– Information Technology Management

งานนำเสนอเรื่อง: "– Information Technology Management"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 03603451 – Information Technology Management
Chapter 1 : Information Technology Support of Organization Performance

2 Introduction to Information System
ระบบสารสนเทศคืออะไร ระบบสารสนเทศสามารถให้คำนิยามทางด้านเทคนิคได้ว่าเป็นกลุ่มของส่วนประกอบต่าง ๆ ที่มีความสัมพันธ์กัน (Hardware, Software, Data, Procedure, People, Network) ที่ทำการรวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และกระจายข่าวสารเพื่อสนับสนุนกระบวนการตัดสินใจ การวิเคาระห์ปัญหา และควบคุมองค์กร

3 Information system Interrelated components working together to collect, process, store, and disseminate information to support decision making, coordination, control, analysis, and visualization in an organization. ENVIRONMENT Suppliers Customers ORGANIZATION INFORMATION SYSTEM Processing -Classify -Arrange -Calculate Output (Information) Input (Data) Feedback Regulatory Agencies Stockholders, Partners Competitors

4 กิจกรรมในกระบวนการผลิตสารสนเทศ
กระบวนการผลิตสารสนเทศ ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ แบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนคือ การนำเข้าข้อมูล (input) เป็นการรวบรวมข้อมูลดิบที่มีอยู่ในองค์กรหรือจากสิ่งแวดล้อมภายนอก การประมวลผลข้อมูล (processing) การแปลงรูป (data conversion) เพื่อให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่มีความหมายต่อมนุษย์เพื่อประโยชน์ต่อการวิเคราะห์ (data analysis of raw input) Examples of processing : Calculating, Organizing (collection & storing), Analyzing, Sorting, Searching, Classifying, Summarizing (Report), Transmitting การนำเสนอข้อมูลผลลัพธ์ (output) การนำสารสนเทศที่ได้ออกเผยแพร่ต่อคนในองค์กร หรือต่อสาธารณชน การป้อนกลับข้อมูล (feedback) สารสนเทศอาจจะถูกป้อนกลับมาเป็นอินพุตได้ใหม่ เพื่อสร้างสารสนเทศใหม่ที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้ข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์ ได้มากขึ้น

5 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศอาจไม่มีเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาประมวลผลก็ได้ แต่ใช้การประมวลผลด้วยมือเป็นหลัก (manual process) แต่ในที่นี้จะอธิบายถึงองค์ประกอบสารสนเทศที่พึ่งพาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์เข้ามาเป็นส่วนสำคัญในการประมวลผล ที่เรียกว่า Computer-Based Information System (CBIS)

6 The basic components of Information Systems are :
Computer-Based Information System (CBIS) A computer-based information system is an information system that uses computer and telecommunications technology to perform tasks. (IT is a particular component of a system.) The basic components of Information Systems are : Hardware a set of devices that accepts data and information, processes them, and display them. Software a set of computer programs that enables the hardware to process data. Database an organized collection of related files or records. Network a connecting system that permits the sharing of resource among different computers. Procedures the strategies, policies, methods, and rules for using the IS. People the persons who work with the IS or use its output.

7 Information System Components
Interface Person Computer Data Hardware Person follows instructions in programs follows instructions in procedures Network : a connecting system that permits the sharing or resources among different computers.

8 The differences between data, information, and knowledge.
Data are raw facts or elementary descriptions of things, events, activities, and transactions that are captured, recorded, stored, and classified, but not organized to convey any specific meaning. Information Information is a collection of facts (data) organized in some manner so that they are meaningful to a recipient. In other words, information comes from data that have been processed. Knowledge Knowledge consists of information that has been organized and processed to convey understanding, experiences, accumulated learning, as it applies to a current business problem or process. Information that is processed to extract critical implications and to reflect past experience and expertise provides the recipient with organizational knowledge.

9 ข้อมูลดิบที่ได้จากเคาน์เตอร์เก็บเงินของซุปเปอร์มาร์เก็ต สามารถถูกนำไปประมวลผลและจัดโครงสร้างใหม่เพื่อผลิตข่าวสารที่มีความหมายขึ้นมา ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการวิเคราะห์ข้อมูล การวางแผน และการตัดสินใจของผู้บริหาร 331 Brite Dish Soap 1.29 863 BL Hill Coffee Meow Cat 331 Brite Dish Soap 1.29 Country Ham Mustard Sales Region: Northwest Store: Superstore # 122 ITEMNO DESCRIPTION UNITS SOLD YTD SALES Brite Dish Soap $9,231.24 Data Information

10 Information Systems Classification
หลักเกณฑ์ที่ใช้ในการจำแนกประเภทระบบสารสนเทศในองค์กร แบ่งเป็น 2 หลักเกณฑ์ ดังนี้ Classifying IS based on the organizational level they support. Classifying IS in terms of the organizational function they serve

11 FUNCTIONAL AREAS KIND OF INFORMATION SYSTEM GROUPS SERVED
Classifying IS based on the organizational level they support. Types of information systems. Organizations can be divided into strategic, management, and operational levels and into five major functional areas. Information systems serve each of these levels and functions. KIND OF INFORMATION SYSTEM GROUPS SERVED Strategic Level Senior Managers Management Level Middle Managers Operational Level Managers FUNCTIONAL AREAS Manufacturing Accounting Human Resources Sales and Marketing Finance

