แนวทางการสอบทานรายงานการควบคุมภายใน

งานนำเสนอเรื่อง: "แนวทางการสอบทานรายงานการควบคุมภายใน"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 แนวทางการสอบทานรายงานการควบคุมภายใน
(สำหรับผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบด้านการควบคุมภายใน) ให้ทุกหน่วยงานใช้เป็นคู่มือปฏิบัติงาน เพื่อสอบทานการจัดทำรายงานการควบคุมภายใน ตามประเด็นการสอบทานและประเมินผลของกระทรวงศึกษาธิการตามเอกสารนี้

2 ประเด็นการสอบทานและประเมินผล
ความครบถ้วนสมบูรณ์ของรายงาน ความน่าเชื่อถือของรายงาน ประสิทธิภาพของการควบคุมภายใน

3 1. สอบทานความครบถ้วนสมบูรณ์ของรายงาน

4 การจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายในของผู้ที่เกี่ยวข้อง
ระดับคณะ ศูนย์ สำนัก สถาบัน ระดับมหาวิทยาลัย ผู้ตรวจสอบภายใน 1. แบบ ปย.1 2. แบบ ปย.2 1. แบบ ปอ. 1 2. แบบ ปอ. 2 3. แบบ ปอ. 3 1. แบบ ปส.

5 ความครบถ้วนสมบูรณ์ของรายงาน (ระดับมหาวิทยาลัย)
แบบ ปอ.1 มีการระบุขอบเขตและสรุปผลการควบคุมภายใน ระบุงวดเวลา และ การลงนาม ของหัวหน้าส่วนราชการ แบบ ปอ.2 มีการสรุปวิเคราะห์องค์ประกอบของการควบคุมภายใน แบบ ปอ.3 มีการระบุกระบวนการปฏิบัติ / กิจกรรมโครงการที่พบความเสี่ยง ระบุ วัตถุประสงค์การควบคุม จุดอ่อนความเสี่ยง และงวดเวลาที่พบ ระบุแผนการ ปรับปรุง ผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาแล้วเสร็จ หมายเหตุ : ข้อความในรายงานแต่ละฉบับมีความสมบูรณ์ โดยมีการระบุประเด็นที่ต้องรายงานในแต่ละแบบรายงานครบถ้วน

6 ความครบถ้วนสมบูรณ์ของรายงาน (ระดับคณะ ศูนย์ สำนัก สถาบัน)
1. แบบ ปย.1 2. แบบ ปย.2 มีการสรุปวิเคราะห์องค์ประกอบของการควบคุมภายใน มีการระบุกระบวนการปฏิบัติ / กิจกรรมโครงการที่พบความเสี่ยง ระบุวัตถุประสงค์การควบคุม จุดอ่อนความเสี่ยง และงวดเวลาที่พบ ระบุแผนการปรับปรุง ผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาแล้วเสร็จ หมายเหตุ : ข้อความในรายงานแต่ละฉบับมีความสมบูรณ์ โดยมีการระบุประเด็นที่ต้องรายงานในแต่ละแบบรายงานครบถ้วน

7 2. ความน่าเชื่อถือของรายงาน

8 พิจารณาความน่าเชื่อถือของรายงาน
ข้อมูลในรายงานมีความเหมาะสม สามารถนำไปปฏิบัติเพื่อประโยชน์ต่อการบริหารและการควบคุมให้บรรลุวัตถุประสงค์การดำเนินงานของหน่วยงาน ข้อมูลมีความสมเหตุสมผล ข้อมูลในแบบรายงานต่างๆ มีความสอดคล้องไม่ขัดแย้งกัน

9 3. ประสิทธิภาพของการควบคุมภายใน

10 ประสิทธิภาพของการควบคุมภายใน
แผนการปรับปรุงการควบคุมภายในมีการระบุประเด็นต่างๆ ที่ต้องดำเนินการอย่างเหมาะสม มีการกำหนดเวลาแล้วเสร็จและผู้รับผิดชอบได้เหมาะสม (พิจารณาจากแบบ ปอ.3 ปย.2) พิจารณาผลสำเร็จในการปฏิบัติได้ตามแผนการปรับปรุงงวดก่อน มากน้อยเพียงใด (พิจารณาจากแบบติดตาม ปอ.3 ปย.2) พิจารณาการปฏิบัติที่ไม่ได้ผลตามที่วางแผนการปรับปรุงไว้มีมากน้อยเพียงใด (พิจารณาจากแบบติดตาม ปอ.3 ปย.2)

