มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา บทที่ 9 การจัดซื้อ ญาลดา พรประเสริฐ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

ความหมายของการจัดซื้อ ความสำคัญของการจัดซื้อ กระบวนการจัดการในการจัดหาวัตถุดิบและบริการต่างๆที่จำเป็น โดยมีขอบเขตงานตั้งแต่การรับรู้ความต้องการ การเลือกผู้ขาย วัตถุดิบ การสั่งซื้อและการจัดส่งวัตถุดิบที่เกี่ยวข้องกับปริมาณ ราคา ช่วงเวลา โดยการจัดซื้อต้องตอบสนองความต้องการทั้งระยะ สั้นและระยะยาวในการดำเนินงานขององค์การ ความสำคัญของการจัดซื้อ การจัดซื้อสินค้า วัสดุดิบ อุปกรณ์เครื่องใช้ต่างๆ จะมีผลกระทบต่อ ต้นทุน กำไรขาดทุน ของกิจการ Why

ความสำคัญต่อกิจการ เพื่อให้มีวัตถุดิบและวัสดุอื่นๆในการผลิตอย่างเพียงพอ เพื่อรักษาคุณสมบัติของวัตถุดิบที่จัดซื้อให้ได้มาตรฐาน เดียวกัน เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียหาย และความสำคัญล้าสมัยวัตถุดิบ เพื่อให้กิจการมีกำไร มีต้นทุนในการจัดซื่อต่ำ วัตถุดิบที่ใช้ เพียงพอ หลีกเลี่ยงปัญหาพัสดุซ้ำซ้อน

ความรับผิดชอบของแผนกจัดซื้อ แผนกจัดซื้อจะมีหน้าที่สำคัญหลายประการ ได้แก่ 1. หน้าที่หลัก 1.1 งานเก็บและรวบรวมข่าวสารเกี่ยวกับการจัดซื้อ 1.2 งานค้นคว้าวิจัย 1.3 การปฏิบัติงานซื้อ 1.4 การจัดการงานวัสดุ 1.5 งานเบ็ดเสร็จอื่นๆ 2. หน้าที่รอง 2.1 ควรพิจารณาว่าควรผลิต หรือซื้อ หรือเช่า 2.2 การกำหนดมาตรฐานวัสดุ 2.3 การกำหนดคุณลักษณะ 2.4 การพิจารณาวัสดุที่ใช้ทดแทนกันได้ 2.5 การงบประมาณวัสดุ 2.6 การควบคุมวัสดุ ฯลฯ

ความรับผิดชอบของแผนกจัดซื้อ (ต่อ) แผนกจัดซื้อจะมีหน้าที่สำคัญหลายประการ ได้แก่ 2. หน้าที่รอง 2.1 ควรพิจารณาว่าควรผลิต หรือซื้อ หรือเช่า 2.2 การกำหนดมาตรฐานวัสดุ 2.3 การกำหนดคุณลักษณะ 2.4 การพิจารณาวัสดุที่ใช้ทดแทนกันได้ 2.5 การงบประมาณวัสดุ 2.6 การควบคุมวัสดุ ฯลฯ

ขั้นตอนการจัดซื้อ การกำหนดความต้องการให้แน่นอน การกำหนดรายระเอียดของคุณสมบัติสินค้า ให้ชัดเจน การเดินหนังสือเกี่ยวกับการขอให้จัดซื่อ การเจรจากับแหล่งขาย การเลือกแหล่งขายและการวางใบสั่งซื้อ การติดตามเรื่อง การตรวจใบเสร็จรับเงิน การรับและตรวจสินค้าที่ซื้อ การรวบรวมและเก็บเอกสารที่ดำเนินการ แล้วหลังจากรับสินค้า

แสดงรูปภาพของขั้นตอนการจัดซื้อ ฝ่ายวางแผน การผลิต รายการสั่งซื้อ ฝ่ายจัดซื้อ หน่วยผลิต คลังเก็บ วัสดุ ฝ่ายบัญชี ใบกำกับ เช็คสั่งจ่าย ใบสั่งซื้อ 1 2 3 4 ฝ่ายขาย วัตถุดิบ/สินค้า สั่งซื้อ วัตถุดิบ/สินค้า ที่สั่งซื้อ ใบตรวจ-รับสินค้า ฝ่ายรับ ของ ฝ่าย ตรวจสอบ

