื่อมนุษย์ได้รับการตอบสนองความต้องการในขั้นใดแล้ว แรงจูงใจที่จะได้รับการตอบสนองในขั้นนั้นจะลดลง

Maslow’s Hierarchy of Need 1. ความต้องการทางกาย (Physiological Needs) เป็นความต้องการพื้นฐานของมนุษย์ ได้แก่ อาหาร น้ำ ที่อยู่อาศัย การนอน เพื่อความอยู่รอดของชีวิต เมื่อมีความพึงพอใจในเรื่องเหล่านี้แล้วมนุษย์จะมีแรงจูงใจกระทำการเพื่อความต้องการในขั้นต่อไป

Maslow’s Hierarchy of Need 2. ความต้องการด้านความปลอดภัย(Safety and Security Needs) ต้องการหลุดจากความกลัว รอดพ้นจากอันตราย และการไม่ได้รับความต้องการขั้นพื้นฐาน

Maslow’s Hierarchy of Need 3. ความต้องการทางสังคม (Social or Affiliation Needs) ต้องการเป็นเจ้าของ ได้รักและได้รับความรัก ร่วมกิจกรรมกลุ่ม รู้สึกถึงความเป็นพวกพ้อง

Maslow’s Hierarchy of Need 4. ความต้องการการยอมรับนับถือ (Esteem Needs) เป็นความต้องการมากกว่าการเป็นเพียงสมาชิกของกลุ่ม ต้องการได้รับการยอมรับนับถือ ทำให้เกิดความมั่นใจในตนเอง ต้องการมีอำนาจ ชื่อเสียงเกียรติยศและบารมี

Maslow’s Hierarchy of Need 5. ความต้องการประสบความสำเร็จในชีวิต(Self- actualization Needs) เป็นขั้นที่มนุษย์พยายามเพิ่มศักยภาพของตนเองเพื่อให้สามารถเป็นได้ทุกอย่างที่ต้องการ

5.3 การจัดการแบบมีส่วนร่วม 5.3.1 ความหมายของการจัดการแบบมีส่วนร่วม 5.3.2 ลักษณะของการมีส่วนร่วม 5.3.3 ระดับของการมีส่วนร่วม

5.3.1 ความหมายของการจัดการแบบมีส่วนร่วม เป็นการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ยอมรับในความสามารถของบุคลากรทุกระดับในองค์การ โดยเชื่อว่าบุคลากรสามารถมีส่วนทำให้องค์การประสบความสำเร็จโดยการมีบทบาทมากกว่าเพียงทำหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น

5.3.1 ความหมายของการจัดการแบบมีส่วนร่วม (ต่อ) “A type of management characterized by the delegation of authority and power to lower level employees.” (Stueart, R.D. and Moran, B.B., 2007:387)

5.3.2 ลักษณะของการมีส่วนร่วม 1) Sharing Information 2) Making Decisions 3) Solving Problems 4) Planning Projects 5) Evaluating Results

1) Sharing Information แจ้งข้อมูล ข่าวสาร มติของที่ประชุมต่างๆ ขององค์กรให้บุคลากรทุกคนทราบ หาวิธีการให้บุคลากรได้แบ่งปันความรู้และประสบการณ์ในการทำงาน เช่น จัดกิจกรรม Morning Talk หรือ Lunch Talk ทั้งนี้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

2) Making Decisions เปิดโอกาสและหาวิธีการให้บุคลากรได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจเรื่องราวต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กร เช่น จัดประชุมเพื่อระดมความคิด ตั้งกล่องรับข้อเสนอแนะและความคิดเห็น ตั้งกลุ่มใน Social Media เป็นต้น

3) Solving Problems เปิดโอกาสให้บุคลากรทุกระดับได้มีส่วนร่วมในการแก้ปัญหาขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานของบุคลากร หรือปัญหาที่เกิดจากผู้ใช้ อาจใช้วิธีการแข่งขันเพื่อเสนอวิธีการแก้ปัญหา

4) Planning Projects เปิดโอกาสให้บุคลากรได้มีส่วนร่วมในการเขียนแผนเพื่อดำเนินโครงการขององค์กร ซึ่งจะทำให้เกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของ (Ownership) โครงการและร่วมผลักดันให้การดำเนินโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

5) Evaluating Results เปิดโอกาสให้บุคลากรได้มีส่วนร่วมในผลของการประเมิน เช่น กำหนดเกณฑ์การประเมินให้ชัดเจนและทุกคนได้รับรู้และเข้าใจอย่างชัดเจน การประเมินผลการดำเนินงานเพื่อการพิจารณาความดีความชอบ เป็นต้น

5.3.2 ระดับของการมีส่วนร่วม ระดับที่ 1 Employees need not be informed about decisions made by management unless they directly affect their work. ระดับที่ 2 Employees are informed after decisions have been made.

5.3.2 ระดับของการมีส่วนร่วม (ต่อ) ระดับที่ 3 Employees are given an opportunity to express views but management makes the decisions. ระดับที่ 4 Employees are consulted informally before a decision is made.

5.3.2 ระดับของการมีส่วนร่วม (ต่อ) ระดับที่ 5 Employees must be consulted before a decision is made. ระดับที่ 6 Employees participate informally with management in decision making and under some collective – bargaining

5.3.2 ระดับของการมีส่วนร่วม (ต่อ) agreement have the right of veto over some issues. ระดับที่ 7 Management and employees jointly make decisions. ระดับที่ 8 Employees have the final say in all decision making.