ดาวน์โหลดงานนำเสนอ
งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ
1
โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ บริหารคลังวัสดุ (Inventory) Version 1.0 Copyright © A-HOST, All Right Reserved
2
การควบคุมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร : ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่ง
วันที่ ผู้ตรวจสอบ ชัยพร ช.เจริญยิ่ง / PM 23-Nov-12 ควบคุมเอกสาร : วันที่ ผู้ปรับปรุง/แก้ไข เวอร์ชั่น อ้างอิง 09-Nov-2012 Phichamon S. 1.0 Create Solution Design Document
3
ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบ บริหารคลังวัสดุ (Inventory)
ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง): ______________________ (______________________) หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____
4
ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบ บริหารคลังวัสดุ (Inventory)
ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ______________________ (______________________) (______________________) หน่วยงาน ________________ หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____ วันที่ _____/_____/_____
5
หัวข้อหลัก แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน โครงสร้างหลัก ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่ ข้อเสนอแนะ
6
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-001 แก้ไขขั้นตอนการตรวจรับจากที่ต้องกระทำทั้ง 3 ขั้นตอน(รับ ยอมรับ ส่งมอบ)ให้ทำได้ในขั้นตอนเดียว ตั้งค่า ข้อกำหนดการรับสินค้า เป็น การส่งมอบทางตรงที่ระดับหน่วยงาน ดังนั้นการรับสินค้าทุกรายการ ระบบจะรวบขั้นตอนการบันทึกข้อมูลในระบบเหลือขั้นตอนเดียว แต่จะ Track รายการเป็น รับ และ ส่งมอบ แต่ถ้ามี กรณีการรับสินค้าที่ต้อง มีขั้นการ ยอมรับ สามารถกำหนดที่ใบสั่งซื้อได้ เป็นกรณีไป CMU การตั้งค่าระบบ
7
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อกำหนดการรับสินค้า >> การส่งมอบทางตรง ขั้นตอนรับสินค้า: การบันทึกบัญชี Dr. บัญชีพักรับวัสดุ 100 Cr. บัญชีพักเจ้าหนี้ ขั้นตอนส่งมอบสินค้า: การบันทึกบัญชี Dr. บัญชีวัสดุ 100 Cr.บัญชีพักรับวัสดุ
8
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ บันทึกรับสินค้าในระบบ จำนวน 3 ขั้นตอน - รับ - ยอมรับ - ส่งมอบ บันทึกรับสินค้าในระบบในขั้นตอนเดียว ข้อดี ขั้นตอนการทำงานในระบบสอดคล้องการ Process การทำงานจริง สามารถบันทึกรายการรับสินค้าให้เสร็จสมบูรณ์ภายในขั้นตอนเดียว การบันทึกรายการบัญชีถูกต้องครบถ้วน และเสร็จสิ้นภายในเดือน ข้อจำกัด ต้องบันทึกรายการรับสินค้าหลายขั้นตอนกว่าจะสมบูรณ์ บางครั้งบันทึกรับสินค้าไม่ครบทุกขั้นตอน ทำให้การบันทึกรายการบัญชีถูกต้องครบถ้วน หรือบางขั้นตอนหากมีการบันทึกข้ามเดือน จะทำให้เกิดบัญชีพักต่างๆ ค้างอยู่ ไม่สอดคล้องกับ Process การทำงานจริง
9
