Microsoft Excel เบื้องต้น

งานนำเสนอเรื่อง: "Microsoft Excel เบื้องต้น"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 Microsoft Excel เบื้องต้น

2 ส่วนประกอบต่าง ๆ ของ Excel 2003

3 ส่วนประกอบต่างๆของโปรแกรม
1. แถบชื่อเรื่อง (Title bar) 2. แถบเมนู (Menu bar) 3. แถบเครื่องมือมาตรฐาน (Tool bar) 4. แถบเครื่องมือตัวอักษร 5. กล่องชื่อเซลล์(name box)

4 ส่วนประกอบต่างๆของโปรแกรม
6. แถบ Function Wizard ใช้ในการเขียนสูตรต่างๆ 7. แถบสูตร 8. พื้นที่ทำงาน 9. แถบสถานะ

5 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับแผ่นงาน

6 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับแผ่นงาน
แผ่นงาน คือ เป็นตารางที่ประกอบด้วยเซลล์จำนวนมากประกอบกัน ใช้ในการป้อนข้อมูลและคำนวณค่าตัวเลขต่าง ๆ ที่อยู่ในเซลล์ ในแผ่นงานจึงประกอบด้วย แถว คอลัมน์ และเซลล์ จำนวนมาก

7 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับแผ่นงาน
แถว (Row) คือ แถบแนวนอนซึ่งมีเซลล์จำนวนมาเรียงกันเป็นแนวนอนไว้สำหรับระบุตำแหน่งของแถว ซึ่งใช้ตัวเลขในการระบุแถวเริ่มต้นที่ 1 สิ้นสุดที่ 65,536 คอลัมน์(Column) คือ แถบแนวตั้งใช้สำหรับการระบุตำแหน่งของคอลัมน์ ซึ่งมีตัวอักษรภาษาอังกฤษในการระบุคอลัมน์ มีทั้งหมด 256 คอลัมน์เริ่มจาก A จนถึง Z แล้วจะเริ่มเป็น AA ไปจนถึง IV คอลัมน์สุดท้าย เซลล์ (Cell) คือ จุดตัดของแถวและคอลัมน์เป็นช่องสี่เหลี่ยมซึ่งถ้าจะ เปรียบไปแล้ว สมุดงาน นั้นเป็นเล่มของสมุด ซึ่งมีเนื้อหาแผ่นกระดาษไว้ทำการเขียนข้อมูลคือ แผ่นงาน นั่นเอง

8 การป้อนและแก้ไขข้อมูล
การป้อนข้อมูล 1.ให้คลิกที่เซลล์ที่ต้องการจะใส่ตัวเลขหรือข้อมูล จะปรากฏกรอบสีดำล้อมรอบส่วนที่เลือกไว้ 2. จากนั้นให้พิมพ์ข้อความลงไป ในที่นี้จะพิมพ์คำว่า “โปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel”จะปรากฏข้อมูลที่พิมพ์ในแถบสูตร เมื่อพิมพ์เสร็จเรียบร้อยให้กด Enter

9 การป้อนและแก้ไขข้อมูล
3. เมื่อกด Enter แล้วจะเห็นได้ว่า กรอบสีดำนั้นได้เลื่อนลงมา และจะเห็นผลลัพธ์ของข้อความที่พิมพ์ลงไป

10 การป้อนและแก้ไขข้อมูล
☺การป้อนตัวเลขนั้นเหมือนกับการป้อนข้อมูลลงไป คือ คลิกที่เซลล์ที่ ต้องการ และพิมพ์ตัวเลขลงไป และกด Enter ตัวเลขนั้นจะถูก จัดให้อยู่ชิดขวาโดยอัตโนมัติ ☺หากตัวเลขที่กรอกลงไปมีขนาดยาวเกินที่จะแสดงลงไปในเซลล์ ทาง Excel จะปรากฏลักษณะของตัวเลขให้อยู่ในรูปแบบของเลขยก กำลัง

11 การป้อนและแก้ไขข้อมูล

12 การเลือกเซลล์ การเลือกทีละเซลล์
ในการเลือกทีละเซลล์นั้นให้คลิกที่ช่องเซลล์ที่ต้องการ โดยเซลล์ที่ถูกเลือก ไว้นั้นจะมีกรอบสีดำล้อมรอบอยู่ และตัวชี้เมาส์นั้นจะเป็นเป็นรูป และเซลล์ที่เลือกจะปรากฏในช่องชื่อเซลล์

