การควบคุมภายในตามระเบียบ คตง. โดย นายสำเริง บุญโต รองผอ.สพม.๓๓ (สุรินทร์)

เนื้อหาการบรรยาย แนวคิดเกี่ยวกับการควบคุมความเสี่ยง วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน สาระสำคัญของตัวระเบียบฯ มาตรฐานการควบคุมภายใน 5 องค์ประกอบ

ปัญหาของหน่วยงานภาครัฐ ปัญหาในการบริหารจัดการของหน่วยงานภาครัฐ ที่ยังขาดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และไม่ปรับตัวให้ ทันต่อการเปลี่ยนแปลง ทำให้เกิดความล่าช้าในการปฏิบัติปฏิบัติงาน ความสิ้นเปลือง ความสูญเปล่า ความไม่ประหยัด ข้อผิดพลาด ข้อบกพร่อง การรั่วไหล การทุจริตและประพฤติมิชอบ และปัญหาเกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์

ความเสี่ยงของหน่วยงาน การไม่บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย การบริหารงานไม่มีประสิทธิภาพ ผลการดำเนินงานมีข้อบกพร่องผิดพลาด การใช้จ่ายเงินไม่ประหยัดและไม่คุ้มค่า มีปัญหาการทุจริต

การควบคุมความเสี่ยงของหน่วยงาน 1. การบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี (Good Governance) 2. การบริหารความเสี่ยง (Risk Management) 3. การควบคุมภายใน (Internal Control)

ระบบการควบคุมภายใน หน่วยงานภาครัฐ จะต้องจัดวางระบบการควบคุมภายใน ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 เพื่อให้มีการควบคุมกำกับดูแลที่ดีและลดปัญหาความเสี่ยงภายในหน่วยงาน ซึ่งเป็นการสร้าง วัฒนธรรมองค์กร

ความหมายของการควบคุมภายใน “ กระบวนการที่ผู้กำกับดูแลฝ่ายบริหารและบุคลากรของหน่วยงานกำหนดให้มีขึ้น เพื่อให้เกิดความมั่นใจอย่างสมเหตุผลว่าการดำเนินงานของหน่วยงานจะบรรลุตามวัตถุประสงค์ ”

วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการดำเนินงาน รวมทั้งการดูแลรักษาทรัพย์สิน การป้องกันการ รั่วไหล สูญเสีย และการทุจริต ความเชื่อถือของรายงานทางการเงิน การปฏิบัติตาม กฎหมาย และระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

แนวคิดเกี่ยวกับการควบคุมภายใน 1. แทรกหรือแฝงอยู่ในการปฏิบัติงานตามปกติ 2. บุคลากรทุกระดับมีส่วนร่วมในการทำให้ระบบ การควบคุมเกิดขึ้น 3. ให้ความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลเท่านั้น

เหตุผลที่ทำให้การควบคุมภายในล้มเหลว การใช้ดุลยพินิจในการตัดสินใจ ผู้บริหารใช้อำนาจหรืออภิสิทธิ์สั่งการเป็นอย่างอื่น ผู้ปฏิบัติงานไม่ปฏิบัติตามมาตรการที่องค์กรกำหนด การสมรู้ร่วมคิดกันโดยทุจริตกระทำการฉ้อโกง ขาดความเข้าใจในกลไกของการควบคุมที่กำหนดขึ้น ความคุ้มค่ากับต้นทุนที่เกิดขึ้น

ประโยชน์ที่มุ่งหวังจากการควบคุมภายใน 1. การปฏิบัติงานมีประสิทธิผล ประสิทธิภาพ บรรลุเป้าหมาย 2. ช่วยป้องกัน ลดความสูญเสีย สิ้นเปลือง 3. ให้ความมั่นใจต่อการจัดทำรายงาน 4. ออกแบบไว้ดีจะเกิดความสอดคล้องกับ กฎหมายระเบียบที่ใช้บังคับ

ใครคือผู้รับผิดชอบต่อการวางระบบการควบคุมภายใน ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับ รองลงมาทุกระดับ

หน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง รับผิดชอบโดยตรงในการจัดให้มีการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในระดับที่น่าพอใจอยู่เสมอ ประเมินผลการควบคุมภายในของหน่วยงาน กำหนดให้หน่วยตรวจสอบภายในเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมภายใน

หน้าที่ของผู้บริหารระดับรองลงมาทุกระดับ จัดให้มีการควบคุมภายในของส่วนงานที่ตนรับผิดชอบ สอบทานการปฏิบัติงานที่ใช้บังคับในหน่วยงานที่ตนรับผิดชอบ ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงการควบคุมภายในให้รัดกุม

ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ส่วนที่ 1 ตัวระเบียบ - ฝ่ายบริหารต้องนำมาตรฐานการควบคุมภายในไปใช้เป็นแนวทางจัดวางระบบการควบคุมภายใน - รายงานเกี่ยวกับการควบคุมภายในอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ส่วนที่ 2 มาตรฐานการควบคุมภายใน มีส่วนประกอบของการควบคุมภายใน 5 ประการ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน

สาระสำคัญของระเบียบ คตง. ตัวระเบียบ 9 ข้อ มาตรฐานการควบคุมภายใน 5 องค์ประกอบ

ตัวระเบียบ มีทั้งหมด 9 ข้อ ข้อ 1 ชื่อระเบียบ ข้อ 2 วันบังคับใช้ ข้อ 3 ความหมายต่าง ๆ ข้อ 4 ผู้รับผิดชอบในการนำมาตรฐานไปใช้

ส่วนที่1: ตัวระเบียบ การรายงานความคืบหน้าตามระเบียบฯ ข้อ 5 ส่วนที่1: ตัวระเบียบ การรายงานความคืบหน้าตามระเบียบฯ ข้อ 5 จัดวางระบบการควบคุมภายในให้เสร็จภายใน 1 ปี (27 ต.ค.2544 - 26 ต.ค. 2545) รายงานความคืบหน้าทุก 2 เดือน (60 วัน) รายงานครั้งแรกภายในสิ้นเดือน มี.ค. 2545

ส่วนที่ 1 : ตัวระเบียบ(ต่อ) ข้อมูลที่ต้องแสดงในรายงานความคืบหน้าตามระเบียบฯ ข้อ 5 สรุปภารกิจและวัตถุประสงค์ระดับหน่วยงาน และระดับกิจกรรม ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการควบคุม ระบุความเสี่ยงที่สำคัญ ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการควบคุม ผู้รับผิดชอบประเมินระบบการควบคุมภายใน และวิธีการติดตามผล

ส่วนที่ 1 : ตัวระเบียบ (ต่อ) การรายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6 รายงานอย่างน้อยปีละครั้ง รายงานภายใน 90 วัน นับจากวันสิ้นปีงบประมาณ (30 ก.ย.) หรือปีปฏิทิน (31 ธ.ค.) รายงานครั้งแรกรายงานภายใน 240 วัน หรือภายในสิ้นเดือน มิ.ย. 2546 รายงานครั้งปีที่ 2 ภายในสิ้นเดือน ธ.ค. 2546 หรือ มี.ค. 2547 แล้วแต่กรณี

รายละเอียดที่ต้องรายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6 การควบคุมภายในเป็นไปตามมาตรฐานการควบคุม หรือไม่ ผลการประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของ ระบบการควบคุมภายใน และผลการประเมิน องค์ประกอบของการควบคุมภายใน จุดอ่อน ข้อเสนอแนะ และแผนการปรับปรุงแก้ไข

แจ้งกระทรวงเจ้าสังกัด หรือผู้บังคับบัญชา ข้อ 7 ไม่สามารถปฏิบัติได้ ทำข้อตกลง ข้อ 8 บทลงโทษ แจ้งกระทรวงเจ้าสังกัด หรือผู้บังคับบัญชา รายงานต่อประธานรัฐสภา อาจต้องรับโทษปรับทางปกครอง ตามระเบียบ ความว่าด้วยวินัยทางงบประมาณและการ คลัง พ.ศ. 2544

ข้อ 9 ประธาน คตง. มีอำนาจตีความ และวินิจฉัย ปัญหา ข้อ 9 ประธาน คตง. มีอำนาจตีความ และวินิจฉัย ปัญหา ที่เกิดขึ้นจากการบังคับใช้ระเบียบนี้

มาตรฐานการควบคุมภายใน 5 องค์ประกอบ

5 องค์ประกอบ สภาพแวดล้อมของการควบคุม การประเมินความเสี่ยง กิจกรรมการควบคุม สารสนเทศ และการสื่อสาร การติดตามประเมินผล

ความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบการควบคุมภายใน การประเมินความเสี่ยง การติดตาม ประเมินผล กิจกรรม การควบคุม สารสนเทศ การสื่อสาร สภาพแวดล้อม ของการควบคุม

1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม สภาพแวดล้อมของการควบคุม หมายถึง ปัจจัยต่างๆ ซึ่งร่วมกันส่งผลให้มีการควบคุมขึ้นในหน่วยรับตรวจหรือทำให้การควบคุมที่มีอยู่ได้ผลดีขึ้น ในทางตรงกันข้ามก็อาจทำให้การควบคุมย่อหย่อนลงได้

สภาพแวดล้อมของการควบคุม ปัจจัยเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของการควบคุม - ปรัชญาและรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร - ความซื่อสัตย์และจริยธรรม - ความรู้ ทักษะและความสามารถของบุคลากร - โครงสร้างการจัดองค์กร - การมอบอำนาจและหน้าที่ความรับผิดชอบ - นโยบายและวิธีบริหารบุคลากร

