Suggestion system : Kaizen ระบบข้อเสนอแนะแบบไคเซ็น นางสาว นภัสนันท์ กิตติโชคธนพัฒน์ เลขทะเบียน 4703611493

Kaizen * ไคเซ็น（KAIZEN） มาจากคำว่า 改善 เป็นภาษาญี่ปุ่น แปลว่า การเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ดีขึ้น หรือปรับปรุงให้ดีขึ้น หรือการปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง * ไคเซ็น (การปรับปรุงให้ดีขึ้น) เป็นการปฏิบัติงานโดยใช้สติปัญญาของคนงานในการทำกิจกรรมเองซึ่งไม่ได้เป็นคำสั่งจากเบื้องบน จึงเป็นลักษณะเฉพาะพิเศษของกิจกรรมนี้ * ไคเซ็น ไม่ใช่เป็นการกิจกรรมที่เสร็จสิ้นแค่ครั้งเดียวแต่จะทำอย่างต่อเนื่องและไม่มีที่สิ้นสุด

Kaizen กุญแจแห่งความสำเร็จของ KAIZEN KAI คือ Continuous ZEN คือ Improvement ดังนั้น KAIZEN เท่ากับ Continuous Improvement คือ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ภายใต้กระบวนการ Plan-Do-Check-Act คือ การดูปัญหา วางแผนหาวิธีแก้ปัญหา ทดลอง แล้วตรวจสอบว่าแก้ปัญหาได้หรือไม่

ไคเซ็น(Kaizen) Kaizen ไม่ใช่การเปลี่ยนใหม่ทั้งหมด แต่เป็นการปรับปรุง เพราะ บางจุดเท่านั้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ทำงานง่ายขึ้นและผู้รับบริการสะดวกขึ้น สามารถนำมาใช้ในการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิผล โดยมุ่งเน้นให้พนักงาน ทุกคนมีส่วนร่วมในการแสวงหาแนวทางใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงวิธีการทำงาน และ สภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ หัวใจสำคัญของหลักการ KAIZEN คือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องไม่มีที่สิ้นสุด โดยการใช้ความรู้ ความสามารถของพนักงานมาคิดปรับปรุงงาน ด้วยการลงทุนเพียงเล็กน้อย และ ก่อให้เกิดการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงทีละน้อย ๆ แต่ค่อยๆเพิ่มพูนขึ้นอย่างต่อเนื่อง เริ่มจากตัวเองจากนั้นจึงค่อยเปลี่ยนแปลงสิ่งอื่น เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้น

Kaizen

กุญแจแห่งความสำเร็จของ Kaizen จะประกอบด้วย - หลัก 5 Why คือ การถามคำถาม 5 ครั้ง จนกว่าจะเข้าใจและสามารถตอบคำถามได้ตรงตามวัตถุประสงค์ที่แท้จริง นั่นคือ ถ้าเราถามว่า “ทำไม” ครบ 5 ครั้ง จะรู้ว่าปัญหาที่แท้จริงคืออะไร - หลัก Visualization คือ ทุกอย่างต้องมองเห็น เช่น การมีสัญญาณแสดงความก้าวหน้าของการผลิต หรือการทำงานในแต่ละวัน เพื่อช่วยเตือนสติและควบคุมการทำงานให้เสร็จภายในกำหนด การทำ Kaizen เกิดขึ้นอยู่ในชีวิตประจำวันของเราอยู่แล้ว เช่นการตัดสินใจเลือกเส้นทางในการเดินทางไปทำงาน จะมีการลองผิดลองถูกและปรับเปลี่ยนเส้นทางไปเรื่อย ๆ จนพบเส้นทางที่ดีที่สุด ใช้เวลาน้อยที่สุด และใช้เส้นทางนั้นตลอดไป

