การติดตามผล (Monitoring) โดย สงวน พงศ์หว่าน 18 กันยายน พ.ศ. 2553

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง วัตถุประสงค์ นโยบายของสำนักงาน มาตรการที่เป็นกลไกในการติดตามผลในสำนักงาน สิ่งที่ควรพิจารณาในกระบวนการติดตามผล ขบวนการติดตามผล

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง (ต่อ) หัวข้อที่เกี่ยวข้อง (ต่อ) ความร่วมมือของหุ้นส่วนและบุคลากร ในสำนักงาน การประเมินผลและหลักฐาน รายงานของการติดตามผล การสื่อสารถึงข้อบกพร่องและการแก้ไข

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง (ต่อ) หัวข้อที่เกี่ยวข้อง (ต่อ) กรณีที่พบรายงานที่เสนอไปขาดความเหมาะสมหรือละเว้นกระบวนการที่จำเป็น บทลงโทษกรณีที่ไม่ทำตามนโยบายของสำนักงาน ตัวอย่างประเภทการติดตามผล

วัตถุประสงค์ของการติดตามผล เพื่อให้มั่นใจว่า สนง. และบุคลากรได้ปฏิบัติตาม มตฐ. วิชาชีพ ระเบียบข้อบังคับ และกฎหมาย สนง. ได้เสนอรายงานที่เหมาะสม นโยบายและวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับระบบ QC ได้มีการออกแบบและใช้อย่างเหมาะสม

นโยบายของสำนักงาน จัดให้มีกระบวนการประเมินและติดตามผล การปฏิบัติตามนโยบาย และวิธีปฏิบัติที่ เกี่ยวข้องกับระบบ QC เพื่อแก้ไข ข้อบกพร่อง จัดให้มีการจัดการข้อร้องเรียนและข้อ กล่าวหาทั้งจากภายในและภายนอกอย่าง ทันท่วงที

มาตรการป้องกันที่เป็นกลไกในการติดตามผล จัดให้มีการอบรมทั้งภายในและภายนอก กำหนดให้หุ้นส่วนและบุคลากรวิชาชีพรู้ เข้าใจ และทำตามนโยบายและวิธีปฏิบัติ ในการสอบทานงาน การสอบทานคุณภาพ งาน และการอนุมัติของ Engagement Partner

มาตรการป้องกันที่เป็นกลไกในการติดตามผล ประกาศนโยบายว่า ห้ามเผยแพร่ข้อมูลใดๆ ในงบการเงินของลูกค้าจนกว่าจะมีการอนุมัติในทุกขั้นตอนครบแล้ว กำหนดให้มีมาตรฐานเกี่ยวกับระบบการควบคุมขั้นตอนการทำงานให้สำเร็จ ซึ่งต้อง มีการระบุว่ามีขั้นตอนใดบ้างที่ต้องผ่านการอนุมัติ

มาตรการป้องกันที่เป็นกลไกในการติดตามผล กำหนดให้ Engagement Partner และ EQCR ทำหน้าที่ในการดูแลติดตามว่ามี การอนุมัติอย่างเหมาะสม กำหนดให้หุ้นส่วนและบุคลากรวิชาชีพแจ้งแก่ผู้ดูแล QC ในสำนักงาน เมื่อพบการกระทำผิดนโยบายอย่างสำคัญ หรือผิดเล็กน้อยแต่บ่อยครั้ง

มาตรการป้องกันที่เป็นกลไกในการติดตามผล ประเมินขอบเขตการสอบทานที่ดำเนินการโดยสถาบันวิชาชีพหรือหน่วยงานกำกับ ของรัฐ เพื่อให้เข้าใจในความสำคัญของ เรื่องที่ถูกสอบทาน

สิ่งที่ควรพิจารณาในการติดตามผล สำนักงานและบุคลากรได้ปฏิบัติตามนโยบายและวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับ QC มตฐ. ระเบียบข้อบังคับ และกฎหมายมากน้อยเพียงใด ความเพียงพอและเกี่ยวข้องของนโยบายและวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับ QC นโยบายและวิธีปฏิบัติของสนง. สอดคล้องกับ มตฐ.วิชาชีพ และกฎหมายในปัจจุบันเพียงใด

