Phase 2 : Systems Analysis วัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ระบบงาน เพื่อสร้าง logical model ของระบบงานใหม่ เพื่อให้ทราบถึง requirement model, data model, process model และ object model ปรับเปลี่ยน logical model ให้เป็น physical design

บทที่ 3 Requirements Modeling วัตถุประสงค์ อธิบายถึงกิจกรรมที่ทำและผลลัพธ์ที่ได้ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบงาน อธิบายถึงการใช้ joint application development (JAD) และ rapid application development (RAD) อธิบายถึง unified modeling language (UML) การใช้ use case diagrams และ sequence diagrams อธิบายถึงการนำ functional decomposition diagrams (FDD) ไปใช้ในการวิเคราะห์ระบบงาน

วัตถุประสงค์ เพื่อให้ทราบการสรุปความต้องการของระบบ ซึ่งประกอบด้วย outputs inputs processes performance และ controls (ส่วนควบคุม) อธิบายถึงความสำคัญของ scalability ในขั้นตอนการออกแบบ (system design) อธิบายถึงแนวคิดของ total cost of ownership (TCO) อธิบายถึงเทคนิคการเก็บรวบรวมข้อมูล (fact-finding technique)

Systems Analysis Phase Overview การทำ Requirements Model การทำ Data Model และ Process Model การกำหนดกลยุทธ์ในการพัฒนาระบบ ขั้นตอนในการทำ Requirements Model ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (fact-finding) การวิเคราะห์ความต้องการ (Requirements analysis)

Team-Oriented Methods and Techniques Joint application development (JAD) Rapid application development (RAD)

Modeling Tools & Techniques CASE Tools Functional Decomposition Diagrams (FDD) Unified Modeling Language (UML)

Systems Requirements Checklist (การตรวจสอบความต้องการของระบบ) คุณลักษณะที่ต้องพิจารณาตามความต้องการทางธุรกิจ ประกอบด้วย Outputs : การแสดงผล Inputs : การนำข้อมูลเข้า Processes : การทำงาน Performance : ขีดความสามารถ Controls : การควบคุม

Scalability & Total Cost of Ownership ความสามารถในการปรับความสามารถของระบบงานให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจที่เปลี่ยนไป โดยพิจารณาจาก ปริมาณงานในแต่ละวัน (transaction) , การจัดเก็บข้อมูล (data storage) และอายุของข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ (data retention) Total Cost of Ownership ผลรวมของค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยผู้พัฒนาระบบต้องระบุและจัดทำเป็นเอกสารประกอบ

Fact-Finding (การเก็บรวบรวมข้อมูล) ขั้นตอนแรกในการเก็บรวบรวมข้อมูลจะต้องกำหนดสารสนเทศที่ต้องการ จากนั้นจึงวางแผนการเก็บรวบรวมข้อมูล

Fact-finding Techniques Interviewing : การสัมภาษณ์ Documentation review : การพิจารณาเอกสารขององค์กร Observation : การสังเกต Surveys and Questionnaires : การสำรวจและแบบสอบถาม Sampling : การสุ่มตัวอย่าง Research : งานวิจัย

Interviews ขั้นตอนการสัมภาษณ์ กำหนดบุคคลที่ต้องการสัมภาษณ์ กำหนดวัตถุประสงค์ที่จะใช้ในการสัมภาษณ์ สร้างข้อถามที่จะใช้สัมภาษณ์ เตรียมตัวในการสัมภาษณ์ ทำการสัมภาษณ์ จัดทำเอกสารการสัมภาษณ์ ประเมินข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์

Interviews กำหนดบุคคลที่ต้องการสัมภาษณ์ เลือกตัวบุคคลโดยพิจารณาจากโครงสร้างการทำงาน กำหนดวัตถุประสงค์ที่จะใช้ในการสัมภาษณ์ กำหนดสถานที่ กำหนดหัวข้อที่ต้องการ ทำจดหมายเพื่อแจ้งการเข้าไปสัมภาษณ์ สร้างข้อถาม โดยลักษณะคำถามมีได้หลายแบบ คำถามแบบเปิด คำถามแบบปิด

Interviews เตรียมตัวในการสัมภาษณ์ ทำการสัมภาษณ์ กำหนดตารางนัดและสถานที่ ส่ง memo ยืนยันกำหนดการ ส่งข้อถามที่จำเป็นและเอกสารที่ต้องการล่วงหน้า ทำการสัมภาษณ์ แนะนำตัวและอธิบายโครงการรวมทั้งบอกวัตถุประสงค์ที่มา ถามคำถามตามลำดับ สรุปใจความสำคัญ ถ้ายังได้ข้อมูลไม่ครบให้ทำการนัดครั้งต่อไป

