ระบบสารสนเทศในงานบัญชีและการเงิน

งานนำเสนอเรื่อง: "ระบบสารสนเทศในงานบัญชีและการเงิน"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 ระบบสารสนเทศในงานบัญชีและการเงิน
สัปดาห์ที่ 6

2 ความหมายและความสำคัญของงานบัญชีและการเงิน
1. ความหมายของงานบัญชี การบัญชี คือ ศิลปะของการเก็บรวบรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีคือ การให้ข้อมูลทางการ เงินซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่ายและผู้สนใจในกิจกรรมของกิจการ 2. ความหมายของงานการเงิน การเงิน คือ ศิลปะของการเก็บรักษาเงิน การรับ-จ่ายเงิน การบริหารเงินให้เกิดประ โยชน์สูงสุด และการควบคุมตรวจสอบเงินและบัญชี งานการเงินมีความสัมพันธ์กับงานบัญชีเป็นอย่างมาก กล่าวคือ เมื่อรายการรับหรือจ่ายเกิดขึ้น รายการจะต้องถูกนำไปผ่านกระบวนการบันทึกบัญชีอย่างแน่นอน

3 ระบบสารสนเทศในงานบัญชี

4 วัตถุประสงค์ของงานบัญชี
1. วัตถุประสงค์เฉพาะ เพื่อเสนอข้อมูลที่ถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รองรับทั่วไป 2. วัตถุประทั่วไป เพื่อเสนอข้อมูลทางการเงินที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับฐานะทางการเงินของกิจการ ผลการดำเนินงานของกิจการ และการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงินของกิจการ รวมทั้งข้อมูลอื่น ๆ ที่มีความสัมพันธ์ทางการเงิน 3. วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ เพื่อเสนอข้อมูลที่ทำเกิดโยชน์หรือมีคุณภาพ 7 ประการคือ 3.1 มีความน่าเชื่อถือ 3.5 ทันเวลา 3.2 เข้าใจง่าย เปรียบเทียบกันได้ 3.3 ตรวจสอบได้ มีความสมบูรณ์ 3.4 มีความเป็นกลาง

5 ประเภทของงานบัญชี 1. การบัญชีการเงิน (Financial Accounting) หมายถึง การจัดทำบัญชีและการรายงานทางการเงินของกิจการที่จัดทำภายใต้กฎเกณฑ์หลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปหรือมาตรฐานบัญชี ให้แก่ผู้ใช้งบการเงินภายนอกกิจการ เพื่อใช้ประกอบการวางแผน ควบคุม และตัดสินใจในการดำเนินการต่างๆ  2. การบัญชีบริหาร (Managerial Accounting) หมายถึง การจัดทำบัญชี และรายงานทางการเงินของส่วนงานต่างๆ ในองค์กรให้แก่ฝ่ายบริหารของกิจการเพื่อใช้ในการวางแผน ควบคุม และตัดสินใจ การจัดทำข้อมูลทางบัญชีจะทำตามความเหมาะสม และตามความต้องการของฝ่ายบริหาร

6 เปรียบเทียบบัญชีการเงินกับบัญชีบริหาร
การบัญชีการเงิน การบัญชีบริหาร วัตถุประสงค์ในการนำเสนอ -  นำเสนอข้อมูลรายงานทั่วๆไปสำหรับผลการดำเนินงานและฐานะของกิจการ - นำเสนอข้อมูลตามวัตถุประสงค์เฉพาะของผู้ใช้ การกำหนดให้นำเสนอข้อมูล -  ถูกบังคับให้นำเสนอตามมาตรฐานวิชาชีพ -  ไม่จำเป็นต้องนำเสนอก็ได้ ระยะเวลาในการนำเสนอ -  เสนอในรอบไตรมาสหรือประจำปีโดยอย่างน้อยต้องนำเสนอปีละครั้ง -  นำเสนอได้บ่อยครั้งตามต้องการ กระบวนการตรวจสอบ -  รายงานการนำเสนอต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต -  รายงานการนำเสนอไม่ต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการนำเสนอ -  การรวบรวมข้อมูลที่นำเสนอรายงานทางการเงินจะเกี่ยวข้องเฉพาะกับข้อมูลทางการบัญชี -  การรวบรวมข้อมูลที่จะนำเสนอรายงานทางการเงินจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลหลายด้านนอกเหนือจากข้อมูลทางการบัญชี เช่น การเงิน การตลาด การวิจัย เศรษฐศาสตร์ เป็นต้น