Purchase Requisition (มี 2 ฉบับ) ……ใบขอซื้อ ถึง แผนกจัดซื้อ เลขที่………………. จาก แผนก………….ความต้องการ……… ……… … อ้างถึง…………….หมายเลขงาน……………………  ยืนยันการขอซื้อ  ด่วนมาก  ปกติ  ต้องการก่อนวันที่…………. Purchase Requisition (มี 2 ฉบับ) ส่งแผนกจัดซื้อ แผนกสั่งซื้อเก็บ รายการ หมายเลข พัสดุ รายละเอียดพัสดุ จำนวน หน่วย ยอมรับ หมายเหตุ รับ ค้างรับ ผู้อนุมัติ/บันทึกจากหน่วยงาน…………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………………. ขอซื้อโดย…………………….. อนุมัติโดย วันที่…………………………. หัวหน้าฝ่าย ผู้จัดการ กรรมการรองผู้จัดการ สำหรับแผนกจัดซื้อเท่านั้น แผนกจัดซื้อ ผู้ซื้อ ผู้ขาย

ใบขอให้เสนอราคา Request for Quotation บริษัท………………………………………. คำสั่ง : บริษัทขอรองให้ท่านเสนอราคา สินค้าหรือบริการ โปรดให้ขาวสารตามที่ ขอร้องมาก เสร็จแล้วโปรดส่งไปที่ผู้ซื้อ ไปยัง : ………………………………… วันที่………………………………………… หมายเลขคำขอ…………………………….. ความมุ่งหมายของบริษัท ก จำกัด ต้องการซื้อครั้งเดียว ออกใบสั่งซื้อครั้งหนึ่งหมากมากกว่าในเวลา……สัญญากับบริษัทให้ขยายเวลาถึง…………….อื่น ๆ…… โปรดเสนอตามที่ระบุไว้ข้างล่างนี้ 1.  จำนวนพอดี  จาก……..จำนวนที่ระบุโดยมีราคาเป็นช่วง ๆ  25% 50% และ 100% ของจำนวน  จำนวนมากกว่านั้น……………………… 2. ความรับผิดชอบสูงสุดในกรณีบอกเลิกสัญญา ก)………….วันสำหรับงานระหว่างทำ ข)………….วันสำหรับพัสดุ 3. อื่น ๆ…………………………………. โปรดกรอกข้อความต่อไปนี้ ปริมาณต่ำสุด…………………………………………………….. ที่จะส่งของต่อสัปดาห์…...เดือน……...เงื่อนไขชำระ……........... ส่งของได้เร็วที่สุด…………………….จุด………………………… การส่งของเริ่มจาก…………………………..ถึง……………….... ต้นทุนปรับเครื่องจักร………………….ต้นทุนเครื่องมือ…………. ตารางการส่งของ………………………………………………….. ต้นทุนอื่น………………………………………………………….. การแจกแจงรายการสินค้า รายการ หมายเลขชิ้นส่วน บริษัท ก จำกัด คำอธิบาย ระดับมาตรฐาน การคาดคะเนการใช้ Request for Quotation (มี 2 ฉบับ) ส่งไปยังผู้ขายทั้งหมดเพื่อกรอกรายละเอียดแล้วส่งกลับ ผู้ขายเก็บ Copy

ลงชื่อ…………………………….ผู้เสนอราคา ใบขอให้เสนอราคา (หน้า 2) ข้อมูลเพิ่มเติมและเงื่อนไข ใบสั่งซื้อที่ออกจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขของใบแนบใบขอให้เสนอราคานี้ ข้อยกเว้นจะต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรและผู้เสนอราคาเห็นชอบด้วย สินค้าหรือบริหารที่ซื้อจะต้องตรงตามคุณลักษณะเฉพาะหมายเลข Spec. # 3092 Spec. # 3043 Spec. # 3011 Spec. # 33200 บริษัทให้โอกาสแก่ผู้ขายเท่ากับทุกราย จะยืนราคา…………………………..วัน ลงชื่อ…………………………….ผู้เสนอราคา (……………………………..) ถ้าหากไม่เสนอราคา โปรดคืนเอกสารทั้งหมดให้ผู้ซื้อ กรุณาตอบไปยัง (นาย/นาง/นางสาว)……………………………………………………….. (ลงชื่อ………………………………………ฝ่ายจัดซื้อ

