ดาวน์โหลดงานนำเสนอ
งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ
1
บทที่ 6 การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณพื้นฐาน
Computer in Business บทที่ 6 การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณพื้นฐาน อ. ธารารัตน์ พวงสุวรรณ ม.บูรพา วิทยาเขตจันทบุรี
2
โปรแกรมตารางคำนวณ แผ่นตารางคำนวณ (spread sheet) หมายถึงแผ่นตารางที่ประกอบด้วยแนวตั้ง และแนวนอนตัดกันเป็นช่องสี่เหลี่ยม แนวตั้งเรียกว่า "สดมภ์" (Column) แนวนอนเรียกว่า "แถว" (Row) ช่องสี่เหลี่ยมที่เกิดจากการตัดกันของสดมภ์และแถวเรียกว่า "เซลล์" (Cell) ใช้สำหรับบรรจุตัวอักษรตัวเลข รูปภาพ หรือสูตรคำนวณต่าง ๆ สดมภ์แต่ละสดมภ์จะมีชื่อที่ใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษ A,B,C,.... กำกับไปตลอด ส่วนแถวแต่ละแถวจะมีชื่อโดยใช้ตัวเลขอารบิก 1,2,3,... กำกับไปตลอด ดังนั้น การเรียกชื่อเซลล์จึงใช้ชื่อของสดมภ์และแถวที่ตัดกันมาอ้างอิง เช่น สดมภ์ A ตัดกับแถว 1 จะเกิดเซลล์ที่มีชื่อว่า เซลล์ A1 เป็นต้น
3
Microsoft Excel Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet หรือตารางคํานวณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งออกแบบมาสําหรับบันทึกวิเคราะห์ และแสดงข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในรูปแบบของแผนภาพ หรือรายงาน โปรแกรม Microsoft Excel ยังมีความสามารถในการจัดรูปแบบเอกสารได้สวยงาม และง่ายดายไม่แพ้โปรแกรมอื่นๆ เลยทีเดียว
4
Microsoft Excel การบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรม Microsoft Excel จะบันทึกลงในช่องที่เรียกว่า Cell โดยแต่ละเซลล์ จะอยู่ในตารางซึ่งประกอบไปด้วย Row (แถว) และ Column (คอลัมน์) ตารางในแต่ละตาราง เรียกว่า Worksheet Worksheet หลายๆ Worksheet รวมกันจะเรียกว่า Workbook ซึ่งก็คือไฟล์ของโปรแกรม
5
Microsoft Excel โปรแกรม Excel สามารถช่วยคํานวณตัวเลขในตารางได้ง่าย ๆ
ตั้งแต่ คณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐานไปจนถึงสูตรทางการเงินที่ซับซ้อน และยังสามารถใช้ Excel ในการจัดกลุ่มข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงานและสร้างแผนภูมิได้อีกด้วย
6
สูตร (Formula) สูตรใน Excel จะเขียนในบรรทัดเดียว
เช่น 24 จะเขียนเป็น 2^4 มีลำดับความสำคัญของเครื่องหมาย ไม่สามารถใส่สัญลักษณ์ทาง คณิตศาสตร์ที่ๆ ซับซ้อนได้ เช่น โดยเราจะใช้ฟังก์ชั่น SQRT ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย =
7
เครื่องหมายในการคำนวณ
แบ่งออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้ 1. เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ 2. เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความ 3. เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ 4. เครื่องหมายในการอ้างอิง
8
1. เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์
+ บวก - ลบ * คูณ / หาร % เปอร์เซ็นต์ ^ ยกกำลัง
9
ลำดับในการคำนวณ สมการที่อยู่ในวงเล็บ ( ) เปอร์เซ็นต์ และยกกำลัง % ^ คูณและหาร * และ / บวกและลบ + และ – เครื่องหมายเปรียบเทียบ <,<=,>,>=
