Staffing Adjustment& Report

งานนำเสนอเรื่อง: "Staffing Adjustment& Report"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 Staffing Adjustment& Report
การจัดปรับกำลังคนและการรายงาน เครื่องมือบริหารผลการปฏิบัติงาน ของหน่วยบริการพยาบาล June 24,2008 Waraporn Hankunaseth 36year Anniversary Nursing Department Siriraj Hospital

2 Scope of Presentation การบริหารผลการปฏิบัติงาน (Basic Principles for Performance Management) ผลการปฏิบัติงานของหน่วยบริการพยาบาล (Performance Review Measures &Analysis) ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานของหน่วยบริการพยาบาล (Nursing Performance Indicators) การรายงานผลการปฏิบัติงานของหน่วยบริการพยาบาล (Performance Report) ทิศทางการปรับกำลังคนและการปรับกระบวนการดำเนินงาน (Staffing Adjustment /Re-allocation technique)

3 Performance Management การบริหารผลการปฏิบัติงาน
เป็นกระบวนการสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงาน เพื่อให้บุคลากรสามารถใช้ขีดความสามารถของตนเองได้อย่างเต็มที่ในการปฏิบัติงาน เป็นกระบวนการซึ่งครอบคลุมทั้งระบบ นับตั้งแต่ การกำหนดความจำเป็นของงานจนกระทั่งถึง เมื่อบุคลากรออกไปจากองค์การ 36year Anniversary Nursing Department Siriraj Hospital

4 1. 4. 3. Basic Principles for Performance Management
กระบวนการบริหารผลการปฏิบัติงาน 1. Performance Agreement 4. 2. 3. 36year Anniversary Nursing Department Siriraj Hospital

5 อะไร อย่างไร ภาพรวมกลยุทธ์องค์การ ขีดความสามารถ วัตถุประสงค์ พฤติกรรม
แผนกลยุทธ์ พันธกิจ/วิสัยทัศน์/ค่านิยม วัตถุประสงค์ ขีดความสามารถพื้นฐานขององค์การ ขั้นตอนที่ 4 ทบทวนผลการปฏิบัติงาน ขั้นตอนที่ 3 ประเมินผลการปฏิบัติงาน ขั้นตอนที่ 1 วางแผนบริหาร ผลการปฏิบัติงาน ขั้นตอนที่ 2 ดำเนินงาน ความรับผิดชอบผู้บริหาร สร้างแรงจูงใจ ขจัดปัญหาที่จะกระทบผลงาน ปรับแผน สร้างโอกาสในการพัฒนา เสริมพฤติกรรมสร้างสรร เกณฑ์ประเมิน จุดแข็ง-จุดอ่อน ค่าตอบแทน ศักยภาพ การสอนงาน ฝึกอบรม พัฒนาแผนอาชีพ อย่างไร ขีดความสามารถ พฤติกรรม ทักษะ ดัชนีวัดผลงาน อะไร วัตถุประสงค์ มาตรฐาน เป้าหมาย ผลงาน ความรับผิดชอบพนักงาน มุ่งสู่วัตถุประสงค์ เต็มใจรับข้อชี้แนะและการสอนงาน เก็บและใช้ข้อมูลร่วมกัน เตรียมพร้อมการทบทวน การบริหารผลการปฏิบัติเชิงกลยุทธ์อาจารย์ชาญวิทย์ สิงหเสนี DIN 2549

6 Performance Enhancement
Today HR Management HR Roles Sample HR Value ประสิทธิผล Effectiveness Developing, delivering and using HR products and services that have a productive impact on the workforce and the organization. Increase revenue per compensation / benefit cost Improve employee satisfaction Reduce voluntary turnover Increase retention of key talent Increase customer satisfaction levels Reduce time to proficiency Improve workforce performance HR Business Advisor HR Strategy Change Agent Employee Excellence Performance Enhancement ประสิทธิภาพ Transactions Efficiency Reducing the resource demands and time required to develop, deliver and use key HR products, services and processes. Decrease manager time per HR transaction Decrease cycle time per HR Transaction Reduce cost per hire Decrease person- to-person enquiries Administration HR Functional Expert

7 ความสัมพันธ์ – เชื่อมโยงวิสัยทัศน์สู่ KPI
องค์การ Balance Score Card กลยุทธ์ องค์การ KPI / เป้าหมาย บุคคล KPI / เป้าหมาย หน่วยงาน KPI / เป้าหมาย องค์การ - ระยะยาว - ระยะสั้น การบริหารผลการปฏิบัติเชิงกลยุทธ์ อาจารย์ชาญวิทย์ สิงหเสนี DIN 2549

