ระเบียบสารบรรณ สำเนาคู่ฉบับ สำเนา ชั้นความเร็ว ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด

งานนำเสนอเรื่อง: "ระเบียบสารบรรณ สำเนาคู่ฉบับ สำเนา ชั้นความเร็ว ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 ระเบียบสารบรรณ สำเนาคู่ฉบับ สำเนา ชั้นความเร็ว ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด
สำเนาคู่ฉบับ สำเนา ชั้นความเร็ว ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ชั้นความลับ สำเนาคู่ฉบับ ต่างกับ สำเนา สำเนาคู่ฉบับต้องมีลายเซ็นผู้มีอำนาจลงนาม และผู้ร่าง พิมพ์ ทาน ตรวจ และเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง ส่วนสำเนา เก็บไว้ที่สารบรรณกลาง เวลานำไปใช้ ก็นำสำเนาไปถ่ายเอกสาร แล้วรับรองสำเนาถูกต้อง มีลายเซ็นผู้รับรองสำเนา ชื่อเต็ม ตำแหน่ง ลงวันที่ จึงจะสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ และยังถือเป็นเอกสารทางกฎมายที่ถูกต้อง นำไปขึ้นศาลได้ สำเนาต้องไม่มีครุฒ และห้ามถ่ายเอกสารจากฉบับจริงแล้วนำมาใช้ต่อหนังสือ 1 ฉบับ จะมีสองเจ้าของ คือ เจ้าของเรื่อง และ เจ้าของหนังสือเจ้าของเรื่อง ก็คือ ผู้ที่ทำหนังสือ เจ้าของหนังสือ คือ ผู้ที่ลงนามในหนังสือฉบับนั้น ยกตัวอย่างเช่น ส่วนเป็นคนทำหนังสือ ให้ผู้อำนวยการสำนัก เซ็น เจ้าของเรื่องก็คือ ส่วน ผู้อำนวยการสำนัก ก็คือเจ้าของหนังสือเจ้าของหนังสือ คือ คนที่ต้องรับผิดชอบทั้งหมดในหนังสือนั้นทั้งนี้หนังสือบางฉบับ จะมีทั้ง เจ้าของเรื่อง และเจ้าของหนังสือ ในฉบับเดียวกันก็ได้ เช่น เรารายงานผลการอบรม ที่ได้ไปอบรมมา เรียนผู้อำนวยการทราบ และตัวเราก็ได้ลงนามในหนังสือนั้นเอง ลับ ลับมาก ลับที่สุด

2 หนังสือภายใน ในกระทรวง ต่างกรม บันทึก
หนังสือภายนอก หนังสือภายใน นอกกระทรวง ในกระทรวง ต่างกรม ใช้กระดาษตราครุฑ (หนังสือครุฑหรือหนังสือกลาง) ใช้กระดาษบันทึกข้อความ บันทึก ความแตกต่างของหนังสือภายใน กับ บันทึก หนังสือภายใน ติดต่อระหว่างกรม ในสังกัดกระทรวงเดียวกัน เช่น กรมสรรพสามิตมีหนังสือไปถึงกรมธนารักษ์ ส่วนบันทึก ติดต่อภายในกรมเดียวกัน เช่น สำนักงานภาคที่ 1 มีหนังสือถึงอธิบดีกรมฯ ผู้ลงนาม หนังสือภายใน ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ ส่วนบันทึก เป็นหัวหน้าส่วนราชการ หรือ เจ้าหน้าที่ก็สามารถลงนามได้ รูปแบบ หนังสือภายใน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ส่วนบันทึกนั้น ไม่มีรูปแบบกำหนดไว้ จะใช้เป็นกระดาษบันทึกข้อความ หรือกระดาษอื่นก็ได้ การพิมพ์ข้อความ หนังสือภายในต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย ส่วนบันทึก ใช้เป็นพิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ และหนังสือภายใน ต้องมีสำเนาคู่ฉบับ ส่วนบันทึก ไม่มีสำเนาก็ได้ ในกรมเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ หรือกระดาษอื่น ๆ

