ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Office Access 2003

งานนำเสนอเรื่อง: "ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Office Access 2003"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Office Access 2003
ตาราง และ ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

2 ส่วนประกอบของฐานข้อมูล
ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access เรียกว่า ชิ้นส่วนหรือวัตถุ (Object)

3 ส่วนประกอบของฐานข้อมูล (ต่อ)
ตาราง ( Table ) เป็นส่วนสำคัญที่สุดในโปรแกรม เนื่องจากมีหน้าที่จะต้อง เก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ที่ Table แบบสอบถาม (Query ) ใช้สำหรับสร้างเงื่อนไขเพื่อให้แสดงข้อมูลเฉพาะ ส่วนที่ต้องการ ฟอร์ม (Form) : คือ ฟอร์มในการทำงาน สร้างขึ้นมาเพื่อเป็นสื่อกลาง ระหว่างโปรแกรมกับผู้ใช้งาน (User Interface) จัดการข้อมูลแทนการจัดการ ในตารางได้ เช่น การเพิ่ม การลบ การค้นหา และแก้ไขข้อมูล เพื่อให้ทำงาน สะดวกขึ้นและผู้สร้างสามารถออกแบบให้สวยงาม

4 ส่วนประกอบของฐานข้อมูล (ต่อ)
รายงาน (Report ) เป็นการสร้างเพื่อสรุปข้อมูล นำเสนอข้อมูลในตาราง แล้ว แสดงรายงานออกทางเครื่องพิมพ์ แมโคร (Macro) คือ ชุดคำสั่งของการกระทำต่าง ๆ ที่นำมารวมกลุ่มกัน ตามลำดับขั้นตอนในการทำงานตามที่ผู้ใช้สั่งการ เพื่อให้ทำงานได้อัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยาวหรือการทำงานที่ซ้ำ ๆ กันให้สั้นลง โมดูล (Module) เป็นการเขียนโปรแกรมย่อยภายในโปรแกรม Access ที่เขียน ขึ้นโดยภาษา VBA (Visual Basic Application) เพื่อให้งานที่สร้างนั้นมี ประสิทธิภาพในการใช้งานมากยิ่งขึ้น

5 ตาราง คือ ออบเจ็กต์หนึ่งในฐานข้อมูล เป็นส่วนที่ต้องสร้าง ขึ้นเป็นอันดับแรก เพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ ในฐานข้อมูล

6 ส่วนประกอบของตาราง ไอเท็ม (Item) คือ ข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บไว้ในแต่ละเซลล์ของตาราง ฟิลด์ (Field) หรือเขตข้อมูล คือ ข้อมูลในแนวคอลัมน์ เช่น ฟิลด์รหัส ฟิลด์ชื่อ เรคอร์ด (Record) คือ ข้อมูลในแต่ละแถวของตาราง ตาราง (Table) คือ ส่วนของตารางทั้งหมดที่ใช้ในการเก็บข้อมูล ถ้านำตาราง หลาย ๆ ตารางมารวมกันเรียกว่า ฐานข้อมูล (Database)

7 ส่วนประกอบของตาราง (ต่อ)
ฟิลด์ (Field) รหัส ชื่อ สกุล อายุ 0001 มานพ คนขยัน 18 0002 มานี ใจกว้าง 15 0006 มานะ อดทน 12 เรคอร์ด (Record) ไอเท็ม (Item)

8 ชนิดข้อมูล ชนิดข้อมูล Data Type ใช้สำหรับ ขนาด ข้อความ Text
ข้อความ เครื่องหมาย หรือตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ สูงสุด 255ไบต์ (ตัวอักษร) บันทึก Memo บันทึกข้อความ หรือข้อความที่มีความยาวมากๆ สูงสุด 65,535ไบต์ (ตัวอักษร) ตัวเลข Number ตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ ทั้งตัวเลขที่เป็นจำนวนเต็ม ตัวเลขทศนิยม 1,2,4หรือ8 ไบต์ (ขึ้นอยู่กับชนิดของตัวเลข)