13 การเลือกเซลล์ นอกเหนือจากวิธีการคลิกแล้ว ยังมีอีกวิธีหนึ่งคือการพิมพ์ชื่อเซลล์ที่ ต้องการลงในช่องชื่อเซลล์โดยตรง และกด Enter จากนั้นจะมีกรอบ สี่เหลี่ยมดำครอบที่เซลล์ที่พิมพ์เลือก

14 การเลือกเซลล์ การเลือกหลายเซลล์ที่ติดกัน
การเลือกเซลล์หลายเซลล์ที่ติดกันนั้นสามารถจะเลือกได้โดยการคลิกที่เซลล์ แรกค้างไว้ และลากเมาส์ไปปล่อยที่เซลล์สุดท้ายที่ต้องการ จะเกิดพื้นที่แร เงาขึ้นมาครอบบริเวณเซลล์ที่เลือก

15 การบันทึกและเปิดสมุดงาน
การสร้างสมุดงานใหม่ เมื่อต้องการสร้างสมุดงานขึ้นมาใหม่ ซึ่งเนื้องานของงานชิ้นใหม่และงาน ชิ้นเก่าไม่มีความเกี่ยวข้องกัน สามารถทำได้ดังนี้ คือ คลิกที่ แฟ้ม เลือกคำสั่ง สร้าง หรือกด Ctrl + N หรือคลิกที่ บนแถบเครื่องมือ

16 การบันทึกและเปิดสมุดงาน
เมื่อสมุดงานใหม่ถูกสร้างขึ้นมา จะปรากฏชื่อของสมุดงานใหม่ว่า Book 2 ตามลำดับของงานเพราะงานของสมุดงานจะตั้งชื่อ Book ขึ้นต้นและตามด้วยลำดับของงาน

17 การบันทึกและเปิดสมุดงาน
การบันทึกสมุดงาน เมื่อเสร็จสิ้นการสร้างสมุดงานแต่ละครั้ง ควรจะทำการบันทึกงานนั้นเก็บไว้ เพื่อ ป้องกันการสูญหายของไฟล์โดยไม่ตั้งใจ และสะดวกต่อการเปิดเรียกใช้งานในครั้ง ต่อไปในการบันทึกสมุดงานนั้นมีคำสั่งในการบันทึกอยู่ 2 คำสั่งคือ 1. บันทึกแฟ้มเป็น (Save As) ใช้ในการบันทึกสมุดงานใหม่ที่ยังไม่ได้มีการ ตั้งชื่อ หรือ เป็นการบันทึกไว้ในชื่อสมุดงานอื่นที่ต่างไปกับชื่อเดิมที่มีการบันทึกไว้ แล้ว 2. บันทึก (Save) ใช้ในการบันทึกสมุดงานที่ได้มีการบันทึกไว้แล้ว ขณะใช้งาน อยู่ โดยบันทึกเป็นชื่อสมุดงานเดิม

18 การบันทึกและเปิดสมุดงาน
การสลับไปยังสมุดงานอื่น 1. ทดลองเปิดสมุดงานเก่าขึ้นมาสัก 2-3 สมุดงาน โดยใช้คำสั่ง แฟ้ม > เปิดหรือคลิกที่ 2. เมื่อดูที่ ทาสก์บาร์ จะพบกับปุ่มของรายการสมุดงานที่ได้เปิดขึ้นมา 3. และเมื่อคลิกดูที่เมนู หน้าต่าง จะพบรายชื่อของสมุดงานที่เปิดอยู่เหมือนกับที่ ทาสก์บาร์ให้คลิกเลือกที่รายชื่อสมุดงานที่ต้องการ

19 การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน
การแก้ไขข้อมูลในเซลล์ เมื่อได้ทำการป้อนข้อมูลลงในเซลล์แล้วพบว่าข้อมูลที่พิมพ์ลงไปนั้นผิดพลาด และต้องการแก้ไขข้อมูลภายในเซลล์นั้นให้แก้ไขดังนี้คือ

20 การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน
การลบข้อมูลภายในเซลล์ ลบข้อมูลภายในเซลล์โดยใช้ฟิลด์แฮนเดิ้ล 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะลบข้อมูล และนำตัวชี้เมาส์ไปวางไว้เหนือจุดสี่เหลี่ยมเล็กที่อยู่มุมขวาด้านล่างของกรอบที่ครอบเซลล์ไว้ ลักษณะตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนไปเครื่องหมาย + 2. ลากเมาส์ให้ครอบบริเวณที่จะลบจะปรากฏแถบแรเงาสีเทา เมื่อลากขึ้นแล้ว ให้ปล่อย 3. เซลล์นั้นจะถูกลบออก