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-002 พัฒนาให้ระบบตัดงบประมาณทันทีเมื่อมีการซื้อของเข้าคลัง หลักการการทำงาน งบประมาณที่ใช้กันตอนซื้อวัสดุ จะเป็นงบเดียวกันกับ งบประมาณตอนเบิกใช้ การบันทึกใบขอซื้อจะต้องระบุชุดงบประมาณให้ถูกต้องที่ Flexfield ส่วนหัวของใบ PR ระบบจะทำการกันการใช้งบประมาณไว้จนกว่าจะมีการเบิกใช้วัสดุจริง ก่อนทำการบันทึกเบิกวัสดุจะต้องตรจสอบรายงาน วัสดุคงเหลือตามงบประมาณก่อน เพื่อจะได้ทำการตัดงบประมาณให้ถูกต้องตรงกับงบที่ทำการจัดซื้อ CMU การตั้งค่าระบบ
10
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
หลักการการควบคุมงบประมาณ สำหรับจัดซื้อวัสดุสำนักงาน ชุดงบประมาณ งบประมาณ ยอดกันงบประมาณ (PR) ยอดกันงบประมาณ (PO) งบประมาณใช้จริง งบประมาณ คงเหลือ A 10,000 B 1,000 1,000 500 500 10,000 9,000 1,000 800 300 500 9,000 9,200 PR: A 1,000 PO:A 1,000 รับ: 1,000 เบิก: A 500 Exe:1 PR: B 1,000 PO:B 800 รับ: 800 เบิก: B 500 Exe:2
11
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ผลกระทบจากการกันงบประมาณในขั้นตอนจัดซื้อวัสดุฯ ต้องทำการพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติมสำหรับช่วยในการกันงบประมาณตามชุดงบประมาณที่ผู้ใช้งานกรอกที่ Flexfield ส่วนหัวของใบ PR ตามการทำงานในขั้นตอนที่ 2 ต้องทำการพัฒนารายงานเพิ่มเติมสำหรับใช้ตรวจสอบวัสดุคงเหลือตามปีงบประมาณ ก่อนตัดเบิกตามการทำงานในขั้นตอนที่ 4 ต้องทำการพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติมสำหรับช่วยในการตัดยอดกันงบประมาณตามยอดเบิกจ่ายจริงตามการทำงานในขั้นตอนที่ 4
12
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ ไม่มีการตั้งงบประมาณสำหรับซื้อวัสดุ มีการตั้งงบประมาณสำหรับเบิกจ่ายวัสดุ ควบคุมงบประมาณในขั้นตอนการซื้อ วัสดุ โดยใช้งบประมาณเดียวกันกับงบใช้วัสดุ ข้อดี ผู้ใช้งานระบบ PO สามารถทำการจัดซื้อวัสดุโดยไม่มีเรื่องงบประมาณเข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้ลดขั้นตอนการทำงาน โดยไม่ต้องทำการตรวจสอบงบประมาณ สามารถควบคุมการซื้อวัสดุตามงบประมาณที่ได้รับ ข้อจำกัด สามารถซื้อวัสดุได้ตามต้องการแบบไม่มีขีดจำกัด อาจทำให้มีการซื้อวัสดุมาใช้เกินความจำเป็น ผู้ใช้งานต้องบันทึกชุดงบประมาณใหถูกต้องทุกครั้งที่มีการจัดซื้อ ก่อนทำการตัดเบิกวัสดุ ต้องตรวจสอบรายงาน วัสดุคงเหลือตามงบประมาณ ก่อนทุกครั้งเพื่อบันทึกตัดเบิกวัสดุให้ถูกต้องตรงกับงบประมาณที่ซื้อมาในตอนแรก
13
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-003 พัฒนาให้แต่ละสมุดบัญชีมีคลังพัสดุได้หลายคลัง สร้าง คลังย่อยภายใต้ คลังสินค้าหลัก เพื่อแบ่งพื้นที่จัดเก็บสินค้าตามรูปแบบที่กำหนด เมื่อมีคลังย่อยเพิ่มขึ้นการรับ และเบิกจะต้องระบุคลังย่อยให้ถูกต้อง โดยสามารถกำหนดชื่อได้ขนาดไม่เกิน 10 digits CMU การตั้งค่าระบบ INV-I-004 พัฒนาหน้าจอ“ปริมาณในหลายหน่วยงาน” ให้สามารถระบุวันที่ที่ต้องการเรียกดูได้ ออกแบบและพัฒนารายงานตามรูปแบบที่ผู้ใช้งานต้องการ โดยจัดทำเอกสาร Report Functional Specification ให้ผู้ใช้งานทำการยืนยันก่อนดำเนินการพัฒนา เพิ่มรายงานใหม่ INV-I-005 พัฒนาให้มีรายงานวัสดุคงคลังและรายงานวัสดุคงเหลือประจำปี
