คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

งานนำเสนอเรื่อง: "คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)
1.วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือ 2.ขอบเขต ครอบคลุมกระบวนการ ตั้งแต่ขั้นตอน จนถึงการ..(งานเริ่มต้นจนสิ้นสุดเพื่อส่งมอบ) 3.คำจำกัดความ 4.หน้าที่ความรับผิดชอบ: เขียนหน้าที่เรียงลำดับตามตำแหน่งในหน่วยทำหน้าที่อะไร 5.การตรวจเอกสาร :ติดตามใช้แนวคิด/มาตรฐานอะไร 6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน :เขียนแบบความเรียงอธิบาย 7.ผังกระบวนการปฏิบัติงาน (Work Flow) :ชื่อกระบวนการ ข้อกำหนดสำคัญของกระบวนการ ตัวชี้วัดสำคัญของ กระบวนการแสดงตาราง 8.แนวทางในการปฏิบัติของบุคลากร :ในเรื่องที่เขียนคู่มือนี้เขาต้องศึกษา/ทราบข้อบังคับปฏิบัติอย่างไร 9.มาตรฐานคุณภาพงาน :การควบคุมคุณภาพงาน ระบุเกณฑ์มาตรฐานในแต่ละขั้นตอน เช่น ผลการประเมิน และ%การส่งรายงานได้ครบถ้วนและทันเวลา 10.ระบบติดตามประเมินผล :ผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดที่ สำคัญของกระบวนการ และมาตรฐานคุณภาพงานใน แต่ละขั้นตอน รวมทั้งส่งสรุปปัญหา อุปสรรค และความเสี่ยง ผู้ประเมินผลการปฏิบัติงานตามคู่มือ 11.เอกสารที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงาน (เรื่องในคู่มือมีอะไรบ้าง) 12.แบบพิมพ์ที่ใช้ 13.ปัญหา/ ความเสี่ยงสำคัญที่พบในการปฏิบัติงานและแนวทางการแก้ไขปัญหาแสดงตาราง 14.บรรณานุกรม/เอกสารอ้างอิง 15. ภาคผนวก เอกสาร/ภาพที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในคู่มือ(ถ้ามี) อ้างอิงจากสำนักงานพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ที่ ผังกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอียดงาน มาตรฐานคุณภาพงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบ เอกสาร/คณะกรรมการ ข้อบังคับของม.อุบล ที่ ผังกระบวนการ ปัญหา/ ความเสี่ยงสำคัญที่พบในการปฏิบัติงาน วิธีการแก้ไขปัญหา/ ลดความเสี่ยง

2 คู่มือการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedure : SOP)
วัตถุประสงค์ 1. เพื่อลดการปฏิบัติงานที่ผิดพลาดสามารถใช้เป็นแนวทาง ขององค์กร/หน่วยงาน 2. เพื่อการจัดการขั้นตอนการปฏิบัติงานได้มาตรฐานการ ปฏิบัติงาน หรือ 1. เพื่อให้บุคลากรในหน่วยงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่าง ถูกต้อง ไปในทิศทางเดียวกัน 2. เพื่อนำไปปฏิบัติงานได้จริง และสามารถนำไป ประกอบการประเมินผลการปฏิบัติงานได้

3 ขอบข่าย/ภารกิจของหน่วยงาน/งาน
ส่วนที่ 1 บทนำ : แนะนำหน่วยงาน/อธิบาย ความเป็นไปเป็นมาของหน่วยงาน (คร่าวๆ)ของหน่วยงาน แนวคิดที่ใช้ วัตถุประสงค์ ขอบข่าย/ภารกิจของหน่วยงาน/งาน

4 ส่วนที่ 2 ขั้นตอนการดำเนินงาน(ของแต่ละงาน แสดงFlow chart) 1.ชื่อกระบวนงาน 2.วัตถุประสงค์ 3.ขอบเขตของงาน 4.คำจำกัดความ 5.ขั้นตอนการปฏิบัติ 6. ผังการไหลของงาน(Flow Chart) ****ข้อสังเกตในการปฏิบัติ/ข้องควรระมัดระวัง**** 7. แบบพิมพ์ใช้(ถ้ามี)/บันทึกข้อมูลอย่างไร 8.เอกสาร/กฎหมาย/หลักฐานที่ใช้อ้างอิง (ใน แต่ละกระบวนงานที่เขียน)