3 การเขียนส่วนหัวหนังสือ
หนังสือภายนอก ชื่อส่วนราชการ ต้องตรงกับตำแหน่งผู้ลงนาม เช่น กระทรวง รัฐมนตรี หรือปลัดกระทรวง กรม อธิบดี หรือผู้ปฏิบัติราชการแทน กอง / สำนัก ผู้อำนวยการกอง / สำนัก ส่วนหัวเอกสาร ชื่อส่วนราชการต้องตรงกับผู้ลงนามด้วย ถ้าชื่อส่วนราชการสำนักงานสรรพสามิตภาคที่ 1 คนลงนามเป็นผู้อำนวยการสำนักงานสรรพสามิตภาคที่ 1 ถ้าส่วนราชการเป็น กรมสรรพสามิต คนลงนามเป็น อธิบดีกรมสรรพสามิต เบอร์โทรศัพท์ ต้องเป็นเบอร์ของส่วนหรือฝ่ายที่รับผิดชอบโดยตรง ส่วนราชการต้องขึ้นต้นด้วยหน่วยงานใหญ่ ตามด้วยหน่วยงานเล็ก หนังสือภายนอก ที่อยู่ใช้เป็นตัวเต็มหมด พวกตำบล อำเภอ ถนน ยกเว้นถ้าเนื้อที่ไม่พอ เกินสามบรรทัด จะใช้เป็นตัวย่อก็ได้ กรณีอำเภอเมืองนนทบุรี ตัดนนทบุรีออก เหลือแค่ อำเภอเมือง เท่านั้นพอ เพื่อไม่ให้ซ้ำ กับ จังหวัดนนทบุรี หนังสือภายในและบันทึก ผู้ใดลงนาม ชื่อหน่วยงานผู้นั้นจะอยู่ลำดับแรกเสมอ

4 ส่วนหัวของหนังสือ เรื่อง อนุญาตให้ศึกษาดูงานกิจกรรม 5 ส
เรื่อง อนุญาตให้ศึกษาดูงานกิจกรรม 5 ส เรียน อธิบดีกรมบัญชีกลาง อ้างถึง หนังสือกรมบัญชีกลาง ที่ กค 1234/250 ลงวันที่ …… สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. ……….. จำนวน 1 แผ่น 2. ……….. จำนวน 2 แผ่น เวลาเขียน เรื่อง เราต้องคิดถึงผู้รับเป็นสำคัญ คิดอย่างไรให้เขียนตรงข้าม ยกตัวอย่าง สรรพสามิตขอไปดูงานที่ มสธ. เราจะคิดตรงกันข้ามคิดถึง มสธ ซึ่งเป็นผู้รับเป็นหลัก ก็จะใช้เป็นเรื่อง ขอมาดูงาน คำขึ้นต้น เรียน ใช้กับบุคคลทั่วไป และกราบ เรียน ใช้กับ 15 ตำแหน่ง ได้แก่ ประธาน องคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานวุฒิสภา ประธานศาลฎีกา รัฐบุรุษ ประธานศาลรัฐ ธรรมนูธ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธาน กรรมการการเลือกตั้ง ประธานกรรมการสิทธิ มนุษยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการป้องกันและ ปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ ประธานกรรมการ ตรวจเงินแผ่นดิน ประธานผู้ตรวจการแผ่นดิน และอัยการสูงสุด สิ่งที่ส่งมาด้วย เอกสารใส่เป็นจำนวนแผ่นจะ ชัดเจนกว่า ฉบับ เพราะฉบับนั้น ไม่ระบุว่ามีกี่ แผ่น 1 ฉบับ อาจจะมีหลายแผ่นก็ได้ อ้างถึง หนังสือของคัย ลงวันที่เท่าไหร่ ไม่ใช่ เป็นตัวย่อ ลว. ใช้คำเต็ม ลงวันที่

