การสั่งการ (Directing) บทที่ 8 การสั่งการ (Directing)

การสั่งงาน ความหมายของการสั่งงาน การสั่งให้บุคคลที่อยู่ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง และตรวจสอบดูว่าเขาเหล่านั้นได้ปฏิบัติงานอย่างดีที่สุดเท่าที่สามารถทำได้หรือไม่ การที่ผู้บริหาร ใช้ความสามารถชักจูงหว่านล้อมให้ผู้ใต้บังคับบัญชา รับงานไปปฏิบัติเพื่อให้งานเหล่านั้นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ภาระหน้าที่ของผู้บริหาร ในการใช้ความสามารถชักจูงคนงานให้ปฏิบัติอย่างดีที่สุดจนกระทั่งองค์การสามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ได้

องค์ประกอบของการสั่งการ ผู้ออกคำสั่ง ผู้รับคำสั่ง การติดต่อสื่อสาร

การสั่งการเพื่อให้ได้ผลการปฏิบัติงานตามที่ต้องการ มีข้อควรพิจารณา 3 ข้อ คือ ลักษณะงาน ควรมีความรู้ในงานที่สั่งเป็นอย่างดี คุณสมบัติของผู้รับคำสั่ง ควรพิจารณาว่าผู้รับคำสั่งมีความสามารถในการนำเอาคำสั่งนั้นไปปฏิบัติให้เกิดผลสำเร็จได้หรือไม่ ผู้ออกคำสั่ง ควรมีคุณสมบัติของความเป็นผู้นำ คือ มีความสามารถในการชักจูงโน้มน้าวจิตใจ ให้กำลังใจ ให้คำแนะนำปรึกษาแก่ผู้รับฟังความคิดเห็นของพนักงาน

สั่งงานแบบให้คำแนะนำ ประเภทของการสั่งการ แบบออกคำสั่ง สั่งงานแบบขอร้อง สั่งงานแบบให้คำแนะนำ สั่งงานแบบอาสาสมัคร

ลักษณะการสั่งการที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้เกิดความเข้าใจถูกต้อง เพื่อให้มีความชัดเจน การสั่งการควรอาศัยการโน้มน้าวจิตใจ การสื่อสารควรมีการจูงใจ ควรพิจารณาปัจจัยที่จะทำให้งานสำเร็จ ลักษณะของการสั่งงานที่ดี 1. เป็นการสั่งที่ผู้รับคำสั่ง สามารถที่จะปฏิบัติได้ 2. ต้อง ให้อำนาจ เวลา และอุปกรณ์ต่างๆเพียง พอที่จะปฏิบัติ 3. ต้อง ชอบด้วย กม. ขนบธรรมเนียมประเพณี

4. ต้อง ชัดเจน ไม่ใช้ภาษาคลุมเครือ 5 4. ต้อง ชัดเจน ไม่ใช้ภาษาคลุมเครือ 5. คำสั่งควรสมบูรณ์ถูกต้อง ไม่ขัดแย้งกับคำสั่งเดิม 6. ต้องเป็นสิ่งที่ผู้รับคำสั่ง สนใจ ท้าทาย เชิญชวน ให้ปฏิบัติตาม 7. ออกคำสั่งด้วยเหตุผลที่เพียงพอ ไม่ใช้อารมณ์ 8. ต้อง รับผิดชอบต่อคำสั่งที่ได้ออกไปแล้ว 10. ไม่นำเรื่องในครอบครัว เรื่องส่วนตัว ที่ไม่เหมาะสมมายุ่งเกี่ยวกับงาน จะทำให้ขาดหลักการบังคับบัญชา 11. อย่ามอบหมายงานให้เฉพาะคนที่สนิทเท่านั้น

12. อย่าออกคำสั่งข้ามขั้นสายการบังคับบัญชา 13 12. อย่าออกคำสั่งข้ามขั้นสายการบังคับบัญชา 13. พัฒนาฝึกอบรม ผู้ใต้บังคับบัญชาให้มีสมรรถภาพพร้อมที่จะทำงานทันสภาพการอยู่เสมอ

ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการสั่งการ การสั่งการ ประกอบด้วยปัจจัยต่างๆ ที่จะทำให้พฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพละประสิทธิผล โดยอาศัยสิ่งต่อไปนี้ การจูงใจหรือการโน้มน้าวจิตใจ เป็นปัจจัยพื้นฐานของพฤติกรรมทั้งปวง ความเป็นผู้นำหรือภาวะผู้นำ การติดต่อสื่อสาร การประสานงาน