8 HR Scorecard Aligning – Monitoring – Measuring Results
รักษาไว้ ใช้ประโยชน์ ได้คนเก่งมาทำงาน กระบวนการ ประเมินศักยภาพ และคัดเลือก บุคลากร ประสิทธิภาพสูง (Talents) กระบวนการเรียนรู้ ก่อน-ระหว่าง-หลัง การปฏิบัติงาน (Learning before- during-after Doing) ชุมชนนักปฏิบัติ (CoP) และกลั่นกรอง เป็นแบบอย่างปฏิบัติ (Best Practices) ฝึกให้ดีและเก่งขึ้นในงานของเรา ประเมิน ผลการปฏิบัติงาน วางแผน การปฏิบัติงาน พัฒนา ติดตาม ประเมิน สมรรถนะ แผนพัฒนา รายบุคคล ฝึกอบรม และพัฒนา LEARNING & IMPROVEMENT STAFFING DEVELOPING PERFORMING ฐานข้อมูลและการประยุกต์ใช้ ในการบริหารทุนมนุษย์และทุนทางปัญญา วัฒนธรรมพื้นฐานขององค์กร สมดุลย์พลังชีวิต-การงาน-การเงิน ของบุคลากร

9 Performance Management System

10 การปรับตัวกับทิศทางการบริหารงานใหม่ๆ.....
เข้าถึงแหล่งข้อมูล เรียนรู้ ทำความเข้าใจให้ชัดเจน กับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น รับรู้และยอมรับกับการเปลี่ยนแปลง นโยบายการบริหารเปลี่ยนแปลงเร็ว ยอมรับกับระบบการให้รางวัลการทำงานตามผลของงาน ระบบการประเมินผลงานแบบมีตัวเทียบวัด และ การให้ค่าตอบแทนตามผลการปฏิบัติงาน เตรียมพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงตนเอง พัฒนาตนเองให้พร้อมสำหรับงาน รองรับการปรับโครงสร้างงาน มีการเปลี่ยนแปลงนวัตกรรมในการทำงาน 36year Anniversary Nursing Department Siriraj Hospital

11 What get measured “Get Done” By …..Peter Drucker
PMS: Performance Management System ใช้หลักการมีส่วนร่วม (Total Involvement) ความสำเร็จของเรา(Sharing Success) การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง(Continuous Improvement) 36year Anniversary Nursing Department Siriraj Hospital

12 Performance = Productivity +Conduct
อะไรบ้างที่......นับเป็นผลการปฏิบัติงาน ผลการปฏิบัติงาน(Performance) เท่ากับ ผลผลิตหรือสิ่งที่เราทำได้(Productivity) เช่น ... Bedside Care 5 คน เสร็จก่อนสิบโมงเช้า จัดการให้ผู้ป่วยได้ตรวจ100 คนภายในระยะเวลา 2 ชั่วโมง เดือนมีนาคมรับผู้ป่วยไว้ดูแลได้ 300 วันนอน (มีคนน้อยลงแต่ได้งานเพิ่มขึ้น) Conduct (or Behavior) คือ การกระทำ หรือ ความพยายามในการทำงานนั้นๆให้สำเร็จ อย่างมีคุณภาพ เช่น ร่วมมือร่วมใจ ค้นคว้าหาความรู้นำมาใช้พัฒนางาน การสนับสนุน ให้ความช่วยเหลือ การใช้คน เงิน ของ การจัดหาเครื่องมืออุปกรณ์ ฯลฯ 36year Anniversary Nursing Department Siriraj Hospital

13 Performance and Workload Indicators Nursing Report Card…….
PERFORMING LEARNING &IMPROVEMENT การรายงานผลการปฏิบัติงานของหน่วยบริการพยาบาล (Performance Report) ผลการปฏิบัติงานของหน่วยบริการพยาบาล (Performance Review Measures & Analysis) ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานของหน่วยบริการพยาบาล (Nursing Performance Indicators)

14 ผลการปฏิบัติงานของหน่วยบริการพยาบาล Nursing Dashboard & Report Card……
Performance Indicators Qy 1/08 Q2/08 Q3/08 Fy 08 I. Operations: Patient Indicators Average LOS LOS ยาว Unit of Services (pt.day,visit,ORtime) วันนอนน้อย NHPPD/Nursing hour per UOS Actual > NHPPD Case Mix Index & Actual hours Overtime hours / Total hours OT มาก วันค้างหยุดเยอะ Sick leave & Maternity leave ป่วย ลา ขาดงาน มาก IPD Productivity rate >85% II. Quality of Care Outcomes Patient Falls rate Medical Error Pressure Ulcer Pain Reliefe III. Quality of Service Outcomes Customer Satisfaction Employee injuries / Sharps exposure Turnover rate (Voluntary) Nursing Staff Satisfaction