21 การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน
การยกเลิกคำสั่งสุดท้าย หากได้ทำการแก้ไขข้อมูลผิดพลาด หรือ ลบข้อมูลที่ใช้ออกไปโดยไม่ตั้งใจ ไม่ต้องตกใจว่าข้อมูลนั้นจะหายไป ซึ่งทาง Excel นั้นได้มีคำสั่งยกเลิกคำสั่งสุดท้าย เพื่อให้กลับไปทำงานตามคำสั่งครั้งล่าสุดได้ โดยใช้คำสั่ง Undo หากต้องการยกเลิกคำสั่งมากกว่า 1 ขั้นตอน ให้คลิกที่ ปุ่ม เรื่อย ๆ จนถึงขั้นตอนเดิมหรือ คลิกที่ และเลือกขั้นตอนการยกเลิก

22 การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน
การย้ายข้อมูลในเซลล์ 1. คลิก หรือลากเมาส์ ให้คลุมบริเวณที่ต้องการจะทำการย้ายเซลล์

23 การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน
2. เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่ขอบเส้นสีดำที่ครอบคลุมอยู่ลักษณะตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนไปเป็น 3. ให้ คลิกที่เส้นขอบสีดำ และทำการเลื่อนไปวางยังตำแหน่งที่ต้องการ

24 การแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน
การย้ายข้อมูลด้วยแถบเครื่องมือ หากไม่แน่ใจในการลากเมาส์เพื่อย้ายข้อมูลว่าจะวางตำแหน่งที่ต้องการถูกหรือไม่ ใน Excelสามารถย้ายข้อมูลได้ด้วยแถบเครื่องมือ ซึ่งสามารถย้ายได้ดังนี้ 1. คลิก หรือลากเมาส์ให้คลุมบริเวณที่ต้องการจะทำการย้ายเซลล์ 2. คลิกที่ปุ่ม จะปรากฏเส้นประล้อมรอบเซลล์ที่เลือก 3. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการจะวางเป็นตำแหน่งใหม่ และคลิกที่ปุ่ม เพื่อวางข้อมูลที่เลือกจะถูกย้ายมาวางไว้ที่เซลล์ (ตำแหน่ง) ใหม่

25 การแทรกแถวและคอลัมน์
แทรกเซลล์ 1. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแทรกเซลล์ และคลิกขวา เลือกคำสั่ง แทรก

26 การแทรกแถวและคอลัมน์
2. จะปรากฏหน้าต่างแทรกขึ้นมา ให้เลือกลักษณะของการแทรกเซลล์ ซึ่งมีความแตกต่างกันไปดังนี้ - เลื่อนเซลล์ไปทางขวา คือการแทรกเซลล์ใหม่หน้าเซลล์เก่าเซลล์ที่ถูกแทรกจะถูกเลื่อนไปทางขวา - เลื่อนเซลล์ลง คือการแทรกเซลล์ใหม่อยู่บนเซลล์เก่า เซลล์ที่ถูกแทรกนั้นจะถูกเลื่อนลงมาข้างล่าง - ทั้งแถว คือการแทรกเซลล์ทั้งแถว - ทั้งคอลัมน์ คือการแทรกเซลล์ทั้งคอลัมน์

27 การแทรกแถวและคอลัมน์
3. ให้คลิกเลือกลักษณะการเลือกเซลล์ โดยในที่นี้จะเลือกคลิกเลื่อนเซลล์ลง 4. คลิก ตกลง จะปรากฏเซลล์ที่เลือกแทรกเข้ามา

28 การแทรกแถวและคอลัมน์
1. ให้คลิกขวาที่หัวแถวที่ต้องการจะแทรกแถวเข้าไปเพิ่ม

29 การแทรกแถวและคอลัมน์
2. คลิกเลือกคำสั่ง แทรก 3. จะปรากฏแถวที่ถูกแทรกเข้าไปโดยอัตโนมัติ

30 การแทรกแถวและคอลัมน์
การแทรกคอลัมน์ 1. คลิกขวาที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการแทรกไปทั้งคอลัมน์ 2. เลือกคำสั่ง แทรก