14
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-006 ระบบสามารถบันทึกรับสินค้าได้หลายรอบ ในช่วงเวลาที่มีการปิดบัญชี ปัญหาได้รับการแก้ไขโดยการ Upgrade Version เป็น R12 CMU คุณส้ม ปัญหาระบบ/Bug INV-I-007 บางคณะที่มีการผลิตสินค้าเอง ไม่สามารถนำเข้าระบบวัสดุคงคลังได้ ต้องควบคุมนอกระบบ และสิ้นปีงบประมาณ ต้องนำผลต่างปรับปรุงในระบบ GL ดังนั้นจึงต้องการนำเข้าระบบ เพื่อควบคุมปริมาณ ต้นทุน การบิกจ่ายวัสดุ บันทึกรับสินค้า ด้วยรายการเบ็ตเตล็ด โดยระบุประเภท วัสดุจัดทำเอง เข้าระบบ Inventory ด้วยต้นทุนจากการผลิต หรือไม่มีก็ได้ ขึ้นอยู่ว่าจะบันทึกต้นทุนเข้าไปในระบบหรือไม่ โดยระบบจะบันทึกบัญชีดังนี้ Dr. บัญชีวัสดุ Cr. XXXXXXX (กำหนดบัญชีเพิ่มเติม) คณะวิทยา ศาสตร์ Key User การตั้งค่าระบบ INV-I-008 ต้องการปรับ Process การเบิกวัสดุ ให้ผู้ขอเบิกสามารถบันทึกรายการเบิกเอง และการจองวัสดุได้ การตรวจสอบปริมาณคงคลัง ปรับ Process การเบิกวัสดุให้มีการบันทึกรายการขอเบิกวัสดุในระบบ ตามขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่ คณะวิศวกรรม ขั้นตอนการทำงาน
15
ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ บันทึกตัดเบิกวัสดุทันที โดยไม่มีการบันทึก ใบขอเบิกในระบบ ผู้ขอเบิกต้องมีการบันทึกรายการขอเบิกในระบบ เจ้าหน้าที่พัสดุจึงทำการบันทึกตัดเบิกวัสดุได้ ข้อดี สามารถบันทึกตัดเบิกวัสดุจากระบบได้เลยในขั้นตอนเดียว สะดวกกับหน่วยงานที่มีจำนวนผู้ขอเบิกจำนวนมากๆ เป็นการบันทึกตัดเบิกแบบมีเอกสารอ้างอิง สามารถตรวจสอบ ข้อมูลการขอเบิกของแต่ละหน่วยงานได้ เนื่องจากทุกขั้นตอนจะถูกบันทึกเข้าระบบ สามารถทำการ Reserve ของในคลังได้ สามารถตรวจสอบจำนวนคงเหลือในคลังได้ ข้อจำกัด เป็นการตัดเบิกที่ไม่มีเรื่องของเอกสารภายในระบบมาใช้ในการอ้างอิง เนื่องจากจัดทำเอกสารใบขอเบิกเองข้างนอกระบบ ไม่สามารถตรวจสอบจำนวนคงเหลือในคลังได้ ไม่สามารถทำการ Reserve ของในคลังได้ ขั้นตอนการเบิกเพิ่มขึ้น ต้องมี User License รองรับกรณีที่มีจำนวนผู้ขอเบิกจำนวนมากๆ กรณีที่มีการ Reserve ของค้างไว้นานๆ โดยไม่ได้ทำการยกลิกใบขอเบิก อาจทำให้ผู้ใช้งานท่านอื่นไม่สามารถเบิกของไปใช้ได้ ดังนั้นจะต้องมีการ Maintain การเบิกดีๆ
16
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-009 ต้องการให้ระบบช่วยเตือนเมื่อของลดลงต่ำกว่าจุดสั่งซื้อที่กำหนด ทำการตั้งค่าจุดสั่งซื้อให้กับ วัสดุที่ต้องการควบคุมจุดสั่งซื้อ และออกรายงานแสดงผล โดยผู้ใช้งานสามารถแจ้งรายการพัสดุที่ต้องการกำหนดค่ามาที่ หน่วยงานสามมิติ คณะวิทยา ศาสตร์ Key User การตั้งค่าระบบ
17
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
