สถานที่จัดธุรกิจไมซ์

งานนำเสนอเรื่อง: "สถานที่จัดธุรกิจไมซ์"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 สถานที่จัดธุรกิจไมซ์
บทที่ 4

2 ลักษณะของสถานที่จัดธุรกิจไมซ์
ศูนย์ประชุม (Convention Centre) โรงแรม (Hotel) สำนักบริการวิชาการของมหาวิทยาลัย (University Hostel) สถานที่จัดประชุมอื่น (Other Venue) เช่น สถานที่จัด ประชุมบนเรือสำราญ (Cruising) สถานที่จัดประชุมใน อาคารโบราณสถานต่างๆ (Historic Building)

3 ลักษณะของสถานที่จัดประชุม
การประชุมประเภท Association Meetings มักใช้ศูนย์ ประชุมในการจัดประชุม เนื่องจากจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม มีเป็นจำนวนมาก ส่วนใหญ่มีผู้เข้าร่วมประชุมตั้งแต่ 1,000 คนขึ้นไป การจัดประชุมประเภท Corporate Meetings มักนิยมใช้ ห้องประชุมของบริษัทหรือโรงแรมหรือรีสอร์ทที่มีห้อง ประชุมรองรับได้ เพราะผู้เข้าร่วมประชุมมีไม่มากนัก สิ่งที่ สำคัญคือ ต้องมีเวลาเตรียมการ และวางแผนในการเช่า สถานที่ การจัดประชุมเภท Government Meetings มักใช้สถานที่ ในการประชุมหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นศูนย์ประชุม โรงแรม รีสอร์ทหรือสถานที่ต่างๆที่เหมาะสมกับการประชุม

4 ลักษณะของสถานที่จัดแสดงสินค้าระดับมาตรฐาน
ทำเลที่ตั้งของสถานที่จัดงานแสดงสินค้า จะต้องตอบสนอง ของกลุ่มผู้ใช้บริการ กลุ่มตลาดการค้า และกลุ่ม อุตสาหกรรมเป้าหมาย ตลอดจนความสะดวกรวดเร็วของ ผู้ใช้บริการที่จะเข้าถึงสถานที่จัดงานแสดงสินค้าได้ ความเหมาะสมของพื้นที่และสิ่งอำนวยความสะดวก (Site Criteria & Service Adequacy) กิจกรรมหรือประเภทของ งานแสดงสินค้ามีความต้องการที่หลากหลาย และอาจจะ ต้องการบริการสนับสนุนเป็นกรณีพิเศษในบางโอกาส ดังนั้นจะต้องให้บริการแก่ลูกค้าอย่างเหมาะสม สร้างความ ประทับใจ ความพึงพอใจ และโอกาสในการให้บริการใน ครั้งต่อๆไป ขนาดของพื้นที่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า นโยบายและกฏระเบียบการให้บริการ อัตราค่าบริการและค่าเช่าพื้นที่ ความพร้อมและความหลากหลายของการให้บริการเสริม

5 ลักษณะของพื้นที่จัดงานแสดงสินค้า (Character of Exhibition Center)
มีพื้นที่ขนาดใหญ่อยู่ในระนาบเดียวกัน และอยู่ภายในพื้นที่ที่มี หลังคาปกคลุม ห้องโถงแสดงสินค้าจะต้องไม่มีเสาค้ำยันภายใน เพื่อไม่ให้บดบังทัศนวิสัยภายในงาน พื้นที่ภายในห้องโถงแสดงสินค้าสามารถรับน้ำหนักได้มาก เพื่อ รองรับงานแสดงสินค้าที่มีน้ำหนักมาก เช่น งานแสดงเครื่องกล มีหลังคาสูงสามารถแขวนอุปกรณ์ได้ ในการจัดแสดงสินค้าหรือ การจัดกิจกรรมต่างๆ หากต้องการตกแต่งอุปกรณ์ในระดับที่สูง เป็นพิเศษ ก็สามารถทำได้ มีพื้นที่ลงทะเบียนผู้เข้าชมงานแสดงสินค้าหรือผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อเป็นการเก็บข้อมูลของผู้เข้าชมงานหรือเข้าประชุม