5 การเขียน จะชัดเจนดี 1. ขึ้นต้นด้วยคำกริยา เช่น ส่ง อนุมัติ ขอให้
เช่น ส่ง อนุมัติ ขอให้ 2. ขึ้นต้นด้วยคำนาม ไม่ค่อยชัดเจน เช่น การ... โครงการ เอกสาร เรื่องกว้าง หรือหลายประเด็น ควรขึ้นต้นด้วยคำกริยา เนื่องจากให้ความหมายที่ชัดเจน เช่น เรื่องขอเชิญเป็นวิทยากร ถ้าขึ้นต้นด้วยคำนามความหมายจะกว้างไป เช่น เรื่องการเป็นวิทยากร ยกเว้นบางกรณี ที่ต้องตอบในทางลบให้ใช้คำนาม เช่น การตอบปฏิเสธ ตย. ตอบปฏิเสธการขอเยี่ยมชมสถานที่ ถ้าใช้เป็นคำกริยา “เรื่อง ไม่ให้เยี่ยมชม” จะให้ความรู้สึกที่ไม่ดี จึงควรใช้เป็นคำนาม “เรื่อง การขอเยี่ยมชม” หนังสือราชการที่ดี นอกจากจะต้องถูกหลักการแล้ว ยังควรให้ความรู้สึกที่ดีด้วย เรื่องที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง เรื่องที่ไม่พึงประสงค์

6 ลักษณะของ ที่ดี 1. เป็นวลี หรือประโยคสั้น ๆ 2. ใช้ภาษาง่าย หรือชัดเจน
เรื่อง ที่ดี 1. เป็นวลี หรือประโยคสั้น ๆ 2. ใช้ภาษาง่าย หรือชัดเจน 3. ตรงประเด็นและตรงกับส่วนสรุป ชื่อเรื่อง ในหนังสือโต้ตอบ ไม่ต้องลอกชื่อเรื่องเดิม แต่ให้ใช้ชื่อเรื่อง ที่ตรงกับเจตนา เช่น ได้รับหนังสือ เรื่องขอหารือกรณี... เราก็ตอบกลับโดยใช้ชื่อเรื่อง ตอบขอหารือกรณี ได้รับหนังสือ เรื่อง ขอความอนุเคราะห์เรื่อง.... เวลาเราตอบให้เราใช้ เรื่อง สนับสนุนเรื่อง..... ไม่ควรใช้คำว่า ให้ความอนุเคราะห์ ดูไม่เหมาะสม ไม่สุภาพ 4. ไม่ซ้ำกับเรื่องอื่น 5. สุภาพ และรักษาน้ำใจผู้รับ

7 คำขึ้นต้นเนื้อหา ตาม ด้วย ตามที่ เนื่องด้วย อนุสนธิ ...นั้น เนื่องจาก
การเขียนส่วนเนื้อหา คำขึ้นต้นเนื้อหา ตาม ตามที่ อนุสนธิ ตามหนังสือที่อ้างถึง ด้วย เนื่องด้วย เนื่องจาก ...นั้น ด้วย ใช้ เสมือนไม่เคยติดต่อกันมาก่อน ตาม ใช้ในกรณีเคยติดต่อด้วยหนังสือกันมาก่อนแล้ว ขึ้นต้น ด้วย ไม่ต้องลงท้าย ถึงต้นด้วย ตาม ลงท้าย ด้วยนั้น หนังสือภายนอก ไม่ต้องอ้างการ ติดต่อด้วยวาจากันมาก่อน หนังสือภายนอก จะนับการติดต่อกันด้วยหนังสือเป็นเกณฑ์ ถ้าเคยมีหนังสือติดต่อกันมาก่อน ใช้คำว่า ตามหนังสือที่อ้างถึง บันทึก อ้างการสั่งการด้วยวาจาได้ ให้ใช้คำว่า ตามที่ได้สั่งการ หนังสือภายใน ถ้าเคยติดต่อด้วยหนังสือกันมาก่อน ใช้คำว่า ตามหนังสือ เลขที่ ลงวันที่ ด้วย และ ตาม ไม่ต้องเว้นวรรคตามด้วยข้อความได้เลย

8 หลัก 5 W 1 H Who What How Where Why When
(Whom) What How Where Why การสรุปความ ต้องพยายามสรุปให้ตรงประเด็น อาจใช้หลัก 5w 1H คือเขียนให้ชัดเจนว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน ทำไม เมื่อไร และ อย่างไร What ด้วยกรมสรรพสามิตจะจัดอบรม Who ให้แก่ใคร Where ที่ไหน When เมื่อไหร่ Why วัตถุประสงค์ ให้ผู้เข้าอบรม เขียนหนังสือราชการได้ How อย่างไร รายละเอียด When

