การประชุมเชิงปฏิบัติการ เพื่อทบทวนระบบการควบคุมภายใน วันพฤหัสบดีที่ 27 ตุลาคม พ.ศ. 2559 หน่วยตรวจสอบภายใน มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

การควบคุมภายในคืออะไร? กระบวนการที่ผู้กำกับดูแล ฝ่ายบริหาร และบุคลากรทุกระดับขององค์กรจัดให้มีขึ้นเพื่อความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่า การดำเนินงานขององค์กรจะบรรลุวัตถุประสงค์

การควบคุมภายใน ดีอย่างไร? การควบคุมภายในช่วยให้มั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่า 1 การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ ประหยัด มีประสิทธิผล และบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย 2 มีการดูแลทรัพย์สิน การป้องกันความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล และการทุจริต 3 จัดให้มีและดำรงไว้ซึ่งข้อมูลทางการเงินและการบริหารที่เชื่อถือได้และทันเวลา 4 มีการปฏิบัติตามระเบียบ กฎหมาย คำสั่ง นโยบาย สัญญา

แนวคิดเกี่ยวกับการควบคุมภายใน 1. แทรกหรือแฝงอยู่ในการปฏิบัติงานตามปกติ 2. บุคลากรทุกระดับมีส่วนร่วมในการ ทำให้มีระบบการควบคุมเกิดขึ้น 3. ให้ความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลเท่านั้น

ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารต่อการควบคุมภายใน ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับรองลงมาทุกระดับ

ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารต่อการควบคุมภายใน 1. รับผิดชอบโดยตรงในการจัดให้มีการควบคุมภายใน ที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ในระดับที่น่าพอใจอยู่เสมอ หน้าที่ของ ผู้บริหารระดับสูง 2. ประเมินผลการควบคุมภายในของ หน่วยงาน 3. กำหนดให้หน่วยตรวจสอบภายใน เป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมภายใน

ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารต่อการควบคุมภายใน 1. จัดให้มีการควบคุมภายในของส่วนงาน ที่ตนรับผิดชอบ หน้าที่ของ ผู้บริหารระดับรองลงมาทุกระดับ 2. สอบทานการปฏิบัติงานที่ใช้ในหน่วยงาน ที่ตนรับผิดชอบ 3. ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงการควบคุมภายใน ให้รัดกุม

ทำอย่างไร? มาตรฐานการควบคุมภายใน จัดให้มีสภาพแวดล้อมการควบคุมที่ดี (Control Environment) ประเมินความเสี่ยงอย่างเหมาะสม (Risk Assessment) จัดกิจกรรมควบคุมอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล (Control Activities) จัดระบบสารสนเทศและสื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ (Information and Communication) ติดตามประเมินผล (Monitoring)

สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment) หมายถึง ปัจจัยและสภาวะต่าง ๆ ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการควบคุมภายในองค์การ ประกอบด้วยปัจจัยต่าง ๆ เช่น รูปแบบและปรัชญาการทำงานของฝ่ายบริหาร ความซื่อสัตย์และจริยธรรมของผู้กำกับดูแล ฝ่ายบริหารและบุคลากรขององค์การ โครงสร้างการจัดองค์การ การมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ นโยบายและการบริการทรัพยากรบุคคล ความรู้ ความสามารถ และทักษะของบุคลากร

การประเมินความเสี่ยง ความเสี่ยง หมายถึง โอกาส ที่จะเกิดเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์ที่ทำให้งานไม่ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ความผิดพลาด ความเสียหาย ความสูญเปล่า การรั่วไหล การสิ้นเปลือง การทุจริต

กิจกรรมการควบคุม กิจกรรมการควบคุม หมายถึง นโยบายและวิธีการต่างๆ ที่ฝ่ายบริหารกำหนดให้บุคลากรปฏิบัติ เพื่อลดหรือควบคุมความเสี่ยง และได้รับการสนองตอบโดยมีการนำไปปฏิบัติ ควรแฝงอยู่ในกระบวนการทำงานตามปกติ สามารถลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับยอมรับได้ ต้นทุนต้องคุ้มกับผลประโยชน์ เพียงพอเหมาะสมโดยไม่มากเกินจำเป็น มีการติดตามประเมินผลเป็นระยะ

