การบริหารความเสี่ยง จากการปฏิบัติงานในระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-GP)

งานนำเสนอเรื่อง: "การบริหารความเสี่ยง จากการปฏิบัติงานในระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-GP)"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การบริหารความเสี่ยง จากการปฏิบัติงานในระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส
(e-GP)

2 ความเสี่ยงที่พบ 1. รหัสผู้ใช้งาน และรหัสผ่านเพื่อเข้าใช้งานในระบบ
2. การแก้ไข/เปลี่ยนแปลง/ยกเลิก ประกาศในระบบฯโดยที่หัวหน้าส่วนราชการไม่ทราบ 3. จัดซื้อจัดจ้างตั้งแต่ 500,000 บาท ไม่ได้กำหนดคุณสมบัติตามที่ปปช. กำหนด 4. บันทึกข้อมูลไม่ครบถ้วน ถูกต้อง ในสาระสำคัญทำให้การเบิกจ่ายเงินล่าช้า 5. ไม่ได้บันทึกข้อมูลในระบบ ทำให้ไม่สามารถเบิกจ่ายเงินให้แก่ผู้ขาย/ผู้รับจ้างได้ 6.เอกสารในระบบฯ กับฉบับที่เสนอหัวหน้าส่วนราชการลงนามไม่ตรงกัน

3 บทบาทที่ลงทะเบียนในระบบ e-GP หน้าที่และความรับผิดชอบ
ความเสี่ยง 1. รหัสผู้ใช้งานและรหัสผ่าน บทบาทที่ลงทะเบียนในระบบ e-GP หน้าที่และความรับผิดชอบ หัวหน้าสำนักงาน (หน่วยจัดซื้อ) -ติดตามความคืบหน้าของการจัดซื้อจัดจ้าง -ติดตามผลเร่งรัดการเบิกจ่ายงบประมาณ หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ -ตรวจสอบความครบถ้วน ถูกต้อง การบันทึกข้อมูลของเจ้าหน้าที่พัสดุ -เป็นผู้อนุมัติเอกสารสำคัญต่างๆ ก่อนนำขึ้นเผยแพร่ในเว็บไซด์ในระบบ e-GP เช่น ประกาศเชิญชวน ประกาศผู้ชนะ สาระสำคัญในสัญญา เจ้าหน้าที่พัสดุ -บันทึกข้อมูลการดำเนินการตามขั้นตอนและกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ซึ่งเริ่มตั้งแต่ การจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง การแต่งตั้งคณะกรรมการ การจัดทำเอกสารสอบราคา ประกาศเชิญชวน การบันทึกรายชื่อผู้รับซอง ผู้ยื่นซอง ผลการพิจารณา ประกาศผู้ชนะ การจัดทำร่างสัญญา การบันทึกหลักประกัน การบริหารสัญญา

4 ความเสี่ยง ระบบ e-GP กำหนดให้หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุมีบทบาทหน้าที่ในการตรวจสอบความครบถ้วน ถูกต้องการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ก่อนอนุมัติให้เจ้าหน้าที่พัสดุ “ดำเนินการขั้นตอนต่อไป” อาทิ -การอนุมัติประกาศเชิญชวน -การอนุมัติประกาศผู้ชนะ และสาระสำคัญในสัญญาขึ้นเว็บไซด์ พบว่า หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ ไม่ได้เป็นผู้ปฏิบัติงานในระบบฯ (ไม่ได้ถือรหัสฯ มอบให้เจ้าหน้าที่พัสดุ) ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน หรือเมื่อเกิดข้อผิดพลาดแล้วหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุไม่ทราบ

5 จัดซื้อจัดจ้างตั้งแต่ 500,000 บาท ไม่ได้กำหนดคุณสมบัติตามที่ปปช. กำหนด
ความเสี่ยง จัดซื้อจัดจ้างตั้งแต่ 500,000 บาท ไม่ได้กำหนดคุณสมบัติตามที่ปปช. กำหนด