Purchase Order (มี 4 ฉบับ) ใบสั่งซื้อ บริษัท ผู้ขาย : ………………………………………… ......................................................... ส่งของไปที่ : ………………………………….. ข้อตกลง : ……………………………………. การติดต่อเรื่องใบสั่งซื้อนี้ โปรดติดต่อ……………………………….. อ้างถึง ……………………………………. …………………………………….. โปรดแจ้งทันทีถ้าไม่สามารถทำ ตามใบสั่งซื้อทันวันที่กำหนด จะต้องส่งของตามรายการข้างล่างนี้ตามข้อตกลงและเงื่อนไขของใบสั่งซื้อ จำนวน หน่วย หมายเลข สัญลักษณ์ คำอธิบาย ราคา ต่อหน่วย ราคารวม หมายเหตุ ใบขอซื้อเลขที่ : …………………………………………… บริษัท ลงบัญชี…………………………………………………… ……………………….. หมายเลขใบสั่งซื้อต้องปรากฏบนหีบห่อ ใบส่งของ ใบขนทุกฉบับ ใบที่หนึ่ง : ต้นฉบับ ใบที่สอง : สำเนาลงบัญชี ใบที่สาม : สำเนาการจัดซื้อ ใบที่สี่ : สำเนาสำหรับการต้นทุน Purchase Order (มี 4 ฉบับ) ส่งไปยังผู้ขาย ส่งแผนกรับสินค้า ส่งแผนกขอซื้อ ส่งแผนกบัญชี

แผนกจัดซื้อเมื่อทราบจำนวน คุณลักษณะ และชนิดตามที่ ต้องการแล้วจะมาพิจารณาหรือกำหนดปริมาณการสั่งซื้อคราว ละเท่าไร จึงจะเพียงพอต่อการผลิต ไม่มากเกินจนต้องทำให้เสีย ค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาเพิ่มขึ้น หรือไม่น้อยเกินไปจนทำให้ สินค้าขาดมือ เมื่อแผนกจัดซื้อรู้แหล่งผู้ขายแล้ว ต่อไปเป็นขั้นจัดซื้อ หาก เป็นสินค้าหรือวัตถุดิบที่มีราคาไม่แพง ไม่มีความสำคัญเท่าไร แผนกจัดซื้อจะทำการจัดซื้อเลยโดยอาจจะต้องเลือกซื้อจาก ผู้ขายที่แผนกจัดซื้อเห็นว่าดีที่สุดแล้ว แต่ถ้าหากวัตถุดิบที่มี ราคาสูง จะต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วน

นโยบายการจัดซื้อ การจัดการที่ดีที่สุด (best buy)จะต้องพิจารณาในเรื่อง ต่อไปนี้ 1. การซื้อให้ได้คุณภาพที่ถูกต้อง ผู้ใช้ต้องการสินค้าคุณภาพ ผู้ผลิตสินค้าคุณภาพดี ผู้ซื้อหรือฝ่ายจัดการซื้อ

2. การซื้อได้จำนวนที่ถูกต้อง พิจารณาถึงราคาหรือต้นทุนของการผลิตของวัสดุนั้น ๆ จำนวนที่จะซื้อมีผลต่อระดับวัสดุคงคลังเพียงใด อยู่ ในระดับเฉลี่ยที่กำหนดไว้หรือไม่ จำนวนครั้งที่ต้องออกใบสั่งซื้อ ค่าใช้จ่ายในการตกลงเจรจาซื้อขาย ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาวัสดุ (ประมาณ 24% ของ ราคาวัสดุ) เวลาที่ต้องการวัสดุนั้น ปัญหาการค้าในส่วนที่เกี่ยวกับจำนวนการผลิต การทำ หีบห่อ และการขนส่ง ซึ่งจะต้องคำนึงถึง ที่เก็บวัสดุ มีเพียงพอหรือไม่ สภาวะและแนวโน้มของตลาดสำหรับกลุ่มวัสดุนั้น ขึ้นอยู่กับ

