Workshop process management

งานนำเสนอเรื่อง: "Workshop process management"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 Workshop process management
กติกา ข้อตกลง การวิเคราะห์งาน เป้าหมายอยู่ที่งาน ไม่มีการตำหนิผู้ใด เปิดใจรับ หากมีข้อเสนอแนะ

2 พระราชปณิธานในพระบรมราชชนก
“ขอให้ถือผลประโยชน์ส่วนตัวเปนที่สอง ประโยชน์ของเพื่อนมนุษย์เปนกิจที่หนึ่ง ลาภทรัพย์และเกียรติยศจะตกมาแก่ท่านเอง ถ้าท่านทรงธรรมะแห่งอาชีพย์ไว้ให้บริสุทธิ” 04/04/60

3 ปัญหา : การตอบกลับเอกสารผ่านระบบ E-doc ล่าช้ากว่ากำหนด
หน่วยประกันคุณภาพ คณะวิทยาศาสตร์

4 ส่งเอกสารตอบกลับหน่วยงานต้นเรื่องตามกำหนดเวลา
Input Process Output เอกสารเข้า E-doc ผู้เกี่ยวข้อง -ผู้รับ/ส่งเอกสาร -ผู้สั่งการ คอมพิวเตอร์และระบบ Internet การส่งต่อเอกสารผ่านระบบ E-doc การติดตามเรื่องหลังจากเสนอสั่งการ (เฉพาะเอกสารที่มีกำหนดส่งกลับ) ส่งเอกสารตอบกลับหน่วยงานต้นเรื่องตามกำหนดเวลา

5 Flow การรับ-ส่งเอกสารในระบบ E-Doc

6 Process

7 Blueprint กระบวนการเดิม
ลูกค้า = กองบริการการศึกษา แต่ละ step ใช้เวลาเท่าไหร่? ระบุ สารบรรณคณะวิทย์ ระบบ E-DOC หน่วยประกันฯ กุสุมา หน่วยประกันฯ เจนวดี ผช.วันดี Internal activity เลขาฯผู้บริหาร ผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง

8 วิเคราะห์ปัญหา สาเหตุ (ภายใน) สาเหตุ (ภายนอก) ขาดการติดตามเรื่อง
เกิดความล่าช้าในการนำส่งเอกสารแต่ละลำดับ - การรับหนังสือ - การเสนอสั่งการ - สั่งการ - การส่งต่อ ผู้บริหาร/หน่วยงาน/ภาควิชา รับเรื่องล่าช้า ผู้รับเรื่องไม่ได้ดำเนินการตามที่แจ้งในหนังสือ ผู้รับเรื่องไม่ได้ติดตามเรื่อง ผู้รับเรื่อง ไม่ได้ส่งกลับให้หน่วยประกันคุณภาพ ผู้เสนอเรื่องให้ผู้บริหาร และผู้บริหารไม่เข้าใจคำสั่งบนระบบ e-doc (บางคำสั่งตอบกลับได้ แต่บางคำสั่งตอบกลับไม่ได้)

9 Blueprint กระบวนการใหม่ ช่วยกันคิด??
ลูกค้า = กองบริการการศึกษา แต่ละ step ใช้เวลาเท่าไหร่? ระบุ สารบรรณคณะวิทย์ ระบบ E-DOC หน่วยประกันฯ กุสุมา หน่วยประกันฯ เจนวดี ผช.วันดี เลขาฯผู้บริหาร ผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง

10 แนวทางการแก้ปัญหา ภายในหน่วยประกันคุณภาพ
1. กำหนดเวลาเปิด check e-doc อย่างน้อยวันละ 3 ครั้ง (9.00,13.30, น.) (ถ้ากำหนดให้มี แจ้งผู้รับเอกสารของหน่วยงานเมื่อสารบรรณส่งมา จะดีมาก) 2. จัดทำ slip ติดตามเรื่อง โดยแนบกับเอกสารต้นเรื่อง และวางในตะกร้า “กำลังดำเนินการ” 3. เมื่อมีการส่งต่อที่ต้องการการตอบรับ ให้ตรวจสอบเส้นทางเอกสาร ว่าหน่วยงาน/เลขาผู้บริหารเปิดอ่านเอกสารหรือไม่ 4. กำหนดวันตามเรื่อง ก่อนถึงวันที่กำหนดส่งเรื่อง อย่างน้อย 3 วัน 5. เมื่อถึงกำหนดแล้ว ยังไม่ได้รับคำตอบให้ใช้วิธีโทรศัพท์ตามที่หน่วยงาน/ภาควิชา 6. ใช้ตัวช่วยเตือน คือ google calendar

11 แนวทางการแก้ปัญหา ระดับคณะ
ทบทวน flow การรับ-ส่งเอกสารในคณะฯ ปรับให้ง่าย ลดขั้นตอน และตกลงในแนวปฏิบัติร่วมกัน อบรมผู้ใช้งานให้เข้าใจฟังก์ชั่นการใช้งานทั้งหมด หาข้อเสนอแนะเพื่อพัฒนาระบบส่งไปยังผู้ออกแบบโปรแกรมทราบ-ดำเนินการ

12 ประเมินผล มีนาคม – สิงหาคม 2554 ปฏิบัติตามแนวทางใหม่อย่างเคร่งครัด
มีนาคม – สิงหาคม 2554 ปฏิบัติตามแนวทางใหม่อย่างเคร่งครัด กันยายน ประเมินผลการดำเนินงาน - จำนวนเรื่องที่ดำเนินงานไม่ตามกำหนดเวลา - ใช้วิธีเดิม/หาวิธีใหม่ เขียนขั้นตอนการปฏิบัติงาน (WI)

13 ? Process เดิม Process ใหม่
กระบวนการหรือขั้นตอนที่มีอยู่ ซับซ้อนหรือไม่ ใช้เวลามากหรือไม่ จะทำอย่างไรให้ง่าย และเร็วกว่านี้ ? Process เดิม Process ใหม่ ? เป้าหมาย ลดขั้นตอน ลดแรงงานคน ลดเวลาดำเนินการ ลด(ประหยัด)งบประมาณ

14 Blueprint กระบวนการใหม่ ช่วยกันคิด??
ลูกค้า = กองบริการการศึกษา แต่ละ step ใช้เวลาเท่าไหร่? ระบุ สารบรรณคณะวิทย์ ระบบ E-DOC หน่วยประกันฯ กุสุมา หน่วยประกันฯ เจนวดี ผช.วันดี เลขาฯผู้บริหาร ผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง

15 Process

16 Workshop สำหรับกลุ่ม ระบุปัญหาที่เกิด วิเคราะห์กระบวนการที่เป็นสาเหตุ
ทำ flowchart ระบุขั้นตอนการทำงาน ผู้ที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน (ระบุคนที่ทำหน้าที่แทน) ทำ Blueprint ของกระบวนการ และระบุ contact point ที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งระบุเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน ใช้หลัก ADLI ในการจัดทำกระบวนการ

17