Interviews จัดทำเอกสารการสัมภาษณ์ ประเมินผลการสัมภาษณ์ ใช้วิธีจดบันทึก อาจทำการบันทึกเทปถ้าผู้ให้สัมภาษณ์อนุญาต ให้เวลาผู้ถูกสัมภาษณ์ระหว่างตอบคำถาม ส่งจดหมายขอบคุณให้ผู้ถูกสัมภาษณ์พร้อมสรุปรายงานผลการสัมภาษณ์ ประเมินผลการสัมภาษณ์

เทคนิคอื่นในการเก็บรวบรวมข้อมูล Document review : เพื่อให้ทราบถึงการทำงานของระบบปัจจุบัน พิจารณาจากเอกสารที่ใช้งาน พิจารณาจากแบบฟอร์มที่ใช้ในการทำงานทั้งแบบฟอร์มเปล่าและที่มีข้อมูล Observation : สังเกตการทำงาน เช่น ขั้นตอนการปฏิบัติงาน input output process user Surveys และ Questionnaires Sampling Systematic sampling Stratified sampling Random sampling Research ได้จาก Journals หนังสือ Site visit งานสัมมนา Newsgroups

Recording the Facts (การบันทึกข้อมูล) Software tools CASE tools Word processing Spreadsheets Database management Presentation graphics เช่น PowerPoint Personal information managers เช่น outlook Lotus Notes Organizer

Preview of Data & Process Modeling ในการจัดทำ requirement model ผู้พัฒนาระบบควรทำความเข้าใจในกระบวนการทำงานของธุรกิจ (business process) และทราบถึงความต้องการของระบบงาน (systems requirements) ขั้นตอนถัดไปในการทำงาน คือ จัดทำเป็น model ในลักษณะของ logical design โดยจะทำการวิเคราะห์ระบบงานได้ 2 ลักษณะ คือ Structured analysis Object modeling

SOFTWEAR, LIMITED SWL has completed a preliminary investigation Several problems were revealed Input errors Overtime to correct errors and produce reports The IT team recommended further analysis Mr. Jeremy approved the recommendation The systems analysis phase now is underway

SOFTWEAR, LIMITED Human resources department interview Review of organization charts

SOFTWEAR, LIMITED Human resources department interview Review of organization charts Interview with Meredith Rider Explanatory memo to Mike Feiner Confirmation memo to Meredith Preparation

SOFTWEAR, LIMITED Human resources department interview Review of organization charts Interview with Meredith Rider Explanatory memo to Mike Feiner Confirmation memo to Meredith Preparation Forms

SOFTWEAR, LIMITED Human resources department interview Review of organization charts Interview with Meredith Rider Explanatory memo to Mike Feiner Confirmation memo to Meredith Preparation Forms Follow-up memo to Meredith after interview

SOFTWEAR, LIMITED Payroll department interview Interview with Nelson White, lead payroll clerk Review of SWL’s Systems and Procedures Manual

SOFTWEAR, LIMITED Payroll department interview Interview with Nelson White, lead payroll clerk Review of SWL’s Systems and Procedures Manual Review of sample payroll deduction registers

SOFTWEAR, LIMITED Business information services (BIS) interview Interview with Linda DeMarco, customer relations manager for BIS New program called CHIPS Determination that CHIPS will not handle SWL’s needs

SOFTWEAR, LIMITED New developments Upcoming changes at BIS present problems No obvious solution to stock purchase deduction processing Limited results expected unless the payroll project scope is expanded Announcement that SWL will move forward with new Employee Savings and Investment Plan (ESIP) ESIP target date of April 1, 2002

SOFTWEAR, LIMITED The revised project Objective: to determine requirements for the complete payroll system Carla Moore to work with Rick Williams Conduct additional and follow-up interviews Prepare functional decomposition diagram

SOFTWEAR, LIMITED The revised project Objective: to determine requirements for the complete payroll system Carla Moore to work with Rick Williams Conduct additional and follow-up interviews Prepare functional decomposition diagram Review of payroll report samples Payroll Register

SOFTWEAR, LIMITED The revised project Objective: to determine requirements for the complete payroll system Carla Moore to work with Rick Williams Conduct additional and follow-up interviews Prepare functional decomposition diagram Review of payroll report samples Payroll Register Employee Compensation Record

SOFTWEAR, LIMITED The revised project Objective: to determine requirements for the complete payroll system Carla Moore to work with Rick Williams Conduct additional and follow-up interviews Prepare functional decomposition diagram Review of payroll report samples Payroll Register Employee Compensation Record SWL employee paycheck and stub