6 การขนส่งลำเลียงสินค้า (Freight & Docks) ในช่วงเวลา ของการจัดเตรียมและรื้อถอน (Move in – Move out : MIMO) มักจะก่อปัญหาลานขนถ่ายมีการจราจรที่คับคั่ง และบางครั้งต้องเคลื่อนย้ายอุปกรณ์เครื่องจักรขนาดใหญ่ หรือมีน้ำหนักมาก อาจจะต้องใช้รถปั้นจั่นเพื่อความสะดวก และปลอดภัย ดังนั้นบริเวณห้องโถงแสดงสินค้าจะต้อง สามารถรับน้ำหนักได้มาก ตลอดจนมีหลังคาสูงเพื่อให้รถ ยกสามารถปฏิบัติงานได้อย่างปลอดภัยและรวดเร็ว ประตู เข้าออกควรมีจำนวนและขนาดให้เพียงพอกับพื้นที่ ให้บริการ การจัดการพื้นที่รองรับผู้คนจำนวนมาก (Crowd Management) สถานที่จัดงานแสดงสินค้ามักจะมีการ ประชุมตามมา เช่น งานแสดงสินค้าเครื่องจักร หากมี การแยกหัวข้อบรรยายเป็นเรื่องๆไป อาจจะต้องมีการจัด ห้องบรรยายหลายๆห้อง

7 ห้องประชุมย่อย (Breakout Room) มีการแยกใช้ห้อง ประชุมย่อย โดยแบ่งผู้เข้าร่วมประชุมเป็นกลุ่มย่อยในการ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน พร้อมกันจะต้องมี การจัดแสดงสินค้าด้วย ดังนั้นสถานที่จัดงานแสดงสินค้าจึง ต้องมีห้องประชุมใหญ่และห้องประชุมย่อยจำนวนมาก รองรับ สถานที่พัก ไม่ว่าจะเป็นโรงแรม (Hotel) หรือสถานที่พัก ชั่วคราว (Service Apartment) สำหรับชาวต่างประเทศ หรือผู้ที่อยู่ไกลและต้องการที่พักควรจะมีอยู่ในบริเวณ ใกล้เคียง หรือสามารถเดินทางเข้าถึงสถานที่จัดงานได้ อย่างสะดวกและรวดเร็ว

8 การให้บริการอาหารและเครื่องดืม จะต้องตอบสนองความ ต้องการได้หลากหลาย เช่น การจัดเลี้ยงขนาดใหญ่ (Banquets) การจัดเลี้ยงรับรอง (Reception) การ ให้บริการอาหารตามสั่ง (A La Cart Restaurant) และ การให้บริการอาหารเร่งด่วน (Food Court/Fast Food Service) หากสถานที่จัดงานไม่มีพื้นที่จัดเตรียม สถานที่ จัดงานสามารถว่าจ้างผู้ประกอบการอาหารและเครื่องดื่ม หรือโรงแรม (Outside Catering) มาให้บริการแก่ลูกค้า ตามความเหมาะสม พื้นที่จอดรถ (Parking) จำเป็นในประเทศไทยมาก เนื่องจากผู้เข้าชมงานส่วนใหญ่มักจะเดินทางมาโดยรถยนต์ ส่วนบุคคล ในกรณีที่มีการจัดงานแสดงสินค้าหรือประชุม ระดับนานาชาติควรมีพื้นที่เฉพาะสำหรับรถโดยสารปรับ อากาศขนาดใหญ่ โดยจัดให้มีพื้นที่รับ – ส่งผู้โดยสาร พื้นที่จอดคอย และควรมีแผนผังแสดงตำแหน่งให้ชัดเจน และเหมาะสม