31 การแทรกแถวและคอลัมน์
3. คอลัมน์จะถูกแทรกเข้ามาโดยอัตโนมัติ และคอลัมน์เดิมจะถูกเลื่อนไปด้านขวา

32 การลบแถวหรือคอลัมน์ การลบแถว 1. คลิกขวาที่หัวแถวที่ต้องการจะลบ
2. เลือกคำสั่ง ลบ 3. แถวที่เลือกจะถูกลบไปอัตโนมัติ 4. หากต้องการลบหลายแถวให้คลิกที่หัวแถว แล้วลากหัวแถวที่ต้องการลบ คลิกขวา เลือกคำสั่ง ลบ

33 การลบแถวหรือคอลัมน์ การลบคอลัมน์ 1. คลิกขวาที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการจะลบ
2. เลือกคำสั่ง ลบ 3. คอลัมน์ที่เลือกจะถูกลบไปอัตโนมัติ 4. หากต้องการลบหลายคอลัมน์ให้คลิกที่หัวคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ที่ต้องการลบ คลิกขวา เลือกคำสั่ง ลบ

34 การใช้สูตรและฟังก์ชัน
การคำนวณใน Excel จะคำนวณตามลำดับความสำคัญของเครื่องหมายโดยจะเริ่มคำนวณตั้งแต่เครื่องหมายดังต่อไปนี้ ( ) เครื่องหมายวงเล็บ ^ เครื่องหมายยกกำลัง * / เครื่องหมายคูณและหาร + - เครื่องหมายบวกและลบ

35 การใช้สูตรและฟังก์ชัน
สร้างสูตรโดยอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ ทุกครั้งที่จะทำการสร้างสูตรคำนวณจะต้องเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย = เสมอ จากนั้นก็ตามด้วยเซลล์หรือตัวเลขเริ่มต้นที่ต้องการจะนำมาคำนวณ ตามด้วยเครื่องหมายในการคำนวณ และสุดท้ายคือเซลล์หรือตัวเลขที่จะใช้เป็นตัวคำนวณอีกตัวเลข จากนั้นกดแป้น Enter ก็จะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง ดังภาพตัวอย่าง

36 การใช้สูตรและฟังก์ชัน
การคำนวณอ้างอิงตำแหน่งเซลล์แบบ Relative โดยปกติเวลาที่เราสร้างสูตรนั้นจะไม่นิยมพิมพ์เป็นตัวเลขเข้าไป เช่น ถ้ามีตัวเลข 1000 อยู่ในเซลล์ A1และเลข 9 อยู่ในเซลล์ B1 ถ้าหากต้องการจะเอาเลขทั้งสองตัวนี้มาคูณกัน เราจะไม่สร้างสูตร =1000*9 แต่เราจะสร้างสูตรเป็น =A1*B1 เนื่องจากว่าถ้าหากว่าในเซลล์ A1 หรือ B1 มีการเปลี่ยนแปลงค่าก็จะทำให้ผลลัพธ์เปลี่ยนไปตามโจทย์โดยอัตโนมัติ และถ้าหากว่าในบรรทัดอื่นๆ หรือเซลล์อื่น ๆ ที่มีสูตรเหมือนกันก็สามารถที่จะก๊อบปี้สูตรดังกล่าวไปได้ทันที โปรแกรมก็จะทำการเปลี่ยนตำแหน่งเซลล์ให้โดยอัตโนมัติเช่น ในช่อง D3 เราสร้างสูตร B3*C3 ถ้าหากก๊อบปี้เซลล์ D3 ลงไปไว้ที่ D4 สูตรก็จะเปลี่ยนเป็น B4*C4และถ้าหากก๊อบปี้ลงไปเซลล์อื่น ๆ อีกก็จะเปลี่ยนสูตรลักษณะนี้ไปเรื่อย ๆ โดยอัตโนมัติซึ่งจะเป็นความสัมพันธ์หรือที่เรียกว่า Relative

