บริการผลการศึกษาทันใจกับ สทป.

งานนำเสนอเรื่อง: "บริการผลการศึกษาทันใจกับ สทป."— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 บริการผลการศึกษาทันใจกับ สทป.
โครงการพัฒนาคุณภาพงาน ประจำปี พ.ศ.2554 บริการผลการศึกษาทันใจกับ สทป.

2 งานระเบียนการศึกษา ฝ่ายทะเบียนการศึกษา สำนักงานการทะเบียนและประมวลผล
หน่วยงาน งานระเบียนการศึกษา ฝ่ายทะเบียนการศึกษา สำนักงานการทะเบียนและประมวลผล

3 ชื่อกลุ่ม CU_gradebook

4 ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ
สำนักงานการทะเบียนและประมวลผลเป็นหน่วยงานที่ให้บริการเกี่ยวกับงานทะเบียนนิสิต โดยทำหน้าที่แจ้งผลการศึกษาแก่นิสิตหลังจากอาจารย์ผู้สอนส่งเกรดตามกำหนดเวลาปฏิทินการศึกษาในแต่ละภาคการศึกษา ซึ่งสำนักงานการทะเบียนและประมวลผลจะทำการบันทึกข้อมูลและประมวลผลพร้อมแจ้งผลการศึกษาผ่านเว็บไซต์ก่อนกำหนดเวลาประมาณ 2 วันตามปฏิทินการศึกษา และเมื่อหลังจากหมดเขตการส่งเกรดตามปฏิทินการศึกษาแล้วจะมีอาจารย์ผู้สอนบางท่านส่งคะแนนล่าช้าทำให้นิสิตทราบผลการศึกษาช้า เป็นเหตุให้ไม่สามารถนำหลักฐานไปแสดงในการขอทุนการศึกษา การขอจบการศึกษา การสมัครงาน และศึกษาต่อสถาบันอื่น ๆได้ทันกำหนดเวลา เนื่องจากสำนักงานการทะเบียนและประมวลผลจะทำการประมวลผลของรายวิชาที่อาจารย์ผู้สอนส่งเกรดหลังกำหนด และแจ้งผลการศึกษาแก่นิสิตเดือนละ 2 ครั้ง คือในวันที่ 10 และ 25 ของเดือน

5 เป้าหมายและตัวชี้วัด
1. ระยะเวลาที่นิสิตทราบผลการศึกษาจาก 16 วัน เป็นน้อยกว่า 7 วัน 2. ความพึงพอใจในการบริการของสำนักงานการทะเบียนและประมวลผลสูงขึ้น

6 สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา
1. ต้องทำการถ่ายโอนข้อมูลเนื่องจากฐานข้อมูลไม่เป็นฐานเดียวกัน 2. แนวปฏิบัติเดิมหลังจากหมดเขตการส่งเกรดตามปฏิทินการศึกษาแล้ว สำนักงานการทะเบียนและประมวลผล จะทำการประมวลผลของรายวิชาที่อาจารย์ผู้สอนส่งเกรดหลังกำหนดและแจ้งผลการศึกษาแก่นิสิตเดือนละ 2 ครั้ง คือในวันที่ 10 และ 25 ของเดือน 3. เจ้าหน้าที่จัดเรียงเอกสารผิดพลาด เนื่องจากมีเอกสารที่ไม่ชัดเจนและมีจำนวนมาก

7 สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ
1. จัดให้เจ้าหน้าที่เป็นผู้ทำการถ่ายโอนข้อมูล - การถ่ายโอนแบบ online - การถ่ายโอนโดยเจ้าหน้าที่ ถ่ายโอนผลการศึกษาขึ้น Web site เจ้าหน้าที่เตรียมข้อมูล ผลการศึกษาของนิสิต INGRES ORACAL

8 2. เจ้าหน้าที่จะต้องมีความรับผิดชอบและรอบคอบ 3
2. เจ้าหน้าที่จะต้องมีความรับผิดชอบและรอบคอบ 3. กำหนดเวลาในการถ่ายโอนข้อมูลที่แน่นอนทุกสัปดาห์ คือ เย็นวันพฤหัสบดี 4. ยกเลิกแนวการปฏิบัติจากเดิมแจ้งผลการศึกษา ทุก ๆ 16 วันเป็นน้อยกว่า 7 วัน

9 5. ลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- ไม่มีการบันทึกรับใบแจ้งผลการศึกษา - ไม่มีการจัดชุดสำหรับใบแจ้งผลการศึกษา

10 6. บันทึกข้อมูลและตรวจสอบผลการศึกษาทุกวันเพื่อเตรียมประมวลผลการศึกษา 7
6. บันทึกข้อมูลและตรวจสอบผลการศึกษาทุกวันเพื่อเตรียมประมวลผลการศึกษา 7. ขออุปกรณ์ในการจัดหมวดหมู่ / วางเก็บเอกสาร 8. ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกัน 9. เจ้าหน้าที่สามารถทำงานทดแทนกันได้

11 ผลลัพธ์การดำเนินการ (ข้อมูลตัวชี้วัดเปรียบเทียบก่อนและหลังการปรับปรุง)
ผลลัพธ์การดำเนินการ (ข้อมูลตัวชี้วัดเปรียบเทียบก่อนและหลังการปรับปรุง) 1. ระยะเวลาที่นิสิตทราบผลการศึกษาจาก 16 วัน เป็นน้อยกว่า 7 วัน - สามารถทำได้ตามเป้าหมายที่กำหนดโดยนิสิตสามารถเข้าไปดูผลการศึกษาของ ตนเองทุกวันศุกร์ของสัปดาห์ - มีผลทำให้การสอบถามเรื่องผลการศึกษาลดลงเช่น ทางโทรศัพท์, ทาง , มาด้วยตนเอง

12 2 ความพึงพอใจในการบริการของสำนักงานการทะเบียนและประมวลผลสูงขึ้น
จากสถิติที่เก็บข้อมูลแบบสำรวจความพึงพอใจผ่านทาง web site

13 สมาชิกกลุ่ม CU_gradebook
(จากซ้ายมาขวา) นางสาวมาลินี กาญจนศรีสุขกุล (เลขา) , นางรัตนา บุณยมาลิก (ประธานกลุ่ม) , นางน้ำทิพย์ ตั้งวรชัย , นายวรรณสิทธิ์ บุญอ่อน , นางณิภา พุทธพงศ์ , นางปิยนาถ บุญบันดาลชัย , นางรัตนาพร อาจกมล