12 Classifying IS based on the organizational level they support
ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติการ (Operational-level systems) : เป็นระบบสาระสนเทศที่ช่วยบันทึกรายละเอียดของงานระดับล่างและรายการเปลี่ยนแปลง (transaction) เช่น รายการขายสินค้าแต่ละวันของห้างสรรพสินค้า รายการเงินเครดิต รายการจำนวนสินค้าหรือวัสดุการผลิตในโรงงาน เรคคอร์ดการลงทะเบียนเรียนของนิสิต ระบบนี้มีวัตถุประสงค์หลักในการตอบคำถามสำหรับงาน และรายการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ข้อมูลที่เก็บในระบบนี้มีปริมาณมหาศาล ต้องทันสมัย และถูกต้อง Operational-level systems : support operational managers by keeping track of the elementary activities and transactions of the organization. The principal purpose of IS at this level is to answer routine questions and to track the flow of transactions through the organization. (TPS : Transaction Processing System)

13 ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management-level systems) :
เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาให้เป็นเครื่องมือสำหรับการควบคุม การตัดสินใจ การวางแผนและนโยบาย ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารเน้นในเรื่องการออกรายงานสรุปตามระยะเวลา เช่น รายงานยอดขายรายสัปดาห์ ยอดขายรายเดือนแยกตามประเภทสินค้าและแยกตามสาขา เป็นต้น Management Information System ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารบางระบบสนับสนุนการตัดสินใจในเรื่องที่อยู่นอกเหนือการทำงานตามปกติ ซึ่งมักจะเป็นการตัดสินแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-structured decision) ที่ต้องการข้อมูลข่าวสารหลายรูปแบบ ไม่สามารถโปรแกรมได้ เช่นถ้าต้องเพิ่มค่าจ้างขั้นต่ำเป็น บาทจะส่งผลกระทบต่อรายรับอย่างไร และองค์กรต้องทำอย่างไรเพื่อให้อยู่รอด เช่นการเพิ่มยอดการผลิต ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อตารางการผลิตอย่างไร หรือต้องลดคนงานลงกี่เปอร์เซ็นต์ Decision Support System (DSS)

14 (MIS : Management Information System and
DSS : Decision Support System) Management-level systems : serve the monitoring, controlling, decision-making, and administrative activities of middle managers. This IS typically provide periodic reports rather than instant information of operations. MIS tracks monthly sales figures by sales territory and reports on territories were sales exceed of fall below anticipated levels. Some Management-level systems support semi-routine decision making. They tend to focus on less structured decisions for which information requirements are not always clear. These systems often answer “what-if” questions. Answers to these questions frequently require new data from outside the organization, as well as data from inside that cannot be easily drawn from existing operational-level systems.

15 ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้กำหนดกลยุทธ์ (Strategic-level systems) :
เป็นระบบสาระสนเทศที่ช่วยผู้บริหารระดับสูงในการแก้ปัญหาและกำหนดแนวทางการดำเนินธุรกิจในระยะยาวและแนวโน้มของสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นทั้งในองค์กรและสิ่งแวดล้อมภายนอก การทำงานพื้นฐานของระบบนี้จึงเกี่ยวข้องกับการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายนอกกับความสามารถในการดำเนินธุรกิจขององค์กร เช่น ในอีก 5 ปีข้างหน้า องค์กรควรมีแผนการผลิตอย่างไร ความเพิ่มสาขาใหม่หรือไม่ แผนการจัดการทรัพยากรบุคคลเป็นอย่างไรเพื่อรองรับแผนการผลิต เพื่อผลักดันให้องค์กรดำรงอยู่ได้ท่ามกลางการแข่งขันที่รุนแรง และความผันผวนของปัจจัยที่เกี่ยวข้องบางอย่างที่ควบคุมไม่ได้ Strategic-level systems : help senior management manage strategic issues and long term trends, both in the firm and in the external environment. The principal concern is matching changes in the external environment with existing organizational capability. (ESS : Executive Support System : A system to forecast sales trends over a five-year period serves the strategic level.)

16 Information Systems Classified by the organizational level
ระบบสารสนเทศสำหรับระดับปฏิบัติการ (operational-level) ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (Transaction Processing System :TPS) ระบบสารสนเทศสำหรับการบริหารระดับกลาง (Management-Level) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS) ระบบสารสนเทศสำหรับระดับกลยุทธ์ (Strategic-Level) ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง (Executive Support System : ESS)

17 Management Information
Sales Management Sales Region Analysis Inventory Control Production Scheduling Annual Budgeting Profitability Analysis Human resource Management Turn over Analysis Cost control 5-Year Sales Trend Forecasting 5 – Year Operating Planning Profit Planning Personnel Planning Strategic Level Systems Decision- Support Systems (DSS) Management Level Systems Management Information Systems (MIS) Operational Level Systems Transaction Processing Systems (TPS) Sales and Marketing Manufacturing Human Resources Finance Accounting FUNCTIONAL AREAS ตัวอย่างของระบบ TPS, DSS, MIS, และ ESS แสดงให้เห็นระดับของโครงสร้างองค์กร และหน้าที่การทำงานที่แต่ละระบบสนับสนุน