7 เปรียบเทียบบัญชีการเงินกับบัญชีบริหาร (ต่อ)
การบัญชีการเงิน การบัญชีบริหาร ผู้ใช้งบการเงิน บุคคลภายนอกองค์การที่มีส่วนได้เสีย บุคคลภายในองค์การ รูปแบบการนำเสนอ นำเสนอรายงานในรูปของงบการเงิน ไม่มีรูปแบบในการนำเสนอจะนำเสนอตามความต้องการของผู้ใช้ เนื้อหาในการนำเสนอ -  รายงานผลการดำเนินงานทั้งองค์กร -  ใช้หลักระบบบัญชีคู่ -  นำเสนอข้อมูลที่เกิดในอดีตมาสรุปในรูปรายงานทางการเงิน -  รายงานผลโดยละเอียดเฉพาะเรื่องตามความต้องการของผู้ใช้ -  ใช้หลักการอื่นๆนอกเหนือจากงานระบบบัญชีคู่ - โดยทั่วไปนำเสนอข้อมูลในอนาคต มาตรฐานการนำเสนอ -  ต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีรับรองโดยทั่วไป รวมทั้งตามกฎระเบียบและข้อบังคับของหน่วยงานที่กำกับดูแลและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง -  ไม่ต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไปจะนำเสนอข้อมูลตามความต้องการของผู้ใช้

8 ขั้นตอนการทำงานบัญชี 8 ขั้นตอน
วงจรบัญชี เป็นขั้นตอนในการจัดทำที่เรียงตามลำดับและเหมือนกันในแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี 1. บันทึกรายการในสมุดขั้นต้น เป็นงานลำดับแรกที่จะต้องจัดทำโดยจะจัดทำได้ก็ต่อเมื่อมีเอกสารที่แสดงรายการบัญชีหรือรายการค้าเกิดขึ้น การลงบัญชีจะลงตามระบบบัญชีคู่ (Double Entry System) คือจะต้องบันทึกรายการทั้งทางด้านเดบิตและเครดิต ด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน ตามหลักของสมการบัญชี (สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน)

9 สมุดขั้นต้น (Book of Original Entry) หรือสมุดรายวัน เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นประจำวัน ตามลำดับก่อนหลังโดยละเอียด เพื่อใช้อ้างอิงได้ในภายหลัง แบ่งออกเป็น 2 ประเภท 1.สมุดรายวันทั่วไป (General Journals) เป็นสมุดที่จดบันทึกรายการประกอบด้วยวันที่เกิดรายการ ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี จำนวนเงินเดบิตและเครดิต 2.สมุดรายวันเฉพาะ (Specific Journals) เป็นสมุดที่จดบันทึกรายการทุกครั้งที่เกิดขึ้นรายการค้าเช่นเดียวกับสมุดรายวันทั่วไป ต่างกันตรงที่จะบันทึกเพียงจำนวนเงินและชื่อบัญชีหรือข้อมูลที่สำคัญของบัญชีนั้น ๆ องค์กรที่ดำเนินงานทางธุรกิจจะต้องมีการวางระบบบัญชีเพื่อกำหนดผังบัญชี โดยการการกำหนดชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีอย่างเหมาะสม ควรจัดอย่างเป็นหมวดหมู่และเป็นระบบ แบ่งออกเป็น 5 หมวดใหญ่ ๆ คือ 1. บัญชีหมวดสินทรัพย์ กำหนดให้เลขที่บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 1 2. บัญชีหมวดหนี้สิน กำหนดให้เลขที่บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 2 3. บัญชีหมวดทุน กำหนดให้เลขที่บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 3 4. บัญชีหมวดรายได้ กำหนดให้เลขที่บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 4 5. บัญชีหมวดค่าใช้จ่าย กำหนดให้เลขที่บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 5