9 การให้บริการคนพิการ (Handicap Facilities)
พิการทางการเคลื่อนไหว (Mobility Impaired) ต้องใช้รถเข็น จะต้องมีทางลาด ลิฟท์คนพิการ ห้องน้ำคนพิการ พิการทางสมอง (Visually Impaired) หรือตาบอดสี หรือตามัว จะต้องจัดคนบุคลากรให้สามารถสื่อสารและทำความเข้าใจ ตลอดจนดูแลและให้คำแนะนำ พิการทางการรับฟัง (Hearing Impaired) หรือหูหนวก จะต้อง จัดบุคลากรให้สามารถสื่อสารและความเข้าใจกับผู้พิการทางการ รับฟัง ตลอดจนดูแลและให้คำแนะนำ

10 พื้นที่เก็บสินค้าและพื้นที่จัดเตรียม (Storage & Staging Area) จำเป็นจะต้องมีพื้นที่ในการจัดเตรียมก่อนการแสดง ตลอดจนพื้นที่เก็บหีบห่อบรรจุภัณฑ์ เพื่ออำนวยความ สะดวกแก่ผู้แสดงสินค้า สามารถนำสินค้ามาจัดเตรียมไว้ สำหรับขาย และสามารถใส่บรรจุพร้อมนำส่งมอบให้ผู้ซื้อ ได้อย่างรวดเร็ว พื้นที่คลังสินค้าทัณฑ์บนเพื่อการจัดงานแสดงสินค้า (Bonded Facilities) เป็นการอำนวยความสะดวกและลด ภาระการค้ำประกันสินค้าหรืออุปกรณ์นำเข้าที่ต้องเสียภาษี อากร โดยมีเงื่อนไขการได้รับยกเว้นอากรตามกฏหมาย ศุลกากร หากผู้มีสินค้าหรืออุปกรณ์ตัวอย่างที่นำเข้า กรม ศุลกากรจะทำการเรียกเก็บค่าภาษีอากรของสินค้าหรือ อุปกรณ์ดังกล่าว

11 การเตรียมสถานที่สำหรับการจัดธุรกิจไมซ์
สิ่งที่ควรคำนึงในการเตรียมความพร้อมของสถานที่สำหรับ จัดธุรกิจไมซ์ จะต้องคำนึงความมากน้อยของงานที่จัด และต้องมีความ เหมาะสมกับพื้นที่ที่จัด จะต้องคำนึงถึงจำนวนผู้ร่วมงาน เพื่อกำหนดพื้นที่และขนาด ของทางเดิน จะต้องคำนึงถึงความเหมาะสมกับงานที่จัด ควรให้เหมาะสมกับ เวลาและสถานที่ ความสะดวกของผู้เข้าชม จะเข้าทางไหน การเดินชมไม่ควร ให้ผู้ชมเดินสวนทางกัน ควรให้เดินเข้าออกคนละทาง แสงสว่าง ถ้าแสงสว่างไม่เพียงพอ ผู้ชมอาจเบื่อได้ง่าย หรือ แสงจ้งไปทำให้ปวดตา

12 หลักเกณฑ์ในการเลือกสถานที่สำหรับจัดธุรกิจไมซ์
ศึกษาลักษณะทางกายภาพ ความสะดวกสบายของผู้เข้าร่วมในเรื่องการเดินทาง สถานที่จัด งานควรอยู่ที่เดียวกับที่พักหรือใกล้ที่สุดและสามารถเดินทาง สะดวก จำนวนและนาดของห้องและพื้นที่จัดงานมีให้เลือกเพียงพอกับ ความต้องการ สำรวจศักยภาพของอุปกรณ์สามารถสนับสนุนได้ทุกงาน การไหลเวียนของงานสามารถทำได้โดยไม่มีอุปสรรค สิ่งอำนวยความสะดวกในห้องและพื้นที่จัดงาน สามารถสนอง ความต้องการของผู้เข้าร่วมงานและผู้จัดงานให้เกิดความพอใจ ได้ ระบบไฟฟ้า ได้ออกแบบและจัดตั้งเพื่อการจัดงานโดยเฉพาะ มี ระบบความปลอดภัย และไฟฟ้าสำรองยามฉุกเฉิน อุปกรณ์พื้นฐานที่ควรมีในห้องและพื้นที่จัดงาน เช่น จอและ กระดาน พร้อมขาตั้งโปรเจคเตอร์ เครื่องฉายสไลด์ เครื่อง ฉายภาพข้ามศีรษะ