18 ตัวอย่าง 1 ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control system)
Classifying IS based on the organizational function they serve. ตัวอย่าง 1 ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control system) หน้าที่ฝ่ายการผลิตมีความรับผิดชอบในการผลิตสินค้าและบริการ ดังนั้นหน้าที่ที่ฝ่ายการผลิตรับผิดชอบ จึงเกี่ยวข้องกับการวางแผน การพัฒนา และการบำรุงรักษาสิ่งอำนวยความสะดวกในการผลิต การตั้งเป้าหมายการผลิต ความพร้อมใช้งานของวัตถุที่ใช้ในการผลิต และการจัดตารางการใช้งานอุปกรณ์ สิ่งอำนวยความสะดวก วัตถุดิบและแรงงานที่ต้องการใช้ในการผลิตสินค้า ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายการผลิตต้องสนับสนุนการทำกิจกรรมต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้น

19 Inventory Control system Inventory Status Report
Shipment and order data Inventory Control system Inventory master file Management reports Data elements in Inventory master file Item code Description Price Units on hand Units on order Reorder point Inventory Status Report Report Date: 11/9/2012 Item Code Description Units On Units on Price hand Order P inch Color Monitor P inch Color Monitor P R3000 Color Laser P Outlet Surge Cable P Bit Color Scanner ……… …………………… … ………. Online queries ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายการผลิต นำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนสินค้าที่มีอยู่ในคลังเพื่อให้สามารถสนับสนุนกิจกรรมสำหรับฝ่ายการผลิต

20 ตารางต่อไปนี้แสดงระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายการผลิตที่ใช้งานโดยทั่วไปใน
ระดับปฏิบัติการ ระบบนี้เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ทำงานของกระบวนการผลิต ระดับการบริหารงาน ระบบนี้จะต้องวิเคราะห์และเฝ้าตรวจสอบกระบวนการผลิต ราคาต้นทุนของสินค้าและทรัพยากรการผลิตต่าง ๆ ระดับกลยุทธ์ ต้องกำหนดเป้าหมายการผลิตระยะยาว เช่นจะตั้งโรงงานผลิตสินค้าแห่งใหม่ที่ใด สมควรลงทุนนำเทคโนโลยีการผลิตแบบใหม่เข้ามาใช้ดีหรือไม่ ตัวอย่างระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายการผลิต ระบบงาน คำอธิบาย ระดับในองค์กร การควบคุมเครื่องจักร ควบคุมการทำงานของเครื่องจักรและอุปกรณ์ ระดับปฏิบัติการ การวางแผนการผลิต ตัดสินใจว่าจะผลิตสินค้าเมื่อใดและเป็นจำนวนเท่าใด ระดับการบริหารงาน การหาตำแหน่งที่ตั้งโรงงาน ตัดสินใจหาสถานที่ตั้งโรงงาน ระดับการวางกลยุทธ

21 ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resource system)
Classifying IS based on the organizational function they serve. ตัวอย่าง 2 ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resource system) หน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล มีความรับผิดชอบในการพัฒนา และบำรุงรักษาทรัพยากรบุคคล ระบบนี้สนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ เช่น ระบุพนักงานที่มีศักยภาพสูง บำรุงรักษาข้อมูลที่สมบูรณ์ของพนักงานในปัจจุบัน จัดการฝึกอบรมและพัฒนาหลักสูตรที่ช่วยพัฒนาความสามารถและทักษะของพนักงาน

22 Human Resources System Man Power Allocation and Distribution
Employee data (various departments To payroll Employee master file Human Resources System Management reports Data elements in payroll master file Employee: Number Name Address Department Age Marital status Sex Salary Educational background Job title Date of hire Date of termination Termination reason Online queries Engineering: Man Power Allocation and Distribution Name Department Experience Work Place Date Smith K Production Mechanic Plant /06/2004 Paul W Maintenance Mechanic Plant /05/2007 Nancy A Production Electrical Plant /11/2004 Steward K Production Industrial Plant /8/2005 … ………… ……… …… ……..

23 ตัวอย่างระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ระบบทรัพยากรบุคคล ระดับปฏิบัติการ จัดหาพนักงาน และจัดวางกำลังคน ระดับการบริหารงาน ระบบทรัพยากรบุคคลจะช่วยผู้บริหารเฝ้าตรวจ และวิเคราะห์การจัดหาพนักงาน การวิเคราะห์อัตรากำลัง การประเมิน turn over rate ระดับกลยุทธ์ ระบุคุณภาพของแรงงานที่ต้องการ เช่น ทักษะ ระดับการศึกษา ตำแหน่งงาน จำนวนพนักงานที่ต้องการ และมูลค่าการลงทุน เพื่อให้เป็นไปตามแผนการดำเนินธุรกิจในระยะยาว ตัวอย่างระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล ระบบงาน คำอธิบาย ระดับในองค์กร ระบบฝึกอบรมและพัฒนาแรงงาน การติดตามการฝึกอบรมพนักงาน และการประเมินประสิทธิภาพ ระดับปฏิบัติการ การวิเคราะห์ค่าตอบแทนพนักงาน การกระจายอัตราค่าตอบแทน เงินเดือน และผลประโยชน์ ระดับการบริหารงาน การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ วางแผนอัตรากำลัง และการใช้แรงงานในระยะยาวเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กร ระดับการวางกลยุทธ์