นิยามภาวะผู้นำของ ไบรแมน รูปแบบของการปฏิสัมพันธ์ ความหมายภาวะผู้นำ "ผู้นำ" คือ บุคคลที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งอาจโดยการเลือกตั้งหรือแต่งตั้งและเป็นที่ยอมรับของสมาชิกให้มีอิทธิพลและบทบาทเหนือกลุ่ม สามารถที่จะจูงใจชักนำ ชี้ทางให้สมาชิกของกลุ่มรวมพลังเพื่อปฏิบัติภารกิจต่างๆ ของกลุ่มให้สำเร็จ นิยามภาวะผู้นำของ ไบรแมน คุณลักษณะ พฤติกรรม การใช้อิทธิพล รูปแบบของการปฏิสัมพันธ์

นิยามความหมายของความมีประสิทธิผลของภาวะผู้นำมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการ มีการบรรลุเป้าหมาย (Goal Achievement) มีกระบวนการและการดำเนินการภายในองค์การที่ราบรื่น (internal smooth process) ความยืดหยุ่นต่อปัจจัยภายนอก (external adaptability)

ผลที่เกิดขึ้น (By-Products) เช่น การได้ผลผลิตที่มีคุณภาพสูง ผู้นำ (Leader) เป็นบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการชี้นำการปฏิบัติงานและกิจกรรมต่างๆ ผู้ตาม (Follower) ผู้ปฏิบัติงานและกิจกรรมต่างๆ ภายใต้การชี้นำและชี้แนะของผู้นำ ผลที่เกิดขึ้น (By-Products) เช่น การได้ผลผลิตที่มีคุณภาพสูง บริบท (Context) หมายถึง สถานการณ์ องค์ประกอบที่ก่อให้เกิดกระบวนการปฏิสัมพันธ์

การพัฒนาภาวะผู้นำสามารถอธิบายเป็น 4 ขั้นตอน ขั้นตอนที่1 ไม่รู้ตนเองและไม่มีความสามารถ ขั้นตอนที่2 รู้ตนเองแต่ไม่มีความสามารถ ขั้นตอนที่3 รู้ตนเองและมีความสามารถ ขั้นตอนที่4 ไม่รู้ตนเองแต่มีความสามารถ

การพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำ ผู้นำที่ดีควรจะต้องพัฒนาทักษะต่างๆ ดังต่อไปนี้ 1. ทักษะด้านเทคนิคการปฏิบัติงาน 2. ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ 3. ทักษะด้านความคิดรวบยอด 4. ทักษะในการติดต่อสื่อสาร 5. ทักษะในการเป็นผู้นำ 6. ทักษะในการตัดสินใจ 7. ทักษะในการประชุม การพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำ

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร การติดต่อต่อสื่อสาร การติดต่อสื่อสาร (Communication)  หมายถึง  การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร เรื่องราว สื่อ ผู้รับ ผู้พูด

การสื่อสารจะมีประสิทธิภาพหรือไม่นั้น ต้องพิจารณาในเรื่องดังนี้ 1. ผู้นำสารต้องเข้าใจจุดมุ่งหมายในการส่งข่าวสาร 2. ผู้ส่งควรหาช่องทางการส่งข่าวสารให้เหมาะสม 3. ผู้ส่งสารต้องเข้าใจระดับความสามารถในการสื่อสารของผู้รับสาร 4. ผู้ส่งสารต้องรู้จักใช้เทคนิคและวิธีการถ่ายทอดข่าวสารไปยังผู้รับได้อย่างเหมาะสม

วัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสาร เพื่อชักชวน หรือจูงใจ เพื่อแจ้งข่าวสาร เพื่อชักชวน หรือจูงใจ เพื่อประเมิน เพื่อสนองความต้องการ เพื่อสั่งสอนหรือให้ความรู้

ประเภทของการติดต่อสื่อสาร 1.  การติดต่อสื่อสารภายใน การติดต่อด้วยวาจาหรือคำพูด  การติดต่อด้วยลายลักษณ์อักษร  2. การติดต่อสื่อสารภายนอก การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน  

การประสานงาน ในทางราชการได้มีนักวิชาการให้ความหมายไว้ว่า การประสานงาน หมายถึง การจัดระเบียบวิธีการทำงาน เพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ ร่วมมือปฏิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียว ไม่ทำให้งานซ้อนกัน ขัดแย้งกัน หรือเหลื่อมล้ำกัน เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพ ส่วนทางธุรกิจนิยมที่จะให้ความหมายว่า การประสานงาน หมายถึง " การติดต่อสื่อสารให้เกิดความคิดความเข้าใจตรงกันในการร่วมมือปฏิบัติงานให้สอดคล้องทั้งเวลา และกิจกรรมที่จะต้องกระทำให้บรรลุวัตถุประสงค์