10 2. บันทึกรายการสมุดขั้นปลาย หรือสมุดแยกประเภทหรือบัญชีแยกประเภท (Ledger)
สมุดขั้นปลาย เป็นสมุดที่ใช้จดบันทึกรายการบัญชีหือรายการค้าเป็นลำดับถัดจากสมุดขั้นต้นหรือสมุดรายวัน โดยแยกรายการที่มีบัญชีเดียวกันในสมุดรายวันออกมาไว้รวมกันที่สมุดขั้นปลาย เพื่อให้ง่ายต่อการสรุปผลเมื่อสิ้นงวดบัญชี 3. จัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุงบัญชี งบทดลอง (Trial Balance) คือ งบที่แสดงยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททุกบัญชีหลังจากผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปทุกรายการแล้ว งบทดลองเป็นเครื่องมือพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่ และพิสูจน์ความถูกต้องของการคำนวณยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีแยกประเภททั่วไป งบทดลองก่อนปรับปรุงบัญชี คืองบทดลองที่จัดทำขึ้นเมื่อสิ้นงวดบัญชีหนึ่งหลังจากที่ได้มีการบันทึกรายการบัญชีครบถ้วน ตามเอกสารหลักฐานที่เกิดขึ้นแล้ว บางครั้งอาจยังไม่ถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป

11 4. บันทึกการปรับปรุงบัญชี (Adjusting Entry) มักกระทำตอนสิ้นงวดบัญชี เพื่อให้ข้อมูลที่ได้บันทึกบัญชีตามเอกสารหลักฐานไว้แล้วในระหว่างปี เป็นไปตามหลักเกณฑ์ในการจัดทำและนำเสนองบการเงิน รายการปรับปรุงสิ้นงวดบัญชีมีดังนี้ 4.1 รายได้ค้างรับ (Accrued Revenues) 4.2 ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) 4.3 รายได้รับล่วงหน้า (Advance from Customers) 4.4 ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) 4.5 ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Uncollectibles) 4.6 ค่าเสื่อมราคา (Depreciation) 4.7 วัสดุคงเหลือ (Supplies on Hand) 5. จัดทำงบทดลองหลังปรับปรุงบัญชี เป็นงบทดลองที่ได้จากการบันทึกรายการปรับปรุงบัญชีในสมุดรายวันและผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง หลังจากนั้นต้องคำนวณหายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทใหม่อีกครั้งหนึ่ง แล้วนำยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททุกบัญชีมาจัดทำงบทดลอง

12 6. จัดทำงบการเงิน เป็นการนำข้อมูลจากงบทดลองหลังการปรับปรุงบัญชีมาจัดทำรายงานทางการเงินซึ่งประกอบด้วย งบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของหรืองบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จงบใดงบหนึ่ง นโยบายการบัญชีและหมายเหตุประกอบการเงิน 7. บันทึกการปิดบัญชี การปิดบัญชี (Closing Entries) คือการทำให้บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายมียอดคงเหลือ ณ วันสิ้นงวดบัญชีเป็นศูนย์ตามหลักการจับคู่ค่าใช้จ่ายกับรายได้และหลักของรอบระยะเวลา โดยจะนำรายได้และค่าใช้จ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีเดียวกันมาเปรียบเทียบกันเพื่อคำนวณกำไรขาดทุน การปิดบัญชีจะกระทำเมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชีหรือเมื่อจัดทำงบการเงินประจำปีเท่านั้น ในกรณีที่มีการจัดทำงบการเงินระหว่างปี เช่น ทุก 3 เดือน 4 เดือน หรือ 6 เดือน เป็นต้น จะไม่มีการปิดบัญชีระหว่างปีดังกล่าว การปิดบัญชีนี้แต่ละองค์กรอาจมีขั้นตอนการปิดบัญชีไม่เหมือนกันก็ได้ 8. จัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี คืองบทดลองที่จัดทำหลังจากที่ปิดบัญชีรายได้และรายจ่ายไปแล้ว ดังนั้นบัญชีที่แสดงในงบทดลองหลังปิดบัญชีจึงมีเพียงบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน แบบฟอร์มของงบทดลองหลังปิดบัญชีก็เหมือนกับงบทดลองทั่วไปสรุปได้ว่าขั้นตอนของงานบัญชีที่สำคัญ ๆ จะทำเป็นวงจร ซึ่งแต่ละรอบของวงจรเรียกว่า “งวดระยะบัญชี” หรือ “รอบระยะเวลา” งานที่เพิ่มเติมนอกเหนือจากวงจรปิด