24 ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายขายและการตลาด(Sales and Marketing system)
Classifying IS based on the organizational function they serve. ตัวอย่าง 3 ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายขายและการตลาด(Sales and Marketing system) หน้าที่ของฝ่ายขายและการตลาด รับผิดชอบในการขายสินค้าหรือบริการที่องค์กรผลิตขึ้นมา ส่วนการตลาด เกี่ยวข้องกับการระบุตัวลูกค้าที่จะมาใช้สินค้าหรือบริการ ต้องกำหนดความต้องการของลูกค้า วางแผนการพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ ๆ การรับคำสั่งซื้อ การติดตามการขายเพื่อนำข้อมูลมาพัฒนาคุณภาพ หรือผลิตสินค้าใหม่ ๆ และทำการโฆษณาและส่งเสริมการขายสินค้าและบริการ ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายขายและการตลาดจะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ ข้างต้น

25 ตัวอย่างระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายขายและการตลาด
ระบบที่ถูกใช้ในฝ่ายขายและการตลาด ระดับปฏิบัติการ ระบบฝ่ายขายและการตลาดต้องสามารถกำหนดที่อยู่และการติดต่อไปยังกลุ่มคนที่คาดว่าจะเป็นลูกค้า ติดตามการขาย ประมวลผลรายการขายสินค้า ระดับการบริหารงาน ระบบฝ่ายขายและการตลาดสนับสนุนการวิจัยทางการตลาด การโฆษณาและการส่งเสริมการขาย การตัดสินใจในการกำหนดราคาสินค้า หาวิธีในการรักษา royalty ของลูกค้า ระดับกลยุทธ์ ตรวจแนวโน้มที่จะมีผลกระทบต่อสอนค้า และโอกาสในการขยายฐานลูกค้า สนับสนุนการวางแผนสำหรับสินค้าและบริการใหม่ ตัวอย่างระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายขายและการตลาด ระบบงาน คำอธิบาย ระดับในองค์กร ประมวลผลรายการสั่งซื้อ ป้อนข้อมูล ประมวลผล และติดตามคำสั่งซื้อ ระดับปฏิบัติการ การวิเคราะห์ราคา กำหนดราคาสินค้าและบริการ ระดับการบริหารงาน การคาดคะเนแนวโน้มการขาย วางแผนการขายในระยะยาว ระดับการวางกลยุทธ์

26 Classifying IS based on the organizational function they serve.
ตัวอย่าง 4 ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายการเงินและการบัญชี (Finance and Accounting system) หน้าที่ของฝ่ายการเงินและการบัญชี บริหารจัดการทรัพย์สินขององค์กร เช่น เงินสด หุ้น พันธบัตร และการลงทุนอื่น ๆ เพื่อให้องค์กรได้รับผลตอบแทนสูงสุดจากทรัพย์สินเหล่านี้ หน้าที่ฝ่ายการเงินยังรับผิดชอบเกี่ยวกับการบริหารการลงทุนในภาพรวมขององค์กร เช่น การหาทรัพย์สินใหม่ในรูปของหุ้น พันธบัตร หน้าที่ของฝ่ายบัญชีรับผิดชอบในการรักษาและบริหารจัดการข้อมูลด้านการเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบชำระเงิน ค่าเสื่อมราคา ระบบบัญชีเงินเดือน ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายการเงินและบัญชีต้องสามารถติดตามร่องรอยทรัพย์สิน การไหลเวียนเงินทุน สามารถตอบคำถามสถานะของทรัพย์สินในปัจจุบัน

27 ตารางต่อไปนี้แสดงบางส่วนของระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายการเงินและบัญชี ที่พบเห็นได้ทั่วไปในองค์กรขนาดใหญ่
ระดับปฏิบัติการ ระบบนี้ช่วยติดตามการไหลของเงินทุนผ่านรายการธุรกรรม เช่น การบันทึกรายรับ และรายจ่าย ระดับการบริหารงาน ระบบสารสนเทศนี้ ดูแลและควบคุมทรัพยากรเกี่ยวกับการเงินขององค์กร ระดับกลยุทธ์ สามารถจัดตั้งเป้าหมายการลงทุนในระยะยาว วิเคราะห์สถานะทางการเงินในระยะยาว ตัวอย่างระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายการเงินและบัญชี ระบบงาน คำอธิบาย ระดับในองค์กร บัญชีรายรับ ติดตามเงินลูกหนี้ ระดับปฏิบัติการ งบประมาณ จัดเตรียมงบประมาณในระยะสั้น ระดับการบริหารงาน การวางแผนผลกำไร วางแผนการทำกำไรในระยะยาว ระดับการวางกลยุทธ์