สิ่งที่ควรพิจารณาในการติดตามผล วัฒนธรรมของสำนักงานในการควบคุมคุณภาพและจรรยาบรรณ ความสำเร็จของการอบรมและการพัฒนาการทางวิชาชีพ นโยบายและวิธีปฏิบัติของสำนักงานที่เกี่ยวกับการฝึกอบรมได้พิจารณาถึงผลตอบกลับอย่างไรบ้าง

สิ่งที่ควรพิจารณาในการติดตามผล ความเหมาะสมของคู่มือและแหล่งข้อมูลทางเทคนิคที่สนง. จัดให้แก่บุคลากร การตัดสินใจเกี่ยวกับการตอบรับงานและการคงไว้ซึ่งความสัมพันธ์กับลูกค้า และงานที่มีลักษณะเฉพาะ กระบวนการตรวจสอบภายในสำนักงาน มีประสิทธิผลหรือไม่

สิ่งที่ควรพิจารณาในการติดตามผล เนื้อหา จังหวะเวลา และประสิทธิผลของการสื่อสารกับบุคลากรในสำนักงานในประเด็น QC ในกรณีที่พบจุดบกพร่องได้มีการพิจารณาเพื่อแก้ไขและปรับปรุงระบบอย่างไรบ้าง พิจารณาความมีประสิทธิผลในการติดตามผลเมื่อขบวนการตรวจสอบสิ้นสุดลง

ขบวนการติดตามผล ต้องมีการตรวจสอบเพื่อประเมินผลระบบ QCของสำนักงานอย่างต่อเนื่อง งานที่เสร็จแล้วของ Engagement Parner แต่ละคนต้องได้รับการประเมินอย่างน้อยหนึ่งงานในรอบการประเมินหนึ่งๆ

ขบวนการติดตามผล ช่วงระยะเวลาแต่ละรอบต้องไม่เกิน 3 ปีขึ้นกับ ขนาดของสำนักงาน ทำเลที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ และจำนวนสาขา ผลของวิธีติดตามผลในครั้งก่อน ความเสี่ยงของลูกค้าและงานที่ มีลักษณะเฉพาะ

ขบวนการติดตามผล ช่วงระยะเวลาแต่ละรอบต้องไม่เกิน 3 ปีขึ้นกับ ลักษณะความซับซ้อนขององค์กรและวิธีปฏิบัติ อำนาจของบุคลากรและสำนักงานในการตรวจสอบและประเมินกรณีมีสำนักงานใหญ่

ขบวนการติดตามผล มอบหมายให้บุคคลซึ่งมีประสบการณ์และได้รับมอบอำนาจอย่างเพียงพอและเหมาะสมรับผิดชอบกระบวนการติดตามผล ผู้ที่ทำการตรวจสอบและประเมินงานต้องไม่ใช่ Engagement Partner หรือ EQCR ของงานที่ถูกตรวจสอบและประเมินนั้นๆ

ขบวนการติดตามผล ห้ามมีการประเมินงานซึ่งกันและกันระหว่างผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน เพื่อป้องกันการสมยอมกันทำให้ผลที่เกิดจากการประเมินผิดไปจากความเป็นจริง ต้องไม่มีการแจ้งล่วงหน้าถึงงานที่เลือกมาตรวจสอบเพื่อประเมิน

ขบวนการติดตามผล ขอบเขตการตรวจสอบและติดตามผลขึ้นกับ ผลที่ได้จากการติดตามผลในครั้งก่อน จุดอ่อนที่พบจากการประเมินของผู้ดูแลกระบวนการติดตามผลที่มีต่อระบบ QC จำนวนและระดับความเสี่ยงของลูกค้าและงานที่มีลักษณะเฉพาะ