ความสำคัญของการประสานงาน 1. ช่วยในการทำงานบรรลุเป่าหมายได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว 2. ช่วยขจัดความสูญเปล่าและประหยัดในเรื่องที่เกี่ยวกับเวลาและค่าใช้จ่าย 3. ช่วยสร้างความเข้าใจอันดีทั้งภายในและภายนอกองค์การ 4. ช่วยสร้างขวัญกำลังใจให้เกิดขึ้นกับพนักงาน 5. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน

ลักษณะของการประสานงาน 1. การประสานงาน เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดให้งานสอดคล้องกันโดยปราศจากการขัดแย้ง 2. การประสานงาน เป็นเรื่องซึ่งเกี่ยวกับความร่วมมือของผู้นำ และผู้ปฏิบัติงานทุกฝ่าย 3. การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับหน้าที่ในทางจัดการ 4. การประสานงานเป็นการติดต่อสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งการติดต่อสื่อสาร 2 ทาง (Two- Way Communication ) จะช่วยให้มีความเข้าใจตรงกัน 5. การประสานงานมีอยู่ทุกระดับชั้น ของสายการบังคับบัญชาทั้งในรูปที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ 6. การประสานงานมีได้ทั้งระหว่างหน่วยงานต่างๆ ระดับเดียวกัน และระหว่างหน่วยงานที่อยู่ต่างระดับกัน

วัตถุประสงค์ของการประสานงาน เราประสานงานโดยวัตถุประสงค์เฉพาะ ดังนี้ 1. เพื่อแจ้งให้ผู้ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องทราบ 2. เพื่อรักษาไว้ซึ่งความสัมพันธ์อันดี 3. เพื่อขอคำยินยอมหรือความเห็นชอบ 4. เพื่อขอความช่วยเหลือ 5. เพื่อขจัดข้อขัดแย้งอันอาจมีขึ้น องค์ประกอบของการประสานงาน อาจพิจารณาองค์ประกอบที่สำคัญ ได้ดังนี้ 1. ความร่วมมือ โดยอาศัยความเข้าใจ หรือการตกลงร่วมกัน เพื่อให้เกิดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เต็มใจที่จะทำงานร่วมกัน 2. จังหวะเวลา จะต้องปฏิบัติงานตามบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคน ตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันให้ตรงเวลา 3. ความสอดคล้อง จะต้องพิจารณาความพอเหมาะพอดี ไม่ทำงานซ้อนกัน 4. ระบบการสื่อสาร จะต้องมีการสื่อสารที่เข้าใจตรงกันอย่างรวดเร็ว และราบรื่น 5. ผู้ประสานงาน จะต้องสามารถดึงทุกฝ่ายเข้าร่วมทำงาน เพื่อตรงไปสู่จุดหมายเดียวกัน ตามที่กำหนดเป็นวัตถุประสงค์ของงาน

ระดับของการประสานงาน ประเภทการประสานงาน ระดับของการประสานงาน 1. ระดับนโยบาย ทำการประสานนโยบายด้วยการกำหนดเป้าหมายและระยะเวลาให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบและเข้าใจนโยบายและแผนงาน 2. ระดับปฏิบัติการ ทำการประสานการดำเนินงานด้วยการมอบหมายงานและสั่งการจากระดับสูงไปยังระดับต้น ประสานข้อมูลและร่วมปรึกษาหารือในระดับเดียวกัน 1. การประสานงานภายในองค์การกับการประสานงานภายนอกองค์การ 2. การประสานงานในแนวดิ่งกับการประสานงานในแนวนอน

สรุป การสั่งการ หรือที่ในปัจจุบันมักนิยมใช้คำว่า การชี้นำหรือการนำ เป็นภารกิจของผู้บริหาร ในฐานะเป็นผู้นำองค์การในการใช้ความสามารถชักจูงผู้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งต้องอาศัยศิลปะในการออกคำสางที่เรียกว่าการชี้นำ เพื่อการโน้มน้าวจิตใจ สร้างให้คนเกิดการผูกพัน ทุ่มเท กระตือรือร้น ร่วมมือและร่วมแรงร่วมใจในการทำงานตามที่ได้รับมอบหมายอย่างเต็มใจ อันจะช่วยให้ผลงานที่มีประสิทธิภาพ