10
ตัวอย่าง การแปลงนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ให้เป็นสูตรใน โปรแกรม Microsoft Excel b2 ab – 2 2. 2x + 3y + 15 = (b ^ 2) / ((a * b) - 2) = 2 * x + 3 * y + 15
11
2 . เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความ
& เชื่อมข้อความ ตัวอย่าง =“Microsoft” & A1 ถ้า A1 เก็บค่า “Excel” จะได้ผลลัพธ์เป็น Microsoft Excel
12
3 . เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ
= เท่ากับ <> ไม่เท่ากับ > มากกว่า < น้อยกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ
13
4 . เครื่องหมายในการอ้างอิง
แบ่งออกเป็น 3.1 : (colon) 3.2 เว้นวรรค 3.3 , (comma)
14
4 .1 เครื่องหมาย : (colon) บอกช่วงของข้อมูล เช่น A1:A5 หมายถึง เซลล์ A1, A2, A3, A4, A5 A1:B2 หมายถึง เซลล์ A1, A2, B1, B2
15
ตัวอย่างที่ 1 การคำนวณโดยใช้เครื่องหมาย :
ตัวอย่างที่ 1 การคำนวณโดยใช้เครื่องหมาย : ผลลัพธ์ที่ได้
16
4 .2 เครื่องหมาย เว้นวรรค เลือกเฉพาะข้อมูลที่ซ้ำกัน (intersection) เช่น A1:B2 B1:B3 A1:B2 หมายถึง เซลล์ A1, A2, B1, B2 B1:B3 หมายถึง เซลล์ B1, B2, B3 เลือกเฉพาะเซลล์ B1, B2
17
ตัวอย่างการคำนวณโดยการเว้นวรรค
ผลลัพธ์ที่ได้
18
4 .2 เครื่องหมาย , (comma) เลือกข้อมูลทั้งหมด (Union) เช่น A1,B2 หมายถึง เซลล์ A1 และ B2 A1:A3, B1:B3 หมายถึง เซลล์ A1, A2,A3, B1,B2,B3
19
ตัวอย่าง การคำนวณโดยใช้เครื่องหมาย ,
ผลลัพธ์ที่ได้
20
การคำนวณใน Microsoft Excel
การคำนวณโดยใช้สูตร (Formula) การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชั่น(Function)
21
สูตร เกิดจากการนำเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์
การคำนวณโดยใช้สูตร สูตร เกิดจากการนำเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ ค่าตัวเลข ตำแหน่งของเซลล์ที่เก็บข้อมูล มารวมกัน แล้วเกิดค่าขึ้นใหม่ โดยสูตรจะอยู่ในรูปสมการ เช่น = 7+3 = A1+A2
22
การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน
ฟังก์ชันเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เราสามารถสร้างสูตรได้ง่ายขึ้น ส่วนประกอบของฟังก์ชัน มีดังนี้
23
การเรียกใช้ฟังก์ชัน 1.คลิกที่คำสั่งแทรก (Insert) บนเมนูบาร์ เลือกคำสั่ง ฟังก์ชัน (Function) 2. จะเกิดกรอบโต้ตอบ แทรกฟังก์ชัน (Insert Functions)คลิกเลือกรูปแบบฟังก์ชันที่ต้องการ
24
ฟังก์ชันทางสถิติ =MAX (กลุ่มเซลล์) =MIN (กลุ่มเซลล์)
=AVERAGE(กลุ่มเซลล์) =SUM(กลุ่มเซลล์) =MODE(กลุ่มเซลล์) ฯลฯ
25
ฟังก์ชันทางตัวอักษร =UPPER (ข้อความ) =LOWER (ข้อความ)
=BATHTEXT(ตัวเลข) ฯลฯ
26
ฟังก์ชันทางวันที่และเวลา
=TODAY () =NOW () =WEEKDAY (วันที่) =YEAR (วันที่) =MONTH (วันที่) =DAY (วันที่) =HOUR(เวลา) =MINUTE(เวลา)
27
ฟังก์ชันพื้นฐานที่ใช้กันบ่อย
28
ฟังก์ชันพื้นฐานที่ใช้กันบ่อย
29
การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative) การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (Absolute)