28 Management-level Systems
Strategic-Level Systems 5-year year year year sales trend operating plan Profit planning Personnel planning 5-year budget forecasting Executive Support Systems (ESS) Management-level Systems Sales Inventory Annual budgeting Human Resource management control Sales Region Production Capital Investment Planning & management scheduling Analysis Promotion Cost Analysis Pricing/Profitability Management Information Systems (MIS) Decision-Support Systems (DSS) Operational-Level Systems Order Tracking Machine control Payroll Compensation Order Processing Plant scheduling Accounts Training & development Payable Material Accounts Employee record Movement control Receivable keeping Transaction Processing System (TPS) Sales and Marketing Manufacturing Accounting and Finance Human Resources

29 Transaction Processing System : TPS ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง
ระบบประมวลรายการเปลี่ยนแปลง หรือ TPS เป็นระบบสารสนเทศพื้นฐานที่สนับสนุนการทำงานในระดับปฏิบัติการ TPS ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการทำงานประจำวัน เช่นบันทึกรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น งานที่เกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการ มีการกำหนดกระบวนการ และวัตถุประสงค์ไว้ชัดเจน เช่นการตัดสินใจกำหนดวงเงินค่าใช้จ่ายสำหรับบัตรเครดิตได้มีการกำหนดเงื่อนไขไว้ล่วงหน้าแล้ว ดังนั้นผู้บริหารระดับล่างจึงสามารถตัดสินใจอนุมัติให้วงเงินแก่ลูกค้าใช้บริการที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนดได้ทันที ระบบ TPS มีความสำคัญอย่างมาก จนความล้มเหลวของระบบเพียงช่วงสั้น ๆ อาจทำให้องค์กรเดือดร้อนได้ TPS เป็นระบบที่ป้อนข้อมูลให้กับระบบสาสรสนเทศอื่น

30 Employee data (various departments
To general ledger: wages and salaries Payroll system Payroll master file Management reports Data elements in payroll master file Employee Number Name Address Department Occupation Pay rate Vacation time Gross pay Earnings (year to date) Withholdings Federal tax State tax FICA Other Government documents Employee checks Payroll Employee Employee Gross Federal State FICA Earnings Number name pay tax tax (year to date) Smith K Online queries ระบบ TPS สำหรับจ่ายค่าตอบแทนพนักงาน ระบบนี้ทำการประมวลผลรายการธุรกรรม เช่นใบลงเวลาทำงานของพนักงาน และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับบัญชีเงินเดือน และรายการหักเงินเดือนของพนักงาน ระบบนี้จะติดตามรายการจ่ายเงินค่าตอบแทนให้แพนักงาน รายการหักภาษี และเช็คเงินเดือน

31 ตัวอย่างระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง
ระบบการจ่ายค่าตอบแทน (Payroll system) มีวัตถุประสงค์หลักในการบันทึกรายการจ่ายค่าตอบแทนทุกประเภทให้แก่พนักงาน แฟ้มข้อมูลหลัก (Payroll master file) ประกอบด้วย attributes (หรือ data element)ต่อไปนี้ : Number, Name, Address, รายการเปลี่ยนแปลงจะถูกป้อนเข้าสู่ระบบเพื่อปรับปรุงแก้ไข data element แต่ละตัวที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลัก (Payroll master file) และแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (Payroll temporary file) จะถูกนำไปสร้างเป็นรายงานตามความต้องการของผู้บริหาร ระบบ TPS สามารถที่จะสร้างรายงานอื่น ๆ ที่เป็นการผสมผสานข้อมูลจาก data elements ต่าง ๆ

32 ตัวอย่างTPS แยกตาม functional areas
Sales and Marketing Production Finance and Accounting Human Resource Other systems หน้าที่หลัก การบริการฝ่ายขาย การบริหารการขาย ส่งเสริมสินค้า การเปลี่ยนแปลงราคาสินค้า การสื่อสารกับตัวแทนจำหน่าย การกำหนดตารางการผลิต การซื้อวัสดุ การรับ-ส่งสินค้า กระบวนการทำงาน บัญชีรายรับ – รายจ่าย ใบเรียกเก็บเงิน บัญชีค่าใช้จ่าย ประวัติบุคคล สิทธิประโยชน์ ค่าตอบแทน ความสัมพันธ์กับฝ่ายแรงงาน การฝึกอบรม การรับสมัคร การบันทึกเกรด การบันทึกรายวิชา ข้อมูลศิษย์เก่า ระบบงานประยุกต์หลัก ระบบสารสนเทศสำหรับงานขายสินค้า ระบบงานสนับสนุนการขายสินค้า ระบบควบคุมเครื่องจักร ระบบควบคุมการจัดซื้อ ระบบควบคุมคุณภาพ ระบบงานบัญชีแยกประเภท ระบบจ่ายค่าตอบแทน ระบบบัญชีรายรับ-รายจ่าย ระบบบริหารงบประมาณ ระบบพนักงาน ระบบสิทธิประโยชน์ ระบบทะเบียนการฝึกอบรม ระบบรายงานผลการเรียน ระบบการลงทะเบียน ระบบข้อมูลศิษย์เก่า