สภาพแวดล้อมของการควบคุม มาตรฐาน: ผู้กำกับดูแล ฝ่ายบริหาร และบุคลากรของหน่วยรับตรวจต้องสร้างบรรยากาศของการควบคุมเพื่อให้เกิดทัศนคติที่ดีต่อการควบคุมภายใน โดยส่งเสริมให้บุคลากรทุกคนในหน่วยงานรับตรวจเกิดจิตสำนึกที่ดีในการปฏิบัติงานในความรับผิดชอบและตระหนักถึงความจำเป็นและความสำคัญของการควบคุมภายใน รวมทั้งดำรงรักษาไว้ซึ่งสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี

การสร้างบรรยากาศของการควบคุม การควบคุมที่มองเห็นได้(Hard Controls) โครงสร้างองค์กร นโยบาย ระเบียบวิธีปฏิบัติ ฯลฯ การควบคุมที่มองไม่เห็น (Soft Controls) ความซื่อสัตย์ ความโปร่งใส การมีผู้นำที่ดี ความมีจริยธรรม

2. การประเมินความเสี่ยง ความเสี่ยง หมายถึง โอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดความเสียหาย การรั่วไหล ความสูญเปล่า หรือเหตุการณ์ซึ่งไม่พึงประสงค์ ที่ทำให้งานไม่ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ที่กำหนด

การประเมินความเสี่ยง มาตรฐาน: ฝ่ายบริหารต้อง ประเมินความเสี่ยง ทั้งจากปัจจัยภายในและภายนอกที่มีผลกระทบ ต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจ อย่างเพียงพอและเหมาะสม

การกำหนดวัตถุประสงค์ ระดับองค์กร ระดับกิจกรรม ภารกิจ ขององค์กร กิจกรรมที่ทำให้ บรรลุวัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์ ระดับองค์กร วัตถุประสงค์ ระดับกิจกรรม

ขั้นตอนในการประเมินความเสี่ยง 1.การระบุปัจจัยเสี่ยง (Risk Identification) 2. การวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Analysis) 3. การบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

ความเสี่ยง ขาดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล รายงานขาด ประหยัด ความน่าเชื่อถือ ไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ปัจจัยเสี่ยง บุคลากร ทรัพยากร กระบวนการปฏิบัติงาน กฎระเบียบ ระบบสารสนเทศ สิ่งแวดล้อม/สถานการณ์

ความเสี่ยงที่ผู้บริหารต้องพิจารณา ความเสี่ยงจากลักษณะธุรกิจ (Inherent Risk) ความเสี่ยงจากการควบคุมภายใน (Control Risk) ความเสี่ยงจากการตรวจไม่พบข้อผิดพลาด (Detection Risk)

การตรวจสอบ ความเสี่ยงจากลักษณะธุรกิจ ระบบการควบคุมภายใน ความเสี่ยงจากการควบคุมภายใน การตรวจสอบ ความเสี่ยงตรวจสอบไม่พบ

การวิเคราะห์ระดับของความเสี่ยง ระดับของความเสี่ยง (Degree of Risk) 5 4 3 2 1 มีความเสี่ยงสูงมาก มีความเสี่ยงสูง มีความเสี่ยงปานกลาง มีความเสี่ยงต่ำ ผลกระทบของความเสี่ยง 1 2 3 4 5 โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง

การบริหารความเสี่ยง Take Risk Treat Risk ยอมรับความเสี่ยงนั้นไม่แก้ไขใดๆ ควบคุมความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้

พยายามขจัดความเสี่ยงนั้นให้เหลือศูนย์ หรือไม่มีความเสี่ยงนั้น ๆ เลย โอนความเสี่ยงไปให้ บุคคลที่ 3 Terminate Risk Transfer Risk

3. กิจกรรมการควบคุม กิจกรรมการควบคุม หมายถึง นโยบายและวิธีการต่าง ๆ ที่ฝ่ายบริหารกำหนดให้บุคลากรของหน่วยงานปฏิบัติเพื่อลดหรือควบคุมความเสี่ยง และได้รับการสนองตอบโดยมีการปฏิบัติ

กิจกรรมการควบคุม มาตรฐาน: ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีกิจกรรมการควบคุมที่ มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล เพื่อป้องกัน หรือลดความเสียหายความผิดพลาดที่อาจเกิด ขึ้นและให้สามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุ ประสงค์ของการควบคุมภายใน มาตรฐาน:

