โครงการ “อบรมการปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณและการเขียนหนังสือราชการ” ประจำปีงบประมาณ 2560

งานสารบรรณและ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดย ... นายอนุชา นิเยาะ...

งานสารบรรณ คืออะไร ? ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 6 ได้ให้ความหมายของคำว่า “งานสารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง “งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย” ซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอน และขอบข่ายของงานสารบรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติการบริหารงานเอกสารทั้งปวง จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและทำลาย ทั้งนี้ ต้องทำเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย

คุณสมบัติของผู้ทำงานสารบรรณ มีความรู้เกี่ยวกับงานธุรการ เช่น การติดต่อ โต้ตอบ และประสานงาน มีความรู้ด้านภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาไทย รู้จักตัวสะกดการันต์ วรรค ตอน แม่นยำศัพท์ และคำแปลในพจนานุกรม มีความรอบคอบ สุขุม และรวดเร็ว

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือถึงบุคคลภายนอก หนังสือที่หน่วยราชการอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ

หนังสือมี 6 ชนิด หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐาน

ประโยชน์ของงานสารบรรณ ทำให้การปฏิบัติงานเป็นระบบ มีความเป็นระเบียบ เกิดความประหยัด สะดวกต่อการอ้างอิงและค้นหา เกิดความต่อเนื่องในการทำงาน

ความสำคัญของงานสารบรรณ ใช้เป็นเครื่องในการบริหารงาน ใช้เป็นสื่อในการติดต่อทำความเข้าใจระหว่างหน่วยงาน เอกสารที่ทำขึ้นเป็นเสมือนเครื่องเตือนความทรงจำของหน่วยงาน เป็นหลักฐานอ้างอิงติดต่อหรือทำความตกลง เอกสารที่ทำขึ้นอาจเป็นสิ่งที่มีคุณค่าในการศึกษาค้นคว้าต่อไป ในอนาคต

ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น ด่วนมาก    ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว ด่วน  ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้

ชั้นความลับของหนังสือราชการ ลับที่สุด ลับมาก ลับ **การแสดงชั้นความลับ ให้ใช้ตัวอักษรที่มีขนาดใหญ่กว่าตัวอักษรธรรมดา โดยใช้สีแดงหรือสีอื่นที่สามารถเห็นได้เด่นและชัดเจน

สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ ลงรับจัดเก็บเอกสาร เข้าระบบ และ สามารถส่งต่อเพื่อลงนามในเอกสาร หรือ ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน  มีระบบลงนามรับทราบ ในเอกสาร และ ในระบบแบบออนไลน์ รองรับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ 2548  ทำงาน ในลักษณะ Web Application สามารถรองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อมๆ กันไม่จำกัด user  กำหนดสิทธิการใช้งาน แต่ละ เมนูได้ ลดการใช้กระดาษ สะดวก ในการจัดเก็บค้นหา ทำงานในลักษณะ Webbase ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องผู้ใช้งาน โดยจัดเก็บเอกสารตามประเภท 

ประโยชน์ของงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถจัดการผู้ใช้งานในระบบได้ โดยผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลผู้ใช้งานระบบ สามารถจัดเก็บรายละเอียดผู้ใช้งานระบบ เช่น ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง กลุ่มงาน/ส่วน สำนัก/กอง ที่ผู้ใช้งานสังกัด รหัสผู้ใช้งาน (Username) รหัสผ่าน (Password) เป็นต้น สามารถเพิ่ม แก้ไข กลุ่มผู้ใช้งานได้ กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล ในระบบงานได้ สามารถจัดเก็บประวัติการเข้าและออกจากระบบงานของแต่ละผู้ใช้งานได้ สามารถกำหนดสถานะของผู้ใช้งาน (Active/Inactive)  กำหนด วัน เวลา ในการเข้าใช้งานระบบได้

วิธีการสืบค้นข้อมูลในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ไปที่ค้นหา

วิธีการสืบค้นข้อมูลในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ต่อ) ค้นจากเลขที่หนังสือ

วิธีการสืบค้นข้อมูลในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ต่อ) ค้นจากเลขที่หนังสือ (หนังสือรับ)

วิธีการสืบค้นข้อมูลในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ต่อ) ค้นจากชื่อเรื่อง

ตัวอย่างบันทึกข้อความ

ตัวอย่างบันทึกข้อความ (ต่อ)

ตัวอย่างบันทึกข้อความ (ต่อ)

ตัวอย่างบันทึกข้อความ (ต่อ)

ตัวอย่างบันทึกข้อความ (ต่อ)

ตัวอย่างหนังสือภายนอก

ตัวอย่างหนังสือภายนอก (ต่อ)

เลขานุการมืออาชีพ เลขานุการ น. ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือหรืออื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง. เลขานุการ คือ ผู้ช่วยแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหาร ช่วยอำนวยความสะดวก และช่วยให้งานสำเร็จลุล่วงและรวดเร็วยิ่งขึ้น เลขานุการต้องรู้และเข้าใจทุกสิ่งทุกอย่างที่เจ้านายรู้และเข้าใจ ต้องสามารถพลิกแพลงผกผันจัดการงานให้เดินราบรื่นคล้องจองไปกับความต้องการ และความจำเป็นของงานและตัวเจ้านาย ต้องประสานงาน กับคนทั้งภายในและภายนอกองค์กร การจะเป็นเลขานุการที่ดีได้นั้น จำเป็นต้องอาศัยการเรียนรู้ การพัฒนาความรู้ความสามารถให้มีคุณภาพ

