การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม

งานนำเสนอเรื่อง: "การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม
P.S.O. 1101 ระบบข้อมูล

2 การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม
การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม เพื่อให้เข้าใจและจำได้ง่าย มีข้อแนะนำ ให้กำหนดดังนี้ ขึ้นต้นด้วยชื่อฝ่าย/กลุ่ม - กิจกรรม/กิจกรรมย่อย ตัวอย่างเช่น ฝ่ายบริหาร แทนด้วย 01 ,กิจกรรม คืองานธุรการ แทนด้วย 1 ,กิจกรรมย่อย คือ การตรวจเช็ควันลา แทนด้วย 1 ก็จะได้รหัสสันแฟ้ม ดังนื้

3 การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม
หรือจะใช้ตัวอักษร เพียงอย่างเดียวหรือจะผสมกับตัวเลขก็ได้ เช่น ตัวอย่าง ฝ่ายบริหาร แทนด้วย บห ,กิจกรรม คืองานธุรการ แทนด้วย 1 ,กิจกรรมย่อย คือ การตรวจเช็ควันลา แทนด้วย 1 ก็จะได้รหัสสันแฟ้ม ดังนื้ บห - 11 เป็นต้น

4 การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม
บห - 11 แทนกิจกรรมย่อย ตรวจเช็ควันลา แทนกิจกรรม แทนฝ่ายบริหาร ชื่อแฟ้ม (ตามกิจกรรมย่อย) จำนวนแฟ้มที่จัดเก็บในเรื่องเดียวกัน แฟ้มที่ ปี ? ตามปี พ.ศ. หรือปีงบประมาณ เก็บอย่างไร เช่นในคอมพิวเตอร์,แผ่นดิส จัดเก็บ - ? ตู้/ชั้น/ลำดับ- ?/?/? หมายถึงตู้/ชั้นและลำดับของแฟ้มที่เท่าไหร่

5 ทะเบียนคุมแฟ้มเอกสาร ชื่องาน………. ชื่อฝ่าย/กลุ่ม……. กอง……
ทะเบียนคุมแฟ้มเอกสาร ชื่องาน………..ชื่อฝ่าย/กลุ่ม…….. กอง…….. ฐานข้อมูล……………… (ตู้ที่ ……)

6 ทะเบียนคุมตู้เก็บแฟ้มเอกสาร ชื่องาน………. ชื่อฝ่าย/กลุ่ม……. กอง……
ทะเบียนคุมตู้เก็บแฟ้มเอกสาร ชื่องาน………..ชื่อฝ่าย/กลุ่ม…….. กอง…….. ฐานข้อมูล………………

7 สารบัญ ชื่อแฟ้ม (ชื่อกิจกรรมที่ดำเนินการ) ฐานข้อมูลงาน………ฝ่าย/กลุ่ม………
สารบัญ ชื่อแฟ้ม (ชื่อกิจกรรมที่ดำเนินการ) ฐานข้อมูลงาน………ฝ่าย/กลุ่ม………..กอง…….

8 การกำหนดสีของสันแฟ้ม
เพื่อให้การค้นหาแฟ้มเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว ให้กำหนดสีเป็นสัญลักษณ์ตามภารกิจ ดังนี้ ภารกิจหลัก - กำหนดสีของสันแฟ้มเป็นสีเหลืองอ่อน ภารกิจรอง - กำหนดสีของสันแฟ้มเป็นสีฟ้าอ่อน ภารกิจสนับสนุน - กำหนดสีของสันแฟ้มเป็นสีชมพู

9 แฟ้มเชื่อมโยง

10 จบการนำเสนอ การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม
P.S.O. 1101 ระบบข้อมูล