13 รูปแบบการให้บริการ สายโทรศัพท์มีเพียงพอกับความต้องการ เช่น ในห้องและหน้า ห้องประชุม ห้องเลขานุการ พื้นที่สำหรับสูบบุหรี่และห้ามสูบบุหรี่ เจ้าหน้าที่สำหรับให้บริการการจัดงานที่มีอำนาจในการตัดสินใจ ได้ การจัดตารางปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่สามารถสนับสนุนการจัด งานได้ตลอดเวลา เครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ติดตามตัว เครื่องรับส่งวิทยุ ติดตามตัว ระบบโสตทัศนูปกรณ์ภายใน การให้เช่าอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็น เช่น โปรเจคเตอร์ คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร กล้องถ่ายรูป เครื่องโทรสาร อินเตอร์เน็ต

14 การเตรียมสถานที่พักสำหรับการจัดธุรกิจไมซ์
การเลือกแหล่งที่พักในการจัดงาน (Destination Selection) ทำเลที่ตั้ง ควรอยู่ในบริเวณที่ผู้เข้าร่วมงานมีความสนใจ เช่น ริมแม่น้ำ บริเวณศูนย์การค้า ถนนคนเดิน ระยะทางการเดินทางไปศูนย์ประชุม หากต้องใช้เวลาในการ เดินทางนานเกินไปอาจจะเกิดความเบื่อหน่าย การจราจร ควรหลีกเลี่ยงบริเวณที่มีการจราจรติดขัด ความสะดวกในการเข้าออก เนื่องจากบางครั้งต้องใช้รถขนาด ใหญ่ในการรับส่งผู้เข้าร่วมงาน

15 การเตรียมการขนส่งสำหรับการจัดธุรกิจไมซ์
การขนส่งทางอากาศ (Air Transportation) ตัวแทนนำเที่ยว (Travel Agent) เป็นผู้ดำเนินการเกี่ยวกับเรื่อง ของการเดินทางทั้งหมดแทนผู้เข้าร่วมงานและผู้เกี่ยวข้อง โดย ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องของการจองตั๋ว ซึ่งตัวแทนจะมีสัญญากับ สายการบินต่างๆอยู่แล้ว และจะมีส่วนลดสำหรับตัวแทน (Agency Discount – AD) บางครั้งผู้จัดงานอาจจะขอความ สนับสนุนจากสายการบินในการขอราคาพิเศษ สายการบิน (Airline) ควรเลือกใช้สายการบินแห่งชาติเป็นหลัก ซึ่งทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเทศของผู้ร่วมงานและเส้นทางการบินด้วย อาจจะเช่าแบบเหมาลำเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตามผู้ จัดงานต้องประสานกับตัวแทนในการพิจารณาเรื่องสายการบิน โดยทั่วไปประกอบด้วย ตั๋วฟรีสำหรับการเดินทางสำหรับเจ้าหน้าที่ การช่วยเหลือในการทำตลาด โต๊ะสำหรับผู้เดินทางเข้าลงทะเบียน การช่วยเหลือในการเดินทางเข้า-ออก การประสานงานกับกองตรวจ คนเข้าเมือง ห้อง VIP ที่สนามบิน การจัดต้อนรับที่สนามบิน

16 จำนวนของผู้เข้าร่วมงาน ต้องมีข้อมูลต่างๆมาประกอบการ ตัดสินใจ เช่น สถิติผู้เข้าร่วมงานในแต่ละปีและการ คาดการณ์ผู้เข้าร่วมงาน เพื่อประมาณการสำรองที่นั่งได้ ถูกต้อง ความสามารถในการรองรับของคลังสินค้า (Cargo) หากมี ของนำเข้าสำหรับการประชุมและแสดงสินค้าจำนวนมาก อาจจะต้องติดต่อใช้บริการคลังสินค้า โดยเฉพาะเพื่อใช้ เป็นสถานที่เก็บและเบิกจ่ายสินค้า เพื่อป้องกันความยุ่งยาก ในการขนส่งสินค้าเข้า – ออก จากท่าอากาศยานไปยังที่ ประชุม การต่อรองค่าโดยสาร เช่น แบบกลุ่ม แบบโปรโมชั่น แบบส่วนลด