15 UOS:Unit of Services : จำนวนหน่วยนับของงานที่พยาบาลทำ
OPD Visiting Number Time spend in ER Triage Number Referral Number Procedure Time IPD Patient Day: วันนอน ADC:Average daily census จำนวนผู้ป่วยเฉลี่ยต่อวัน จำแนกประเภท ICU visiting Hours OR OR visit OR Time Procedure Number

16 Positive Nursing Outcomes
1. Functional Improvement: quickly early ambulation Takeown/Self control in Activity daily living 2. Early D/C in Home programe approach 3. Gain experience in Selfcare-ostomy care 4. As one of Peer support Group 5. Hb A1c in control ,no sign of hypoglycemia ect.

17 Nursing Unit Efficiency…….. “ Staff Utilization ”
ทิศทางการปรับกำลังคนและการรายงานผลการดำเนินงาน Staffing Adjustment & Report Nursing Unit Efficiency…….. “ Staff Utilization ”

18 Human Resouces Management
Job Enrichment Job Enlargement Empowerment Workload Data……….. รู้ว่า เรามีภาระงานอะไรบ้าง? คนของเราทำอะไรบ้าง ใช้เวลา เงิน ของ อะไรไปเท่าใด? Shared Governance Clinical Practice Model……

19 สมดุลเวลา.....คืนสมดุลชีวิต
SWOT เมื่อภาระงานสนับสนุนเพิ่มขึ้น กระทบต่อเราอย่างไรบ้าง? งานประจำและภารกิจตามแผนยุทธศาสตร์เพิ่มขึ้นจาก..... ภาระงานเพิ่มหรือลดลง จากการปรับwork flow พัฒนาระบบงาน/IT หรือ ปรับแบบแผนการดูแล ทำหน้าที่เก็บข้อมูล/paper work ธุรกรรมการเงิน/เรียกคืนตาม DRG การสร้าง/ใช้ความรู้ร่วมกับ CLT/PCT ภาระการพัฒนาตนเองเพิ่มขึ้น ฯลฯ จัดสรรเวลาตามภารกิจ Action Plan 10% 10% Helthy Helper: ถ้าเราใช้เวลาอย่างสมดุล มีพลังกายใจ เข้มแข็ง แข็งแรง มีทัศนคติที่ดีในการอยู่ร่วมกับผู้อื่นก็จะมีความสุขและก้าวหน้าในชีวิต 10% สมดุลเวลา.....คืนสมดุลชีวิต

20 การบริหารงานประจำวัน (OS:Operationmanagement)
ผู้บริหารหอผู้ป่วย/หน่วยบริการพยาบาล ผู้อำนวยให้เกิดประสิทธิภาพของการบริหารงานในแต่ละวัน การบริหารงานประจำวัน (OS:Operationmanagement) Staffing &Scheduling Delivering appropriate nursing care Model Staff Supporting system CQI focus on Improving organization performance

21 Autonomous Nursing Practice
JCAHO manual (NR),Jan2006:NR-7 A qualified staff provides patient care and nursing service on a continuous basis,24hours a day,7days a week, to those patients requiring such Care,Treatment,and Services Interdependent Practice: Collaborative Problems NP:extending into Medical domain Nursing Medicine CNS Practice Autonomous Nursing Practice JHU:Clinical Nurse Specialist Model

22 STAFFING : เราจัดคนเหมาะสมกับงานหรือยัง
Patient Care Services Skill Mix Team Standard NHPPD Productivity Tools & Equipment Nurse Competence Staff Development Lay-out % Patient Turnover New Standard Treatment/Protocol Uncertainly More Changes ect. Hospital Services Nursing or Non - Nursing Identify Owner or Primary Authority Clarify JS/JD =Career ladder Collaborative Function Job Research Grant ใช้อัตราจ้างโดยจัดสรรค่าตอบแทนจากกองทุน Staffing Plan แผนระยะยาวตามphase การปรับปรุงขยายงาน 36year Anniversary Nursing Department Siriraj Hospital

23 Integration of Standards for NQA&CQI ผลผลิตเพิ่มแต่ไม่เพิ่มคน
Environment/Resources Support Services Nursing care hour Patient Needs Nurse Abilities Important Aspects of Care / Organization Key Functions related Expected Care Outcomes What is performed by Nurses ? Appropriate/effective use of resources Structure Standard Standards of Care Standards of Practice Describe how important aspects of care performed Policies& Procedures Plan of Care (CPG,Care Path) Productivity &Variance Reports Process Indicators Outcome Indicators Monitoring and Evaluation System

