ISO 9001:2008 Internal Quality Audit

งานนำเสนอเรื่อง: "ISO 9001:2008 Internal Quality Audit"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 ISO 9001:2008 Internal Quality Audit

2 ทบทวนข้อกำหนด ISO 9001:2008

3 ISO 9001 : 2008 ควบคุมเอกสาร & บันทึก ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร, การสื่อสาร, การประชุมทบทวนของฝ่ายบริหาร สรรหาบุคลากร-การฝึกอบรม, การบำรุงรักษาเครื่องมือ-อุปกรณ์ในการทำงาน การทำให้เกิดผลิตภัณฑ์ (ฝ่ายการตลาด, ฝ่ายออกแบบ, ฝ่ายจัดซื้อ, ฝ่ายคลังสินค้าและวัตถุดิบ, ฝ่ายผลิต, งานสอบเทียบ) การตรวจสอบ, การวิเคราะห์ข้อมูล, การแก้ไข-ป้องกัน และการปรับปรุง

4 ความหมายของการ Audit A systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which audit criteria are fulfilled.”

5 คำศัพท์ที่ควรรู้สำหรับ Auditor
Auditee : ผู้ถูกตรวจประเมิน Lead Auditor : หัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน Audit Criteria : เกณฑ์ที่ใช้ในการตรวจ Audit Evidence : หลักฐานต่างๆที่ขอดูพิจารณาความสอดคล้อง NC = Nonconformity : ความไม่สอดคล้อง OB = Observation : ข้อสังเกต C = Compliance : ความสอดคล้อง CAR = Corrective Action Request : ใบขอให้แก้ไข

6 คำศัพท์ที่ควรรู้สำหรับ Auditor
First party audit : การตรวจหน่วยงานโดยคนขององค์กรเอง Second party audit : การตรวจหน่วยงานโดยลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้เสียกับองค์กร หรือองค์กรไปตรวจผู้ขาย Third party audit : การตรวจโดยหน่วยงานที่ให้การรับรอง

7 สิ่งที่ข้อกำหนด 8.2.2 ต้องการ
กำหนดความถี่ในการตรวจครอบคลุมทุกกิจกรรม แต่งตั้งทีม Auditor ที่เป็นอิสระ มี Procedure (เอกสาร)การตรวจติดตามภายใน ทำการ Audit แล้วบันทึกผลการตรวจติดตาม แจ้งผลการตรวจให้ผู้เกี่ยวข้องทราบถ้ามีความไม่สอดคล้อง ทำการ แก้ไข ติดตามผลการแก้ไข สรุปผลการตรวจติดตามในที่ประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร

8 จุดมุ่งหมายในการ Audit
Assessment Auditor Assessor Single Activity Group of Activities Positive Results System Improvement

9 จุดมุ่งหมายในการ Audit
มั่นใจว่าสอดคล้องกับข้อกำหนด, ให้ข้อเสนอแนะสำหรับปรับปรุงกระบวนการทำงาน เพื่อให้ฝ่ายบริหารมั่นใจ, นำกลับมาแก้ไข.

10 จุดมุ่งหมายในการ Audit เพื่อให้มั่นใจว่าคนในองค์กรทำตามระบบ.
ตรวจสอบความเข้าใจของพนักงานในระบบการทำงาน? สังเกตการทำงานว่าเป็นไปตามระบบหรือไม่ ? เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานถูกต้องหรือไม่ ? ขั้นตอนที่ทำเป็นเอกสารมีเพียงพอหรือไม่ ?

11 จุดมุ่งหมายในการ Audit Internal audit Reports
1. พิจารณาในที่ประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร. 2. ทำเพื่อผู้ตรวจสอบภายนอกดู.

12 Site/Area Preparation ระบบการบริหารงานคุณภาพ
นัดหมายเจ้าของพื้นที่ Site/Area Preparation วัน/เวลา Audit Performance flow-Chart ศึกษาพื้นที่จะทำการตรวจ วางแผนการตรวจ ศึกษาขั้นตอนการปฏิบัติ (ถ้ามี) เตรียม checklist เปิดประชุม ทำการตรวจติดตาม ระบบการบริหารงานคุณภาพ Agree the Facts NC ? คู่มือคุณภาพ ขั้นตอนการปฏิบัติ บันทึกต่างๆ ความไม่สอดคล้อง พบ ไม่พบ ทำการแก้ไข ปิดประชุม รายงานสิ่งที่พบ รายงานผล ติดตามผล ปิดประเด็น

13 การวางแผนการตรวจ เรียนรู้เกี่ยวกับพื้นที่ที่จะไปตรวจ,
งานพวกเขาทำเกี่ยวกับอะไร, อ่านขั้นตอนการปฏิบัติงานหรือคู่มือการควบคุม จัดเตรียม Checklist, นัดกับผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบพื้นที่และเวลา.