กิจกรรมการควบคุม ในเบื้องต้นจะต้องแบ่งแยกหน้าที่งานภายในหน่วยงานอย่างเหมาะสม ไม่มอบหมายให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งมีหน้าที่เป็นผู้รับผิดชอบปฏิบัติงานที่สำคัญ หรืองานที่เสี่ยงต่อความเสียหายตั้งแต่ต้นจนจบ แต่ถ้ามีความจำเป็นให้กำหนด กิจกรรมการควบคุมอื่นที่มีความเหมาะสมทดแทน

สารสนเทศและการสื่อสาร สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทางการเงิน และ ข้อมูลข่าวสารอื่น ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานขององค์กร ทั้งที่เป็นข้อมูลจากแหล่งภายใน และภายนอกองค์กร การสื่อสาร หมายถึง การส่งสารสนเทศระหว่างบุคลากร

สารสนเทศและการสื่อสาร ฝ่ายบริหาร ต้องจัดให้มีสารสนเทศอย่างเพียงพอ และสื่อสารให้ฝ่ายบริหารและบุคลากรอื่น ๆ ที่เหมาะสมทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน ซึ่งจำเป็นต้องใช้สารสนเทศนั้นในรูปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา

การติดตามประเมินผล การติดตามประเมินผล หมายถึง กระบวนการประเมินคุณภาพการปฏิบัติงาน และประเมินประสิทธิผลของการควบคุมภายในที่วางไว้ อย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ โดยอาจอยู่ในรูปของ การติดตามผลระหว่างการปฏิบัติงาน การประเมินผลเป็นรายครั้ง การประเมินการควบคุมด้วยตนเอง (Control Self Assessment) การประเมินการควบคุมอย่างเป็นอิสระ (Independent Assessment)

สาระสำคัญของระเบียบ ค.ต.ง. ว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.2544 ส่วนที่ 1 ตัวระเบียบ ระเบียบข้อ 5 ฝ่ายบริหารเป็นผู้รับผิดชอบนำมาตรฐานการควบคุมภายใน ท้ายระเบียบนี้ไปใช้เป็นแนวทางจัดวางระบบการควบคุมภายในให้แล้วเสร็จภายใน 1 ปี และรายงานความคืบหน้าทุก 60 วัน ระเบียบฯข้อ 6 รายงานเกี่ยวกับการควบคุมภายในอย่างน้อยปีละครั้ง

สาระสำคัญของระเบียบ ค.ต.ง. ว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.2544 ส่วนที่ 2 มาตรฐานการควบคุมภายใน ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีองค์ประกอบของการควบคุมภายใน 5ประการในการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน

ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนด มาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.2544 ข้อ 6 “ให้ผู้รับตรวจรายงานต่อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ผู้กำกับดูแล และคณะกรรมการตรวจสอบเกี่ยวกับการควบคุมภายในอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้งภายในเก้าสิบวันนับจากวันสิ้นปีงบประมาณหรือปีปฏิทินแล้วแต่กรณี เว้นแต่การรายงานครั้งแรกให้กระทำภายในสองร้อยยี่สิบวันนับจากวันวางระบบการควบคุมภายในแล้วเสร็จ”

กำหนดเวลาในการรายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6 รายงานอย่างน้อยปีละครั้ง ทุกปี รายงานครั้งแรกภายใน 240 วัน นับจากวันวางระบบการควบคุมภายในแล้วเสร็จ (ภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ 2547 ปัจจุบันขยายไปถึงสิ้นเดือน ธันวาคม 2547) ครั้งต่อไป รายงานภายใน 90 วัน นับจากวันสิ้นปี งบประมาณ (ภายในสิ้นเดือนธันวาคมของทุกปี) หรือปีปฏิทิน (ภายในสิ้นเดือนมีนาคมของทุกปี) แล้วแต่กรณี

กำหนดเวลาในการรายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6 โดยมีรายละเอียดดังนี้ 1 ทำความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของหน่วยรับตรวจที่ใช้อยู่มีมาตรฐานตามระเบียบนี้หรือไม่ 2 รายงานผลการประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน ในการบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด รวมทั้งข้อมูลสรุปผลการประเมินแต่ละองค์ประกอบของการควบคุมภายในประกอบด้วย (ก) สภาพแวดล้อมของการควบคุม (ข) การประเมินความเสี่ยง (ค) กิจกรรมการควบคุม (ง) สารสนเทศและการสื่อสาร (จ) การติดตามประเมินผล 3 จุดอ่อนของระบบการควบคุมภายใน พร้อมข้อเสนอแนะและแผนการปรับปรุงระบบ การควบคุมภายใน

หน่วยตรวจสอบภายใน มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ Thank You ! หน่วยตรวจสอบภายใน มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์