6 ไม่ได้ระบุคุณสมบัติตามที่ ปปช. กำหนด 3 ข้อ

7 ไม่ได้ระบุคุณสมบัติตามที่ ปปช. กำหนด 3 ข้อ

8 ไม่ได้ระบุคุณสมบัติตามที่ ปปช. กำหนด 3 ข้อ

9 ระบบ ฯ มีการเปิดเผยสาระสำคัญในสัญญา

10

11

12

13 ปัญหาพบบ่อย 2.แก้ไขเปลี่ยนแปลง/ยกเลิก ประกาศในระบบฯ โดยที่หัวหน้าส่วนราชการไม่ทราบ หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุอนุมัติประกาศเชิญชวนขึ้นเว็บไซด์แล้ว พบว่าประกาศผิดในสาระสำคัญ อาทิ คุณลักษณะเฉพาะ วงเงินงบประมาณ ราคากลาง ฯลฯ 3.บันทึกข้อมูลไม่ครบถ้วน ถูกต้อง ในสาระสำคัญทำให้การเบิกจ่ายเงินล่าช้า - บันทึกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรไม่ถูกต้อง - บันทึกผลการพิจารณาไม่ถูกต้อง

14 ปัญหาพบบ่อย 4. ไม่ได้บันทึกข้อมูลในระบบฯ
เข้าใจคลาดเคลื่อนว่าดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างนอกระบบก่อน แล้วค่อยนำข้อมูลมาบันทึกย้อนหลังในระบบฯ ได้ 5. เอกสารในระบบฯ กับฉบับที่เสนอหัวหน้าส่วนราชการลงนามไม่ตรงกัน - ประกาศ /เอกสารฉบับที่ลงนามทำจากนอกระบบฯ ถูกต้อง - แต่ประกาศ/เอกสารที่อยู่ในระบบ ไม่ถูกต้อง

15 สาเหตุสำคัญ ผู้ที่ทำหน้าที่พัสดุไม่เป็นเจ้าหน้าที่พัสดุโดยตรง และ มอบหมายโดยไม่มีคำสั่งมอบหมายให้ชัดเจน ไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่ที่ชัดเจน เช่น เจ้าหน้าที่การเงิน และเจ้าหน้าที่พัสดุ เป็นบุคคลคนเดียวกัน มอบหมายให้ลูกจ้างชั่วคราวช่วยปฏิบัติงานด้านพัสดุ โดยไม่ตรวจสอบและควบคุม รหัสผู้ใช้งานในระบบ มอบให้บุคคลคนเดียว(ลูกจ้าง)

16 ปัจจัยเสี่ยง “การกำกับดูแล” “การมอบหมายหน้าที่” “ผู้ปฏิบัติงาน”

17 การกำกับดูแล การตรวจสอบ
“ระบบฯ กำหนดให้มีการตรวจสอบและกำกับดูแล” โดย หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ

18

19

20

21 การกำกับดูแล การตรวจสอบ
“ระบบฯ มีรายงานผล การจัดซื้อจัดจ้าง” เจ้าหน้าที่พัสดุ หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ

22 รายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง

23 ใช้เอกสารในระบบฯ เพื่อให้ประกาศจัดซื้อจัดจ้างถูกต้องครบถ้วนในสาระสำคัญ และตรงกันทั้งในระบบฯ และนอกระบบ

24 การมอบหมายหน้าที่ คำสั่งมอบหมายหน้าที่ และความรับผิดชอบที่ชัดเจน
กำหนดให้มีการติดตามตรวจสอบการปฏิบัติงาน เป็นรายเดือน หรือรายไตรมาส

25 ผู้ปฏิบัติงาน ความรู้ความเข้าใจ ทักษะ คลังจังหวัด ในด้าน e-GP
ความรู้ความเข้าใจในเรื่องระเบียบพัสดุ และระเบียบที่เกี่ยวข้อง คู่มือปฏิบัติงาน โปรแกรม Team Viewer

26 สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
กลุ่มงานวิชาการด้านการคลังการบัญชี สำนักงานคลังจังหวัดเชียงใหม่ ต่อ 12,16,18,25