14 การวางแผนการตรวจ ตรวจให้ครอบคลุมทุกแผนก รู้ขั้นตอนการปฏิบัติ,
เข้าใจการทำงานของแผนก, รู้ความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล, รู้การปฏิบัติและการทวนสอบ. รู้ว่าจะมองหาหลักฐานจากที่ไหน รู้ audit trail

15 อดทน ต้องเข้าใจการสื่อสารกับบุคคลต่างๆ คุณสมบัติของ AUDITOR
ลื่นเป็นปลาไหล อดทน ซื่อๆ เครียด/ประหม่า ธุระเยอะ พูดมาก/ถ่วงเวลา

16 การสื่อสาร การสื่อสารด้วยท่าทาง การสื่อสารด้วยคำพูด
ท่าทางและบุคลิกสุภาพ การเคลื่อนไหวของมือแขน การให้สัญญาณ การประสานตา สีหน้า การสื่อสารด้วยคำพูด ใช้คำศัพท์ที่เข้าใจง่าย ใช้น้ำเสียงสุภาพ สื่อให้เห็นความสนใจที่แท้จริง ไม่ใช้น้ำเสียงเบื่อหน่าย

17 Approach to the Audit Auditor ด้านบวก สุภาพ เป็นมิตร ให้คำอธิบาย
สร้างสรรค์ไม่จับผิด พร้อมที่จะเปิดใจ ด้านลบ ตรวจไม่เป็นระบบ ชอบทะเลาะ ขี้เกียจไม่เตรียมตัว มีความลำเอียงด่วนสรุป ขี้ตกใจและไม่หนักแน่น

18 การเตรียมคำถามใน Check List
ข้อกำหนดของมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะทำการตรวจ/ของแผนกนั้นๆ เอกสารการทำงานของแผนกนั้นๆ ผลการตรวจประเมินครั้งที่ผ่านมา

19 การตั้งคำถาม ???? Who? How? What? ขอดู หน่อยซิ !!! When? Why? Where?

20 Checklists and their use
เป็นการช่วยเตือนความจำ ใช้ Procedure ของหน่วยงานเป็นแนวทางตั้งคำถาม ไม่ใช้แบบ ‘Tick List’ หรือ ใช้เป็นแนวทางสำหรับ Auditor สามารถเพิ่มคำถามได้เสมอ ไม่ยึดติดกับเอกสาร

21 Checklists and their use
เตรียมพื้นที่สำหรับ : การตอบ ข้อมูลสัมภาษณ์ รายการที่จะตรวจสอบ เช่น PO,PR,แผน,บันทึก,ฟอร์มที่ใช้ Equipment Checked Documents Checked Checklist จะกลายเป็นบันทึกการ Audit ใช้สำหรับการบริหารเวลา

22 Examples of Checklists, for Training Purposes only
Purchasing Department Auditor’s Comments Time 1. Completion of previously identified corrective actions. 2. Provision of effective procedures for procurement. 3. Approved supplier’s list/record. 4. Exclusive use of approved suppliers. 5. Purchasing data. 6. Review of purchasing data. 7. Interrelationship with Goods Inwards.

23 การ Audit แต่ละแผนก การ Audit Core Process ให้เป็นระบบ
การ Audit Support Process

24 “Turtle” Diagram PROCESS OUTPUTS INPUTS WITH WHAT ? WITH WHO? HOW?
(Materials / Equipment) (Competence / Skills / Training) PROCESS OUTPUTS INPUTS HOW? WHAT RESULTS? ( Procedures & Methods) (Performance Indicators)

25

26 เปิดประชุม ตรวจประเมิน ประชุมทีม ปิดประชุม
การตรวจประเมิน เปิดประชุม ตรวจประเมิน ประชุมทีม ปิดประชุม

27 Audit Performance การเปิดประชุม อธิบายวันนี้จะทำอะไรบ้าง
สิ่งที่อยากจะขอดู เช่น QP,บันทึกที่จะขอดู, ยืนยันการใช้เอกสารการตรวจจากการเตรียม Checklist. เตรียมบุคลากรที่จะสัมภาษณ์

28 การเปิดประชุมก่อนการตรวจประเมิน ( Opening Meeting )
การแนะนำทีมผู้ตรวจประเมิน ( Auditor ) แจ้งวัตถุประสงค์และขอบข่ายการตรวจประเมิน ยืนยันกำหนดการของการตรวจประเมิน อธิบายขั้นตอนและวิธีการตรวจ การรายงานสรุปผลการตรวจประเมินในที่ประชุม Closing Meeting