Kaizen ไคเซ็น เป็นเทคนิคที่ได้รับการยอมรับไม่เฉพาะแต่ในญี่ปุ่นเท่านั้น หากแต่ทุกประเทศทั่วโลกต่างยอมรับว่า วิธีการทำงานแบบไคเซ็นนั้นผู้บริหารจำเป็นจะต้องเรียนรู้ และฝึกทักษะให้สามารถนำไปใช้ได้คล่องตัวมากยิ่งขึ้น วัตถุประสงค์ เพื่อการเพิ่มผลผลิต และเสริมสร้างศักยภาพขององค์กร ไคเซ็นโดยสรุป ก็คือ จงทำงานให้น้อยลง ด้วยการปรับปรุงงานด้วยตนเอง เพื่อตนเอง เพื่อให้งานนั้น บรรลุเป้าหมายได้ดีกว่าเดิม จึงมุ่งเป้าไปที่การเสริมสร้างศักยภาพส่วนบุคคล ของพนักงานทุกระดับชั้น ทุกหน่วยงาน ในการรู้จักบริหารจัดการกับความแปรปรวน ที่เกิดขี้นในกระบวนการทำงานที่จุดปฏิบัติงาน

Kaizen คุณลักษณะเด่น เหมาะสำหรับทุกขนาดของทุกวิสาหกิจ สามารถนำไปเป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการกับทรัพยากรมนุษย์ เนื่องจากมีความง่าย ไม่มีข้อจำกัดในเรื่องพื้นฐานความรู้ใดๆ ทำได้รวดเร็ว รู้และวัดผลได้ทันทีไม่ต้องรอ ไม่สิ้นเปลืองงบประมาณ เป็นกิจกรรม ล่างสู่บนที่ทำแล้วต่างก็ชนะด้วยกันทุกฝ่าย (Win-Win) และที่สำคัญคือ เป็นกิจกรรมพื้นฐานที่จำเป็นที่จะต้องสร้างสมสำหรับจะก้าวไปสู่เครื่องมือบริหารจัดการที่สูงขี้นไป เช่น 5 ส QCC, TQM ได้ง่ายและเร็วขี้น วิธีการดำเนินกิจกรรม เนื่องจากกิจกรรมไคเซ็นเป็นเทคนิคของการปรับปรุงวิธีการทำงานของตนเอง เพื่อให้งานนั้นบรรลุเป้าหมายได้สบายกว่าเดิม โดยเริ่มที่ตนเองก่อน ภายใต้การสนับสนุนจากผู้บังคับบัญชาโดยตรง

ดำเนินขั้นตอนการทำ Kaizen ตามแบบ PDCA 1. คัดเลือกปัญหาที่จะทำ โดยใช้ข้อมูล มาเป็นการกำหนดปัญหาที่จะทำก่อนหลัง 2. ทำความเข้าใจปัญหาให้ถ่องแท้ โดยเน้น การเข้าไปดูสถานที่จริง 3. จัดทำแผนการที่จะแก้ไขปัญหา เตรียมพร้อมเรื่องคน อุปกรณ์ ความรู้ 4. วิเคราะห์ปัญหาว่าสิ่งที่เกิดขึ้นเกิดได้อย่างไร มีปรากฏการณ์อย่างไร 5. นำเอาวิธีการที่ได้จากการวิเคราะห์ลองนำไปแก้ไขตามแผนที่ได้วางเอาไว้ DO 6. Check นำเอาผลที่ได้มาวิเคราะห์ว่าได้ผล หรือมีปัญหาอย่างไร 7. Action หรือการจัดทำมาตรฐาน เพื่อนำไปปฏิบัติ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเดิมอีก การทำ PDCA ไม่จำเป็นต้องทำให้ครบ 7 ขั้นตอนก่อน ถึงไปเริ่มขั้นที่ 1 ใหม่ เวลามีปัญหาติดขัดสามารถย้อนไปทำในขั้นต้น ๆได้เสมอถี่เท่าที่ต้องการ

Kaizen ประโยชน์ที่สถานประกอบการจะได้รับ 1. พนักงานทุกระดับจะแสดงศักยภาพในการปรับปรุงงานออกมาด้วยตัวของเขาเอง 2. สายการบังคับบัญชาจะมีความเหนียวแน่น-แม่นยำ มากยิ่งขึ้นกว่าเดิม ทำให้การทำงานลื่นไหลไม่ติดขัด 3. มีความง่ายที่ใคร ๆ ก็สามารถนำไปปฏิบัติได้ในสถานประกอบการของตนเองโดยไม่จำเป็นต้องลงทุนเพิ่มมากมายแต่อย่างใด 4. เป็นการลดการทำงานในกระบวนการที่สูญเปล่าของแต่ละคน 5. เป็นเรื่องที่ง่าย สามารถทำได้ทันที และวัดผลได้ทันที

