นายธวัชชัย ไทยเขียว รองปลัดกระทรวงยุติธรรม 5 ส. tawatchaithaikyo@gmail.com นายธวัชชัย ไทยเขียว รองปลัดกระทรวงยุติธรรม

5 ส. 5 ส. เป็นกิจกรรมปรับปรุงการทำงานของพนักงานด้วยตนเองอย่างหนึ่งได้แก่ การดำเนินการตามหลักการสะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัยในสถานที่ทำงานของตนเอง ทำให้องค์กรมีพนักงานที่มีระเบียบวินัยจากจิตสำนึกของเขาเอง ทำให้สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย มีความสวยงาม มีความปลอดภัย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน คุณภาพของงานและคุณภาพของบริการดีขึ้น

แนวคิดหลักกิจกรรม 5 ส. S1 : สะสาง S2 : สะดวก S3 : สะอาด

5 ส. คืออะไร? “5ส.” เป็นการนำ “อักษรตัวหน้าของภาษาอังกฤษที่เขียนตามการออกเสียงในภาษาญี่ปุ่น” มาใช้ เพื่อให้สามารถจดจำได้ง่ายจึงกลายมาเป็นคำว่า 5 ส. ตามลำดับ ดังนี้ S1 : SERI/เซอิริ ส.1 : สะสาง Clearing Up S2 : SEITIN/เซอิตง ส.2 : สะดวก Organizing S3 : SEISO/เซอิโซะ ส.3 : สะอาด Cleaning S4 : SEIKETSU/เซกัทสุ ส.4 : สร้างมาตรฐาน Standardizing S5 : SHITSUKE/ชิทสุเกะ ส.5 : สร้างนิสัย วินัย Training & Discipline ญี่ปุ่นได้นำ ส. แต่ละตัวไปใช้และพัฒนาอย่างจริงจัง โดยจัดทำให้เป็นระบบที่มีการกำหนดขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรม มีการติดตามผลงานเป็นระยะๆ อีกทั้งยังมีวิธีการควบคุมกิจกรรมให้เกิดความยั่งยืนได้ จึงได้รับความนิยมและเผยแพร่ไปทั่วประเทศญี่ปุ่น

วัตถุประสงค์สำคัญ 5 ส. 5ส. เป็นปัจจัยพื้นฐานในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ นับเป็น เครื่องมือ “ตัวแรก” ที่ถูกนำมาใช้ก่อนที่จะใช้เครื่องมือระดับสูง เช่น TPM (Total Productive Maintenance/การบำรุงรักษาทวีผลที่ทุกคนมีส่วนร่วม) TQM (Total Quality Management)/การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กรและ ISO (International Organization for Standardization)/องค์การมาตรฐานสากล หรือองค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน โดยกำหนดให้ ส1,ส2,ส3 เป็นการจัดการในเรื่องของวัตถุสิ่งของเครื่องใช้และสถานที่ ส4 และ ส5 เป็นการจัดการเรื่องของคน โดยมีเป้าหมายให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน สินค้าที่มีคุณภาพดีเป็นที่ประทับใจของลูกค้าตลอดไป

องค์ประกอบ 5 ส. กิจกรรม 5ส. นั้น ส. ทุกตัว จะถูกกำหนดคำนิยามไว้ เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจและนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ดังนี้ ส.1 : สะสาง คือ การแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็น และขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไป โดยกำหนดขั้นตอนไว้ 3 ขั้นตอน ประกอบด้วย สำรวจวัสดุ วัตถุ สิ่งของเครื่องใช้ สำรวจ ของที่จำเป็นต้องใช้ ไม่จำเป็นต้องใช้ หรือต้องทำลาย แยกแยะ ทำลาย ขาย ไปเก็บไว้เป็นของส่วนกลาง ฯลฯ ขจัด Big Cleaning Day

จัดเก็บให้เป็นระบบ มีระเบียบ องค์ประกอบ 5 ส. ส.2 : สะดวก คือ การจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่างๆ ในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบ เพื่อความสะดวก ปลอดภัย และคงไว้ซึ่งคุณภาพประสิทธิภาพในการทำงาน โดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย บ่อยอยู่ใกล้ นานอยู่ไกล กำหนดของที่จำเป็น จัดเก็บให้เป็นระบบ มีระเบียบ หยิบง่าย หายรู้ แบ่งหมวดหมู่