33 Management Information System : MIS ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
Decision Support System : DSS ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ Management Information System : MIS MIS ต้องมีความสามารถในการนำเสนอผู้บริหารด้วยรายงานต่าง ๆ และมักมีการเชื่อมโยงแบบออนไลน์เข้ากับข้อมูลในอดีตขององค์กร MIS มุ่งเน้นการบริหารจัดการข้อมูลเฉพาะภายในองค์กร ไม่เกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อมหรือข้อมูลภายนอก MIS ให้บริการหลักในการวางแผน การควบคุม และการตัดสินใจในระดับผู้บริหาร โดยทั่วไป MIS จะทำงานควบคู่กับระบบ TPS ที่เป็นตัวสนับสนุนข้อมูลให้ MIS สรุปและรายงานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานพื้นฐานขององค์กร ข้อมูลจากรายการธุรกรรมพื้นฐานที่ได้รับจาก TPS จะถูกนำมาสรุปและจัดทำเป็นรายงานตามกำหนดเวลา เช่นรายงานรายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี

34 MIS บางระบบช่วยให้ผู้บริหารสามารถเจาะลึกเพื่อแสดงที่มาของข้อมูลสรุป

35 Transaction Processing Systems
Management Information Systems Order processing system Sales data Order file Unit product cost data MIS Materials resource planning system Reports Production master file Product change data General ledger system Accounting file Managers Expense data How management information systems obtain their data from the organization’s TPS. The TPS supply summarized transaction data at the end of the time period to the MIS reporting system. Managers gain access to the organizational data through the MIS, which provides them with the appropriate reports.

36 Consolidated Consumer Products Corporation Sales by Product and Sales Region: (ตัวอย่างรายงานที่แสดงให้เห็นรายการสรุปของข้อมูลยอดขายสินค้ารายปี ที่ถูกผลิตโดย MIS Product Code Product Description Sales Region Actual Sales PLANNED ACTUAL versus PLANNED 3656 17 inch Color Monitor TOTAL Northeast South Midwest West 4,066,700 3,778,112 4,867,000 3,503,445 16,715,253 4,800,000 3,750,000 4,600,000 4,400,000 17,550,000 0.85 1.01 1.06 0.91 0.95 1459 R3000 Color Laser 3,676,700 5,608,112 4,711,001 4,563,440 18,559,253 3,900,000 4,700,000 4,200,000 4,900,000 17,700,000 0.94 1.19 1.12 0.93 1.05

37 ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ Decision Support System : DSS
สนับสนุนการทำงานของผู้บริหารในระดับกลาง เช่นเดียวกับ MIS แต่ระบบ DSS มีความแตกต่างออกไปคือช่วยในการตัดสินปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง (semi-structure decision) คือปัญหาที่มีความไม่แน่นอนเข้ามาเกี่ยวข้อง มีลักษณะเฉพาะตัว มีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขตามสภาพแวดล้อมภายนอกองค์กร และประกอบด้วยตัวแปรที่เราควบคุมไม่ได้ จึงไม่สามารถกำหนดวิธีแก้ไขล่วงหน้าได้ DSS ต้องมีการตอบสนองที่ดี เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข และอาจมีปัจจัยเกี่ยวข้องใหม่ ๆ เกิดขึ้นตลอดเวลา ต้องสามารถ interactive กับผู้ใช้ ให้สามารถเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข ตั้งสมมุติฐานได้ใหม่ และนำเสนอผลการวิเคราะห์ ข้อมูลนำเข้าของ DSS ส่วนหนึ่งมาจาก TPS และ MIS ซึ่งเป็นข้อมูลภายในองค์กร อีกส่วนหนึ่งมาจากข้อมูลภายนอกที่ต้องนำเขามาร่วมคำนวณด้วย เช่น ราคาหุ้น ราคาน้ำมัน ราคาสินค้าแบบเดียวกันของบริษัทคู่แข็ง ราคาสินค้าที่สามารถใช้ทดแทนกันได้ ความผันผวนเรื่องค่าของเงิน DSS มีกระบวนการคำนวณที่ซับซ้อนกว่าระบบอื่น ระบบต้องอำนวยความสะดวกในการสร้างโมเดลข้อมูล หรือแบบจำลองข้อมูล มีฟังก์ชั่นการคำนวณทางสถิติ ฟังก์ชันทางการเงิน เตรียมไว้ให้ มีการวิเคราะห์หลากหลายรูปแบบ

38 DSS สามารถตอบคำถามประเภท ถ้าลูกค้ากำหนดตารางการขนส่งสินค้าไปยังสถานที่หนึ่ง และกำหนดอัตราค่าบรรทุกมาให้ อยากทราบว่าบริษัทควรที่จะใช้เรือลำใด ด้วยอัตราค่าขนส่งเท่าใด บริษัทจึงจะมีกำไรสูงสุด พาหนะที่ใช้ขนส่งจะเดินทางด้วยความเร็วเท่าใด จึงจะได้รับกำไรสูงสุดในขณะที่ยังคงเดินทางไปถึงจุดหมายตามกำหนดเวลา จะจัดการรับ-ส่งสินค้าตามเส้นทางอย่างไรสำหรับเส้นทางจากฝั่งตะวันตกของทวีปอเมริกาไปยังประเทศไทยจึงจะได้กำไรสูงสุด Ship file (e.g. speed, capacity) Online query Port distance restrictions file Fuel consumption cost file Analytical models database Graphics Freight rates for various types of cargo Reports Port, Labor expense file