การอ้างอิงเซลล์ = A1+A2 การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative) การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (Absolute) การอ้างอิงข้ามชีทหรือข้ามไฟล์
30
1. การอ้างอิงแบบสัมพันธ์
เป็นการใส่ชื่อของเซลล์ลงไปในสูตรเท่านั้น เช่น = A1+A2 ในการคัดลอกและวางสูตร แบบสัมพันธ์ไปไว้ที่เซลล์อื่นโปรแกรม จะแก้ไขตำแหน่งของเซลล์ในสูตรให้สอดคล้อง กับตำแหน่งใหม่ที่จัดวาง
31
ตัวอย่างการอ้างอิงแบบสัมพันธ์
เมื่อ Copy แล้ว Paste
32
2. การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์
เป็นการอ้างอิงที่ระบุตำแหน่งเซลล์ไว้ตายตัว เมื่อคัดลอกเซลล์ที่อ้างอิงแบบสัมบูรณ์ไปวางที่เซลล์อื่น โปรแกรมจะไม่เปลี่ยนการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์สามารถอ้างอิงได้ ทั้งแถวและคอลัมน์ โดยพิมพ์ $ นำหน้า
33
รูปแบบการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์
แบ่งออกเป็น 3 แบบดังนี้ 1. การใส่เครื่องหมาย $ ทั้งหน้าคอลัมน์และแถว เป็นการล็อคตำแหน่งของเซลล์ทั้งคอลัมน์และ แถวไม่ว่าจะคัดลอกสูตรไว้ที่เซลล์ใด สูตรก็จะ ไม่เปลี่ยนแปลงตำแหน่งของเซลล์ เช่น = $A$1+10
34
การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (ต่อ)
2. การใส่เครื่องหมาย $ หน้าคอลัมน์ เป็นการล็อกตำแหน่งของเซลล์เฉพาะคอลัมน์ ถ้าคัดลอกสูตรไว้ที่เซลล์อื่น ตำแหน่งของเซลล์ที่ถูกวางจะเปลี่ยนเฉพาะค่าแถว แต่คอลัมน์จะคงเดิม เช่น = $A1+10
35
การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (ต่อ)
3.การใส่เครื่องหมาย $ หน้าแถว เป็นการล็อคตำแหน่งของเซลล์เฉพาะแถว ถ้าคัดลอกสูตรไว้ที่เซลล์อื่น ตำแหน่งของเซลล์ที่ถูกวางจะเปลี่ยนเฉพาะค่าคอลัมน์ แต่แถวจะคงเดิม เช่น = A$1+10
36
ตัวอย่างการอ้างอิงเซลล์แบบสมบูรณ์
แบบที่ 2 = $A1*10 แบบที่ 1 = $A$1*10 แบบที่ 3 = B$1*10 B$1*10
37
3. การอ้างอิงข้ามชีทงาน
ในการสร้างตารางข้อมูลใน Excel เรามักจะใช้ชีทหนึ่งเป็นฐานข้อมูล และสร้างรายงานรูปแบบต่าง ๆ ไว้ในชีทอื่น หรือการทำรายงานโดยแยกเป็นรายเดือนในแต่ละชีท ดังนั้นในไฟล์เดียวกันจึงมักจะมีการลิงค์ข้อมูลระหว่างชีทงาน
38
3. การอ้างอิงข้ามชีทงาน
39
3. การอ้างอิงข้ามชีทงาน
=SUM(sale!B6:D6) sale ชื่อของชีทงานที่ถูกลิงค์ B6:D6 ช่วงของเซลล์ที่ถูกอ้างอิง ช่วงของเซลล์ที่ถูกอ้างอิงและชื่อชีทงาน ต้องมีเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) คั่นด้วยเสมอ
40
การคัดลอกข้อมูลโดยใช้ AutoFill
1. คลิกเมาส์เลือกเซลล์และเลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์เป็นเครื่องหมาย + เล็ก ๆ 2. คลิกเมาส์ค้างไว้พร้อมกับ ลากเมาส์ (Drag mouse) 3. ปล่อยเมาส์ข้อมูลถูกคัดลอกมา
41
การคัดลอกเซลล์โดยการลากที่ จุดจับเติม (Fill handle)
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก 2. นำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ที่เลือกไว้ หรือเรียกว่า จุดจับเติม (Fill Handle) ซึ่งต้องให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาทสีดำ (+) แล้วให้ลากเมาส์ลงมา
42