9 ชนิดข้อมูล (ต่อ) ชนิดข้อมูล Data Type ใช้สำหรับ ขนาด วันที่/เวลา
Date/Time วันเดือนปี และเวลา 8 ไบต์ สกุลเงิน Currency สกุลเงินและตัวเลขจำนวนเงิน หมายเลขอัตโนมัติ AutoNumber เลขลำดับอัตโนมัติ (เพิ่มทีละ1) 4 ไบต์ ใช่/ไม่ใช่ Yes/No ค่าใดค่าหนึ่งของ Yes/No True/Flase หรือ On/Off 1 บิต

10 ชนิดข้อมูล (ต่อ) ชนิดข้อมูล Data Type ใช้สำหรับ ขนาด วัตถุ OLE
OLE Object วัตถุอื่นๆ เช่น แผ่นงานExcel , เอกสาร Word , รูปภาพ ,ไฟล์เสียง และอื่นๆ สูงสุด 1 กิกะไบต์ การเชื่อมโยงหลายมิติ Hyperlink ที่อยู่การเชื่อมโยงหลายมิติ เช่น เว็บเพจ 2048 ตัวอัษร สร้างเขตข้อมูลการค้นหา Lookup Wizard ข้อมูลที่ดึงจากตารางอื่นมาเก็บในตารางที่กำหนด เท่ากับเขตข้อมูลที่เป็นคีย์หลัก

11 ความสัมพันธ์ (Relationship)
เมื่อได้สร้างตารางและกำหนดคีย์หลักเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปคือการกำหนด ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง เพื่อให้ตารางที่ได้ออกแบบมาสามารถอ้างอิงข้อมูล ถึงกันได้ ชนิดของความสัมพันธ์ระหว่างตาราง มี 3 แบบ ดังนี้ ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง (One –to-one) ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม (One –to-many) ความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม (Many –to-many)

12 สัญลักษณ์ เรียกว่า เอนทิตี้ เรียกว่า แอตตริบิวต์
เอนทิตี้ (Entities) คือบุคคล วัตถุที่ทำให้เกิดกลุ่มของข้อมูลที่ ต้องการจัดเก็บ แอตตริบิวต์ (Attributes) คือคุณสมบัติของเอ็นติตี้ เรียกว่า เอนทิตี้ เรียกว่า แอตตริบิวต์ เรียกว่า ลักษณะความสัมพันธ์

13 ตัวอย่าง ชื่อ นามสกุล รหัส นักเรียน เบอร์โทร ที่อยู่

14 ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง (One –to-one)
เป็นความสัมพันธ์ที่มีรายการใดรายการหนึ่งในตารางใดๆ สามารถจับคู่ได้กับ รายการใดรายการหนึ่งเพียงรายการเดียวในอีกตาราง ซึ่งข้อมูลในฟิลด์นั้นจะมี ค่าไม่ซ้ำกัน เช่น นักเรียน ชั้นเรียน ประจำ 1 >>> นักเรียน 1 คน สามารถประจำชั้นเรียนได้ 1 ชั้นเรียนเท่านั้น

15 ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม (One –to-many)
เป็นความสัมพันธ์ที่มีรายการใดรายการหนึ่งในตารางใดๆ สามารถจับคู่ รายการในอีกตารางได้หลายรายการ เช่น ครู นักเรียน สอน 1 M >>> ครู 1 คน สามารถสอนนักเรียนได้ หลายคน

16 ความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม (Many –to-many)
เป็นความสัมพันธ์ที่รายการข้อมูลหลายๆ รายการในตารางหนึ่งมี ความสัมพันธ์กับอีกหลายๆ รายการในอีกตารางหนึ่ง เช่น นักเรียน หนังสือ ยืม M >>> นักเรียน 1 คน สามารถยืมหนังสือได้ หลายเล่ม และ หนังสือ 1 เล่ม สามารถถูกยืมโดยนักเรียน หลายคน