กำหนดจุดสั่งซื้อให้กับวัสดุที่ต้องการควบคุมจุดสั่งซื้อ และออกรายงาน
18
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-010 ต้องการปรับมูลค่าการรับของได้ เพื่อรองรับกรณีที่ได้รับส่วนลดจากผู้ขาย ซึ่งเป็นส่วนลดที่ไม่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า ในการทำงานของระบบ ในขั้นตอนการรับสินค้า ระบบจะบันทึกมูลค่าสินค้าตาม ราคาที่กำหนดในเอกสารใบสั่งซื้อ ดังนั้นจึงไม่สามารถทำการปรับปรุงมูลค่าในขั้นตอนการรับของให้ตรงกันกับเอกสารใบแจ้งหนี้ได้ ดังนั้นกรณีรับสินค้าคงคลังจะทำให้มูลค่าของต้นทุนสินค้าสูงกว่าความเป็นจริง ดังนั้นวิธีการจะมี 2 แนวทาง กรณีรับสินค้าเป็นค่าใช้จ่าย จัดทำเอกสารใบลดหนี้ ทำการปรับเอกสารใบสั่งซื้อให้ถูกต้องตรงกับยอดเงินในใบแจ้งหนี้ คณะแพทยศาสตร์-เงินแผ่นดิน Key User ขั้นตอนการทำงาน
19
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-010 ต้องการปรับมูลค่าการรับของได้ เพื่อรองรับกรณีที่ได้รับส่วนลดจากผู้ขาย ซึ่งเป็นส่วนลดที่ไม่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า (ต่อ) กรณีรับสินค้าคงคลัง ทำการปรับเอกสารใบสั่งซื้อให้ถูกต้องตรงกับยอดเงินในใบแจ้งหนี้ บันทึกรับสินค้าตามมูลค่าในเอกสารใบสั่งซื้อ จากนั้นทำขั้นตอนการปรับปรุงมูลค่าของ วัสดุให้ตรงกับความเป็นจริง (หมายเหตุงบประมาณจะตัดตามค่าใช้จ่ายจริง) คณะแพทยศาสตร์-เงินแผ่นดิน Key User ขั้นตอนการทำงาน
20
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
รายละเอียด ใบสั่งซื้อ Item A 10 Qty/10 THB 100 THB PO: ขั้นตอนรับสินค้า: การบันทึกบัญชี Dr. บัญชีพักรับวัสดุ 100 Cr. บัญชีพักเจ้าหนี้ INV: ขั้นตอนยืนยันรับสินค้า: การบันทึกบัญชี Dr. บัญชีวัสดุ 100 Cr.บัญชีพักรับวัสดุ AP: ขั้นตอนตั้งหนี้: การบันทึกบัญชี Dr.บัญชีพักเจ้าหนี้ 100 บัญชีเจ้าหนี้ 20 Cr. บัญชีเจ้าหนี้ Invoice Price Variance ขั้นตอนปรับปรุงต้นทุน: การบันทึกบัญชี Dr. Invoice Price Variance 20 Cr.บัญชีวัสดุ
21
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-011 กรณีที่รับของไปแล้วบางส่วน แล้วส่วนที่เหลือ ต้องการทำการยกเลิก ใบขอซื้อ สามารถทำได้หรือไม่ โดยไม่ต้องถอยเพื่อเปิด ใบขอซื้อ ใหม่ บน Version R12 เมื่อมีการบันทึกรับสินค้าจากการจัดซื้อบางส่วน และต้องการยกเลิกรายการส่วนที่เหลือให้ทำการ เปลี่ยนสถานะของ PO เป็น ปิดครั้งสุดท้าย โดยระบบจะทำการคืนงบประมาณที่ถูกกันไว้ด้วยยอดค้างรับให้โดยอัตโนมัติ คณะแพทยศาสตร์-เงินแผ่นดิน Key Use ปัญหาระบบ/Bug
22
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ค้นหาใบสั่งซื้อที่ต้องการปิด
23
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-012 อยากให้สามารถคุม Stock card ได้ด้วย เพราะปัจจุบันบางคณะจะคุมปริมาณด้วยมือเอง ซึ่งป็น กลุ่มวัสดุที่ไม่คงคลัง จึงอยากให้มีรายงาน แสดงรายการรับเข้า และเบิกออก ทั้งส่วนที่คงคลังและมึคงคลัง ออกแบบและพัฒนารายงานตามรูปแบบที่ผู้ใช้งานต้องการ โดยจัดทำเอกสาร Report Functional Specification ให้ผู้ใช้งานทำการยืนยันก่อนดำเนินการพัฒนา คณะวิศวกรรม ศาสตร์ Key User เพิ่มรายงานใหม่ INV-I-013 ต้องการรายงานแสดงยอดยกวัสดุจากปีงบประมาณปีที่แล้ว เพื่อใช้ในการคุมควบการเบิกใช้วัสดุของเก่าในปีงบประมาณใหม่ คณะวิทยาศาสตร์