11 การสอบทานและประเมินผล (รอบ 6 เดือน)
สอบทานและประเมินผลในประเด็นความครบถ้วนสมบูรณ์ของรายงาน ความถูกต้องเหมาะสม ความสมเหตุสมผล และน่าเชื่อถือของข้อมูล โดยพิจารณาจากรายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน

12 การสอบทานและประเมินผล (รอบ 6 เดือน)
การจัดส่งเอกสารหลักฐานตามแนวทางการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการ การจัดส่งรายงานผลการดำเนินงานตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในงวดก่อน (รอบ 6 เดือน) ได้ครบถ้วน การจัดส่งรายงานผลการดำเนินงานตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในงวดก่อน (รอบ 6 เดือน) ให้ ค.ต.ป.ศธ. ได้ตรงตามเวลา

13 การสอบทานและประเมินผล (รอบ 6 เดือน) (ต่อ)
2. การรายงานผลการดำเนินงานตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในได้อย่างเหมาะสม รายงานมีการระบุถึงสถานะความก้าวหน้าของการดำเนินงานตามแผนการปรับปรุง หรือมีการสรุปผลการประเมินการดำเนินงานตามแผนการปรับปรุงควบคุมภายในของงวดก่อน รายงานความก้าวหน้าได้ดำเนินการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ จุดอ่อนความเสี่ยง และกิจกรรมตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน มีการระบุสาระสำคัญของวิธีการติดตาม การวิเคราะห์ปัญหาอุปสรรค และการให้ข้อคิดเห็นเพิ่มเติมในรายงานผลการดำเนินงาน

14 การสอบทานและประเมินผล (รอบ 6 เดือน) (ต่อ)
3. การวิเคราะห์ความก้าวหน้าในการดำเนินงานตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน พิจารณาร้อยละความสำเร็จในการดำเนินการตามแผนการควบคุมภายในงวดก่อน โดยคำนวณจากกิจกรรมการปรับปรุงการควบคุมภายในที่ดำเนินการแล้วเสร็จ ในรอบ 6 เดือน เปรียบเทียบกับจำนวนกิจกรรมการปรับปรุง การควบคุมที่ระบุกำหนดเวลาแล้วเสร็จใน 6 เดือนแรก จำนวนกิจกรรมการปรับปรุงฯ ที่ได้ดำเนินการแล้วเสร็จในรอบ 6 เดือนของปีงบประมาณ X 100 จำนวนกิจกรรมการปรับปรุงฯ ที่มีกำหนดแล้วเสร็จในรอบ 6 เดือนแรกของปีงบประมาณ

15 รายงาน รอบ 6 เดือน การจัดทำรายงานผลการดำเนินการตามแผน
การปรับปรุงการควบคุมภายใน รอบ 6 เดือน (ณ วันที่ 31 มีนาคม) เพื่อเป็นการติดตาม ความก้าวหน้าในการดำเนินการตามแผนการ ปรับปรุงการควบคุมภายในของหน่วยงาน วิธีการรายงาน รายงานโดยใช้ แบบ ปย. 2 หรือ ปอ. 3 รายงานโดยการใช้ แบบติดตาม

16 การรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน
รายงาน รอบ 6 เดือน การรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน รายงาน ปย.2 (ณ 30 ก.ย.2559) กิจกรรม/วัตถุประสงค์ ของการควบคุม (1) การควบคุมที่มีอยู่ (2) การประเมินผล การควบคุม (3) ความเสี่ยงที่ยังมีอยู่ (4) การปรับปรุงการควบคุม (5) กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ (6) หมายเหตุ (7) รายงานผลการดำเนินการ รอบ 6 เดือน (ณ 31 มีค. 2560) กิจกรรม/วัตถุประสงค์ ของการควบคุม (1) การควบคุมที่มีอยู่ (2) การประเมินผล การควบคุม (3) ความเสี่ยงที่ยังมีอยู่ (4) การปรับปรุงการควบคุม (5) กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ (6) รายงานผลการดำเนินการ (7)

