กลุ่มเครือข่ายแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิชาชีพ: กิจการต่างประเทศ

งานนำเสนอเรื่อง: "กลุ่มเครือข่ายแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิชาชีพ: กิจการต่างประเทศ"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 กลุ่มเครือข่ายแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิชาชีพ: กิจการต่างประเทศ
กลุ่มเครือข่ายแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิชาชีพ: กิจการต่างประเทศ โครงการ “ลดขั้นตอนการให้บริการการ ต่อวีซ่าของนิสิตชาวต่างประเทศ ที่ศึกษาในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย”

2 เป้าหมายและตัวชี้วัด
ที่มาของโครงการ การให้บริการต่อวีซ่ามีความล่าช้า มีความเสี่ยงต่อการต่อวีซ่าไม่ทันกำหนด ส่งผลให้ไม่เป็นที่ประทับใจของผู้รับบริการ (นิสิตต่างชาติ) ตัวชี้วัด: 1. จำนวนขั้นตอนและระยะเวลาในการให้บริการ (ลดลงอย่างน้อย 30 %) 2. ร้อยละของจำนวนนิสิตต่างชาติที่ได้รับการต่อ วีซ่าก่อนวีซ่าหมดอายุ (100 %) 3. ผลการประเมินความพึงพอใจของนิสิตต่างชาติ ต่อการให้บริการอยู่ในระดับดีและดีมาก (ไม่ต่ำกว่า 80 %) ขั้นตอนการให้บริการลดลงอย่างน้อย 30 % และมีระบบสารสนเทศแจ้งเตือนก่อนวีซ่า หมดอายุ เป้าประสงค์ นิสิตต่างชาติที่ศึกษาในจุฬาฯ ได้รับการต่อวีซ่าก่อนวีซ่าหมด อายุและมีความประทับใจต่อการ ให้บริการ

3 แผนภูมิสายธารแห่งคุณค่า (VSM)ของกระบวนการให้บริการต่อวีซ่า
START หนังสือตอบรับ เจ้าหน้าที่ร่างหนังสือ รองคณบดีฝ่ายวิเทศฯ ตรวจสอบ เสนอคณบดีลงนาม ส่งสารบรรณออกเลขที่ บันทึก เก็บสำเนาเข้าแฟ้ม กรอกแบบฟอร์มไปรษณีย์ (ส่งหนังสือแบบ Air-mail) ให้นักการไปส่งที่ ไปรษณีย์ (2 รอบต่อวัน) นิสิตติดต่อขอทำ VISA ในประเทศของ เขา นิสิตติดต่อร้องขอให้ ดำเนินการต่อ VISA P/T: 20 นาที P/T: 10 นาที 1 P/T: 5 นาที 5 P/T: ? P/T: 15 นาที FTQ: 90% FTQ: 95% วัน FTQ: 100% ชม FTQ: ? ติดตามบันทึก ส่งบันทึกพร้อม หลักฐานให้สำนักงาน วิรัชกิจ เจ้าหน้าที่ร่างบันทึกฯ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบหลักฐาน พร้อมถ่ายสำเนา passport, VISA กรอกแบบฟอร์มร้อง ขอต่อ VISA 4 P/T: 7 นาที 1 วัน สำนักวิรัชกิจออก หนังสือรับรองนิสิตเพื่อ ต่อ VISA รับหนังสือจาก สำนักงานวิรัชกิจ เก็บสำเนาหนังสือจากสำนักงานวิรัชกิจ ติดต่อนิสิตเพื่อนัดหมาย การจองรถเพื่อพา นิสิตไป ตม. นิสิตนำไปดำเนินการ ต่อ VISA เดินทางกลับโดยสวัสดิ ภาพ เก็บสำเนา VISA ที่ต่อ แล้วของนิสิต บันทึกวันหมดอายุ VISA ในระบบ MIS P/T: 2-3 วัน P/T: 3 นาที P/T: 220 นาที FTQ: FTQ: 98% 1 วัน

4 ผลจากการวิเคราะห์ VSM (กำจัด waste & Delay)
ก่อนทำ LEAN หลังทำ LEAN ลดไป ขั้นตอนการดำเนินการ 19 ขั้นตอน 8 ขั้นตอน 11 ขั้นตอน Process Time (P/T) = 4,725 นาที (78 ชั่วโมง 45 นาที) ~ 3 วัน = 275 นาที (4 ชั่วโมง 35 นาที) Waste: = 4,450 นาที คิดเป็น 94.18% 4,450 x100 4,725 Delays (D) = 3,360 นาที (56 ชั่วโมง) ~ 2 วัน = 0 นาที = 3,360 นาที คิดเป็น % 3,360 x100 3,360 **** สรุป ลดเวลาได้ทั้งหมด 96.60%*** 7,810*100 8,085 (130 ชม 10 นาที ~ 5 วัน) TAT = 8,085 นาที Waste = 7,810 นาที