13 การบริหารงานบัญชี 1. การวางแผน (Planning) การกำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายของงานบัญชีโดยจะ จัดทำแต่ละงวดบัญชี 2. การจัดหน่วยงาน (Organization) การจัดตั้งหน่วยงานบัญชีเพื่อมาปฏิบัติงาน 3. การจัดสรรบุคลากร (Staffing) การสรรหาบุคคลเข้ามาทำงานในหน่วยงานบัญชี 4. การประสานงาน (Coordinating) การติดต่อเจรจากับหน่วยงานอื่นทั้งภายในและภายนอกองค์กร 5. การควบคุม (Controlling) การควบคุมการจัดทำบัญชีให้ถูกต้องตามกฎหมาย ตามหลักการรองรับทั่วไป

14 ตัวอย่างการกำหนดผังบัญชี

15 ตัวอย่างการแบบฟอร์มกระดาษทำการ

16 ระบบสารสนเทศทางการเงิน

17 งบการเงิน งบการเงิน คือ รายงานข้อมูลทางการเงินที่ได้มาจากการจัดทำบัญชีในรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่งหรือบางครั้งเรียกว่า “งวดบัญชี” งบการเงินที่สมบูรณ์ควรประกอบด้วย 1. งบดุล เป็นงบการเงินที่รายงานฐานะการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง 2. งบกำไรขาดทุน เป็นงานการเงินที่รายงานผลการดำเนินงานของกิจการสำหรับ ช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง 3. งบใดงบหนึ่งต่อไปนี้ 3.1 งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ เป็นงบการเงินที่รายงาน ถึงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของกิจการ 3.2 งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ เป็นงบการเงินที่รายงานการเปลี่ยนแปลง ในส่วนของเจ้าของแต่รายการที่แสดงในงบนี้จะไม่ละเอียดเหมือนงบในข้อ 3.1 4. งบกระแสเงินสด เป็นงบการเงินที่รายการเปลี่ยนแปลงของเงินสดในรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง 5. นโยบายการบัญชีและหมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นหลักบัญชีที่รับรองทั่วไป ที่องค์กรใช้ในการจัดทำและนำเสนองบการเงิน

18 ลักษณะที่สำคัญของงบการเงินที่ดี
ลักษณะที่สำคัญของงบการงินที่ดี 1. มีความเชื่อถือได้ 1.1 มีความเที่ยงธรรม 1.2 เน้นที่เนื้อหามากกว่ารูปแบบ 1.3 มีความเป็นกลาง 1.4 มีความระมัดระวัง 1.5 มีความครบถ้วน 2. มีความเข้าใจได้ 3. มีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ มีการเปรียบเทียบกันได้

19 วัตถุประสงค์ของงานการเงิน
1. เพื่อควบคุม รักษา และบริหารเงินขององค์กร ให้มีความคล่องตัวในการดำเนินกิจการ 2. เพื่อใช้ข้อมูลที่ได้ มาประเมินความสามารถของกิจการ