17 การรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน
รายงานผลการดำเนินการ รอบ 6 เดือน (ณ 31 มีค. 2560) กิจกรรม/วัตถุประสงค์ ของการควบคุม (1) การควบคุม ที่มีอยู่ (2) การประเมินผล (3) ความเสี่ยง ที่ยังมีอยู่ (4) การปรับปรุงการควบคุม (5) กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ (6) รายงานผลการดำเนินการ (7) รายงานผลการปรับปรุง ของแต่ละกิจกรรมว่า บรรลุผลหรือไม่อย่างไร (เชิงคุณภาพ) และสรุป ข้อมูล (เชิงปริมาณ) ดังรายการต่อไปนี้ 1. ใส่จำนวนกิจกรรมการ ปรับปรุงฯ ที่มีกำหนด แล้วเสร็จในรอบ 6 เดือน แรกของปีงบประมาณ มีจำนวน ………..กิจกรรม 2. ใส่จำนวนกิจกรรมการ ปรับปรุงฯ ที่ได้ดำเนินการ ของปีงบประมาณ

18 ตัวอย่าง : การรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน
ตัวอย่าง : การรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน รายงานผลการดำเนินการ รอบ 6 เดือน (ณ 31 มีค. 2560) กิจกรรม/วัตถุประสงค์ ของการควบคุม (1) การควบคุม ที่มีอยู่ (2) การประเมินผล (3) ความเสี่ยง ที่ยังมีอยู่ (4) การปรับปรุงการควบคุม (5) กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ (6) รายงานผลการดำเนินการ (7) การควบคุมพัสดุครุภัณฑ์ของคณะ 1. เพื่อให้การ ควบคุมเป็นไป อย่างมีประสิทธิภาพ 2. เพื่อให้เป็นไปตาม ระเบียบพัสดุ มีแบบฟอร์มในการยืมคืนครุภัณฑ์ ไม่ค่อยได้ผลเท่าที่ควร 1. แบบฟอร์มไม่ ครอบคลุมสาระ สำคัญ 2. ผู้ยืมไม่ค่อย ให้ความร่วมมือ ในการเขียนแบบ ฟอร์ม 1. จัดทำและ ปรับปรุงแบบฟอร์ม ให้ครอบคลุมสาระ สำคัญ 2. จัดประชุม ชี้แจงและขอความ ร่วมมือ 3. จัดทำรายงาน สรุปผลการ ปรับปรุง หน.สำนักงาน 1 ปรับปรุงแบบ ฟอร์มกำหนด เสร็จภายใน 15 พ.ย 59 2 กำหนด ประชุมไม่เกิน วันที่ 30 พ.ย.59 3. เจ้าหน้าที่ พัสดุคณะ สรุป ผลการปรับปรุง การควบคุม วันที่ 30 ส.ค 60 ปรับปรุงแบบฟอร์มยืมคืน แล้วเสร็จตามกำหนด มีการจัดประชุมชี้แจงและขอความร่วมมือจากบุคลากรที่เกี่ยวข้อง เมื่อวันที่ 30 พ.ย.59 อยู่ระหว่างดำเนินการและคาดว่าจะสรุปผลการปรับปรุงได้ตามกำหนดภายในวันที่ 30 ส.ค.60