17 การขนส่งภาคพื้นดิน (Ground transportation) หน้าที่ หลัก คือ การขนส่งผู้เข้าร่วมงานจากสนามบิน – ที่พัก การขนส่งผู้เข้าร่วมงานจากศูนย์ประชุม – ที่พัก การขน ส่งไปงานเลี้ยงในสถานที่ต่างๆ และจัดนำเที่ยวก่อนและ หลังการประชุมพร้อมด้วยมัคคเทศก์ พิจารณาจาก ชื่อเสียงของบริษัท รายชื่อลูกค้าที่มาใช้บริการ เพราะจะบ่งบอกถึงระดับความเป็น มาตรฐาน เช่น ระดับนานาชาติ หรือท้องถิ่น ความสามารถในการขนส่งและลักษณะของพาหนะ ค่าใช้จ่ายและความเต็มใจที่จะให้ในการต่อรองราคา บริการพิเศษ เช่น สนับสนุนอุปกรณ์อำนวยความสะดวก การ ให้ของที่ระลึก การให้บริการจัดรถรับ – ส่งบุคคลสำคัญ การคุ้มครองเรื่องการประกันภัย เงือนไขการใช้พาหนะ เช่น ระยะเวลาในการเช่าขั้นต่ำ ประเภทของยานพาหนะ ชั่วโมงการทำงาน

18 สื่อต่างๆที่ใช้ในธุรกิจไมซ์
เครื่องหมายการค้าหรือสัญลักษณ์ของงาน จดหมายแนะนำงานแสดงสินค้า ควรจัดทำเป็น 2 ภาษา คือ ภาษาของประเภทที่จัดงาน และภาษาของผู้มา ร่วมงานส่วนใหญ่ แผนพับของงาน เพื่อเชิญชวนกลุ่มเป้าหมายให้เข้า ร่วมงาน ปกพิมพ์ ควรพิมพ์ 2 ภาษาสำหรับใส่เอกสารต่างๆที่ เกี่ยวข้อกับงาน หัวจดหมายนำหน้าแรก ควรพิมพ์ 2 ภาษา ระบุชื่องาน ชื่อผู้จัดงาน สถานที่และกำหนดเวลาที่จัดงาน และ สัญลักษณ์ของงาน โปสเตอร์ สติกเกอร์และของที่ระลึก ควรสรุปข้อความที่ เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมด เช่น การจัดแถลงข่าวการ ประชุมผู้เข้าร่วมงาน และกิจกรรมต่างๆระหว่างงาน แบบสอบถามผู้เข้าร่วมงานให้แสดงข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และข้อมูลทางธุรกิจของผู้ร่วมงาน เพื่อ รวบรวมเป็นฐานข้อมูล

19 บัตรเชิญในโอกาสต่างๆ ควรพิมพ์ภาษาท้องถิ่นของประเทศที่ จัดงาน เพื่อเชิญชยหน่วยงานราชการ สถาบัน นักธุรกิจและ องค์กรต่างๆให้ไปชมงานหรือร่วมงานแถลงข่าว บัตรเข้างานฟรีสำหรับแขกพิเศษ การเชิญทางไปรษณีย์ ใช้ในการจัดแถลงข่าว เอกสารที่จัดส่ง ประกอบด้วยแผ่นพับของงาน และบัตรเชิญ โฆษณาในสื่อมวลชนทั่วไปและเฉพาะแขนง เพื่อแจ้ง กำหนดการจัดงาน และเชิญชวนประชาชนทั่วไปให้เข้าร่วม วาน แผนผังที่จัดงาน ข่าวสารที่เป็นประโวยชน์สำหรับผู้เข้าร่วมงาน แบบฟอร์มสมัครเข้าร่วมงานและแบบฟอร์มลงทะเบียนผู้เข้าชม งาน บัตรเข้าชมงานและถุงใส่ของ ป้ายและเครื่องหมายบอกทาง