3. การซื้อจากผู้ขายที่ถูกต้อง คุณสมบัติที่สำคัญของผู้ขายที่ดี ปัจจัยที่ใช้ในการประเมินค่าของแหล่งขาย การซื้อของย่อย ๆ (small purchase) การซื้อโดยวิธีประกวดราคา (bidding) การซื้อโดยวิธีเจาะจงตกลง (negotiation) การกำหนดราคาสั่งซื้อแบบ free on wagon (F.O.W.) การกำหนดราคาสั่งซื้อแบบ free alongside ship (F.A.S.) การกำหนดราคาสั่งซื้อแบบ free on board (F.O.B.) การกำหนดราคาสั่งซื้อแบบ cost and freight (C & F) 4. การซื้อในราคาที่ถูกต้อง (right price)

5. การซื้อในจังหวะเวลาที่ถูกต้อง (right time) จังหวะในการซื้อ (timing of purchase) มีความสำคัญ ต่อกิจการ การซื้อมุ่งที่ได้รับวัสดุทันเวลา และคุณภาพถูกต้อง เวลาไม่เป็นปัญหาใหญ่ สำหรับตลาดที่มีราคาคงที่ เวลาสำคัญมากในตลาดที่ไม่คงที่ ธุรกิจที่มีการแข่งขันรุ่นแรง เวลาที่ถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นมาก

คุณภาพ(Quality) บางครั้งจะเรียกว่า ความเหมาะสม(Suitability) โดยพิจารณาว่า วัสดุที่ซื้อมาหรือผลิตนั้น ตั้งใจจะใช้ทำอะไร ถ้า นำไปใช้ได้ผลดี เรียกว่า วัสดุนั้นมีคุณภาพสมบูรณ์ คุณภาพที่ดี (Best Quality) ของสินค้าต้องพิจารณาจาก หลายด้านของวัสดุที่ผู้ใช้ต้องการกำหนด ได้แก่ กำหนด ความ คงทน การซื้อที่ทำให้ได้ราคาถูกต้องเหมาะสม อาจใช้วิธีดังต่อไปนี้ 1 การซื้อย่อยๆ(Small purchase) 2 การซื้อโดยวิธีประกวดราคา(Bidding) 3 การซื้อโดยวิธีเจาะจงตกลง(Negotiation) 5 การซื้อในเวลาจังหวะที่ถูกต้อง(Right time)

เงื่อนไขในการซื้อขายจะระบุไว้เงื่อนไขในการซื้อขาย 1. เป็นสิ่งของที่มีจำนวน ลักษณะ ขนาด และคุณภาพตามข้อกำหนดที่ผู้ซื้อ 2. การวินิจฉัยสิ่งของถูกต้องตามใบสั่งซื้อ 3. ผู้ขายสัญญาว่าจะรักษาแบบ 4. สิ่งของที่ผู้ขายจัดส่งให้แก่ผู้ซื้อ 5. สิ่งของที่ต้องบรรจุหีบห่อ 6. ใบกำกับสินค้า/ใบส่งของ โดยสรุป ใบเสนอราคาเกิดขึ้นเมื่อแผนกสั่งซื้อได้แจ้งรายการสั่งซื้อ สินค้าที่ต้องการต่อบริษัทขายต่างๆแต่ละบริษัทจะส่งใบเสนอ ราคาให้แก่บริษัทหรือหน่วยงานผู้ซื้อเพื่อพิจารณาตัดสินเลือก เมื่อบริษัทใดได้รับการพิจารณาอนุมัติซื้อแล้ว บริษัทขายนั้น จะจัดทำใบส่งของให้แก่บริษัทผู้ซื้ออีกครั้งหนึ่ง

ชนิดและการสั่งซื้อวัสดุครุภัณฑ์ 1. การสั่งซื้อตามความนิยมของตลาด 2. การสั่งซื้อตามรายการบัญชี 3. การสั่งซื้อโดยคำนึงถึงความต้องการ 4. การสั่งซื้อสิ่งของรายการเล็กๆ 5. การสั่งซื้อไว้ล่วงหน้า 6. การสั่งซื้อโดยใช้ระบบหมุนเวียนของเงิน

