เทคนิคการนำการประชุม

งานนำเสนอเรื่อง: "เทคนิคการนำการประชุม"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 เทคนิคการนำการประชุม
ญาดา ดาวพลังพรหม

2 การประชุม : เครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานเป็นทีมสัมฤทธิ์ผล

3 เทคนิคการประชุม ๏ การประชุมที่มีประสิทธิผล จะเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์กรในยุคใหม่ ๏ ประธานการประชุมหรือผู้นำประชุมจำเป็นต้องศึกษาวาระ มีการวางแผนและมีการเตรียมการล่วงหน้าที่ดี ซึ่งมีความสำคัญ มากกว่าประสบการณ์ในการทำงานและสายงานที่สังกัด ๏ ความก้าวหน้าและความสำเร็จของการประชุมขึ้นกับ ประสิทธิผลของการประชุม และความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมการ ประชุมทุกคนเป็นสำคัญ @ อายุและประสบการณ์ในการทำงาน ไม่ได้เป็นอุปสรรค ต่อการเป็นประธานการประชุม

4 จากเรื่องที่กำลังตัดสินใจ ดูข้อมูล พิจารณาข้อมูลที่เป็นจริง
ดูด้านบวก ร่วมกันค้นหาข้อดี ประโยชน์ที่จะได้รับ จากเรื่องที่กำลังตัดสินใจ ดูข้อมูล พิจารณาข้อมูลที่เป็นจริง พิจารณาเป็นเหตุเป็นผล บนข้อเท็จจริง ดูอารมณ์ พิจารณาความรู้สึกในใจ ต่อเรื่องที่กำลังตัดสินใจ รู้สึก ดี หรือ ไม่ดี อย่างไร ดูด้านลบ ร่วมกันค้นหาข้อเสีย ผลกระทบที่จะได้รับ จากเรื่องที่กำลังตัดสินใจ

5 บุคลิกภาพของประธานการประชุม
มีความยุติธรรมในการให้โอกาสแก่คณะกรรมการหรือคณะทำงานทุกคนได้แสดงความคิดเห็นโดยเสรี มีความมั่นใจในตนเอง โดยศึกษารายละเอียดของหนังสือเชิญประชุมและกำหนดการประชุม รวมถึงวาระการประชุมมาเป็นอย่างดี และสามารถบริหารการประชุมให้สมาชิกที่เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมในกาประชุมให้มากที่สุด ความชัดเจนในขั้นตอนการคิด และการตัดสินใจด้วยเหตุ-ด้วยผลรวมถึงทักษะในการวิเคราะห์ ตลอดจนสามารถสรุปประเด็น ของแต่ละวาระการประชุม

6 บทบาทของผู้บันทึกผลการประชุม
ผู้บันทึกผลการประชุมและจัดการประชุม มักจะ เป็นบุคคลเดียวกันกับผู้ที่ทำการวางแผน และกำหนดระเบียบวาระของ การประชุมร่วมกับผู้นำการประชุมหรือประธานที่ประชุม ในกรณีที่เป็นรูปแบบของคณะทำงาน หรือคณะอนุกรรมการ ก็อาจมีการเรียกบุคคลนี้ว่า “เลขานุการคณะทำงาน หรือ เลขานุการคณะอนุกรรมการ ”

7 จุดมุ่งหมายของการจดรายงานการประชุม
เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน เพื่อแสดงกิจกรรมที่ดำเนิน เพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบและ ถือปฏิบัติต่อไป

8 การจดรายงานการประชุม มี 3 วิธี คือ
การจดรายงานการประชุม มี 3 วิธี คือ จดละเอียดทุกคำพูด จดย่อเรื่องที่พิจารณา จดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผลในการพิจารณาของที่ประชุม และมติของที่ประชุม

9 การจัดวาระการประชุม วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ เรื่องที่ เรื่องที่ วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุม วาระที่ 3 เรื่องเสนอเพื่อทราบ วาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา เรื่องที่ เรื่องที่ วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

10 แบบบันทึกวาระการประชุม
1. ที่มา/ความเป็นมา ข้อเท็จจริง/ข้อมูลประกอบการพิจารณา ข้อเสนอเพื่อพิจารณา จึงเรียนมา 10 10

11 ทักษะการนำการประชุม การจับประเด็นและจับใจความ (5W+1H)
จังหวะการพูด (เน้นย้ำ/โน้มน้าว/สรุป) ทักษะการนำทีม..ร่วมกับฝ่ายเลขานุการ

12

13 แนวทางการพัฒนาข้าราชการในส่วนภูมิภาคสู่ประชาคมอาเซียน
สรุปผลการประชุม เรื่อง “การพัฒนาข้าราชการไทยสู่ประชาคมอาเซียน” โดยกลุ่มเป้าหมายประกอบด้วย ผู้ว่าราชการจังหวัด รองผู้ว่าราชการจังหวัด หัวหน้าส่วนราชการประจำจังหวัด และหัวหน้าหน่วยงานของรัฐที่ตั้งอยู่ ในจังหวัดตามแนวชายแดนและมีเขตติดต่อกับประเทศ เพื่อนบ้าน ซึ่งเป็นพื้นที่ ที่ได้รับผลกระทบโดยตรงจากการ ก้าวสู่ประชาคมอาเซียน จำนวน ๒๗ จังหวัด เมื่อวันที่ ๑๕ มกราคม พ.ศ. ๒๕๕๕ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อรับทราบ ข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการของจังหวัดเพื่อก้าวสู่ประชาคมอาเซียน ดังนี้ ๑. ส่วนราชการในภูมิภาค มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับประชาคมอาเซียนค่อนข้างน้อย และส่วนใหญ่ เคยทราบข้อมูลเกี่ยวกับประชาคมอาเซียนจาก สื่อสิ่งพิมพ์ และหน่วยงานต้นสังกัด ๒. ส่วนราชการในภูมิภาคต้องการความสนับสนุนการเตรียมความพร้อมก้าวสู่ประชาคมอาเซียนโดยเฉพาะ ๒.๑ การพัฒนาทักษะการสื่อสารด้านภาษาอังกฤษและภาษาของประชาคมอาเซียน ๒.๒ การพัฒนาความรู้และทักษะเฉพาะด้าน เช่น กฎหมาย เศรษฐกิจ แรงงาน การค้าระหว่างประเทศ เป็นต้น ๒.๓ ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและแผนการขับเคลื่อนประชาคมอาเซียนในทุกระดับ ๒.๔ บริบทเฉพาะกระทรวง/กรม ในการสนับสนุนการเตรียมความพร้อม ๒.๕ การปรับปรุงโครงสร้าง การบริหารจัดการ และระบบงานของส่วนราชการให้มีประสิทธิภาพ เพื่อรองรับการก้าวสู่ประชาคมอาเซียน ๒.๖ อัตรากำลัง (ตำแหน่งวิเทศสัมพันธ์) และงบประมาณสนับสนุนการเตรียมความพร้อม

14 Work Shop 1 จับประเด็น 5W+1H

15

16 ทักษะการจับประเด็นการประชุม
What (+Obj.) Why How มติ

17 Work Shop 2 การสรุปประเด็น

18 คำถาม/คำตอบ