5 แผนการปรับปรุง (Action Plan) & ผลดำเนินการ
สาเหตุจากราก วิธีแก้ปัญหา ผลดำเนินการ 1.ไม่มีแนวทางการปฏิบัติงานที่ชัดเจน 1.1 จัดทำคู่มือ จะจัดทำคู่มือในโครงการปีงบประมาณ 55 1.2 จัดอบรมเจ้าหน้าที่ 1.มีการจัดอบรมการใช้งานระบบฐานข้อมูล MIS โดย สนง.วิรัชกิจ เมื่อ พ.ค. 54 2.มีการบรรยายพิเศษ “การตรวจลงตรา” จาก เจ้าหน้าที่ ตม. เมื่อ 21 ก.ค. 54 โดย เครือข่ายฯ 1.3 มีระบบสารสนเทศติดตามและแจ้งเตือน มีระบบฐานข้อมูลด้านกิจการต่างประเทศ (MIS) แล้ว 2.ขั้นตอนการให้บริการมาก/ซ้ำซ้อน 2.1 ลดขั้นตอนจาก 19 เหลือ 8 ขั้นตอน ภายหลังการบรรยายพิเศษ “การตรวจลงตรา” 2.2 ให้บริการตามขั้นตอนใหม่ผ่านระบบฐานข้อมูล MIS ในการจัดทำหนังสือรับรองเพื่อต่อวีซ่าจาก สนง.วิรัชกิจ โดยให้คณะฯลงทะเบียนข้อมูลนิสิต สนง.วิรัชกิจ ตรวจสอบล่วงหน้าแจ้งรายชื่อไปยังคณะฯเพื่อยืนยัน และจัดทำหนังสือรับรอง จากเจ้าหน้าที่ ตม. เมื่อ 21 ก.ค. 54 สามารถ 1. ลดขั้นตอนได้อีกจาก 19 เหลือ 8 ขั้นตอน เนื่องจากมีข้อตกลงระหว่าง ตม. กับ สนง.วิรัชกิจ ว่ากรณีการต่อวีซ่าของนิสิตสามารถใช้หนังสือรับรองที่ออกจากคณบดีได้ โดยไม่ต้อง ผ่าน สนง.วิรัชกิจ ของมหาวิทยาลัย 3.ความไม่สะดวกในการติดต่อกับ สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (ตม.) 3.1 กรณีที่มีนิสิตจำนวนมากขอต่อวีซ่า สนง.วิรัชกิจ ขออนุเคราะห์กับ ตม. เพื่อส่ง เจ้าหน้าที่มาให้บริการต่อวีซ่าที่ จุฬาฯ 2. ตม. ยินดีให้บริการต่อวีซ่าให้นิสิตที่จุฬาฯ แต่ต้องมีนิสิตอย่างน้อย 50 คน และสะดวกให้บริการในวันเสาร์ครึ่งวัน หากมีการร้องขอ

6 ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัด ปัญหาและอุปสรรค ผลลัพธ์: (เบื้องต้น)
1. จำนวนขั้นตอนและระยะเวลาในการให้บริการ ผลลัพธ์: ขั้นตอนลดลง % (ลด11 เหลือ 8 จาก 19 ขั้นตอนเดิม) ระยะเวลาลดลง % (จาก 8,085 นาที เหลือ 275 นาที) 2. ร้อยละของจำนวนนิสิตต่างชาติที่ได้รับการต่อ วีซ่าก่อนวีซ่าหมดอายุ ผลลัพธ์: 100 % (จากนิสิต 196 คน) 3. ผลการประเมินความพึงพอใจของนิสิต ต่างชาติต่อการให้บริการอยู่ในระดับดี และดีมาก (ไม่ต่ำกว่า 80 %) ผลลัพธ์: มากกว่า 80 % ปัญหาและอุปสรรค 1. การติดต่อประสานงานกับนิสิต ต่างชาติ 2.บุคลากรวิรัชกิจลาออกและเปลี่ยน แปลงบ่อย 3.การเก็บข้อมูลในทางปฏิบัติจริงใน ส่วนของระยะเวลาการให้บริการ และการประเมินความพึงพอใจ