ขบวนการติดตามผล ขอบเขตการตรวจสอบและติดตามผลขึ้นกับ ผลกระทบต่อธุรกิจที่เกิดจากสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจหรือจากเปลี่ยนแปลงของสภาวะเศรษฐกิจ (ระดับประเทศ/โลก) หรือ ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงของมาตรฐานวิชาชีพ ระเบียบข้อบังคับ และข้อกำหนดของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ขบวนการติดตามผล ในกรณีที่การติดตามผลกระทำโดยสำนักงานใหญ่ หรือบุคคลภายนอกโปรแกรมการตรวจสอบและติดตามผลควรถูกพิจารณา อย่างเป็นอิสระ และไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมเดียวกันกับสาขา หรือของสำนักงานเอง

ขบวนการติดตามผล ในกรณีสำนักงานขนาดเล็กผู้ติดตามผลอาจเป็น ผู้ที่รับผิดชอบในการออกแบบและแนะนำ การใช้นโยบายและวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับ QC ในสำนักงาน (ไม่แนะนำเพราะอาจไม่อิสระพอ) ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการสอบทานหรือควบคุมคุณภาพงาน (EQCR) (ของคนละงานกัน ไม่ใช่บุคคลในทีมงานตรวจสอบ)

ขบวนการติดตามผล ในกรณีสำนักงานขนาดเล็ก ผู้ติดตามผลอาจเป็น คัดเลือกจากบุคคลภายนอกที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ร่วมแบ่งปันทรัพยากรบุคคลกับสำนักงานอื่น ที่เหมาะสม เพื่อกิจกรรมการติดตามผล

ขบวนการติดตามผล สื่อสารไปยัง Engagement Partner และบุคคลที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ และบุคคลอื่นที่เหมาะสม เพื่อแจ้งข้อบกพร่องที่ตรวจพบและข้อเสนอแนะ ปกติการรายงานข้อบกพร่องถึงบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้รับผิดชอบงานที่ได้รับการประเมิน ไม่ต้องระบุลักษณะเฉพาะของงานนั้นๆ (บางกรณีก็จำเป็น)

ความร่วมมือของหุ้นส่วนและบุคลากร หุ้นส่วนและบุคลากรวิชาชีพทุกคนต้องร่วมมือกับผู้ติดตามผล และให้ความสำคัญกับข้อบกพร่อง ที่พบและคำแนะนำของผู้ติดตามผล กรณีที่ไม่เห็นด้วย หรือไม่ดำเนินการในสิ่งที่ ตรวจพบโดยผู้ติดตามผล จะต้องได้รับการแก้ไขผ่านกระบวนการแก้ไขความขัดแย้ง โดยมีผู้ดูแลการควบคุมคุณภาพในสำนักงานเป็นผู้ชี้ขาด

การประเมินและหลักฐาน ประเมินว่านโยบายและวิธีปฏิบัติด้าน QC ได้ออกแบบและใช้อย่างเหมาะสม สอดคล้อง เพียงพอ และปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพ สม่ำเสมอและต่อเนื่อง การประเมินว่าสำนักงานได้ปฏิบัติตาม มตฐ. ระเบียบและข้อกำหนดรัฐ และ กม. ที่เกี่ยวข้อง

การประเมินและหลักฐาน การประเมินว่ารายงานที่ออกมีความเหมาะสม ในสถานการณ์นั้นๆ การประเมินว่างานที่ทำมีหลักฐาน และการบันทึกอย่างเพียงพอและเหมาะสม การประเมินว่ามีการหารืออย่างเพียงพอและเหมาะสมในประเด็นปัญหาที่สำคัญ

การประเมินและหลักฐาน การประเมินว่าสนง.มีวิธีตรวจพบการทำผิดนโยบายและวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับ QC ข้อบกพร่องที่พบ ผลกระทบ และข้อพิจารณาว่าควรแก้ไขอย่างไร แสดงรายละเอียดการแก้ไข ผลการตรวจสอบและข้อสรุปที่จะแจ้งแก่ สนง. พร้อมคำแนะนำสำหรับการแก้ไข หรือการเปลี่ยนแปลงที่ต้องทำ

