ขั้นตอนการจัดกิจกรรมนักศึกษา จัดทำโดย SA&AR Div. (พี่แจน)

ก่อนวันจัดกิจกรรม - นำแบบฟอร์ม Student Activity Proposal พร้อมเอกสารแนบ มาส่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 สัปดาห์ ก่อนวันจัดกิจกรรมจริงๆ (แบบฟอร์มสามารถขอได้ที่ SA&AR Div.หรือ ดาวน์โหลดได้ที่ http://sa.siit.tu.ac.th/ats/ac_organize.php)

ตัวอย่าง Student Activity Proposal

ตัวอย่าง เอกสารแนบ - เอกสารแนบ อาจเป็นตารางงานคร่าวๆ หรือรายละเอียดอื่นๆในการจัดกิจกรรม

การขอจดหมายต่างๆ ก่อนวันจัดกิจกรรม (จดหมายขออนุญาตใช้สถานที่, ขอสปอนเซอร์, ขอใช้รถ NGV, ขอยืมอุปกรณ์, ขอลดหย่อนค่าบริการต่างๆ ฯลฯ) เบื้องต้น นศ. ต้องติดต่อประสานกับทางหน่วยงานนั้นๆ ด้วยตนเองก่อน ว่ามีวัตถุประสงค์เรื่องใด ต้องจัดการอย่างไรบ้าง ในกรณีที่ทางหน่วยงานนั้นๆต้องการจดหมาย ให้รีบแจ้งที่ฝ่ายกิจการนักศึกษาฯ อย่างน้อย 3-5 วันทำการ ก่อนวันที่ต้องใช้จดหมายจริง พร้อมทั้งแจ้งรายละเอียดในเรื่องต่างๆ ดังนี้ จดหมายที่ต้องการเป็นจดหมายประเภทใด จดหมายเรียนถึงใคร เงื่อนไขพิเศษที่จะต้องระบุในจดหมาย (เช่น ทางนักศึกษาจะรับผิดชอบค่าล่วงเวลาในการใช้สถานที่ หรือ จ่ายให้กับแม่บ้าน) ชื่อ-นามสกุล เลขทะเบียน เบอร์โทรศัพท์ ของนักศึกษาผู้ประสานงานในการจัดกิจกรรม

หลังวันจัดกิจกรรม เขียนรีพอร์ตและนำใบเสร็จมาเคลียร์บิลภายใน 10 วัน* หลังจากจัดกิจกรรม ส่งช้า ไม่รับ และให้นำเงินที่ได้ไปเพื่อจัดกิจกรรม มาคืนทั้งหมด ^^!! Report of Student Activity ประกอบด้วยเอกสารต่างๆ เรียงลำดับ ดังนี้ Request for Reimbursement from SIIT (กรณีที่ proposal ได้รับการอนุมัติ แต่ไม่ได้ยืมเงิน) Report of Student Activity Performance and Expense Report of Budget and Expense for Student Activity (รู้จักกันในนาม “ใบแนวนอน”) สำเนาบัตรนักศึกษา/บัตรประชาชน ของนักศึกษาที่เป็นเหรัญญิก/ ประธาน ของชมรมหรือ Organizer ใบแทนในเสร็จรับเงิน ใบเสร็จรับเงิน รายชื่อผู้เข้าร่วมกิจกรรม รูปถ่ายวันจัดกิจกรรม ใบประเมินการจัดกิจกรรม * ยอดเงินไม่เกิน 3,000 บาท ต้องเคลียร์บิลภายใน 3 วัน

1. Request for Reimbursement from SIIT ใช้เฉพาะกรณีที่ proposal ได้รับการอนุมัติ แต่ไม่ได้ยืมเงินไปเพื่อจัดกิจกรรมล่วงหน้าสามารถขอแบบฟอร์มได้ที่ แบบฟอร์มสามารถขอได้ที่ SA&AR Div.หรือ ดาวน์โหลดได้ที่ http://sa.siit.tu.ac.th/ats/ac_organize.php