5 แบบพิมพ์ ระเบียบ ข้อปฏิบัติ กฎหมาย(รวบรวม)
ส่วนที่ 3 แบบพิมพ์ ระเบียบ ข้อปฏิบัติ กฎหมาย(รวบรวม) ส่วนที่ 4 ภาคผนวก (ถ้ามี)

6 ตัวอย่างชื่อกระบวนงาน
1. การบังคับคดีแพ่ง 2. การบริหารงบประมาณรายจ่าย สำนักงานตรวจสอบ ภายใน ประจำปีงบประมาณ ? พ.ศ การจัดเก็บทะเบียนประวัติบุคากรและการตรวจสอบ สัญญาจ้างพนักงานมหาวิทยาลัย ผ่านระบบเทคโนโลยี สารสนเทศ 4. การประเมินผลการปฏิบัติราชการ 5. การแต่งตั้งผู้บริหาร 6. การพัฒนานักศึกษา 7. การจัดการประชุม 8. การบริหารและธุรการ ?

7 การวิเคราะห์กระบวนงาน คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น
การวิเคราะห์กระบวนงาน คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

8 การวิเคราะห์กระบวนงาน คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

9 การวิเคราะห์กระบวนงาน คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

10 การวิเคราะห์กระบวนงาน คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

11 การวิเคราะห์กระบวนงาน คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

12 ประโยชน์ของคู่มือ 1) ช่วยลดการตอบคำถาม 2) ช่วยลดเวลาในการสอนงาน 3) ช่วยเสริมสร้างความมั่นใจในการทำงาน 4) ช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอในการทำงาน 5) ช่วยลดความขัดแย้งที่อาจจะเกิดขึ้นใน การทำงาน 6) ทำให้การปฏิบัติงานเป็นแบบมืออาชีพ 7) ช่วยในการปรับปรุงงานและออกแบบ กระบวนงานใหม่ เอกสารประกอบการบรรยายการจัดการกระบวนงาน ระดับส านัก/กอง ของ สป.กษ.”, โรงแรม ตรัง กรุงเทพมหานคร,วันที่ 23 – 24 ธันวาคม 2557

13 การพัฒนาอย่างต่อเนื่องเป็นระบบ แนวคิด PDCA (3P+PDCA)
P= Plan วางแผน D= Do ลงมือแก้ไขใช้เครื่องมืออะไร C= Check การติดตามตรวจสอบเทียบกับ 3P Act=Action วิเคราะห์ รายงานผล จัดทำแผนการ ปรับปรุงการดำเนินการ/ขยายผล P=Puropse เป้าหมายต้องชัดเจนวัดได้ ความต้องการไปให้ถึงPerformance P=Process กระบวนการแก้ไขปัญหา P=Performance ผลลัพธ์และการเรียนรู้ในแนวทางวิธีการปฏิบัติมี KPIs เทียบกับอะไรบ้าง คู่เทียบ งาน องค์กร

14 PDCA P = Plan การวางแผนงานจากวัตถุประสงค์ และ เป้าหมายที่ได้กำหนด
D = Do  การปฏิบัติตามขั้นตอนในแผนงานที่ได้เขียนไว้ อย่างเป็นระบบและมีความต่อเนื่อง                C = Check  การตรวจสอบผลการดำเนินงานในแต่ละ ขั้นตอนของแผนงานว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้น จำเป็นต้อง เปลี่ยนแปลงแก้ไขแผนงานในขั้นตอนใด                A = Action การปรับปรุงแก้ไขส่วนที่มีปัญหา หรือถ้าไม่มี ปัญหาใดๆ ยอมรับแนวทางการปฏิบัติตามแผนงานที่ได้ผล สำเร็จ เพื่อนำไปใช้ในการทำงานครั้งต่อไป เมื่อได้วางแผนงาน  (P)  นำไปปฏิบัติ  (D) ระหว่าง การปฏิบัติก็ดำเนินการตรวจสอบ (C)  พบปัญหาก็ทำการ แก้ไขหรือปรับปรุง (A) การปรับปรุงก็เริ่มจากการวางแผน ก่อน วนไปได้เรื่อยๆ จึงเรียกวงจร PDCA

15 การพัฒนาอย่างต่อเนื่องเป็นระบบ แนวคิด PDCA 3P+PDCA

16 เอกสาร 1. (ร่าง)แบบการเขียนคู่มือการ ปฏิบัติงาน 2. ตัวอย่างคู่มือกรมส่งเสริม การเกษตร