24
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-014 ต้องการรายงานแสดงยอดรับเบิกประจำเดือนของวัสดุ ประจำเดือน ซึ่งปัจจุบันทางคณะมีการคุม Stock เองด้วยระบบข้างนอก ซึ่งทุกครั้งที่มีการรับของจากการสั่งซื้อวัสดุผ่านระบบ สามมิติ โดยบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย จะต้องนำยอดไปบันทึก Stock ในระบบข้างนอกทุกครั้ง จึงต้องการให้ระบบสามารถ Interface หรือเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างระบบได้ แต่ปัจจุบันโครงสร้าง Item Code ระหว่าง 2 ระบบไม่สอดคล้องกัน ซึ่งเดิมทางคณะเคยใช้งานระบบสามมิติมาก่อน แต่เกิดความไม่สะดวกในเรื่องของการเบิกที่จะต้องบันทึกงบประมาณทุกครั้ง ออกแบบและพัฒนารายงานตามรูปแบบที่ผู้ใช้งานต้องการ โดยจัดทำเอกสาร Report Functional Specification ให้ผู้ใช้งานทำการยืนยันก่อนดำเนินการพัฒนา คณะอุตสาหกรรมเกษตร Key User เพิ่มรายงานใหม่
25
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ INV-I-015 การพิมพ์รายงานของวัสดุคงคลัง รายการมีเพียง 2 หน้า แต่เวลาพิมพ์รายงานออกมาจะได้ 5 หน้า เนื่องจากมีการปัดข้อมูลบางแถวไปขึ้นหน้าถัดไป หา Tool ในการแสดงรายงานแทน Thai Report View คณะวิทยาศาสตร์ Key User อื่นๆ
26
กองทุนทั่วไป คลังวัสดุกลาง คงคลัง
โครงสร้างหลัก โครงสร้างคลังย่อย กองทุนทั่วไป คลังวัสดุกลาง คงคลัง คลังกลาง คลัง..... คลัง.....
27
สัญลักษณ์ Data Description Off-page Reference Direction of Flow
Electronic Data A Process Description Predefined Process Automation Process Predefined Process On-page Reference 1 Manual Description Decision Manual Operation Responsible Section Decision Officer Document Name Document
28
ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่
ขั้นตอนการเบิกวัสดุ อ้างตาม INV-I-008 บึกทึกและยืนยัน รายการเบิกวัสดุ ทำการจองสินค้า ผู้ขอเบิก ใบขอเบิก ค้นหาใบขอเบิกและ บันทึกตัดเบิกสินค้า รายงานทะเบียนรายการ ใบขอเบิก เจ้าหน้าที่พัสดุ ยกเลิกรายการขอเบิก ที่ไม่ต้องการ
29
ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่
ขั้นตอนการปรับปรุงต้นทุนเฉลี่ยของสินค้า อ้างตาม INV-I-010 แจ้งรายการวัสดุที่ จะทำการปรับปรุงพร้อม รายละเอียดต้นทุน ที่ต้องการปรับ คณะฯ ข้อมูลประกอบการปรับปรุง บันทึกปรับต้นทุนใน ระบบ INV ตามรายละเอียด ที่ได้รับ ตรวจสอบรายงาน ที่เกี่ยวข้อง รายงานต้นทุน รายการ IT กองคลัง รายละเอียดรายการกระจาย บัญชีวัสดุ Dr. Invoice Price Variance Cr.บัญชีวัสดุคลัง A 20
30
ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ INV-I-001 : แก้ไขขั้นตอนการตรวจรับจากที่ต้องกระทำทั้ง 3 ขั้นตอน(รับ ยอมรับ ส่งมอบ)ให้ทำได้ในขั้นตอนเดียว บันทึกรับสินค้าในระบบ จำนวน 3 ขั้นตอน - รับ - ยอมรับ - ส่งมอบ บันทึกรับสินค้าในระบบในขั้นตอนเดียว ข้อดี ขั้นตอนการทำงานในระบบสอดคล้องการ Process การทำงานจริง สามารถบันทึกรายการรับสินค้าให้เสร็จสมบูรณ์ภายในขั้นตอนเดียว การบันทึกรายการบัญชีถูกต้องครบถ้วน และเสร็จสิ้นภายในเดือน ข้อจำกัด ต้องบันทึกรายการรับสินค้าหลายขั้นตอนกว่าจะสมบูรณ์ บางครั้งบันทึกรับสินค้าไม่ครบทุกขั้นตอน ทำให้การบันทึกรายการบัญชีถูกต้องครบถ้วน หรือบางขั้นตอนหากมีการบันทึกข้ามเดือน จะทำให้เกิดบัญชีพักต่างๆ ค้างอยู่ ไม่สอดคล้องกับ Process การทำงานจริง
31
ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ INV-I-002 : พัฒนาให้ระบบตัดงบประมาณทันทีเมื่อมีการซื้อวัสดุเข้าคลัง ไม่มีการตั้งงบประมาณสำหรับซื้อวัสดุ มีการตั้งงบประมาณสำหรับเบิกจ่ายวัสดุ ควบคุมงบประมาณในขั้นตอนการซื้อ วัสดุ โดยใช้งบประมาณเดียวกันกับงบใช้วัสดุ ข้อดี ผู้ใช้งานระบบ PO สามารถทำการจัดซื้อวัสดุโดยไม่มีเรื่องงบประมาณเข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้ลดขั้นตอนการทำงาน โดยไม่ต้องทำการตรวจสอบงบประมาณ สามารถควบคุมการซื้อวัสดุตามงบประมาณที่ได้รับ ข้อจำกัด สามารถซื้อวัสดุได้ตามต้องการแบบไม่มีขีดจำกัด อาจทำให้มีการซื้อวัสดุมาใช้เกินความจำเป็น ผู้ใช้งานต้องบันทึกชุดงบประมาณใหถูกต้องทุกครั้งที่มีการจัดซื้อ ก่อนทำการตัดเบิกวัสดุ ต้องตรวจสอบรายงาน วัสดุคงเหลือตามงบประมาณ ก่อนทุกครั้งเพื่อบันทึกตัดเบิกวัสดุให้ถูกต้องตรงกับงบประมาณที่ซื้อมาในตอนแรก
32
ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ INV-I-008 : ต้องการปรับ Process การเบิกวัสดุ ให้ผู้ขอเบิกสามารถบันทึกรายการเบิกเอง และการจองวัสดุได้ การตรวจสอบปริมาณคงคลัง บันทึกตัดเบิกวัสดุทันที โดยไม่มีการบันทึก ใบขอเบิกในระบบ ผู้ขอเบิกต้องมีการบันทึกรายการขอเบิกในระบบ เจ้าหน้าที่พัสดุจึงทำการบันทึกตัดเบิกวัสดุได้ ข้อดี สามารถบันทึกตัดเบิกวัสดุจากระบบได้เลยในขั้นตอนเดียว สะดวกกับหน่วยงานที่มีจำนวนผู้ขอเบิกจำนวนมากๆ เป็นการบันทึกตัดเบิกแบบมีเอกสารอ้างอิง สามารถตรวจสอบ ข้อมูลการขอเบิกของแต่ละหน่วยงานได้ เนื่องจากทุกขั้นตอนจะถูกบันทึกเข้าระบบ สามารถทำการ Reserve ของในคลังได้ สามารถตรวจสอบจำนวนคงเหลือในคลังได้ ข้อจำกัด เป็นการตัดเบิกที่ไม่มีเรื่องของเอกสารภายในระบบมาใช้ในการอ้างอิง เนื่องจากจัดทำเอกสารใบขอเบิกเองข้างนอกระบบ ไม่สามารถตรวจสอบจำนวนคงเหลือในคลังได้ ไม่สามารถทำการ Reserve ของในคลังได้ ขั้นตอนการเบิกเพิ่มขึ้น ต้องมี User License รองรับกรณีที่มีจำนวนผู้ขอเบิกจำนวนมากๆ กรณีที่มีการ Reserve ของค้างไว้นานๆ โดยไม่ได้ทำการยกลิกใบขอเบิก อาจทำให้ผู้ใช้งานท่านอื่นไม่สามารถเบิกของไปใช้ได้ ดังนั้นจะต้องมีการ Maintain การเบิกดีๆ
33
ข้อเสนอแนะ N/A
งานนำเสนอที่คล้ายกัน