37 การใช้สูตรและฟังก์ชัน
การคำนวณอ้างอิงตำแหน่งเซลล์แบบ Absolute ลักษณะการสร้างสูตรแบบ Relative นั้นจะเหมาะสำหรับสูตรที่มีการยืดหยุ่นไปตามเซลล์ที่เราได้ก๊อบปี้สูตร แต่ถ้าหากกรณีที่เราต้องการจะกำหนดให้เซลล์ใดเซลล์หนึ่งเป็นค่าคงที่ไว้นั้น โดยที่เวลาก๊อบปี้สูตรไปไว้ที่ไหนก็ตามเซลล์นั้นก็จะต้องคงที่ตลอดเวลา ซึ่งเราสามารถล็อคเซลล์นั้นไว้ได้โดยในขณะที่สร้างสูตรนั้นเมื่อได้คลิกเซลล์ที่จะล๊อคเรียบร้อยแล้วให้กดแป้น F4 ทันทีเซลล์นั้นก็จะถูกล็อค เช่น ในเซลล์ E3ต้องการจะสร้างสูตร D3*C1 แต่ต้องการกำหนดให้ C1 เป็นค่าคงที่เมื่อสร้างสูตรและหลังจากที่คลิกที่เซลล์C1 เรียบร้อยแล้วให้กดแป้น F4 ทันที่โปรแกรมก็จะทำการใส่เครื่องหมาย $ ไว้ที่เซลล์ C1 เป็น $C$1 นั่นหมายถึงเซลล์นี้ได้ถูกล็อคไว้เรียบร้อยแล้วนั่นเอง และถ้าหากว่ามีการก๊อบปี้สูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ เช่น E4สูตรก็จะเปลี่ยนเป็น D4*$C$1 ลักษณะการสร้างสูตรที่มีเซลล์ใดเซลล์หนี่งเป็นค่าคงที่นั้นเราจะเรียกว่าAbsolute

38 การใช้สูตรและฟังก์ชัน
การคำนวณอ้างอิงตำแหน่งเซลล์แบบ Absolute

39 การใช้คุณสมบัติคำนวณอัตโนมัติ
เลือกเซลล์ที่ต้องการ 2 เซลล์ขึ้นไปติดกัน สังเกตที่แถบสถานะจะมีการคำนวณผลรวมให้ อัตโนมัติ หากต้องการดูคุณสมบัติคำนวณอัตโนมัติต่าง ๆ ที่นอกเหนือจากผลรวม เช่น ค่าเฉลี่ย หรือค่ามากที่สุด น้อยที่สุด ให้คลิกขวาที่แถบสถานะและเลือกคุณสมบัติคำนวณอัตโนมัติตามที่ต้องการ

40 การใส่กลุ่มตัวเลขเพื่อหาผลรวม
1. คลิกที่ท้ายเซลล์ที่ต้องการหาผลรวมของกลุ่มเซลล์ 2. คลิกที่ เพื่อทำการรวม 3. จากนั้นจะปรากฏเส้นประล้อมรอบกลุ่มเซลล์ที่ต้องการคำนวณ และสูตรในการคำนวณ ปรากฏที่เซลล์ที่เลือก 4. กด Enter จะแสดงผลรวมทั้งหมด

41 การเรียกใช้ฟังก์ชัน ฟังก์ชัน คือ สูตรที่มีการกำหนดไว้แล้วเพื่อทำการคำนวณโดยใช้ค่าเฉพาะที่เรียกว่า อาร์กิวเมนต์ ในลำดับเฉพาะ หรือโครงสร้าง ในการที่จะใส่ฟังก์ชัน จำเป็นที่ต้องทราบว่าฟังก์ชันมีการทำงานและส่วนประกอบใดบ้าง ดังนี้คือ = ชื่อฟังก์ชัน (อาร์กิวเมนต์ที่ 1, อาร์กิวเมนต์ที่ 2…., อาร์กิวเมนต์สุดท้าย) 1. ในการเขียนฟังก์ชันต้องมีเครื่องหมาย = เริ่มต้นเสมอเหมือนการใส่สูตร 2. ข้อมูลในการคำนวณฟังก์ชันนั้นต้องอยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ ( ) เสมอ 3. ใส่ค่าของอาร์กิวเมนต์ต่าง ๆ ที่ต้องการให้มีการคำนวณเกิดขึ้น โดยใส่เครื่องหมาย , หรือเครื่องหมาย ; คั่น หากไม่ได้ใส่เครื่องหมาย = หรือ ( ) ฟังก์ชันที่ใส่จะกลายเป็นข้อความทันที