24 DEVELOPING: พัฒนาขีดความสามารถของคนตามภาระงานการดูแลผู้ป่วย
Career Path Development Core skill & Competencies requirement in each level Training Roadmap in each level System Support Nurse Educator Portfolio Individual Development Plan Succession Plan 36year Anniversary Nursing Department Siriraj Hospital

25 Close People &Communication Gap….
สื่อนโยบายไม่ทั่วถึง เพิ่มศักยภาพการนิเทศ การคิดเชิงวิเคราะห์ การกำหนดทางเลือกและการตัดสินใจแก้ไขปัญหา เพิ่มช่องทางรับฟังและเปิดรับปัญหา เพิ่มปฏิสัมพันธ์ข้ามงานฯ เรียนรู้ร่วมกันเป็นทีม “Quality Walk and Talk” พลังขับเคลื่อนองค์กรแห่การเรียนรู้ และเพิ่มมิติของความมีชีวิตชีวา To gain experience & potential of middle manager

26 Staff Development/Inservice Education/JCIA Requirements
การจัดสรรเวลาเพื่อการพัฒนาตนเองตามโปรแกรมการเรียนรู้ของ แต่ละระดับในสาขาความชำนาญการ Specialty Area Educational Offerings Mandatory(JCIA) Total 14 hrs. Infection Control 2 hrs. Basic Life Support 2 hrs. Age-related Specific 2 hrs. Body Mechanics 2 hrs. Inter-professional Relations 2 hrs. Administration of Blood 1 hrs. Pain Management 1 hrs. Fall Management 1 hrs. Skin Management 1 hrs.

27 reviewed by Joint commission,2003 Inadequate competence
SOC/SOP: Bundle of Care สื่อสารและฝึกอบรมเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงมาตรฐานงาน Inadequate competence assessment has been cited as a root cause of approximately 12% of all sentinel events (ลำดับ6) reviewed by Joint commission,2003 Inadequate competence อันดับ 1 Communication อันดับ 2 Orientation/Training 63% อันดับ 3 Patient assessment อันดับ 4 Staff levels อันดับ 5 Availability of information

28 Safe Staffing (ICN,1995) เป้าหมายในการจัดวางกำลังคน....
หมายถึง การที่มีพยาบาลในจำนวนที่เพียงพอและระดับทักษะความสามารถที่เหมาะสม มีความพร้อมและเพียงพอตลอดเวลา เพื่อให้มั่นใจได้ว่าความต้องการของผู้ป่วยได้รับการตอบสนองและธำรงไว้ซึ่งความปลอดภัยจากอันตรายต่างๆในสภาพแวดล้อมการทำงาน Patient safety Better health outcomes Continuity 0f care Decrease LOS Decrease cost Nurse safety Manageable workloads Less stress Better job satisfaction Less absenteeism, Turnover, burnout

29 Staffing Adjustment Technique
(1) Peak of Volume in OPD 24 Hour clinic น. มีข้อมูลการรับบริการ รู้ช่วงเวลาที่มีงานชุก หรือ ภาระงานสูงสุดของแต่ละวัน หรือ สัปดาห์ เดือน ปี 1. Nursing Staff Pool จับมือกับหน่วยงานที่ดูแลผู้ป่วยแบบเดียวกันแต่มี peak ของงานคนละช่วงเวลากัน 2. Add Extra hoursเ at peak period 3. Add or Adjust Physician hours Peak Volume in Rehab.Clinic เกลี่ยงานพยาบาล ในวันอังคารไปวันอื่น

30 Staffing Adjustment Technique (2) Patient flow in – flow out
Operation Unit ER,LR,RR Procedure Unit Ex. Hemodialysis, Cath lab. GI.Scope,Uro Flow Imaging Center U/S,ENT,Radio,Onco

31 Staffing Adjustment Technique (3) Admit-Discharge control
Arrivals and discharges by hour: Monday only Elective admissions and discharges are poorly co-ordinated with arrivals starting early morning and discharges not peaking until mid afternoon. 30 25 20 number of arrivals or discharges per hour 15 10 5 Mo 0 Mo 6 Mo 12 Mo 18 24 hour of week Emer Adm A&E Emer Adm direct Elec Adm Disch With hourly information on arrival and discharges, we can see why