การคัดลอกสูตร รูปแบบการอ้างอิงในสูตร ซึ่งจะมีผลต่อการย้ายหรือคัดลอกสูตร เช่น การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์จะทำให้ตำแหน่งสูตรเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการย้ายหรือคัดลอก หรือการล็อคตำแหน่งสูตรเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการย้ายหรือคัดลอก หรือการล็อคตำแหน่งแถวหรือคอลัมน์ก็มีผลต่อการคัดลอกเช่นเดียวกัน
43
การคัดลอกสูตร 1. แดรกเมาส์เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก แล้วกดปุ่ม <Ctrl+C> เพื่อสั่ง Copy 2. เลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการแทนที่ 3. คลิกขวาเลือกคำสั่งวางแบบพิเศษ 4. เลือกลักษณะการวาง เช่น ทั้งหมด วางเฉพาะสูตร วางเฉพาะค่า ฯลฯ
44
การคัดลอกสูตร
45
การคัดลอกสูตร
46
ผลลัพธ์ข้อความแปลก ๆ ใน Excel 2007
47
ผลลัพธ์ข้อความแปลก ๆ ใน Excel 2007
48
ผลลัพธ์ข้อความแปลก ๆ ใน Excel 2007
49
การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชันของ โปรแกรม Excel
โครงสร้างของฟังก์ชัน =ชื่อฟังก์ชัน(ค่าargument1,ค่าargument2,…) สำหรับการป้อนค่า argument เราต้องทราบก่อนว่าฟังก์ชันนั้นรับค่า argument แบบใดบ้าง อาจใส่ข้อมูลตัวเลขเข้าไปโดยตรง เช่น =SUM(1700,9800,7200) เพื่อให้หาผลรวม หรืออาจกำหนดให้ฟังก์ชันอ้างอิงค่าในเซลล์ก็ได้ เช่น =SUM(E4:E7) สำหรับการใช้ฟังก์ชันบางประเภทเราอาจต้องป้อนค่า argument ที่เป็นข้อความ เวลา หรือ วันที่ โดยจะอยู่ภายในเครื่องหมาย “” เสมอ วิชา ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2549 ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
50
ฟังก์ชัน IF Function IF เป็นคำสั่งในเพื่อใช้ในการสร้างเงื่อนไข เพื่อทำการตรวจสอบค่าในเซลล์ที่เราต้องการว่าเป็นจริง หรือไม่ รูปแบบ logical_test หมายถึง เงื่อนไขเพื่อทำการตรวจสอบค่า value_if_true หมายถึง ค่าที่ใช้สำหรับแสดงผล เมื่อเงื่อนไขเป็นจริง value_if_false หมายถึง ค่าที่ใช้สำหรับแสดงผล เมื่อเงื่อนไขเป็นเท็จ
51
ตัวอย่างการใช้งาน Function if
ใน Microsoft Excel 2007
52
กรณีมีหลายเงื่อนไข
53
เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ
< น้อยกว่า ใช้กับ น้อยกว่า,ไม่ถึง,ต่ำกว่า,ก่อน > มากกว่า ใช้กับ มากกว่า,หลัง <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ ใช้กับ ไม่เกิน >= มากกว่าหรือเท่ากับ ใช้กับ ตั้งแต่...ขึ้นไป = เท่ากับ ใช้กับ เท่ากัน,เป็น,คือ <> ไม่เท่ากับ ใช้กับ ไม่เท่ากัน,ไม่ใช่,ยกเว้น
54
ฟังก์ชัน Sumif SumIF เป็นคำสั่งในหาผลรวมในการสร้างเงื่อนไข เพื่อทำการตรวจสอบค่าในเซลล์ที่เราต้องการว่าเป็นจริง หรือไม่ รูปแบบ range หมายถึง ช่วงข้อมูลที่ใช้ในการเปรียบเทียบ criteria หมายถึง เงื่อนไขที่ใช้ในการเปรียบเทียบกับ range Sum_range หมายถึง ช่วงของข้อมูลที่ใช้ในการรวมเมื่อเงื่อนไขเป็นจริง
55
ตัวอย่างการใช้งาน Function Sumif ใน Microsoft Excel 2007
ตัวอย่างการหาผลรวมยอดขายแต่ละประเภทสินค้า
56
ฟังก์ชันการนับ เช่น COUNT COUNTA COUNTBLANK และ COUNTIF
Function Function ในการนับจำนวนเซลล์ ใช้ในการนับจำนวนเซลล์ภายในพื้นที่ที่กำหนดภายใต้เงื่อนไขใดๆ เช่น COUNT COUNTA COUNTBLANK และ COUNTIF