42 การเรียกใช้ฟังก์ชัน ตัวอย่าง
=SUM (D4,D5) เป็นการรวมค่าของเซลล์ D4 และ D5 เครื่องหมายจุลภาค (,) หมายถึงการกำหนดเซลล์ (อาร์กิวเมนต์) ในการคำนวณทีละเซลล์ =SUM (D4:D6) นั้นหมายถึงการรวมค่าของเซลล์ D4 ถึง D6 เครื่องหมายจุดคู่ (:) หมายถึงกำหนดเซลล์แรกถึงเซลล์สุดท้ายในการคำนวณ

43 Function Average, Max, Min
=AVERAGE(Number1:Number…)

44 Function Average, Max, Min
Function Maximum และ Minimum ฟังก์ชัน Maximum เป็นฟังก์ชันที่ใช้ในการหาค่ามากที่สุดของตัวเลขช่วงหนึ่ง ส่วน Minimum เป็นฟังก์ชันที่ใช้ในการหาค่าน้อยที่สุด โดยมีรูปแบบของสูตรดังนี้ = MAX (Number1:Number…) = MIN (Number1:Number…)

45 Function IF ต้องการให้คิดค่าคอมมิชชันให้พนักงานขายในบริษัท โดยมีเงื่อนไขว่า ถ้าพนักงานคนใดให้ส่วนลดลูกค้าเกินจากที่บริษัทกำหนดจะไม่ได้คอมมิชชันโดยให้แสดงคำว่า“NoCommission” แต่ถ้าไม่เกินจะได้คอมมิชชันจากยอดขายที่ขายได้ เพราะฉะนั้นจากโจทย์นี้แตกออกมาได้ว่า อะไรคือเงื่อนไข ถ้าพนักงานขายให้ส่วนลดลูกค้าเกิน 10% ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง พนักงานขายคนนั้นจะไม่ได้คอมมิชชันโดยให้แสดงคำว่า “No Commission” ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ พนักงานขายคนนั้นจะได้คอมมิชชันตามอัตราที่บริษัทกำหนดไว้คือ 1%

46 Function IF จากนั้นเริ่มเข้าการใช้งานฟังก์ชัน IF โดยมีขั้นตอนการทำงานดังต่อไปนี้ 1. เลือกเซลล์ที่จะใส่ผลลัพธ์ จากตัวอย่างคือเซลล์ F5 2. คลิกปุ่ม Paste Function บนทูลบาร์ 3. ด้านซ้ายเลือกกลุ่มฟังก์ชัน Logical หรือ All ส่วนด้านขวาเลือกฟังก์ชัน IF แล้วคลิกปุ่ม OK

47 Function IF 4. ใส่เงื่อนไขที่ต้องการในช่อง Logical Test
5. ใส่คำสั่งคำนวณที่ต้องการถ้าเงื่อนไขเป็นจริงในช่อง Value_if_true 6. ใส่คำสั่งคำนวณที่ต้องการถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จในช่อง Value_if_false แล้วคลิกปุ่ม OK จะได้ตัวอย่างดังรูป

48 Function IF 7. จากนั้นจะได้ผลลัพธ์ดังรูป แล้วใช้วิธีการก๊อบปี้ผลลัพธ์จากเซลล์แรกไปยังเซลล์อื่นของพนักงานคนต่อไป

49 การจัดรูปแบบแผ่นงาน จัดรูปแบบตัวอักษรโดยรวม
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกเมนู Format แล้วเลือกคำสั่ง Cells 2. คลิกแถบ Font จากนั้นเลือกรูปแบบต่าง ๆ และขนาดตามที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม OK

50 การจัดรูปแบบแผ่นงาน เปลี่ยนแบบตัวอักษร
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะเปลี่ยนแบบตัวอักษร 2. คลิกลูกศรจาก Drop Down ของ Font บนทูลบาร์ 3. จากนั้นเลือกรูปแบบที่ต้องการ

51 การจัดรูปแบบแผ่นงาน เปลี่ยนขนาดตัวอักษร
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะเปลี่ยนขนาดตัวอักษร 2. คลิกลูกศรจาก Drop Down ของ Font Size บนทูลบาร์ 3. จากนั้นเลือกหมายเลขขนาดที่ต้องการ