รายงานของการติดตามผล สนง. ต้องสื่อสารไปยัง Partner หรือ Engagement Partner ที่เกี่ยวข้อง และบุคคลอื่นที่เหมาะสม รวมทั้งผู้บริหารสูงสุด เกี่ยวกับข้อบกพร่องที่ตรวจพบจากกระบวนการติดตามผลทุกครั้ง (แม้ว่าในมาตรฐานจะกำหนดอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง) รวมทั้งข้อเสนอแนะในการแก้ไขโดยอย่างน้อยต้องดำเนินการดังนี้

รายงานของการติดตามผล คำอธิบายกระบวนการติดตามผลที่ปฏิบัติ ผลสรุปที่ได้รับจากกระบวนการติดตามผล อธิบายถึงความบกพร่องที่เกิดจากระบบ ที่เกิดซ้ำซาก หรือข้อบกพร่องอื่นๆ และข้อแนะนำเกี่ยวกับการแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านั้น

รายงานของการติดตามผล Engagement Partner ควรได้ประชุมหารือกันเกี่ยวกับรายงานที่ได้รับ ร่วมกับคนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อพิจารณาการแก้ไขประเด็นที่เกิดขึ้น และหรือหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนระบบ QC ความรับผิดชอบ การลงโทษ ตลอดจนการรับรู้ถึงปัญหาต่างๆ ที่ต้องดำเนินการให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

ข้อมูลที่คาดหวังเพิ่มจากรายงานติดตามผล จำนวนงานแบ่งตามประเภทลูกค้า จำนวนข้อบกพร่องแต่ละประเภทตามจำนวนงานลูกค้าที่ตรวจสอบ ข้อคิดเห็นทั่วไปจากการตรวจสอบ ข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นเหมือนๆ กัน ในสำนักงาน ประเด็นที่ควรต้องแก้ไขระบบการควบคุมคุณภาพและแนวทางปฏิบัติของสำนักงาน

ข้อมูลที่คาดหวังเพิ่มจากรายงานติดตามผล ข้อแนะนำในการแก้ไขปรับปรุงนโยบายของสำนักงาน เรื่องที่ควรนำเสนอหุ้นส่วนหรือผู้สอบบัญชีที่รับผิดชอบงานที่ถูกตรวจสอบนั้นๆ ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับวัฒนธรรมการควบคุมภายในขององค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุดจนถึงระดับพนักงานทั่วไป

ข้อมูลที่คาดหวังเพิ่มจากรายงานติดตามผล ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับขบวนการพัฒนาด้านวิชาชีพและการฝึกอบรมพนักงาน มุมมองต่อนโยบายและระบบการควบคุมภายในของสำนักงานในปัจจุบัน มุมมองที่มีต่อกระบวนการประเมินการควบคุมคุณภาพที่เกิดขึ้นในระหว่างปี

ข้อมูลที่คาดหวังเพิ่มจากรายงานติดตามผล สิ่งที่พบจากการติดตามและประเมินผล เช่นนโยบายที่ไม่เพียงพอ หรือไม่เป็นไปตามมาตรฐานในปัจจุบัน การไม่ปฏิบัติตามนโยบาย บันทึกย่อเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในวงการวิชาชีพ หรือมาตรฐานของวิชาชีพ

การสื่อสารถึงข้อบกพร่องและการแก้ไข ข้อบกพร่องด้านโครงสร้าง เกิดซ้ำกับทุกคนแต่ไม่สามารถพบได้ในขณะปฎิบัติงาน ข้อบกพร่องด้านความเป็นอิสระ conflict of interest ผู้ติดตามผลควรแจ้งหุ้นส่วนหรือบุคลากรที่ดูแลเรื่อง QC และฝ่ายจัดอบรม

การสื่อสารถึงข้อบกพร่องและการแก้ไข ข้อบกพร่องเฉพาะราย ต้องกำหนดมาตรการลงโทษที่รุนแรงกรณี จงใจฝ่าฝืน มีการกำกับดูแลเป็นพิเศษกับหุ้นส่วนหรือบุคลากรบางคน เช่น จำกัดประเภทงานที่ ให้ทำได้ หรือต้องมีคนอื่นช่วยสอบทานงาน