กิจกรรมการควบคุม ในเบื้องต้นจะต้องแบ่งแยกหน้าที่งานภายในหน่วยงานอย่างเหมาะสม ไม่มอบหมายให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งมีหน้าที่เป็นผู้รับผิดชอบปฏิบัติงานที่สำคัญ หรืองานที่เสี่ยงต่อความเสียหายตั้งแต่ต้นจนจบ แต่ถ้ามีความจำเป็นให้กำหนดกิจกรรมการควบคุมอื่นที่เหมาะสมทดแทน

หลักการแบ่งแยกหน้าที่ที่ดี การอนุมัติ หรือเห็นชอบ การบันทึกรายการ หรือลงบัญชี การดูแลรักษาทรัพย์สิน การตรวจสอบ

ตัวอย่างกิจกรรมการควบคุม - การอนุมัติ - การสอบทาน - การดูแลป้องกันทรัพย์สิน - การบริหารทรัพยากรบุคคล - การบันทึกรายการและ เหตุการณ์อย่างถูกต้องและทันเวลา - การกระทบยอด - การแบ่งแยกหน้าที่ - การจัดทำเอกสารหลักฐาน

กิจกรรมการควบคุม การควบคุมแบบป้องกัน (Preventive Control) การควบคุมแบบค้นพบ (Detective Control) การควบคุมแบบแก้ไข (Corrective Control) การควบคุมแบบส่งเสริม (Directive Control)

4. สารสนเทศและการสื่อสาร สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทางการเงิน และข้อมูลข่าวสารอื่น ๆ เกี่ยวกับการ ดำเนินงานของหน่วยงาน ไม่ว่าเป็นข้อมูลจากแหล่งภายใน หรือภายนอก การสื่อสาร หมายถึง การส่งสารสนเทศระหว่างบุคลากร

สารสนเทศและการสื่อสาร ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีสารสนเทศอย่างพอ เพียงและสื่อสารให้ฝ่ายบริหารและบุคลากร อื่นๆ ที่เหมาะสมทั้งภายในและภายนอกหน่วย รับตรวจ ซึ่งจำเป็นต้องใช้สารสนเทศนั้น ใน รูปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา มาตรฐาน:

5. การติดตามประเมินผล มาตรฐาน ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีการติดตามประเมินผล (Monitoring) โดย การติดตามผลในระหว่าง การปฎิบัติงาน (Ongoing Monitoring) และ การประเมินผลเป็นรายครั้ง (Separate Evaluation)

การติดตามผล (Monitoring) ใช้สำหรับมาตรการหรือระบบการควบคุม ภายในที่อยู่ระหว่างการออกแบบหรือการนำออกสู่การปฏิบัติ

การประเมินผล (Evaluation) ใช้สำหรับมาตรการหรือระบบการควบคุม ภายในที่ได้ใช้ไปแล้วเป็นระยะเวลานาน พอสมควรที่จะได้รับการประเมินว่ายังมี ความเหมาะสมกับสิ่งแวดล้อมต่างๆ ที่ เปลี่ยนไปอยู่อีกหรือไม่

ระหว่างการปฏิบัติงาน การประเมินผลเป็นรายครั้ง (Separate Evaluation) การติดตามประเมินผล การติดตามผล ระหว่างการปฏิบัติงาน (Ongoing Monitoring) การประเมินผลเป็นรายครั้ง (Separate Evaluation) ประเมินตนเอง ประเมินอิสระ

ประเมินตนเอง ประเมินอิสระ Control Self Assessment ประเมินอิสระ Independent Assessment ภายใน คือ ผู้ตรวจสอบภายใน ทุกคนในองค์กรประเมินความเสี่ยง แบบสอบถาม ประชุมเชิงปฏิบัติการ ภายนอก คือ ผู้ตรวจสอบอิสระ

องค์ประกอบของมาตรฐาน การควบคุมภายใน องค์ประกอบของมาตรฐาน วัตถุประสงค์ 1. ประสิทธิผล ประสิทธิภาพ การดำเนินงาน 2. ความเชื่อถือได้ของรายงาน ทางการเงิน 3. การปฏิบัติตามกฎ ระเบียบที่ เกี่ยวข้อง 1. สภาพแวดล้อมการควบคุม 2. การประเมินความเสี่ยง 3. กิจกรรมการควบคุม 4. สารสนเทศและการสื่อสาร 5. การติดตามประเมินผล

สวัสดีค่ะ การสร้างระบบต้องคำนึงถึง “คน” เป็นอันดับแรก คนสร้างวัฒนธรรมให้กับองค์กร คนดีทำระบบเลวให้ดีขึ้นได้ คนเลวทำระบบดีให้เลวลงได้ ดังนั้น “คน” คือหัวใจสำคัญที่จะผลักดันให้ระบบการควบคุมภายในที่ดีเกิดขึ้นได้ และประสบความสำเร็จ สวัสดีค่ะ