20 ขั้นตอนของงานการเงิน 8 ขั้นตอน
1 การตรวจนับเงินคงเหลือ เป็นขั้นตอนในการตรวจเช็คเงินสดคงเหลือขององค์กร โดยการนับจำนวนเงินสด เปรียบเทียบกับยอดเงินคงเหลือของวันทำการก่อนหน้า 2 การรับเงิน อาจจะเป็นเงินสด เช็ค สลิปบัตรเครดิต หรือเงินอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ผู้มีหน้าที่จะต้องตรวจสอบกับใบสำคัญรับเงิน เช่นใบแจ้งหนี้ แล้วทำการออกใบเสร็จรับเงิน ซึ่งควรจะต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง และเงินที่ได้รับในแต่ละวันจะต้องนำฝากธนาคารทันที หากเป็นการรับเช็คที่ไม่ได้ขีดคร่อมจะต้องทำการขีดคร่อมทันที 3 การจ่ายเงิน อาจจะเป็นเงินสด เช็คบัตรเครดิต หรือเงินอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ผู้มีหน้าที่จ่ายเงินจะต้องคอยตรวจสอบใบสำคัญจ่ายโดยดูวันที่ครบกำหนดชำระ เมื่อถึงกำหนดชำระแล้วก็จะจ่ายเงิน ในกรณีที่จ่ายเป็นเช็ค จะทำการเขียนเช็คแล้วนำเช็คพร้อมทั้งใบสั่งจ่ายไปให้ผู้มีอำนาจลงนามสั่งจ่าย กำหนดไว้อย่างน้อย 2 คน 4 การบริหารการเงิน เป็นขั้นตอนของผู้บริหารที่จะต้องทำการบริหารองค์กรให้มีสภาพคล่อง และสมรรถภาพในการหากำไร การที่ธุรกิจจะมีสภาพคล่องได้นั้น ธุรกิจจะต้องมีเงินสดเพียงพอต่อการใช้จ่ายประจำวันทั้งสภาวะปกติและสภาวะฉุกเฉิน

21 5. งบดุล (Balance Sheet) คืองบการเงินที่รายงานฐานะการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง ประกอบด้วยรายการที่สำคัญ 3 รายการ ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และทุกน งบดุล มี 2 แบบ คือ 5.1 งบดุลแบบบัญชี (Account form) เป็นงบดุลที่รายงานสินทรัพย์ไว้ด้านซ้าย และรายงานหนี้สิน และส่วนของเจ้าของไว้ด้านขวา 5.2 งบดุลแบบรายงาน (Report Form) เป็นงบดุลที่รายงานทรัพย์สินไว้ตอนบน และรายงานหนี้สินและส่วนเจ้าของไว้ตอนล่าง 6. งบกำไรขาดทุน (Income Statement) เป็นงบการเงินที่แสดงให้เห็นถึงผลการดำเนินงานของกิจการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เรียกว่า “งวดบัญชี” (Account period) ว่ากิจการมีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร กำไรหรือขาดทุน ดังนั้น รายการที่แสดงในงบกำไรขาดทุนนี้จึงเป็นเฉพาะรายได้ และรายการค่าใช้จ่ายของกิจการ มี2 รูปแบบ การจัดทำงบกำไรขาดทุนแบบรายงาน (Report Form) การจัดทำงบกำไรขาดทุนแบบบัญชี (Account Form) ** มีต่อ

