กิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ งานบริหารและธุรการ คณะบริหารธุรกิจ

งานนำเสนอเรื่อง: "กิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ งานบริหารและธุรการ คณะบริหารธุรกิจ"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 กิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ งานบริหารและธุรการ คณะบริหารธุรกิจ

2 ปัญหาอุปสรรค (พบบ่อย) ของงานบริหารและธุรการ
การเสนอ เรื่อง ขออนุมัติเข้าร่วม การอบรม/ประชุม/สัมมนา การลา, การแจ้งการลงเวลาปฏิบัติ ราชการ การจัดเก็บเอกสารราชการ

3 1. การเสนอ เรื่อง ขออนุมัติเข้าร่วมการอบรม/ประชุม/สัมมนา

4

5 เจ้าหน้าที่ พบอุปสรรคในการปฏิบัติงาน คือ 1) ระยะเวลาในการเสนอเรื่องของบุคลากร มีการยื่นเสนอ กระชั้นชิด 2) การแนบเอกสารของบุคลากร และเขียนข้อมูลรายละเอียด ไม่ครบถ้วน เช่น แนบรายละเอียดเฉพาะหน้าที่ประชาสัมพันธ์หลักสูตร (ไม่มีรายละเอียดของหลักสูตรที่ไปอบรม), กำหนดการอบรม, ค่าลงทะเบียนการอบรม ฯลฯ 3) การเสนอเรื่องผ่านผู้บังคับบัญชาตามผังการไหลของงาน ต้องผ่านหลายระดับ (จึงทำให้ใช้เวลาในการเสนอหนังสือ) จากการ ดำเนินงาน ใช้เวลาประมาณ 2 สัปดาห์ รวมวันหยุดราชการ (ระยะเวลา ที่เสนอนานที่สุด)

6 2. การลา, การแจ้งการลงเวลาปฏิบัติราชการ
เจ้าหน้าที่ พบอุปสรรคในการปฏิบัติงาน พอ สังเขป ดังนี้ 1) ในการลา เจ้าหน้าที่บางงาน ไม่มี การพูดคุยกับหัวหน้างานก่อนการลา 2) ก่อนการลา เจ้าหน้าที่ได้แจ้งหน่วย บุคคลว่าได้แจ้งให้หัวหน้างานทราบแล้ว แต่ พอหน่วยบุคคลได้ทำการสอบถามหัวหน้างาน หัวหน้าแจ้งว่ายังไม่รับทราบการลาและการขอก ลับก่อนเวลางาน 3) ในการลา กรณีลาป่วย หรือลากิจ เร่งด่วน บางครั้งไม่ได้แจ้งกับหัวหน้างาน โดยตรง แต่โทรมาแจ้งฝ่ายบุคคลเท่านั้น

7 3. การจัดเก็บเอกสารราชการ
สำรวจและคัดแยกเอกสาร แยกเอกสารตามหมวดหมู่ (ตามรหัสแฟ้มเอกสาร) ลงรหัสแฟ้มเอกสาร จัดเรียงเอกสารใส่แฟ้ม โดยเอกสารใหม่อยู่บนสุด หนังสือรับเข้าภายใน-ภายนอก, หนังสือออกภายใน-ภายนอก ,คำสั่ง ประกาศ ฯลฯ ทำการคัดแยก วัน เดือน ปี ของ เอกสาร เพื่อง่ายต่อการจัดเก็บ เข้าแฟ้ม หมวดที่ 1 การเงิน งบประมาณ หมวดที่ 2 โต้ตอบทั่วไป หมวดที่ 3 บริหารทั่วไป หมวดที่ 4 บริหารงานบุคคล หมวดที่ 5 เบ็ดเตล็ด หมวดที่ 6 ประชุม หมวดที่ 7 พัสดุ อาคาร สถานที่ และยานพาหนะ หมวดที่ 8 การศึกษา หมวดที่ 9 วิชาการและวิจัย หมวดที่ 10 การจัดทำระบบ จัดเก็บลงแฟ้มเอกสารเป็นรายเดือน โดยเรียงเลขที่รับ และเลขที่ออก ฉบับปัจจุบันไว้ด้านบนเพื่อง่ายต่อการค้นหา

8 ความสำคัญ/สาเหตุ ที่หน่วยงานจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสาร
ใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินงาน (ของงาน ตนเอง หรือของกลุ่มงาน) ใช้วางแผน แก้ปัญหา หรือตัดสินใจ ใช้ทบทวนความจำ ใช้ปรับปรุงงาน ใช้พิจารณาความดี ความชอบ ใช้อ้างอิง เมื่อเกิดการฟ้องร้อง เป็นต้น

9 อายุการเก็บหนังสือ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ ข้อ 57 หนังสือราชการทั่วไป อายุการเก็บไม่น้อยกว่า 10 ปี (โดยปกติ) หนังสือราชการที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้วและมีสาเนาค้นได้ จากที่อื่น อายุการเก็บ 5 ปี หนังสือราชการที่เป็นเรื่องธรรมดา ไม่มีความสำคัญ และเกิดขึ้นเป็นประจำ อายุการเก็บไม่น้อยกว่า 1 ปี เอกสารที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีต ประเพณี สถิติ หลักฐานหรือข้อมูลที่ต้องศึกษา ค้นคว้า แล้วส่งให้สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เก็บไว้ตลอดไป อายุการเก็บไม่น้อยกว่า 10 ปี เอกสารการเงินที่เป็นเอกสารสิทธิและมีหนี้ผูกพันทาง การเงิน และต้องผ่านการตรวจสอบจากสานักงาน ตรวจเงินแผ่นดินเรียบร้อยแล้ว อายุการเก็บ 10 ปี หรือ ไม่น้อยกว่า 5 ปี

10 จบการนำเสนอ