ดาวน์โหลดงานนำเสนอ
งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ
1
โครงการพัฒนา (Cross Function) กลุ่ม Tsunami2
2
โครงการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่ายเงิน
ของสำนักงานจัดการทรัพย์สิน ประกอบด้วย ฝ่ายบัญชีและการเงิน ส่วนการพัสดุ ส่วนสัญญาและคดีพิเศษ ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ
3
ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ
สำนักงานจัดการทรัพย์สิน มีหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารจัดการพื้นที่เขตพาณิชย์ อันประกอบไปด้วยพื้นที่สยามสแควร์ พื้นที่สวนหลวงสามย่าน พื้นที่ตลาดสามย่าน พื้นที่จัตุรัสจามจุรี พื้นที่สยามกิตติ์ ซึ่งเป็นพื้นที่ต้องให้บริการแก่ผู้เช่าและลูกค้าผู้มาใช้บริการให้เกิดความพึงพอใจในการใช้บริการ ดังนั้นการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพและแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วเพื่อแข่งขันกับเอกชนในธุรกิจเดียวกันถือเป็นยุทธศาสตร์ที่สำคัญของสำนักงานจัดการทรัพย์สินการดำเนินงานของการจัดซื้อเพื่อแก้ไขปัญหาจึงอาจทำให้ขาดขั้นตอนและวิธีการที่ครบถ้วนสมบูรณ์ การจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่ายเงินของสำนักงานจัดการทรัพย์สิน (วงเงินเกิน 100,000 บาท แต่ไม่เกิน 2,000,000 บาท) มีหลายหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และเกิดปัญหาในขั้นตอนการจัดซื้อระหว่างหน่วยงาน จากการดำเนินงานที่ผ่านมาส่วนใหญ่เกิดความล่าช้าในการจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่ายเงิน ทำให้เกิดข้อร้องเรียนและความไม่พึงพอใจของผู้รับบริการ จากการเก็บข้อมูลในช่วงระยะเวลา ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 53 ถึง 1 สิงหาคม 54 จำนวนการซื้อทั้งหมด 13 เรื่อง พบปัญหาในกรณีต่าง ๆ จำนวน 4 เรื่อง ดังนี้ 1. จัดซื้อไม่ทันตามเวลาที่ต้องการ 2. จัดซื้อไม่เป็นไปตามแผนการใช้งบประมาณ 3. ผู้ขายได้รับเงินล่าช้า 4. ดำเนินการจัดซื้อไปก่อนการจัดทำเอกสาร
4
VSM (ก่อนทำ Lean)
5
กระบวนการที่นำมาพัฒนา (VSM)
6
สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา
7
เป้าหมายและตัวชี้วัด
1. เพื่อจัดซื้อให้ทันตามเวลาที่ต้องการ ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 90 2. เพื่อให้การจัดซื้อเป็นไปตามแผนงบประมาณ ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 90 3. เพื่อลดระยะเวลาการจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่าย ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 20 4. เพื่อสร้างความพึงพอใจของผู้รับบริการ (ได้แก่ ผู้ขาย/ผู้บริหาร/พนักงาน) ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 85
8
สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ
ลดขั้นตอนกระบวนการจัดซื้อ จาก 126 ขั้นตอน เหลือ 90 ขั้นตอน ลดลงร้อยละ 29 2. จัดอบรมให้ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อ 3. ปรับปรุงคู่มือการจัดซื้อในระบบ Oracle ให้เข้าใจ วิธีปฏิบัติง่ายขึ้นและทำขึ้นระบบ intranet ใน Website ของสำนักงาน
9
VSM จัดซื้อ (หลังทำ Lean)
10
ผลลัพธ์ของการพัฒนา ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ (ข้อมูลเปรียบเทียบรายเดือน หรือ ก่อนและหลังการปรับปรุง) 1. การจัดซื้อให้ทันตามเวลาที่ต้องการ ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 90 - ผลลัพธ์ที่ได้ ร้อยละ 100 (เก็บข้อมูล ตั้งแต่ 1 ส.ค. 54 ถึงวันที่ 31 ธ.ค. 54 หลังจากเริ่มดำเนินการตามระบบมาตรฐาน) 2. การจัดซื้อเป็นไปตามแผนงบประมาณ ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 90 - ผลลัพธ์ที่ได้ ร้อยละ 90 (งบประมาณปี 2554) - ผลลัพธ์ที่ได้ ร้อยละ 20 (งบประมาณปี 2555 ตั้งแต่ 1 ต.ค. 54 ถึงวันที่ 31 ธ.ค. 54) 3. การลดระยะเวลาการจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่าย ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 20 - ผลลัพธ์คือ ลดระยะเวลาได้ร้อยละ 65.96 4. การสร้างความพึงพอใจของผู้รับบริการ (ได้แก่ ผู้ขาย/ผู้บริหาร/พนักงาน) ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 85
11
สรุปการปรับเปลี่ยนขั้นตอน
ขั้นตอนเดิม 126 ขั้นตอน ขั้นตอนใหม่ 83 ขั้นตอน นับตั้งแต่ได้รับเรื่อง 90 ขั้นตอน นับตั้งแต่ต้นเรื่อง
12
สรุปการลดระยะเวลา นับตั้งแต่ได้รับเรื่อง
รวมระยะเวลา (ขั้นตอนเดิม) P/T = 1 เดือน 11 วัน 3 ชั่วโมง 57 นาที D/T = 8 เดือน 12 วัน 4 ชั่วโมง 46 นาที รวมระยะเวลา (ขั้นตอนใหม่) P/T = 1 เดือน 16 วัน 3 ชั่วโมง 53 นาที D/T = 6 เดือน 14 วัน 4 ชั่วโมง VSM ขั้นตอนที่ 8 ถึง ขั้นตอนที่ 90
13
สรุปการลดระยะเวลา นับตั้งแต่ต้นเรื่อง
รวมระยะเวลา (ขั้นตอนเดิม) P/T = 1 เดือน 11 วัน 3 ชั่วโมง 57 นาที D/T = 8 เดือน 12 วัน 4 ชั่วโมง 46 นาที รวมระยะเวลา (ขั้นตอนใหม่) P/T = 1 เดือน 17 วัน 24 ชั่วโมง 24 นาที D/T = 6 เดือน 8 วัน 6 ชั่วโมง VSM ขั้นตอนที่ 1 ถึง ขั้นตอนที่ 90
งานนำเสนอที่คล้ายกัน