39 Executive Support Systems : ESS ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง
ESS ถูกออกแบบเพื่อช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้วางแผนการดำเนินงานระยะยาว ซึ่งเป็นระดับการกำหนดกลยุทธ์ขององค์กร ESS ถูกออกแบบเพื่อช่วยผู้บริหารตัดสินใจกับปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง (less structure decision) คือแก้ไขปัญหาที่ไม่ใช่การปฏิบัติงานประจำ จึงต้องอาศัยการประเมินค่า และวิสัยทัศน์ของผู้ตัดสินใจ ควบคู่ไปกับข้อมูลที่สนับสนุนการตัดสินใจ เนื่องจากไม่มีขั้นตอนการทำงานที่ตกลงร่วมกันเพื่อให้ได้มาซึ่งคำตอบสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้น ESS serve the strategic level of the organization. They address non-routine decisions requiring judgment, evaluation, and insight because there is no agreed-on procedure for arriving at a solution. ESS create a generalized computing and communications environment rather than providing any fixed application.

40 ESS มีการนำเสนอข้อมูลโดยใช้ซอฟต์แวร์กราฟฟิกที่มีความก้าวหน้ามากที่สุด สามารถนำเสนอรูปภาพและข้อมูลอื่น ๆ จากหลายแหล่ง ข้อมูลถูกนำเสนอไปยังผู้บริหารระดับบนผ่าน web portal ซึ่งใช้โปรแกรมติดต่อกับเว็บในการแสดงสิ่งที่เป็นการบูรณาการข้อมูล ESS แตกต่างจากระบบสารสนเทศอื่น คือระบบนี้ไม่ได้รับการออกแบบมาให้ใช้ในการแก้ปัญหาเฉพาะด้าน แต่จะนำเสนอความสามารถในการประมวลและการสื่อสารในรูปแบบทั่วไปที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับปัญหาที่เกิดการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ แม้ว่า DSS ได้รับการออกแบบมาให้มีความสามารถสูงด้านการวิเคราะห์ข้อมูล แต่ ESS มีแนวโน้มว่าจะใช้รูปแบบการวิเคราะห์ข้อมูลน้อยกว่า ESS เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการคำนวณทั่วไปและการสื่อสาร ซึ่งจะตอบคำถาม เช่น แนวโน้มในการทำธุรกิจในอนาคตควรเป็นประเภทใด ควรขายบริษัทในเครือส่วนใดเพื่อนำเงินสดมาใช้หมุนเวียน ควรเปลี่ยน line การผลิตหรือไม่

41 ESS ต้องประกอบด้วยระบบซอฟต์แวร์ที่มีเมนูการทำงาน รูปภาพกราฟฟิกส์ ระบบสื่อสาร และความสามารถในการเรียกใช้ข้อมูลในอดีตและข้อมูลขององค์กรอื่นที่เป็นธุรกิจประเภทเดียวกัน จากระบบฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์กร ESS ได้รับการออกแบบให้ผู้ใช้ที่เป็นผู้บริหารระดับสูงที่มักจะมีประสบการณ์น้อย ในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ดังนั้น ESS ต้องมีส่วนติดต่อกับผู้ใช้ที่เป็นกราฟฟิกส์ที่สามารถใช้งานได้ง่าย

42 Multi Dimensional Database BI
ข้อมูลความต้องการแรงงาน ในภาคอุตสาหกรรม สถิติผู้สำเร็จการศึกษา ในสาขาวิชาต่างๆ ข้อมูลสำรวจการมีงานทำ กรมการจัดหางาน และ กรมส่งเสริมและการพัฒนา อุตสาหกรรม สำนักงานสถิติแห่งชาติ กรมอาชีวศึกษา และ สกอ กระทรวงศึกษาธิการ OLTP RDBMS ETL ข้อมูลภายนอก MLOC Data Warehouse OLAP Multi Dimensional Database BI Reporting การวางแผนกำลังคนให้สอดคล้องความต้องการในการพัฒนาภาคอุตสาหกรรม และบริการ Dashboard

43 ESS are designed to incorporate data about external events such as new tax laws or competitors, but they also draw summarized information from internal MIS and DSS. ESS employ the most advanced graphics software and can deliver graphs and data from many sources immediately to a senior executive’s office. Although many DSS are designed to be highly analytical, ESS tend to make less use of analytical models.

44 Menus Graphics Communications Local processing ESS Workstation ESS Workstation ESS Workstation Internal Data TPS/MIS data Financial data Office systems Model/analysis External Data Dow Jones Internet news Menus Graphics Communications Local processing Menus Graphics Communications Local processing Model of a typical executive support system. This system pools data from diverse internal and external sources and makes them available to executives in an easy-to-use form.