22 งบกำไรขาดทุนแบบบัญชีและแบบรายงาน
6.1 งบกำไรขาดทุนแบบบัญชี หรือบัญชีกำไรขาดทุน (Profit and Loss Account) จะแสดงรายการออกเป็น 2 ด้าน คือ ด้านเดบิตเป็นรายการต้นทุนขาย ส่วนด้านเครดิตจะแสดงรายการรายได้จากการขายสินค้าหรือบริการ ผลต่างขั้นแรกเรียกว่า กำไรขั้นต้น ต่อมาด้านเดบิตจะเป็น ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน แยกเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและค่าใช้จ่ายในการบริหาร ส่วนด้านเครดิตจะเป็นกำไรขั้นต้นยกมา ผลต่างขั้นนี้เรียกว่า กำไรสุทธิจากการดำเนินงาน ต่อมาจะนำค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ดอกเบี้ยจ่าย ขาดทุนจากการขาย เป็นต้น มาหักโดยแสดงด้านเดบิต ส่วนรายได้อื่น ๆ เช่น ดอกเบี้ยรับ เงินปันผลรับ เป็นต้น มาบวกกำไรสุทธิจากการดำเนินงานโดยแสดงด้านเครดิต ผลต่างขั้นนี้เรียกว่า กำไรสุทธิก่อนหักภาษีเงินได้ เมื่อนำภาษีเงินได้มาหักด้านเดบิต ผลสุทธิคือกำไรหรือขาดทุนสุทธิประจำปีนั้น ๆ 6.2 งบกำไรขาดทุนแบบรายงาน (Income Statement or Profit and Loss Statement) จะไม่มีการแสดงเป็นยอดด้านเดบิตและเครดิต แต่จะแสดงเป็นรายงานเรียงตามลำดับขั้นตอนตั้งแต่รายได้จากการขายสินค้าหรือบริการ หักด้วนต้นทุนขายและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ผลลัพธ์จะเป็นกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิ แบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ 1. งบกำไรขาดทุนแบบแสดงรายการขั้นเดียว (Single – Step Form) เป็นงบกำไรขาดทุนที่กำหนดให้ใช้ตามกฎกระทรวง ออกตามความในกฎหมายว่าด้วยการบัญชี จะแสดงรายได้ทั้งหมดก่อน แล้วหักด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมดเพียงครั้งเดียว ผลต่างระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายก็คือกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิประจำงวด 2. งบกำไรขาดทุนที่แสดงรายการหลายขั้น (Multi – Step Form) เป็นงบกำไรขาดทุนที่แสดงรายการเป็นหมวดหมู่ โดยแสดงรายได้หักด้วยค่าใช้จ่ายเป็นขั้น ๆ ตามลำดับความสำคัญก่อนหลัง 22

23 7. กระดาษทำการ (Worksheet or Working paper) คือกระดาษที่ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดทำงบการเงินให้ง่าย สะดวกและรวดเร็วขึ้น กระดาษทำการเป็นกระดาษที่รวมยอดเงินของบัญชีแยกประเภททุกบัญชีทำให้สะดวกในการปรับปรุงบัญชี ณ วันสิ้นงวด แบ่งออกเป็น 3 ชนิดคือ 1. กระดาษทำการชนิด 6 ช่อง ประกอบด้วยงบทดลอง 2 ช่อง งบกำไรขาดทุน 2 ช่อง และงบดุล 2 ช่อง แต่ละช่องเป็นเดบิตและเครดิต ใช้ในการจำแนกประเภทบัญชีจากงบทดลองไปยังงบกำไรขาดทุน และนำบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และทุนไปแสดงในช่วงงบดุลตามลำดับ 2. กระดาษทำการชนิด 8 ช่อง ประกอบด้วยงบทดลองก่อนการปรับปรุง 2 ช่อง รายการปรับปรุง 2 ช่อง งบกำไรขาดทุน 2 ช่อง และงบดุล 2 ช่อง ใช้ในกิจการที่มีรายการปรับปรุง ณ วันสิ้นงวดจำนวนมากเพื่อลด ความผิดพลาดในการปรับปรุงรายการจากสมุดรายวันทั่วไป 3.กระดาษทำการชนิด 10 ช่อง ประกอบด้วยงบทดลองก่อนการปรับปรุง 2 ช่อง รายการปรับปรุง 2 ช่องงบทดลองหลังการปรับปรุง งบกำไรขาดทุน 2 ช่อง และงบดุล 2 ช่อง ใช้สำหรับกิจการขนาดใหญ่ ซึ่ง มีรายการปรับปรุงบัญชีเป็นจำนวนมาก 8.ใบสำคัญจ่าย (Voucher) เป็นเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงิน ซึ่งจะต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินมาพร้อมกับใบสั่งจ่ายเพื่อให้ผู้มีอำนาจพิจารณาการอนุมัติการจ่ายเงินเมื่อออกใบสำคัญจ่ายจะต้องบันทึกลงในทะเบียนใบสำคัญ (Voucher Register )