เลขานุการมืออาชีพ (ต่อ) เลขานุการมืออาชีพ จึงอาจเปรียบการที่จะประสบกับความสำเร็จในหน้าที่เลขานุการ ได้นั้น เราจะต้องรักในงานที่เราทำ สนุกสนานกับงานที่ทำ เพราะว่าจะทำให้เกิดแรงขับ ทำให้เราทำงานนั้น ๆ ทำอย่างมีความสุข สนุกสนานจึงจะประสบความสำเร็จได้ มีความมุ่งมั่นสู่ความสำเร็จด้วยความเพียรพยายาม และความเชื่อมั่นในตนเอง กล้าคิด กล้าทำ กล้าแสดงออก กล้ารับผิดชอบ และอีกอย่างหนึ่งคือ มีความคิดสร้างสรรค์ คิดใหม่ ทำใหม่ คิดนอกกรอบ เรายิ่งต้องมีการพัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลา ความคิดก็ต้องเป็นความคิดเชิงบวก การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เราสามารถใช้เทคนิคการสื่อสารแบบ 2 ทางอยู่ตลอดเวลา เป็นคนที่มีระเบียบวินัย ตรงต่อเวลา ถือเป็นสิ่งสำคัญมาก ปฏิบัติตัวตามกฎ ระเบียบ เพื่อเป็นตัวอย่างที่ดีและเป็นภาพลักษณ์ที่ดีให้กับนายและองค์กรด้วย

ลักษณะหรือคุณสมบัติของเลขานุการ การรักษาความลับของเจ้านายหรือผู้บังคับบัญชา ความซื่อสัตย์ ซื่อสัตย์ต่อตนเอง ต่อเพื่อนร่วมงาน ต่องาน ต่อคนที่เป็นนาย และต่อองค์กร การเป็นผู้ที่หมั่นเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ เพิ่มเติมอยู่ตลอดเวลา

คุณสมบัติเด่นของเลขานุการ คือ มีลักษณะที่โดดเด่น Look Right a Girl คือ คล่องตัว คล่องแคล้ว ว่องไว กระตือรือร้น Act Right a Lady หมายความว่าบุคลิกภาพ พฤติกรรมที่แสดงออกมานั้นเหมือนหญิงสาวที่สวยงาม Think Right a Man หมายความว่า ความคิดการตัดสินใจ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเฉียบคม Speak Right a Bird วาจาไพเราะอ่อนหวานมีเสน่ห์ ใครก็อยากเข้าใกล้ Work Right a Horse หมายความว่า ทำงานหนัก อดทน ว่องไว เข้มแข็ง จะทำให้ประสบความสำเร็จได้โดยไม่ยากในการทำหน้าที่เป็นเลขานุการ

การสื่อสาร (Communication) การสื่อสาร หมายถึง กระบวนการในการส่งสาร หรือแลกเปลี่ยนข่าวสาร ความคิด ความรู้สึกระหว่างบุคคล เน้นความสัมพันธ์ของมนุษย์ ซึ่งกระบวนการที่เกิดขึ้นนั้นเพื่อสร้างความเข้าใจอันดีต่อกัน

องค์ประกอบของการสื่อสาร องค์ประกอบของการสื่อสาร ประกอบด้วย ผู้ส่งสาร(Sender) สารหรือข้อมูล(Message) และผู้รับสาร( Receiver) โดยผู้ส่งสารจะส่งสารผ่านสื่อต่าง ๆ เช่น คาพูด กริยาท่าทาง การเขียน รูปภาพ หรือสัญลักษณ์ ฯลฯ

มารยาทและศิลปะการพูดโทรศัพท์ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในฐานะใด เมื่อจำเป็นต้องใช้โทรศัพท์พึงปฏิบัติดังนี้ ศึกษาวิธีใช้โทรศัพท์อย่างถูกต้อง ศึกษามารยาทในการใช้โทรศัพท์ ศึกษาวิธีพูดโทรศัพท์ด้วยไมตรี (ศิลปะการใช้คำพูดโทรศัพท์) การใช้คำพูดทางโทรศัพท์

ข้อควรปฏิบัติในการใช้โทรศัพท์ ควรแนะนำตัว ก่อนเข้าเรื่อง ตรงประเด็น ขอบคุณให้ติดปาก ควรรู้กาลเทศะ หากโทร.ไปอีกฝ่ายไม่รับสาย หากโทร.ผิด อย่าชิงวางสาย เลี่ยงการใช้เครื่องโทร.ออกอัตโนมัติ ขณะสนทนา...ไม่ควรเปิดลำโพงโทรศัพท์

พระบรมราโชวาทและพระราชดำรัส เรื่องการทำงานของข้าราชการ ผู้ที่ทำงานให้เกิดประโยชน์แก่ส่วนรวมย่อมเป็นคุณแก่ตนด้วย ผู้ที่ทำงานโดยเห็นแก่ตัวเบียดเบียนประโยชน์ส่วนรวม ย่อมบ่อนทำลายความมั่นคงของชาติ และที่สุดก็จะเอาตัวไม่รอด ข้าราชการ ทุกคน จึงต้องทำงาน ทุกอย่างด้วยสติ สำนึกถึงหน้าที่ที่จะต้องปฏิบัติ เพื่อส่วนรวมอยู่เสมอ

หยุดโกรธให้ได้ อภัยให้เป็น ชีวิตสุขเย็น จะเป็นของเรา คำคมก่อนจากกัน หยุดโกรธให้ได้ อภัยให้เป็น ชีวิตสุขเย็น จะเป็นของเรา

ขอบคุณครับ