Kaizen สิ่งที่แต่ละคนในองค์กรจะได้รับ 1. ผู้บริหารระดับสูงสามารถบริหารจัดการองค์กรให้บรรลุเป้าหมายให้ไปในทิศทางเดียวกันกับที่องค์กรต้องการด้วยพลังรวม 2. ผู้บริหารระดับกลางสามารถเป็นผู้นำที่พัฒนาตนเองอยู่ตลอดเวลา เพราะกลไกในการทำงานที่ต้องเป็นห่วงโซ่ระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา โดยผ่านกระบวนการทำงานที่มีการปรับปรุงอยู่เสมอ 3. พนักงานจะได้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ด้วยการทำงานให้น้อยลง จากความสูญเปล่า ความคลาดเคลื่อน ในกระบวนการทำงานที่ตนเองค้นพบ และขจัดออกอย่างต่อเนื่อง

“KAIZEN และ TOYOTA-WAY” บริษัท TOYOTA จึงถือเป็นบริษัทที่ก่อกำเนิดขึ้นมาจากการคิดค้นและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง มีการบูรณาการกันระหว่างการคิดสร้างสรรค์(Creative) และ Kaizen คือคิดปรับปรุงอยู่เรื่อย ๆ และได้มีการกำหนด TOYOTA WAY หรือวิถีแห่ง TOYOTA ขึ้น เมื่อปี 2001 หมายถึง - ปรัชญาการทำงานร่วมกันขององค์กร - พฤติกรรมนิยมที่ปฏิบัติร่วมกันในองค์กร - วัฒนธรรมองค์กร

“KAIZEN และ TOYOTA-WAY” มีหัวใจสำคัญ 5 ประการ ที่ถือเป็น DNA ของพนักงาน TOYOTA ทุกคน ได้แก่ ความท้าทาย (Challenge) ไคเซ็น (Kaizen) เก็นจิ เก็นบุตซึ (Genchi Genbutsu) การยอมรับนับถือ (Respect) การทำงานเป็นทีม (Teamwork)

Kaizen ของโตโยต้ามีลักษณะเป็นเอกลักษณ์ของตัวเองดังรูป   Kaizen ของโตโยต้า เป็นการต่อขั้นบันไดมาตรฐานคุณภาพขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่มีที่สิ้นสุด และในการปรับปรุงแต่ละครั้ง จะต้องมีการตรวจสอบจนมั่นใจ จนยอมรับเป็นมาตรฐานได้ (standardization) หลังจากนั้น ก็ปรับปรุงรอบต่อไป (ด้วยวง PDCA) เพื่อยกระดับของมาตรฐานนั้นขึ้นไปอีก และทำอย่างนี้ไปเรื่อยๆ  การทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ ก็จะมีโอกาสพบนวัตกรรมใหม่ๆ จุดหนึ่งที่เป็นเอกลักษณ์ของไคเซ็น โตโยต้า  ก็การมี Yogoten คือการถ่ายทอดความรู้ และ  เผยแพร่แนวความคิดดีๆ ไปใช้ในส่วนต่าง ๆ ขององค์กร

Kaizen ของโตโยต้า  กิจกรรมภายใต้แนวคิดนี้ มีทั้ง Kaizen ระดับบุคคล และระดับกลุ่ม ระดับบุคคล คือการจัด Idea Contest เพื่อให้พนักงานนำเสนอ ความคิดใหม่ ๆ ในการปรับปรุงการทำงาน มีการเสนอความคิดกันมากกว่า 1 พันความคิดต่อเดือน และมีรางวัลให้ความคิดดีเด่น แล้วจะมีการเผยแพร่ความคิดนั้นไปใช้ในส่วนต่าง ๆ ขององค์กร  ในโรงงาน ก็มีแผ่นกระดาษเล็กๆของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน ติดอยู่ที่บอร์ดใกล้พื้นที่ปฏิบัติงาน และเขียนว่า “ข้อเสนอแนะ”  คิดว่าวิธีการนี้ น่าสนใจ เพราะคนเรามักจะเกิดความคิดในการปรับปรุงงาน หรือเกิดอาการ “ปิ้งแว๊บ” ในขณะที่กำลังทำงานอยู่ แล้วก็สามารถบันทึกไว้ได้ทันที ระดับกลุ่ม เป็นกลุ่ม QC ประมาณกลุ่มละ 10 คน มีนำเสนอในเวทีคุณภาพ ระดับต่างๆ เพื่อคัดเลือกไปสู่เวทีระดับใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ (เหมือน Otop ของเรา!)