29 Audit Performance ระหว่างการตรวจติดตาม ถามคำถาม ขอดูบันทึก
ตรวจสอบบันทึก ดูว่าเป็นไปตามระบบที่วางไว้หรือไม่ ! ถามตาม audit trail เปิดใจให้กว้าง

30 ดำเนินการตรวจ การลงมือ Audit จุดเน้นของ auditor, อธิบายวัตถุประสงค์ ,
สื่อสาร, ให้ผู้ตอบรู้สึกสบายๆหรือผ่อนคลาย จุดเน้นของ auditor, ไม่ถามคำถามตรงๆ ไม่ถามคำถามนำ มีความเป็นมิตร, เป็นนักเจรจารักษาบรรยากาศ. เทคนิค การถาม

31 ระหว่างการตรวจ Auditor ถามเมื่อสงสัย ?????? ทำความเข้าใจ

32 เลือก audit ทีละงานในแต่ละเรื่องไม่ถามสลับไปมาจนมั่ว
Audit Performance Audit Trail เลือก audit ทีละงานในแต่ละเรื่องไม่ถามสลับไปมาจนมั่ว ตรวจทีละแผนก ตรวจสอบบันทึก

33 ตรวจสอบความสอดคล้องเสมอ,
Audit Performance จดบันทึกการตรวจเสมอ, ไม่ควรใช้การจำ, ตรวจสอบความสอดคล้องเสมอ, ตรวจหลักฐานทุกครั้ง

34 L E R N หลักในการเขียน CAR พบที่ไหน หลักฐานที่พบคืออะไร
ไม่สอดคล้องกับมาตรฐานหรือเอกสารขั้นตอนการปฏิบัติฉบับใด พบปัญหาอะไร L ocation E vidence R equirement N ature of Problem L E R N

35 ตัวอย่างการเขียน CAR จากการตรวจสอบแผนกบุคคล ไม่พบบันทักประวัติการฝึกอบรมของพนักงานทั้งหมด ในการฝึกอบรมหลักสูตร 5 ส เพื่อการเพิ่มผลผลิต เมื่อวันที่ 5 สิงหาคม 2550 ซึ่งเอกสารขั้นตอนการปฏิบัติ เรื่อง การฝึกอบรม ระบุจะต้องมีการจัดทำประวัติการฝึกอบรม ภายหลังการฝึกอบรมทุกหลักสูตร จึงไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด 6.2.2

36 Reporting รายงาน เนื้อหา: - รายงานความไม่สอดคล้อง,
- Checklist ที่สมบูรณ์แล้ว, - โน้ตของ Auditor ระหว่างตรวจ, - การสุ่มตัวอย่าง, - พื้นที่ไหนที่พบความไม่สอดคล้อง - จำนวนความไม่สอดคล้องที่พบ

37 Reporting การรายงานผลการตรวจ - รายงานในสิ่งที่พบ, - ไม่มีการ Surprise
- ความไม่สอดคล้องที่พบ, - Present รายงานการตรวจ, - ตกลงวิธีการแก้ไขและระยะเวลา, - ตกลงวันที่จะติดตามผล

38 Audit Performance การปิดประชุม - รายงานผลการตรวจเขียนเรียบร้อย,
อธิบายในเชิงสร้างสรรค์ในสิ่งที่ไม่สอดคล้อง - มีความเป็นนักเจรจารักษาบรรยากาศ รายงานได้รับความเห็นชอบจากผู้เกี่ยวข้อง - แน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วยในแนวทางการแก้ไข

39 การปิดประชุมการตรวจประเมิน ( Closing Meeting )
การกล่าวขอบคุณสำหรับความร่วมมือในการตรวจ แจ้งจุดดี – จุดแข็งของ Auditee แจ้งจุดอ่อน - ข้อบกพร่องที่ต้องได้รับการแก้ไข ( NC/Observation ) อธิบายขั้นตอน ระยะเวลาในการแก้ไขข้อบกพร่อง

40 ตรวจสอบการแก้ไขหลังจากตกลงระยะเวลาแล้ว
Follow-up Action การติดตาม ตรวจสอบการแก้ไขหลังจากตกลงระยะเวลาแล้ว ไม่ ตกลงเวลาใหม่ ใช่ ตรวจสอบอีกครั้ง ไม่ ใช่ ปรึกษาผู้บริหาร ปิดประเด็นความไม่สอดคล้อง

41 การปฏิบัติการแก้ไข การตรวจติดตาม ชี้บ่งความไม่สอดคล้อง
ตัดสินวิธีการแก้ไข ทำการปฏิบัติการแก้ไข ตรวจสอบวิธีการแก้ไข ติดตามผลการแก้ไข (potentially changed procedures) ทำการบันทึกผลการแก้ไข

42 - The End -