19 ตัวอย่าง : การรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน
ตัวอย่าง : การรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน รายงานผลการดำเนินการ รอบ 6 เดือน (ณ 31 มีค. 2560) กิจกรรม/วัตถุประสงค์ ของการควบคุม (1) การควบคุม ที่มีอยู่ (2) การประเมินผล (3) ความเสี่ยง ที่ยังมีอยู่ (4) การปรับปรุงการควบคุม (5) กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ (6) รายงานผลการดำเนินการ (7) การอบรมอัคคีภัยและ อพยพหนีไฟ เพื่อป้องกันและระงับอัคคีภัยที่อาจจะ เกิดขึ้นในอาคาร เพื่อเตรียมความ พร้อมให้กับเจ้าหน้าที่ และนักศึกษาในหอ พักได้รู้จักวิธีการป้อง กันและระงับเหตุ เบื้องต้น มีการประชา สัมพันธ์และแจ้ง ข่าวให้ผู้อยู่หอ ทราบแต่ยังไม่ เคยฝึกปฏิบัติจริง ไม่ค่อยได้ผลเท่าที่ควร ผู้อยู่อาศัยหอพัก ยังไม่เคยฝึก ปฏิบัติจริง อาจ ทำให้ไม่สามารถ ควบคุมสติและ วิเคราะห์สถาน การ์ณที่เกิดขึ้นได้ อย่างถูกต้อง จัดอบรมเชิง ปฏิบัติการอัคคีภัย และอพยพหนีไฟ ให้แก่นักศึกษาและ ผู้เกี่ยวข้อง สำนักงานหอพัก 30 ก.ค 60 อยู่ระหว่างการดำเนินการ และคาดว่าจะจัดโครงการ อบรมเชิงปฏิบัติการได้ตามกำหนด สรุปผลการปรับปรุง กิจกรรมที่มีกำหนดแล้วเสร็จรอบ 6 เดือนแรก มีจำนวน 2 กิจกรรม กิจกรรมที่ได้ดำเนินการ แล้วเสร็จในรอบ 6 เดือนแรก มีจำนวน 2 กิจกรรม วิเคราะห์ความก้าวหน้า = 2 x 100 = 100% 2

20 การสอบทานและประเมินผล (รอบ 12 เดือน)
สอบทานและประเมินผลในประเด็นความครบถ้วนสมบูรณ์ของรายงาน ความถูกต้องเหมาะสม ความสมเหตุสมผล และน่าเชื่อถือของข้อมูล โดยพิจารณาจากหลักฐานรายงานผลการควบคุมภายในของส่วนราชการและภาพรวมกระทรวง รอบประจำปีงบประมาณ (12 เดือน) ประเด็นการพิจารณา

21 การสอบทานและประเมินผล (รอบ 12 เดือน)
การจัดส่งเอกสารหลักฐานตามแนวทางการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการ จัดส่งรายงานการควบคุมภายใน รอบ 12 เดือน ได้ครบถ้วนทุกแบบรายงาน ตามแนวทางการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการกำหนด ได้แก่ แบบรายงาน ปอ.1 แบบ ปอ.2 แบบ ปอ.3 และแบบ ปส. จัดส่งเอกสารหลักฐานรายงานการควบคุมภายใน ได้แก่ แบบรายงาน ปอ.1 แบบ ปอ.2 แบบ ปอ.3 และแบบ ปส. ได้ตามเวลาที่แนวทางการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการกำหนด

22 การสอบทานและประเมินผล (รอบ 12 เดือน) ต่อ
การจัดทำรายงานภาพรวมเกี่ยวกับการควบคุมภายใน พิจารณาความเหมาะสมตามประเด็น ดังนี้ การประเมินผลการควบคุมภายใน (แบบ ปอ.1) การประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน (แบบ ปอ.2) แผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน (แบบ ปอ.3)

23 ประสิทธิภาพการควบคุมโดยภาพรวมของส่วนราชการ
- ภาพรวมของส่วนราชการมีการสรุปวิเคราะห์ความเสี่ยงของโครงการและกำหนด แนวทางการปรับปรุงได้ครอบคลุมภารกิจหลักหรือยุทธศาสตร์สำคัญ ส่วนราชการมีระบบการติดตามการควบคุมภายในตามแนวทางการปรับปรุงฯ และมีมาตรการแก้ไขปัญหาความเสี่ยงอย่างสมเหตุสมผล ภาพรวมของส่วนราชการมีการวางระบบการควบคุมภายในได้อย่างเพียงพอ เหมาะสม ภาพรวมการดำเนินงานควบคุมภายในของส่วนราชการได้รับความร่วมมือจาก ส่วนงานย่อย