32 Staffing Adjustment Technique (3) Admit-Discharge control
Arrivals and discharges by hour: monday only 5 10 15 20 25 30 Mo 6 Mo 12 Mo 18 Tu 0 hour of week number of arrivals or discharges per hour Emer Adm A&E Emer Adm direct Elec Adm Disch The arrivals and discharges are now much better balanced... เมื่อจำหน่ายนัดผู้ป่วยElective Case ในวันอื่น

33 Staffing Adjustment Technique (3) Admit-Discharge control
And, as a result the peak in bed use is only about 10 and occurs much earlier in the day

34 Health Information Center Service
(4)Area of Clinical Excellence in Specific Population …Ex.. CCU Staff Pool Oncology ,Palliative&Hospice Critical CareER,Trauma,pre-hospital Pediatric,MCH&Women Health DM-Coronary &Lipidemia Aging,Acute-Chronic Illness Day Procedure;Endoscopic Surgery Community Psychiatry CRM Resources Management Team Personal Development Center Cost Center QA,CQI,R&D Team Organ Transplant Functional Support Team/Manager Care Giver Clinic Direct Care Service Support Lason Team;CPR ,IV,Wound Care Counselling,Violence,Child Development ect. Health Information Center Service

35 (5)Staff Pools in Streamline Care : Acute Cardiac Care Centered Or…
Women Health /Men Center/Oncology Care …ect. CRM Pre-hospital Care OR CCU ( 9 Pt.Day ) (12 Pt.Day) Continuum Care Development Client&Family party Partnership Invasive Onestop All ancillary Service Resource Management ICCU Non-Invasive Access to emergency Care Cardiac Procedure &Treatment (peak30/hr 70visits /Day) Mornitoring&Feedback System Effective Risk & Emergency Management

36 (6) Clinical Performance Improvement
Acute Cardiac Care Centered (6) Clinical Performance Improvement Priority Improvement 4 main categories Safety&Reliability Care Team Vitality Patient-Centeredness Increased Value Privacy Feel like a Home Environment design care

37 Ex : An Initiative Care Model: TCAB Transforming Care at the Bedside
Cardiac Center : Minimum transfer System “reduce the moving of patients reduce risk & hour ” (7)ลดเวลาการทำงานและเพิ่มคุณค่าทางคลินิก Additional Clinical Services Ex : An Initiative Care Model: TCAB Transforming Care at the Bedside ออกแบบกระบวนงานใหม่ ลดการส่งต่อ ลดการส่งเวร Reduction the transport of patients between units; Transfer of patient Involves:nursing time,waste and duplication,hiccups in care Increase direct care time Decrease medical error

38 (8)Important Aspects of Cardiac Care:OPD ประเด็นสำคัญของการดูแลเพื่อความเป็นเลิศที่เชื่อมโยงคุณค่าทั้งกลุ่มงาน อาจใช้เวลาการพยาบาลเพิ่มขึ้น(ปรับNHPPD) หรืออาจลดลง Warm wellcome Provided Cardiac Procedure Information Pre/intra/post non invasive Procedure performing Monitoring ,care and documentation First Diagnostic Client coping Client Education&counselling/Pt.&Caregiver Advice,Training & Supporting program Care Team Coordinator Community Education/Warm line counselling Emergency stand by & Quick Response to “rescue”/Safety Transfering Equipment Maintenance&Utilization

39 Important Aspects of Cardiac Care: CCU & Stepdown Unit
Care for patient who are hospitalized is safe,reliable, effective and equitable Strong culture of safety Medication system redesign Early detection Proactive&rapid response to rescue Patients&families Active participant Help patients&families cope emotionally and physically with seriuos illness End of life care Best practice ect.

40 AIC(Appreciation-Influence- Control) ตอบรับการเปลี่ยนแปลงโดยสานเสวนากัลยาณชน.....
A-1(15 นาที) ทำความเเข้าใจกับสถานการณ์ตามจริง รับฟัง โดยไม่วิพากษ์วิจารณ์ ติเตียน หรือโต้แย้ง A-2(20 นาที) สานวิสัยทัศน์ วาดภาพอนาคตร่วมกัน การระดมความคิดอาจใช้ Card Technique I-1(30 นาที) คิดหากลวิธี (Solution) นำส่วนดีมาใช้ I-2 (30 นาที) จัดลำดับความสำคัญ จำแนกกิจกรรม C-1 -1 (30นาที) มอบหมายผู้รับผิดชอบ C-2 (30นาที) จัดทำแผน กิจกรรม แผนโครงงาน(Action Plan) ใช้ภาษาง่ายๆ ไม่ต้องเป็นวิชาการ Thankyou for your Attention… Tel