ตัวอย่างการทำ Kaizen ตัวอย่างการทำ Kaizen ของ TOYOTA เช่น การปรับปรุงการขันน็อตล้อรถยนต์ โดยการทำให้มีสีติดตรงเครื่องมือขันน็อต หากพนักงานขันน็อตแน่นพอ จะทำให้สีนั้นติดที่หัวน็อต เป็นการยืนยันว่าขันน็อต ให้ล้อแน่นแล้ว ส่วนกรณีของภาคราชการไทยที่นำ Kaizen มาใช้ เช่น การทำ Passport ของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ มีการเชื่อมโยงฐานข้อมูลกับกรมการปกครอง ทำให้ผู้ทำ Passport ไม่ต้องกรอกข้อมูลมาก และจะอยู่ในระบบการทำ Passport ตลอดทุกขั้นตอนไม่เกิน 20 นาที

ตัวอย่างการทำ Kaizen รถ Honda โกลคาร์ด ในสวนสนุกที่ให้เด็กขับชนกัน ทุกๆเย็นจะมีการเก็บนอตที่หลุดจากรถไปซ่อม โดยต้องพลิกรถดูว่าหลุดจากคันไหน ซึ่งมี 20 คัน วันไหนโชคร้าย ก็เจอในคันสุดท้าย โชคดี เจอตั้งแต่คันแรก มีคนเสนอไคเซ็น ให้ทาสีนอต หรือทำเครื่องหมายให้ตรงกับรถแต่ละคัน ปรากฏว่า เป็นไคเซ็นที่กรรมการตัดสินได้รับรางวัล แต่ก็มีคนแย้งว่า เป็นไคเซ็นที่ไม่ได้แก้ปัญหาที่ต้นต่อ ควรคิดนอตชนิดที่ไม่หลุดถึงจะเป็นไคเซ็นที่ดี ประธานออกมาสรุปว่า ต้องการไคเซ็นทั้งสองแบบ เพราะแผนกพัฒนากำลังคิดน็อตชนิดพิเศษนั้นอยู่จริงแต่คาดว่าเป็นปีจะเสร็จ ระหว่างนี้ควรทาสีน็อตไปก่อน เรื่องนี้สอนให้รู้ว่า ความคิดที่ดี แต่ยังไม่ถูกนำมาปฏิบัติมีค่าน้อยว่าความเล็กๆที่ถูกนำมาปฏิบัติแล้ว ดังนั้นหัวใจของการทำไคเซ็น คือทำได้ ทำทันที และเทคนิคของการฝึกการทำไคเซ็น คือ หัดทำไคเซ็นบ่อยๆ

KAIZEN มาใช้ในองค์กร ข้อควรคำนึงถึงในการนำ KAIZEN มาใช้ในองค์กร 1. Kaizen ถือเป็นวัฒนธรรมองค์กรอย่างหนึ่ง จะต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง 2. Kaizen เป็นสิ่งที่เราทุกคนทำอยู่ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว จึงสามารถนำสิ่งที่เคยปฏิบัติมาดำเนินการให้จริงจังและมีหลักการมากขึ้น 3. Kaizen จะต้องทำให้การทำงานง่ายขึ้นและลดต้นทุน แต่ถ้าทำแล้ว ยิ่งก่อความยุ่งยาก จะไม่ถือว่าเป็น Kaizen

KAIZEN กับ Suggestion คนที่ยังสับสนระหว่าง KAIZEN กับ Suggestion

The end

ระบบข้อเสนอแนะ (kaizen) มีประโยชน์อะไรกับการบริหารงานบุคคลในองค์การภาครัฐ ระบบดังกล่าว สอดคล้องกับวัฒนธรรมแบบไทยๆ หรือไม่ ถ้าจะใช้ ต้องปรับปรุงอะไรในองค์การก่อน