24 ประสิทธิผลการควบคุมภายในของผู้ตรวจสอบภายใน (แบบ ปส.)
ผู้ตรวจสอบภายในเป็นผู้ประเมินผลการควบคุมภายใน พร้อมทั้งลงนามรับรอง ตามแบบรายงานที่กำหนด มีสรุปผลการสอบทาน / การประเมินผลการควบคุมภายในของส่วนราชการ ผลการสอบทานของผู้ตรวจสอบภายในเห็นว่า ส่วนราชการมีการวางระบบการ ควบคุมภายในได้อย่างเพียงพอและบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุม ความเห็นในรายงานของผู้ตรวจสอบภายในมีความน่าเชื่อถือ สมเหตุสมผลกับ รายงานตามแบบ ปอ.1 แบบ ปอ.2 และแบบ ปอ.3

25 ใบรับเอกสารรายงานการควบคุมภายใน
เอกสารครบถ้วน (ปย.1 , ปย.2) เอกสารไม่ครบถ้วน ระบุ ……. ปรับปรุงเอกสาร ระบุ วัน เดือน ปี ไม่ชัดเจน ผู้มีอำนาจลงนามไม่ครบ / ไม่ถูกต้อง ข้อมูลในรายงานไม่สอดคล้อง ไม่ระบุระยะเวลาแล้วเสร็จ / ระยะเวลาไม่เหมาะสม ไม่ได้กำหนดผู้รับผิดชอบ ไม่สรุปจำนวนโครงการ / กิจกรรมที่มีกำหนดแล้วเสร็จ รอบ 6 เดือน อื่น ๆ ระบุ………………………. ลายมือชื่อผู้ตรวจรับเอกสาร…………….. วัน/เดือน/ปี ที่รับ………………….. ลายมือชื่อผู้ส่งเอกสาร (หน่วยงาน)………….. วัน/เดือน/ปี ที่ส่ง ……………….....…

26 การควบคุมภายในภายใน ปี 60 รายงานการควบคุมภายใน รายงานการควบคุมภายใน
การรายงานผลการดำเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน แผนการปรับปรุง การควบคุมภายในภายใน ปี 60 1. จะทำอะไร 2. ใครรับผิดชอบ 3. วางแผนกำหนดเสร็จเมื่อไหร่ รายงานการควบคุมภายใน รอบ 6 เดือน 4. จำนวนกิจกรรมการปรับปรุงฯ ที่มีกำหนดแล้วเสร็จ ในรอบ 6 เดือนแรกของปีงบประมาณ มีจำนวนเท่าไร่ 5. จำนวนกิจกรรมการปรับปรุงฯ ที่มีกำหนดแล้วเสร็จ ในรอบ 6 เดือนหลังของปีงบประมาณ มีจำนวนเท่าไร 1. กิจกรรมที่ได้วางแผนไว้เป็นอย่างไร มีปัญหา อุปสรรคอย่างไร 2. จำนวนกิจกรรมการปรับปรุงฯ ที่ได้ดำเนินการแล้วเสร็จ ในรอบ 6 เดือนแรกของปีงบประมาณ มีจำนวนเท่าไร 3. วิเคราะห์สรุปความก้าวหน้า ปัญหา อุปสรรคและแนวทาง ดำเนินการต่อ รายงานการควบคุมภายใน รอบ 12 เดือน 1. จำนวนกิจกรรมการปรับปรุงฯ ที่ได้ดำเนินการแล้วเสร็จ ในรอบปีงบประมาณ มีจำนวนเท่าไร 2. มีปัญหา อุปสรรคอย่างไร 3. สรุปผล และแนวทางดำเนินการต่อ

27

28 ผู้บริหาร ผู้เข้าร่วมประชุม และเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องทุกท่าน
ขอขอบคุณ ผู้บริหาร ผู้เข้าร่วมประชุม และเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องทุกท่าน หน่วยตรวจสอบภายใน มหาวิทยาลัยราชภัฏนครราชสีมา โทรศัพท์ ต่อ 1555