24 การบริหารงานการเงิน 1. การวางแผน (Planning) การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กรด้าน การเงิน 2. การจัดหน่วยงาน (Organization) การจัดตั้งหน่วยงานการเงินเพื่อมาควบคุม ดูแล รักษาเงินสด 3. การจัดสรรบุคลากร (Staffing) การสรรหาบุคคลเข้ามาทำงานในหน่วยงานการเงิน อาจหาจากภายในหรือภายนอกองค์กรก็ได้ 4. การประสานงาน (Coordinating) การติดต่อเจรจากับหน่วยงานอื่นทั้งภายในและ ภายนอกองค์กร 5. การควบคุม (Controlling) การควบคุมการรับ – จ่ายเงินให้เป็นไปตามแผนการที่ กำหนดไว้ ผู้บริหารจะต้องคอยตรวจสอบผลการปฏิบัติงานอยู่ตลอดเวลาเพื่อให้ การดำเนินงานบรรลุผลสำเร็จ

25 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
1. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

26 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
2. สมุดรายวันเฉพาะ(Special Journals)

27 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
3. สมุดแยกประเภทหรือบัญชีแยกประเภท (ledger)

28 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
4. งบทดลอง (Trial Balance)

29 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
5. งบดุล แบบดุลบัญชี

30 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
5. งบดุล แบบรายงาน

31 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
6. งบกำไรขาดทุน แบบบัญชี

32 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
6. งบกำไรขาดทุนแบบรายงาน แบบแสดงรายการขั้นเดียว

33 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
6. งบกำไรขาดทุนแบบรายงาน แบบแสดงรายการหลายขั้น

34 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
7. กระดาษทำการ แบบ1. กระดาษทำการชนิด 6 ช่อง

35 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
7. กระดาษทำการ แบบ 2. กระดาษทำการชนิด 8 ช่อง

36 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
8. ใบสำคัญจ่าย ด้านหน้า

37 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานการเงิน
8. ใบสำคัญจ่าย ด้านหลัง

38 แบบจำลองทางการเงิน (Financial Model)
- แบบจำลองทางการเงิน ได้แก่ สูตรคำนวณทางการเงินต่าง ๆ เช่น การคำนวณเงินกู้ โดยจะอาศัยโปรแกรมกระดาษคำนวณ Excel เป็นเครื่องมือซึ่งจะทำให้สะดวกมากยิ่งขึ้น เนื่องจากโปรแกรม Excel มีคำสั่งที่สนับสนุนการคำนวณทางการเงินหลายคำสั่ง เช่น Goal Seek, Scenario และ Solverเป็นต้น

39 Goal Seek Goal Seek เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์ What-If Analysis แบบย้อนกลับ ปกติเวลาคำนวณจะคำนวณตามลำดับ เช่น ยอดขาย – ค่าใช้จ่าย = กำไร เราสามารถใช้ Goad Seek โดยระบุผลลัพธ์ที่ต้องการ (Output) Excel จะคำนวณค่าในเซลล์ Input เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่เราต้องการ ตัวอย่าง การคำนวณเงินกู้ ปกติจะคำนวณจากเงินต้น ระยะเวลาที่กู้ และดอกเบี้ย ซึ่งจะได้จำนวนเงินที่ต้องจ่ายในแต่ละเดือน ถ้าสามารถจ่ายเงินได้ในแต่ละเดือนเป็น 2,500 บาท สามารถใช้ Goal Seek คำนวณให้ได้ว่า จะสามารถกู้เงินได้เท่าไหร่ ตัวอย่างการใช้ Goal Seek ใน Microsoft Excel2003 (อ่านเพิ่มโดยการDownload File Example)