9 สาเหตุที่เขียนหนังสือนี้
การเขียนส่วนเนื้อหา ย่อหน้าแรก ส่วนนำ สาเหตุที่เขียนหนังสือนี้ เรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมา ถ้าเคยโต้ตอบกันมา ก็ไปสรุปหนังสือเดิม ย่อหน้าแรก ให้สรุปให้สั้น แต่เนื้อหาครบถ้วน และไม่ควรเกิน 5 บรรทัด ใส่เฉพาะประเด็นที่เกี่ยวกับเรื่องเท่านั้น ปัญหา / เหตุการณ์

10 ย่อหน้าที่สอง ข้อเท็จจริง ข้อมูล รายละเอียด ประเด็นสำคัญ ข้อกฏหมาย
ย่อหน้าที่ 2 ไม่ควรเกิน 10 บรรทัด ถ้ามีรายละเอียดเยอะ เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง มีหลายร้อยรายการ ก็ให้สรุป ว่าจัดซื้อจัดจ้างประเภทไหน มีกี่ประเภท จำนวนเงินเท่าไหร่ รายละเอียดทั้งหมดใช้เป็นเอกสารแนบ ข้อกฏหมาย

11 ย่อหน้าที่สามและสี่ (อาจรวมกันได้)
ความคิดเห็น / ข้อพิจารณา / ข้อวิเคราะห์ ข้อเสนอ / ความต้องการ ย่อหน้าสุดท้าย 1-2 บรรทัด ความเห็น ทำอย่างนี้แล้วจะดี หรือถ้าไม่ทำแล้วจะมีผลอย่างไร ข้อเสนอ ถ้าขออนุมัติ ถ้ามีหลายข้อ ก็ให้ใส่เป็นข้อๆ เพื่อให้สั่งการง่าย ถ้ามีหลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ

12 เพื่อสรุป เน้นย้ำ ขอบคุณ
คำลงท้าย เพื่อสรุป เน้นย้ำ ขอบคุณ เพื่อมารยาท แสดงความหวัง “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ...” คำลงท้ายต้องให้ตรงประเด็น ถ้าลงท้ายทราบ ไม่ต้องทำอะไรต่อ อาจจะติดประกาศให้ทราบทั่วกัน ลงท้ายพิจารณา จะต้องพิจารณาว่าจะอนุมัติ หรือไม่อนุมัติ การขอบคุณ เรื่องเล็กๆ น้อยๆ ไม่ต้องขอบคุณ แต่ถ้าเป็นเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาต้องพิจารณา เช่น ขอลาไปศึกษาต่อ ขออนุมัติโครงการ อนุมัติแล้วจะเป็นประโยชน์ของเรา เป็นผลงานของเรา ใช้ขอบคุณ เพื่อเป็นมารยาทที่ดี หลักการของการสื่อสารต้องให้เกิดความรู้สึกที่ดีด้วย ขอบคุณมีหลายระดับ ระนาบเดียวกัน เช่น ผอ. ถึง ผอ. ใช้ จะขอบคุณมาก ผู้ใหญ่ ถึง ผู้น้อย ใช้ ขอขอบคุณ หรือ จะขอบคุณมาก ถ้าสูงกว่า เขียนถึงหัวหน้า เขียนถึงอธิบดี รวมทั้งหนังสือภายนอก ต้องให้ความสำคัญระดับสูง ใช้คำว่า จะขอบคุณยิ่ง และถ้าเขียน กราบเรียน ตำแหน่งเช่น นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานผู้แทนราษฎร ประธานศาลฎีกา ทั้งหมด 15 ตำแหน่งตามระเบียบ เราจะใช้ จะเป็นพระคุณยิ่ง คำว่าโปรด เช่น โปรดทราบ โปรดพิจารณา เราจะใช้กัน ในกรณีระดับล่าง เขียนถึงระดับที่สูงกว่า แต่จริงๆ แล้ว ระดับสูง ก็สามารถใช้กับระดับล่างกว่าได้ จะทำให้มีความรู้สึกที่ดีต่อกัน ในการโต้ตอบหนังสือ “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา...” ฯลฯ

13 ข้อความต่อท้ายย่อหน้า
ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น รายละเอียดตามสิ่งที่ส่งมาด้วย หนังสือภายใน ใช้คำว่า แนบ หนังสือภายนอก ใช้คำว่า สิ่งที่ส่งมาด้วย รายละเอียดตามเอกสารแนบ