45 CHARACTERISTICS OF INFORMATION PROCESSING SYSTEMS
Types of System Information Inputs Processing Outputs Users ESS Aggregate data : external, internal Graphics, simulations, interactive Projections, responses to queries Senior managers DSS Low-volume data or massive databases optimized for data analysis, analytic models and data analysis tools Interactive, simulations, analysis Special reports, decision analysis, responses to queries Professionals, staff managers MIS Summary transaction data, high-volume data, simple models Routine reports, simple models, low-level analysis Summary and exception reports Middle managers TPS Transaction events Sorting, listing, merging, updating Detailed reports Operations Supervisors

46 Executive support systems (ESS) Decision support systems (DSS) Management systems (MIS) Knowledge systems (KWS and office systems) Transaction processing systems (TPS) Interrelationships among systems. The various types of systems in the organization have interdependencies. TPS are major producers of information that is required by the other systems, which, in turn, produce information for other systems.

47 Business Functions Marketing and Sales Human Resources Manu- facturing Accounting Finance Vendors Customer Business processes Business processes Business processes Business processes Business processes Organizational Boundaries Organizational Boundaries Marketing and Sales Systems Human Resources Systems Manufacturing Systems Accounting Systems Finance Systems Information Systems Traditional view of systems. In most organizations, separate systems built over a long period of time support discrete business processes and discrete business functions. The organization’s system rarely included vendors and customers.

48 PRODUCTION MAINTENANCE FINANCE AND ACCOUNTING SALES AND MARKETING

49 Many of these systems could not automatically exchange information. :
The disadvantages of implementing isolate functional information systems Many of these systems could not automatically exchange information. : - Manufacturing units might not know exactly how many and what types of items to produce because their systems could not easily obtain information from systems that processed customer orders. - Sales personnel might not be able to tell at the time they place an order whether the items that were ordered were in inventory. - Customers could not track their orders. - Manufacturing could not communicate easily with finance to plan for new production Managers may not assemble the data they need for a comprehensive overall picture of the organization’s operations. The fragmentation of data in hundreds of separate systems could have a negative impact on organizational efficiency and business performance.

50 How to integrate functions and business processes
1. Implement a separate “middleware” bridge to each of these specialized systems to link them all together PRODUCTION MAINTENANCE FINANCE AND ACCOUNTING SALES AND MARKETING

51 How to integrate functions and business processes
2. Implement or buy entirely new enterprise applications that can coordinate activities, decision, and knowledge across many different functions, levels, and business units in a firm. Example of Enterprise systems Supply chain management systems SCM) Customer relationship management systems (CRM) Each of these enterprise applications integrates a related set of functions and business process to enhance the performance of the organization as a whole.

52 กระบวนการทางธุรกิจและระบบสารสนเทศ
กระบวนการทางธุรกิจหมายถึงกลุ่มของกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์กัน และวิธีการเฉพาะที่ซึ่งองค์กรและการบริหารงานร่วมกันทำกิจกรรมเหล่านี้ เพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย กระบวนการทางธุรกิจอาจกลายเป็นความเข้มแข็งถ้ากระบวนการนี้ช่วยให้องค์กรมีการร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ที่ส่งเสริมการดำเนินธุรกิจที่ได้เปรียบคู่แข่งขัน หรืออาจกลายเป็นตัวถ่วงความเจริญถ้ากรบวนการถูกสร้างขึ้นมาจากวิธีการทำงานที่ล้าสมัย

53 ตัวอย่างกระบวนการทางธุรกิจตามหน้าที่การทำงาน
Production ประกอบสินค้า ตรวจสอบคุณภาพ ผลิตใบเสร็จรับเงินสำหรับวัสดุต่าง ๆ Sale and Marketing ระบุลูกค้า ทำให้ลูกค้าสนใจในสินค้า เช่น การจัด promotion ขายสินค้า Finance and Accounting จ่ายหนี้เจ้าหนี้ สร้างรายการทางการเงิน บริหารจัดการบัญชีเงินสด วิเคราะห์ต้นทุนและผลกำไร Human Resource จ้างพนักงาน ประเมินค่าประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน บรรจุพนักงานเข้าแผนการรับผลประโยชน์ สวัสดิการ

54 Sales Generate order Submit Accounting Check credit Approve Generate invoice Manufacturing and Production Assemble product Ship The order fulfillment process. Generating and fulfilling an order is a multi-step process involving activities performed by the sales, manufacturing and production, and accounting functions.

55 also known as enterprise resource planning (ERP)
Enterprise systems also known as enterprise resource planning (ERP) The enterprise systems, designed to support organization- wide, coordinates and integrates a related set of major internal functions and business processes to enhance the performance of the organization as a whole. They solve the problem of organizational inefficiencies created by isolated islands of information, business processes, and technology.

56 Enterprise-wide business Process
Manufacturing Accounting Business process Enterprise-wide business Process Organizational Boundaries Vendors Customers Organizational Boundaries Human Resources Marketing and Sales Finance Enterprise systems. Enterprise systems can integrate the key business processes of an entire firm into a single software system that allows information to flow seamlessly throughout the organization. These systems focus primarily on internal processes but may include transactions with customers and vendors.