57
ฟังก์ชัน Countif Countif เป็นคำสั่งในนับจำนวนของเซลล์ภายในช่วงที่ตรงตามเงื่อนไขที่คุณระบุ รูปแบบ range หมายถึง ช่วงข้อมูลที่ใช้ในการเปรียบเทียบ criteria หมายถึง เงื่อนไขที่ใช้ในการเปรียบเทียบกับ range
58
ตัวอย่างการใช้งาน Function Countif ใน Microsoft Excel 2007
ตัวอย่างการนับพนักงานที่มีเงินเดือนน้อยกว่า 10000
59
กรณีมีหลายเงื่อนไข
60
ฟังก์ชัน COUNTA / COUNTBLANK
เป็นคำสั่งนับจำนวนของเซลล์ที่ไม่ว่างภายในช่วงที่ระบุ COUNTBLANK เป็นคำสั่งนับจำนวนของเซลล์ที่ว่างภายในช่วงที่ระบุ
61
ฟังก์ชันค้นหา ฟังก์ชันการค้นหา (LOOKUP) ใช้ในการค้นหาข้อมูล
Function ฟังก์ชันการค้นหา (LOOKUP) ใช้ในการค้นหาข้อมูล ประกอบด้วย ค่าที่ต้องการค้นหา ช่วงของข้อมูลที่จะค้นหาและเงื่อนไขอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับรูปแบบของฟังก์ชัน เช่น VLOOKUP HLOOKUP
62
ฟังก์ชัน Vlookup Vlookup ใช้สำหรับหาค่าในตารางข้อมูลแนวตั้ง
โดยหาค่า (ที่เหมือน หรือ ใกล้เคียง) จากคอลัมน์แรกของตาราง และคืนค่าเป็นข้อมูลที่อยู่ในแถวเดียวกัน จากคอลัมน์ที่ระบุลงไปใน Argument ของฟังก์ชั่น V ย่อมาจาก Vertical ซึ่ง VLOOKUP จะใช้กับตารางข้อมูลแนวตั้ง เป็นลักษณะของตารางที่ใช้กันตามปกติ โดยคอลัมน์ที่ต้องการเอารหัสไปเปรียบเทียบต้องอยู่ด้านซ้ายสุดของตารางหรือพื้นที่ของตารางที่เลือก
63
รูปแบบ - Lookup_value เป็นค่าที่ต้องการหา สามารถเป็นได้ทั้ง ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเซลล์อ้างอิง โดยตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่มีค่าเหมือนกัน (Non-case-sensitive) - Table_array เป็นตารางที่เราต้องการไปหาค่า อาจเป็นช่วงเซลล์ หรือ Range Name ก็ได้ โดยคอลัมน์แรกของตารางต้องเป็นเลขรหัสที่ต้องการให้ Lookup_value มาเทียบค่า Table_array - Col_index_num เป็นเลขลำดับคอลัมน์ของตาราง (Table_array) ซึ่งเป็นคอลัมน์ที่ต้องการให้ดึงค่ามา - Range_lookup ถ้าเป็น TRUE หรือละไว้ จะเอาค่าที่ใกล้เคียงมา ถ้าเป็น FALSE หรือ 0 จะนำค่าที่ตรงกันมา)
64
ตัวอย่างการใช้งาน Vlookup ใน Microsoft Excel 2007
ตัวอย่างการหา VLOOKUP แบบตรงตัว (Exact Match)
65
แบบค่าเป็นช่วง (Approximate Match)
จะใช้หาค่าที่ตกอยู่ในช่วง เช่น การคำนวณเกรด หรือภาษี โดยดูเงินได้เทียบกับช่วงของอัตราภาษีระดับต่างๆ โดยจะละเงื่อนไขใน Range_lookup หรือจะใส่เป็น TRUE ก็ได้ - การใช้งาน VLOOKUP แบบนี้จะใช้กับหาค่าที่เป็นช่วง เช่น การตัดเกรด หรือ การคำนวณช่วงอัตราภาษี - การใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP แบบนี้ ค่าในคอลัมน์แรกต้องเรียงตามลำดับจากน้อยไปมาก - ฟังก์ชั่น VLOOKUP จะไปหาค่าที่เหมือนกันก่อน ถ้าไม่เจอก็จะไปหาค่าที่มากที่สุด แต่น้อยกว่าค่าที่ต้องการหา แล้วก็จะไปนำค่าของคอลัมน์ที่เราต้องการมาแสดง
66
ฟังก์ชัน Vlookup แบบค่าเป็นช่วง (Approximate Match)
67
ตัวอย่างการใช้งาน Vlookup ใน Microsoft Excel 2007
ตัวอย่างการหา VLOOKUP แบบค่าเป็นช่วง (Approximate Match)
งานนำเสนอที่คล้ายกัน