องค์ประกอบ 5 ส. ส.3 : สะอาด คือ การทำความสะอาด(ปัด กวาด เช็ด ถู) เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ สถานที่ และใช้เป็นการตรวจสอบและบำรุงรักษาไปด้วย โดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย กำหนดพื้นที่รับผิดชอบ จัดการต้นเหตุของความสกปรก ปัด กวาด เช็ด ถูพื้นให้สะอาด ทำความสะอาด แม้แต่จุดเล็ก ๆ

ไม่มีสิ่งสกปรก ตกค้าง องค์ประกอบ 5 ส. ส.4 : สร้างมาตรฐานคือการรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้คงอยู่ตลอดไป ไม่มีสิ่งของ ไม่จำเป็นอยู่ในพื้นที่ ไม่มีสภาพ รกรุงรัง ไม่มีสิ่งสกปรก ตกค้าง

องค์ประกอบ 5 ส. ส.5 : สร้างนิสัย คือ การสร้างนิสัยในการมีจิตสำนึก ทัศนคติที่ดีในการปฏิบัติงาน ตามระเบียบและข้อบังคับอย่างเคร่งครัด รวมทั้งอบรมให้พนักงานรู้จักค้นคว้า และปรับปรุงสร้างที่ทำงาน .

การควบคุมดูแลด้วยการมองที่ทำให้เห็น Visual Control ประกวด คำขวัญ 5ส. วัดประสิทธิผล การทำ 5 ส. การควบคุมดูแลด้วยการมองที่ทำให้เห็น เปรียบเทียบภาพ ก่อนทำ-หลังทำ 5ส.

Visual Control มักจะเกิดขึ้น “ภายหลัง” จากผ่านการดำเนินการแก้ไขปัญหาที่หน้างานแล้ว “ค้นพบสาเหตุแห่งปัญหา ”ว่าเกิดจากความผิดปกติที่จุดนั้น จึงมีความต้องการที่จะ “ป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานั้นซ้ำขึ้นมาอีก” จึงจัด “ทำเป็นมาตรการควบคุม”ให้จุดที่เป็นสาเหตุนั้น “เป็นปกติอยู่เสมอ” เมื่อจุดที่เป็นสาเหตุนั้นเป็นปกติอยู่เสมอแล้ว ปัญหาก็จะไม่มีวันเกิดขึ้นจากสาเหตุนั้นได้อีกต่อไป โดยมีเงื่อนไขอยู่ 3 ประการ ต้องเป็นการบำรุงรักษาสภาพที่ปกติโดยที่ไม่มีความกำกวม ต้องเป็นระบบที่มองเห็น แล้วทราบ และสามารถแจ้งเตือนการเกิดความผิดปกติได้ ต้องมีความสามารถในการดำเนินการแก้ไขความผิดปกติได้อย่างสมบูรณ์

ประโยชน์ 5ส. 5ส. มีคุณค่าในการพัฒนาคนในการปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบคุณภาพ เพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้นอีกต่อไป ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรดังต่อไปนี้ สิ่งแวดล้อมในการทำงานดีเป็นการเพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงาน ลดอุบัติเหตุในการทำงาน ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้อวัสดุเกินความจำเป็น ลดการศูนย์หายของวัสดุเครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ พื้นที่การทำงานเพิ่มขึ้นจากการขจัดวัสดุที่เกินความจำเป็นออกไป เพิ่มความสะดวกและความรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบ เรียบร้อย สร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับผู้รับบริการ พนักงานมีการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของต่อองค์การของพนักงาน

ตั้งคณะ ทำงาน 5 ส. ในสำนักงาน ปลัดฯ Do it now..!! ทำทันที จัดตั้ง คลินิก 5 ส. ตั้งคณะ ทำงาน 5 ส. ในกองฯ ตั้งคณะ ทำงาน 5 ส. ในสำนักงาน ปลัดฯ Kick Off Big Cleaning Day

Thank You ! tawatchaithaikyo@gmail.com