เมื่อพบรายงานสอบบัญชีเสนอไม่เหมาะสม แจ้งผู้ดูแลการควบคุมคุณภาพในสำนักงาน ผู้ดูแลการควบคุมคุณภาพอาจแต่งตั้งคณะทำงานหาผลกระทบที่เกิดขึ้น และเพื่อหาแนวทางแก้ไข ผู้ดูแลการควบคุมคุณภาพอาจหารือที่ปรึกษากฎหมาย

เมื่อพบรายงานสอบบัญชีเสนอไม่เหมาะสม หารือสถาบันวิชาชีพ เพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับแนวทางที่เหมาะสมในการแก้ไขข้อบกพร่อง หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ดำเนินการให้เป็นไปตามที่กำหนดในมาตรฐานวิชาชีพ ระเบียบข้อบังคับ และข้อกำหนดของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ภายใต้การกำกับของผู้ดูแลการควบคุมคุณภาพ หรือที่ปรึกษากฎหมาย

บทลงโทษกรณีไม่ทำตามนโยบายสนง. แต่งตั้งคณะทำงานที่มีประสบการณ์และเป็นอิสระจากเรื่องที่ถูกต้องเรียน ทำการสอบข้อเท็จจริง กรณีที่จำเป็นอาจให้ที่ปรึกษากฎหมายของสำนักงาน หรือจากภายนอกเข้าร่วมคณะทำงาน บันทึกโดยย่อข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่องที่เกิดขึ้น และประเภทงานที่เกี่ยวข้อง

บทลงโทษกรณีไม่ทำตามนโยบายสนง. ให้พิจารณาข้อเท็จจริง สถานการณ์แวดล้อม มาตรฐานวิชาชีพ และข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง กำหนดแนวทางและวิธีการสอบข้อเท็จจริง รวมทั้งพิจารณาว่าได้มีการปฏิบัติตามนโยบายและวิธีปฏิบัติ ในการควบคุมคุณภาพของสำนักงานหรือไม่

บทลงโทษกรณีไม่ทำตามนโยบายสนง. พิจารณาว่านโยบายและแนวทางปฏิบัติของสนง.เหมาะกับเรื่องที่กำลังสอบข้อเท็จจริงหรือไม่ จัดทำรายงานข้อบกพร่องต่างๆ ที่พบจาก การสอบข้อเท็จจริง เสนอแนวทางการลงโทษตามนโยบายของสำนักงาน เพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจดำเนินการในขั้นสุดท้ายตามขั้นตอนของสำนักงานต่อไป

บทลงโทษกรณีไม่ทำตามนโยบายสนง. พิจารณาว่านโยบายและแนวทางปฏิบัติของสนง.เหมาะกับเรื่องที่กำลังสอบข้อเท็จจริงหรือไม่ จัดทำรายงานข้อบกพร่องต่างๆ ที่พบจากการสอบข้อเท็จจริง เสนอแนวทางการลงโทษตามนโยบายของสำนักงาน เพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจดำเนินการในขั้นสุดท้ายตามขั้นตอนของสำนักงานต่อไป

ตัวอย่างประเภทการติดตาม องค์กรและการควบคุม (หน้า 9) กระบวนการทางเทคโนโลยีสารสนเทศและ ความปลอดภัยของสารสนเทศ (หน้า 10) ทรัพยากรบุคคล (หน้า 10) การควบคุมการทำงานและการตรวจสอบ/ สอบทานงาน (หน้า 11)

ตัวอย่างประเภทการติดตาม กระดาษทำการและการบันทึกข้อมูล (หน้า 12) ข้อร้องเรียนจากลูกค้า (หน้า 13) การสอบทานการปฏิบัติตามนโยบายและวิธีปฏิบัติการควบคุมคุณภาพของสำนักงาน (หน้า 13)