แนวคิดเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุ

งานนำเสนอเรื่อง: "แนวคิดเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุ"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 แนวคิดเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุ
รองศาสตราจารย์ ดร. สมสรวง พฤติกุล

2 ความสัมพันธ์ของเอกสารกับจดหมายเหตุ
เอกสาร (records) จดหมายเหตุ

3 Archives ความหมายของคำ -หอ/หน่วยงานจดหมายเหตุ -เอกสารจดหมายเหตุ
-สถานที่เก็บเอกสาร -หอ/หน่วยงานจดหมายเหตุ -เอกสารจดหมายเหตุ

4 จดหมายเหตุ ความหมายของคำ
เอกสารที่แต่ละส่วนงานจัดทำ หรือรับไว้และใช้ในการบริหารงานของส่วนงาน และเมื่อใช้งานเสร็จหรือวัตถุประสงค์ของการจัดทำเอกสารสิ้นสุดแล้ว แต่เอกสารนั้นยังมีคุณค่าต่อเนื่องจึงต้องส่งมอบให้หน่วยงานจดหมายเหตุจัดเก็บและดูแลรักษาเพื่อให้สามารถนำเอกสารดังกล่าวมาใช้ได้ทันทีที่ต้องการและเพื่อให้มีการใช้เอกสารดังกล่าวอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้น

5 จดหมายเหตุ (archives)
เอกสารที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้และสะสมโดยบุคคลหรือหน่วยงานเพื่อการดำเนินงานตามหน้าที่และนำมาเก็บรักษาเนื่องจากยังมีคุณค่าต่อเนื่องต่อองค์กร

6 ความหมายของจดหมายเหตุ
T R Schellenberg เอกสารของสถาบันของรัฐหรือเอกชนที่ได้พิจารณาแล้วว่ามีคุณค่าต่อการจัดเก็บรักษาเพื่อการอ้างอิงและการศึกษาวิจัยและได้มีการเก็บหรือได้รับการคัดเลือกให้เก็บรักษาไว้ในสถาบันจดหมายเหตุ

7 ความหมายของจดหมายเหตุ
Sir Hilraly Jenkinson เอกสารที่ได้สะสมโดยกระบวนการตามธรรมชาติในการดำเนินงานของภาครัฐหรือเอกชนและหลังจากนั้นได้นำมา ดูแลรักษาเพื่อการอ้างอิงโดยบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบ

8 พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ
ยุคอารยธรรมโบราณ ก่อนที่มนุษย์ยังไม่รู้จักการขีดเขียนเป็นลายลักษณ์ -ในสมัยสุเมเรียน มนุษย์เริ่มรู้จักการขีดเขียนบนแผ่นดินเหนียว -ชาวอียิปต์ใช้กระดาษปาปิรัส

9 พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ)
ยุคคลาสสิก ชาวโรมันและกรีกโบราณบันทึกข้อมูลบนแผ่นไม้ แผ่นหนัง และทองสัมฤทธิ์ มีการจัดทำดรรชนี/รายชื่อเอกสาร มีหน่วยรับผิดชอบและมีตำแหน่งผู้รับผิดชอบการจัดการเอกสารของรัฐ การจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุไม่แยกจากกันและมีการบริหารเป็นระบบรวมศูนย์

10 พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ)
ยุคกลาง มีแบบเอกสาร (documentary form) การจัดทำเอกสารเป็นพยานหลักฐานในการตัดสินคดีของศาล เกิดระบบทะเบียนเอกสาร (Registry System) เริ่มมีการแยกเอกสารที่มีคุณค่าออกจากเอกสารที่ไม่มีคุณค่า มีการจัดเก็บเอกสารแบบเรียงตามลำดับเหตุการณ์/วันเดือนปี

11 พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ)
ยุคใหม่ การจัดทำและเก็บรักษาเอกสารจำเป็นต่อการบริหารราชการและ องค์การต่างๆ เช่น โรงพยาบาล ธนาคาร มหาวิทยาลัย การจัดการเอกสารต้องมีระบบและอาศัยหลักวิชาการ มีการผลิตและเผยแพร่วรรณกรรมทางด้านการจัดจัดทำเอกสาร การจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร การดูแลรักษาเอกสาร วิชาการศึกษาเกี่ยวกับเอกสาร (diplomatics) มีความสำคัญ

12 พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ)
ยุคปฏิวัติฝรั่งเศส งานจดหมายเหตุแยกจากงานจัดการเอกสาร เริ่มยุคของงานจดหมายเหตุสมัยใหม่ เกิดแนวคิดการจัดตั้งหอจดหมายเหตุแห่งชาติและแนวคิดนี้เผยแพร่และกระจายไปทุกภูมิภาคของโลก ตำแหน่งนักจดหมายเหตุเริ่มเป็นที่รู้จัก

13 พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ)
ยุคการจัดการเอกสาร เกิดการคิดค้นหลักทฤษฏีวงจรชีวิตเอกสาร เกิดการตระหนักถึงความสำคัญของเอกสาร เริ่มใช้คำ “Records Management”

14 พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ)
ยุคเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีการวิจัยเพื่อหาหลักการและแนวคิดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม หลักการการจัดการเอกสารอย่างต่อเนื่อง (records continuum) โครงการวิจัยสำคัญ เช่น InterPARES Project

15 หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
UNESCO – RAMP Study ICA SARBICA

16 ความหมายของจดหมายเหตุ
เอกสารเก่า เอกสารประวัติศาสตร์ เอกสารที่มีคุณค่าเก็บถาวร เอกสารที่ที่มีคุณค่าต่อเนื่อง บันทึกเหตุการณ์สำคัญ

17 รูปแบบ/ชื่อของหน่วยงานจดหมายเหตุ
หอจดหมายเหตุ หอประวัติ/หอเกียรติยศ พิพิธภัณฑ์และหอจดหมายเหตุ ศูนย์ข้อมูล

18 ประเภทของหอจดหมายเหตุ
In-House Archives Collecting Archives Mix Archives

19 ระบบการบริหารงานจดหมายเหตุ
ปัจจัยนำเข้า นโยบาย เอกสาร วัสดุครุภัณฑ์ เงิน/งบประมาณ บุคลากร

20 ระบบการบริหารงานจดหมายเหตุ
กระบวนการดำเนินงาน การจัดหา การจัดเรียงและทำคำอธิบาย การสงวนรักษา การให้ใช้ การบันทึกเหตุการณ์สำคัญ*

21 ระบบการบริหารงานจดหมายเหตุ
ผลลัพธ์ จดหมายเหตุที่พร้อมบริการ

22 สวัสดีค่ะ