52 การจัดรูปแบบแผ่นงาน เปลี่ยนลักษณะตัวอักษร
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะเปลี่ยนลักษณะตัวอักษร 2. คลิกปุ่ม Bold ถ้าต้องการเปลี่ยนให้เป็นตัวหนา หรือต้องการยกเลิกให้คลิกซ้ำ 3. คลิกปุ่ม Italic ถ้าต้องการเปลี่ยนให้เป็นตัวเอียง หรือตัองการยกเลิกให้คลิกซ้ำ 4. คลิกปุ่ม Underline ถ้าต้องการเปลี่ยนให้เป็นตัวขีดเส้นใต้ หรือถ้าต้องการยกเลิกให้คลิกซ้ำ 5. ทั้งสามปุ่มไม่จำเป็นต้องคลิกทุกปุ่มก็ได้

53 การจัดรูปแบบแผ่นงาน เปลี่ยนสีตัวอักษร
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการเปลี่ยนสีตัวอักษร 2. คลิกปุ่ม Drop Down ข้างปุ่ม Font Color จากนั้นเลือกสีที่ต้องการ

54 การจัดรูปแบบแผ่นงาน จัดรูปแบบการวางข้อความ ชิดซ้าย กึ่งกลาง ชิดขวา
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกเมนู Format แล้วเลือกคำสั่ง Cells 2. คลิกแถบ Alignment แล้วเลือกรูปแบบในการวางข้อความตามที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม OK

55 การจัดรูปแบบแผ่นงาน รวมเซลล์หลายเซลล์ให้เป็นเซลล์เดียวกัน
1. วิธีการพิมพ์ข้อความและวิธีการเลือกเซลล์จะทำเหมือนกันกับวิธีการจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลางระหว่างหลายเซลล์ แต่จะแตกต่างตรงที่สามารถทำได้ทั้งแนวตั้งและแนวนอน 2. คลิกปุ่ม Merge and Center บนทูลบาร์ 3. ถ้าต้องการยกเลิกจะต้องคลิกเมนู Format เลือกคำสั่ง Cells จากนั้น คลิกแถบ Alignment 4. ยกเลิกตัวเลือก Merge cells ออก แล้วคลิกปุ่ม OK

56 การจัดรูปแบบแผ่นงาน ใส่ลวดลายและสีพื้น
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการใส่ลวดลายและสีพื้น จากนั้นคลิกเมนู Format แล้วเลือกคำสั่ง Cells 2. คลิกแถบ Patterns แล้วเลือกรูปแบบตามที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม OK

57 การจัดรูปแบบแผ่นงาน การตีกรอบ
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการตีกรอบ จากนั้นเลือกคำสั่ง Format แล้วเลือกคำสั่ง Cells คลิกแถบ Border 2. เลือกรูปแบบเส้นที่ต้องการ จากช่อง Style แล้วเลือกสีที่ ต้องการจากช่อง Color 3. เลือกตำแหน่งที่จะใส่กรอบ จากส่วนทางด้านซ้าย ใน Presets หรือ Border แล้วคลิกปุ่ม OK

58 การปรับความกว้างและความสูง
การปรับความกว้างของคอลัมน์ 1. เลื่อนเมาส์ไปที่ตรงหัวคอลัมน์เพื่อปรับขนาดความกว้าง สังเกตที่ตัวชี้เมาส์จาก เป็น 2. คลิกเมาส์และลากไปทางซ้ายหรือขวา เพื่อปรับขนาดความกว้างของเซลล์จะปรากฏ เส้นประแสดงขนาดความกว้างใหม่ให้พร้อมกับแผ่นป้ายสีเหลืองบอกขนาดความกว้าง 3. ปล่อยเมาส์ในขนาดความกว้างที่ต้องการ

59 การปรับความกว้างและความสูง
ปรับโดยการกำหนดตัวเลข 1. คลิกขวาที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการปรับขนาดความกว้าง และเลือกคำสั่ง ความกว้าง คอลัมน์ 2. จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง ความกว้างคอลัมน์ ให้กรอกขนาดที่ต้องการ และคลิก ตกลง

60 การปรับความกว้างและความสูง
การปรับความสูงของแถว 1. เลื่อนเมาส์ไปที่ตรงหัวแถวเพื่อปรับขนาดความกว้าง สังเกตที่ตัวชี้เมาส์จาก เป็น 2. คลิกเมาส์และลากขึ้นหรือลากลง เพื่อปรับขนาดความสูงของเซลล์จะปรากฏเส้นประแสดงขนาดความสูงใหม่ให้พร้อมกับแผ่นป้ายสีเหลืองบอกขนาดความสูง