40 Scenario ในการวิเคราะห์ต่างๆ บางครั้งอาจจะต้องมีการเปรียบเทียบค่าในกรณีต่างๆ เช่น กรณีที่ 1 มีสินค้าอยู่อย่างละ 100 ชิ้นในการวิเคราะห์กำไรจากการขาย อาจแบ่งยอดขายได้หลายกรณี เช่น กรณี (Case) ต่างๆ ตั้งแต่ขายดี (Best Case) ขายหมดทุกชิ้น, กรณีขายไม่ค่อยดี (Worst Case) ขายได้ครึ่งหนึ่ง และกรณีที่น่าจะเป็น (Most Likely) ขายได้ 80% ตัวอย่างการใช้ Scenarioใน Microsoft Excel2003 (อ่านเพิ่มโดยการDownload File Example)

41 Solver Solver เป็นอีกเครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์ What-If Analysis แบบย้อนกลับ คือ ทราบผลลัพธ์ (Output) จากนั้น Excel จะคำนวณหาเซลล์ Input ให้ โดยเซลล์ Input อาจมีได้หลายเซลล์ และสามารถกำหนดเงื่อนไขในการคำนวณได้หลากหลาย รวมถึงกำหนดให้ Excel คำนวณค่าโดยให้ได้ผลลัพธ์สูงสุดหรือต่ำสุด เช่น คำนวณหาจำนวนสินค้าที่ขายได้แต่ละชนิด เพื่อให้ได้กำไรสูงสุด ซึ่งแตกต่างจาก Goal Seek ที่สามารถใช้หาค่าเซลล์ Input ได้แค่เซลล์เดียว ตัวอย่างการใช้ Solverใน Microsoft Excel2003 (อ่านเพิ่มโดยการDownload File Example) 41

42 สรุป ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและการเงิน
- การบริหารงานบัญชีและการเงิน - ภาพรวมระบบฯ - องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชีและการเงิน - องค์ประกอบของฐานข้อมูลระบบฯ - ประโยชน์ของการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานระบบฯ - ประโยชน์ของการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีประมวลผลภาพลักษณ์ในงานระบบฯ - ตัวอย่างการประยุกต์ใช้งานระบบฯ

43 การบริหารงานบัญชีและการเงิน

44 ภาพรวมระบบสารสนเทศในงานบัญชีและการเงิน

45 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศในงานบัญชีและการเงิน

46 1. ระบบสารสนเทศเพื่องานผ่านรายการทางบัญชี

47 2. ระบบสารสนเทศเพื่องานบันทึกรายการปรับปรุงบัญชี

48 3. ระบบสารสนเทศเพื่องานเตรียมรายงานทางการเงิน

49 4. ระบบสารสนเทศเพื่องานปิดบัญชี

50 ตัวอย่างการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชีและการเงินรูปแบบเครือข่าย

51 องค์ประกอบของฐานข้อมูลของระบบสารสนเทศในงานบัญชีและการเงิน

52 ประโยชน์ของการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ในงานบัญชีและการเงิน
ช่วยให้การดำเนินงานมีความเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยให้สามารถเชื่อมโยงติดต่อกับหน่วยงานอื่นได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ซ้ำกันได้ เพราะว่าระบบงานเดิมอาจจะทำงานที่เหมือนกัน ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ได้อย่างถูกต้องและทันต่อเวลา ช่วยให้ทราบผลการดำเนินของกิจกรรมได้รวดเร็วขึ้น ช่วยให้ทราบผลของการจัดทำงบประมาณได้เร็วขึ้น

53 ประโยชน์ของการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ในงานบัญชีและการเงิน (ต่อ)
ช่วยให้การค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร ช่วยให้เก็บเอกสารได้มากยิ่งขึ้น ประมวลผลข้อมูลภาพได้รวดเร็ว เพราะว่าสามารถส่งผ่านทางสายสื่อสารได้เร็วขึ้น ง่ายต่อการบำรุงรักษารวมทั้งง่ายต่อการลบข้อมูลที่หมดอายุ

54 ตัวอย่างการประยุกต์ใช้อินทราเน็ตกับงานบัญชีและการเงิน

55 ตัวอย่างการประยุกต์ใช้อินทราเน็ตกับงานบัญชีและการเงิน

56 ตัวอย่างการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีประมวลผลภาพลักษณ์ในงานบัญชีและการเงิน