หนังสือภายใน และ หนังสือภายนอก

งานนำเสนอเรื่อง: "หนังสือภายใน และ หนังสือภายนอก"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 หนังสือภายใน และ หนังสือภายนอก
ซ้อมความเข้าใจในการเสนอ หนังสือภายใน และ หนังสือภายนอก จัดทำโดย ฝ่ายบริหารทั่วไป กองการเงินและบัญชี

2 หนังสือราชการมี 6 ชนิด ได้แก่
หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ (คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ) หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว) หนังสืออื่นๆ ที่เจ้าหน้าที่ทำไว้หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก หนังสืออื่นๆ เช่น แผนที่ โฉนด)

3 หนังสือภายนอก ส่วนราชการเจ้าของหนังสือจะต้องตรงกับผู้ลงนาม เช่น
กรณีกรมลงนาม ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ คือ กรมชลประทาน พร้อมที่ตั้ง ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง คือ กองการเงินและบัญชี เบอร์โทร / โทรสารของเจ้าของเรื่อง เพื่อใช้ในการติดต่อประสานงาน ตัวอย่าง หนังสือภายนอกกรณีกรมลงนาม

4 หนังสือภายนอก กรณีกองลงนาม
ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ คือ กองการเงินและบัญชี กรมชลประทาน พร้อมที่ตั้ง ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง คือ กลุ่ม/ฝ่าย เบอร์โทร/โทรสารของเจ้าของเรื่อง เพื่อใช้ในการติดต่อประสานงาน ตัวอย่าง หนังสือภายนอกกรณีกองลงนาม

5 จะต้องตรงกับผู้ลงนามเหมือนกับหนังสือภายนอก
หนังสือภายใน ส่วนราชการ จะต้องตรงกับผู้ลงนามเหมือนกับหนังสือภายนอก กรมลงนาม ในกรณีที่ส่งไปถึงหน่วยงานอื่นที่อยู่สังกัดเดียวกัน หรือ เรียนปลัดกระทรวงฯ ส่วนราชการจะเริ่มจากกรมชลประทาน แล้วตามด้วย กองเจ้าของเรื่อง เบอร์โทรศัพท์ ตัวอย่าง หนังสือภายในกรณีกรมลงนาม

6 หนังสือภายใน กองลงนาม
ส่วนราชการจะเริ่มจาก กองการเงินและบัญชี แล้วตามด้วย กลุ่ม/ฝ่าย เบอร์โทรศัพท์ ตัวอย่าง หนังสือภายในกรณีกองลงนาม

7 หนังสือภายใน กลุ่ม / ฝ่าย ลงนาม เสนอ ผอ.งบ.
ส่วนราชการจะเริ่มจาก กลุ่ม/ฝ่าย เบอร์โทรศัพท์ ตัวอย่าง หนังสือภายในกรณี กลุ่ม / ฝ่าย ลงนาม

8 หนังสือภายใน คำขึ้นต้น กรณีเสนอหนังสือผ่านหลายกอง เช่น
เรียน อธช. ผ่าน ผอ.งบ. ผอ.มด. และ รธร. (4) (1) (2) (3) การผ่านต้องเริ่มจาก ผอ.งบ. ผอ.มด. รธร. และ อธช. ตามลำดับ

9 หนังสือภายใน คำขึ้นต้น กรณีเสนอหนังสือในระดับเดียวกัน เช่น
เรียน กพง. กนง. ฝงง. และ ฝคง. (1) (2) (3) (4) การเสนองานเริ่มจาก กพง. ตามด้วย กนง. ฝงง. และ ฝคง. ตามลำดับ

10 หนังสือประทับตรา หนังสือที่กองจะเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา
ไม่มีส่วนราชการ ไม่มีชื่อเรื่อง วัน เดือน ปี จะอยู่ด้านล่าง

11 หนังสือประทับตรา ใช้คำว่า “ ถึง ” ไม่ใช้คำว่า “ เรียน ” แล้วตามด้วย
ใช้คำว่า “ ถึง ” ไม่ใช้คำว่า “ เรียน ” แล้วตามด้วย ชื่อส่วนราชการที่มีหนังสือไปถึง ไม่ใช่ ตำแหน่งหัวหน้าส่วนราชการ เช่น ถึง กรมบัญชีกลาง ไม่ใช่ ถึง อธิบดีกรมบัญชีกลาง แต่ถ้าเป็นหนังสือประทับตราที่มีไปถึงตัวบุคคล ต้องระบุชื่อบุคคลเช่นเดียวกับหนังสือภายนอก โดยใช้คำว่า “ ถึง ” ไม่ใช้คำว่า “ เรียน ” เช่น ถึง คุณมาณวิกา วรรณอาภา

12 หนังสือประทับตรา ส่วนท้ายหนังสือประทับตรา ไม่มีคำลงท้าย ไม่มีการลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการ แต่ใช้ตราส่วนราชการประทับ และ ลงชื่อย่อของผู้ที่ได้รับมอบหมายจากกรม ก็คือ กองฯ กำกับตรานั้น แล้วลง วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ ไว้ท้ายหนังสือ

13 ตัวอย่าง หนังสือประทับตรา
ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ อยู่ด้านล่างซ้ายมือจะระบุชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออกหรือส่วนราชการเจ้าของหนังสือ พร้อมทั้งเบอร์โทร / โทรสาร ตัวอย่าง หนังสือประทับตรา

14 การทำสำเนา สำเนาคู่ฉบับ สำเนา เป็นสำเนาที่จัดทำขึ้นพร้อมกับต้นฉบับ
ต้องให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อ สำเนา เป็นสำเนาที่ส่วนราชการ หรือ เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น ต้องมีการรับรอง “สำเนาถูกต้อง” ด้วย