61 การสร้างแผนภูมิ 1. เลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการสร้างแผนภูมิ รวมไปถึงหัวเรื่องของข้อมูลด้วย

62 การสร้างแผนภูมิ 2. คลิกที่ ที่แถบเครื่องมือ จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างตัวช่วยสร้างแผนภูมิ ซึ่งเป็นตัวช่วยสร้างแผนภูมิ ซึ่งมีอยู่ 4 ขั้นตอน 3. ขั้นตอนที่ 1 ให้เลือกรูปแบบชนิด ของแผนภูมิ ในกรอบชนิดของแผนภูมิ และเลือกรูปแบบของชนิดของข้อมูล ในช่องชนิดย่อยของแผนภูมิ

63 การสร้างแผนภูมิ 4. หากเป็นชนิดของแผนภูมิที่ต้องการให้คลิกที่ปุ่ม
5. จะเข้าสู่ ขั้นตอนที่ 2 เป็นแหล่งข้อมูลของแผ่นภูมิ ซึ่งมีส่วนประกอบอยู่ 2 อย่างคือ 5.1 ช่วงข้อมูล คือ ช่วงข้อมูลที่เลือก มาสร้างแผนภูมิ 5.2 ชุดข้อมูลในแถวหรือคอลัมน์ ซึ่งให้คลิกเลือก หากเลือก แถว จะเป็นข้อมูลของแถว หรือเลือก คอลัมน์ จะเป็นข้อมูลของช่วงคอลัมน์

64 การสร้างแผนภูมิ 6. คลิกที่ปุ่ม เพื่อสู่ขั้นตอนที่ 3
6. คลิกที่ปุ่ม เพื่อสู่ขั้นตอนที่ 3 7. ขั้นตอนที่3 ตัวเลือกแผนภูมิ ให้คลิกที่แท็บ ชื่อเรื่อง เพื่อเป็นการใส่คำอธิบายต่าง ๆ เช่น ชื่อ แผนภูมิ ให้ใส่ชื่อแผนภูมิเป็นการอธิบายแผนภูมิว่าเป็นแผนภูมิใด - แกนประเภท (x) ให้ใส่คำอธิบายของแกน X - แกนค่า (Y) ให้ใส่คำอธิบายของแกน Y

65 การสร้างแผนภูมิ 8. คลิกที่ปุ่ม
9. จากนั้นเข้าสู่ ขั้นตอนที่ 4 ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้าย เป็นการวางตำแหน่งแผนภูมิว่าจะวางแผนภูมิ เป็นแผ่นงานใหม่ หรือ เป็นวัตถุใน

66 การพิมพ์แผ่นงาน ดูเอกสารก่อนพิมพ์ (Print Preview)
1. คลิกเมนู File แล้วเลือกคำสั่ง Print Preview 2. จากนั้นโปรแกรมจะแสดงเอกสารก่อนพิมพ์ให้ดู ถ้าหากต้องการกลับสู่เวิร์กบุ๊คปกติให้คลิกปุ่ม Close

67 การพิมพ์แผ่นงาน กำหนดขนาดกระดาษและแนวการวางกระดาษ
1. คลิกเมนู File แล้วเลือกคำสั่ง Page Setup 2. คลิกแถบ Page จากนั้นกำหนดแนวการวางกระดาษในส่วนของ Orientation 3. กำหนดขนาดกระดาษ ในช่อง Paper size

68 การพิมพ์แผ่นงาน กำหนดระยะห่างระหว่างข้อมูลกับขอบกระดาษ
1. หลังจากผ่านขั้นตอนของการกำหนดขนาดกระดาษที่ผ่านมาแล้ว ให้คลิกที่แถบ Margins 2. กำหนดระยะห่างของขอบกระดาษกับข้อมูลตามที่ต้องการ 3. ถ้าต้องการให้ข้อมูลอยู่ กลางหน้ากระดาษสามารถ กำหนดได้จากช่อง Center on page

69 การพิมพ์แผ่นงาน ใส่หัว/ท้ายกระดาษ (Header/Footer)
1. จากนั้นถ้าต้องการกำหนดให้แสดงข้อความต่าง ๆ ที่หัวหรือท้ายกระดาษ เช่น ชื่อไฟล์ วันที่ หรือเลขหน้า ในคำสั่ง Page Setup ให้คลิกแถบ Header/Footer 2. เลือกรูปแบบข้อความที่จะ ให้แสดงจากช่อง Header หรือ Footer

70 THE END