2. Report of Student Activity Performance and Expense เป็นแบบฟอร์มสรุปการจัดกิจกรรมทั้งหมด ทั้งในเรื่องของค่าใช้จ่าย และรายงานผลของการจัดกิจกรรมนั้นๆ จากนักศึกษาและอาจารย์ที่ปรึกษาชมรม/อาจารย์ที่ปรึกษาในการจัดกิจกรรม สามารถขอแบบฟอร์มได้ที่ SA&AR Div.หรือ ดาวน์โหลดได้ที่ http://sa.siit.tu.ac.th/ats/ac_organize.php

3. Report of Budget and Expense for Student Activity เป็นแบบฟอร์มสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดกิจกรรมทั้งหมด สามารถขอแบบฟอร์มได้ที่ SA&AR Div.หรือ ดาวน์โหลดได้ที่ http://sa.siit.tu.ac.th/ats/ac_organize.php

4. สำเนาบัตรนักศึกษา/บัตรประชาชน ของนักศึกษาที่เป็นเหรัญญิก/ ประธาน ของชมรมหรือ Organizer

5. ใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จรับเงินมี 2 ประเภท คือ 1. Official Receipt และ 2. Unofficial Receipt 5.1 Official Receipt มีองค์ประกอบ 3 อย่าง ดังนี้ เลขที่, เล่มที่ และ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของห้างร้านนั้นๆ ** ใบเสร็จประเภทนี้ ไม่ต้องเขียนลงในใบแทนใบเสร็จ สามารถใช้แนบได้เลย**

5. ใบเสร็จรับเงิน 5.2 Unofficial Receipt ** ใบเสร็จประเภทนี้ จะต้องเขียนลงในใบแทนใบเสร็จเท่านั้น**

6. ใบแทนในเสร็จรับเงิน รายละเอียดของเหรัญญิก/ผู้เคลียร์บิล ชื่อต้องตรงกับบัตร นศ./ บัตรประชาชนที่แนบมา สามารถขอแบบฟอร์มได้ที่ SA&AR Div.หรือ ดาวน์โหลดได้ที่ http://sa.siit.tu.ac.th/ ats/ac_organize.php นำรายการจาก unofficial receipt มาใส่ที่นี่ โดยเรียงลำดับตามลำดับของใบเสร็จ (ใบแทน 1 ใบสามารถใส่รายการจาก unofficial receipt ได้หลายใบ) ลายมือชื่อของอาจารย์ที่ปรึกษาชมรม/ ที่ปรึกษากิจกรรม ลายมือชื่อของผู้กรอกรายละเอียดด้านบน

6. ใบแทนในเสร็จรับเงิน แนบพร้อมบัตรประชาชน ใช้ในกรณีที่ นักศึกษาซื้อสินค้า หรือใช้บริการ จากห้างร้าน หรือ ผู้ให้บริการที่ไม่มีใบเสร็จรับเงิน เช่น เช่ารถสองแถว, รับบริการจากช่างแต่งหน้า ทำผม, ได้รับบริการล่วงเวลาจากแม่บ้าน ฯลฯ เอกสารที่ใช้ มีดังนี้ สำเนาบัตรประชาชนของผู้ที่เราไปรับบริการ รายละเอียดผู้ให้บริการ(คนขับรถ, ช่างแต่งหน้าทำผม, แม่บ้าน ฯลฯ ที่เป็นเจ้าของบัตรประชาชน) รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ได้รับ ลายมือชื่อของอาจารย์ที่ปรึกษาชมรม/ ที่ปรึกษากิจกรรม ลายมือชื่อของผู้ที่กรอกรายละเอียดด้านบน (เจ้าของบัตรประชาชน)

7. รายชื่อผู้เข้าร่วมกิจกรรม ส่งทั้งรายชื่อที่เป็นลายมือชื่อของผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรม และ ส่งที่เป็น soft file เพื่ออัพโหลดใส่ใน Student Activity Transcript ต่อไป

8. รูปถ่ายวันจัดกิจกรรม

9. ใบประเมินการจัดกิจกรรม

SIIT News