ลักษณะของตลาด 1.ตลาดอุปทาน(Supply)และราคาคงที่(Stable Price) วัสดุเป็นกลุ่มสินค้ามาตรฐานและสินค้าอุตสาหกรรม อุปสงค์ (demand) และอุปทาน (supply) เป็นผู้กำหนดระดับราคาของสินค้า ราคาสินค้าจะไม่เปลี่ยนแปลงบ่อยนัก ผู้ซื้อมีอิทธิพลต่อราคาของผู้ขายน้อยมาก ยกเว้นเป็นผู้ซื้อรายใหญ่ 2.ตลาดที่ Supply และราคาไม่คงที่(Unstable Market) กลุ่มสินค้าเกษตรหรือทรัพยากรธรรมชาติ ราคาขึ้นอยู่กับภาวการณ์เมือง สภาพดิน ฟ้า อากาศ นักเก็งกำไร ราคาสินค้าในระยะสั้นจะไหวตัวอย่างรวดเร็ว ผู้เสนอขายคือ ผู้ผลิตรายใหญ่ ผู้ซื้อเป็นผู้ซื้อรายย่อย ราคาเปลี่ยนทุกสัปดาห์ ทุกเดือน

การป้องกันการทุจริตในการสั่งซื้อ 1. การระบุรายละเอียดของการสั่งซื้อ 2. หลักการทั่วไป ที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน การสำรวจราคาสินค้าในท้องตลาดเพื่อนำมาเปรียบเทียบกับสิ่งของควรมีราคาใกล้เคียงกันถ้าราคามีความ แตกต่างกันมาก อาจเป็นไปได้ที่มีการทุจริต ประกาศให้มีการประกวดราคาในกรณีที่จะซื้อวัสดุครุภัณฑ์ขนาดใหญ่ การสั่งซื้อต้องมีคณะกรรมการรับผิดชอบโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการสั่งซื้อสินค้าขนาดใหญ่และราคาสูง บัญชีรายการสินค้าหรือสิ่งของ ที่ซื้อมาเรียบร้อยแล้วต้องแบ่งออกเป็นหลายชุด มีข้อความตรงกันโดยเก็บ ไว้ที่ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายเก็บสินค้า และฝ่ายควบคุม การสั่งซื้อวัสดุครุภัณฑ์จำนวนมาก ต้องได้รับการอนุมัติเห็นชอบจากที่ประชุมของคณะกรรมการฝ่าย บริหารโรงงานอุตสาหกรรมก่อนทุกครั้ง การแต่งตั้งกรรมการตรวจสอบบัญชีการเงินของโรงงานอุตสาหกรรมทำหน้าที่ตรวจสอบบัญชีรายการ สิ่งของที่แผนกจัดซื้อได้สั่งซื้อมาเรียบร้อยแล้วว่าตรงกับจำนวนเงินหรือไม่ และควรตรวจสอบอย่างน้อย เดือนละครั้ง

สรุป การจัดซื้อ เป็นกิจกรรมที่รับผิดชอบในการประกันว่าบรรดาวัสดุ ของใช้ และอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในกิจการนั้นมีพร้อมอยู่เสมอ ซึ่งการจัดซื้อสินค้า วัตถุดิบ อุปกรณ์เครื่องใช้ต่างๆ จะมีผลกระทบต่อต้นทุน กำไร ขาดทุนของ กิจการ วัสดุเป็นของมีราคา ต้นทุนการผลิตสินค้าต้องใช้วัสดุถึง 55%บริษัท ต่างๆจะมีวัสดุอยู่ในคลังจำนวนมาก ซึ่งเป็นทรัพย์สินที่มีมูลค่าสูงกว่าเงินสด วัสดุที่มีอยู่เป็นการลงทุนของบริษัท ดังนั้นจึงควรมีการระมัดระวังทั้งในการ ซื้อ การใช้ การเก็บรักษา ซึ่งจะเป็นการลดต้นทุน และทำให้มีกำไรมากขึ้ง รวมทั้งทำให้บริษัทอยู่รอดได้ การจัดซื้อวัสดุที่ใช้ในการผลิต ควรคำนึงว่าจะต้องให้มีการซื้อที่ดีที่สุด คือ สามารถ ซื้อของให้ได้คุณภาพที่ถูกต้อง จำนวนที่ถูกต้อง ผู้ขาย ที่ถูกต้อง ราคาที่ถูกต้อง และจังหวะเวลาที่ถูกต้อง โดยการจัดซื้อมีหน้าที่หลัก คือ เพื่อเก็บและรวบรวม ข่าวสารเกี่ยวกับการจัดซื้อ เช่น ราคาพัสดุคงเหลือ อัตราการใช้พัสดุ แหล่งขายคุณลักษณะเฉพาะของ สินค้า แคตตาล็อคของสินค้าต่างๆ

จบแล้วจ้า จบแล้วจ้า