โครงการพัฒนาคุณภาพงาน การเบิกจ่ายทันใจ แผนกบัญชีทั่วไป ศูนย์หนังสือแห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โทร. 83993 Email:gl.cubook.chula.ac.th
หลักการและเหตุจูงใจในการทำโครงการ เพื่อให้สาขามีเงินสดย่อยใช้จ่ายเพียงพอในการดำเนินการ
วัตถุประสงค์การเบิกจ่ายทันใจ 1. เพื่อให้การเบิกจ่ายคืนเงินสดย่อยเป็นไปด้วยความถูกต้อง รวดเร็ว และประทับใจ 2. ตรวจสอบประสานงาน และแก้ไขปัญหาได้ทันที เมื่อได้รับเอกสารไม่ถูกต้อง และไม่สมบูรณ์ 3. สร้างความประทับใจ ในการให้บริการต่อสาขา เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวชี้วัดความสำเร็จของโครงการ ตัวชี้วัด ค่าปัจจุบัน ค่าเป้าหมาย อัตราการทำเอกสารเบิกจ่ายของสาขา ถูกต้อง 80 % 100% ระยะเวลาการเคลียร์เงินสดย่อยให้แต่ละสาขา 7-15 วัน 3 วัน (นับจากวันที่ได้รับเอกสาร) อัตราหมุนเวียนเงินสดย่อยของแต่ละสาขามีสภาพคล่อง 80% 100% กำหนดเสร็จ 15 ตุลาคม 2554
วิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา X1 ………………… ... … ……………… ……………………… เบิกจ่ายล่าช้า พนักงานเข้า-ออกบ่อย X3 เอกสารไม่ครบ X2 เอกสารล่าช้า -พนักงานไม่มีความเข้าใน ขั้นตอนการทำงาน -เอกสารส่งกลับไปแก้ไข -การส่งเอกสารระหว่างหน่วยงาน -ไม่มีเอกสารลงประวัติการซ่อม -เอกสารสูญหายระหว่างทาง -ไม่มีใบเสร็จรับเงิน -ลายเซ็นไม่ครบถ้วนและลงบัญชีไม่ถูกต้อง -เอกสารประกอบอ้างอิงไม่ถูกต้อง
จัดทำคู่มือการทำงาน(อย่างง่าย) จัดทำแบบฟอร์มสรุปเอกสาร แผนการแก้ไขปรับปรุง สรุปรายงาน จัดทำแบบฟอร์มสรุปเอกสาร
การเบิกเงินสดย่อย AS-IS Process การเบิกเงินสดย่อย AS-IS สาขา ผจก.สาขา GL การเงิน ตรวจ สอบเอกสาร YES ใบสำคัญสั่งจ่าย ทำเช็ค เอกสารขอเบิก อนุมัติ NO โอนเงิน แก้ไขเอกสาร Take Time
การเบิกเงินสดย่อย TO-BE 1-2 Month Process การเบิกเงินสดย่อย TO-BE 1-2 Month สาขา ผจก.สาขา GL การเงิน ตรวจ สอบเอกสาร YES ใบสำคัญสั่งจ่าย ทำเช็ค เอกสารขอเบิก อนุมัติ NO แก้ไขเอกสาร โอนเงิน รายงานเอกสารไม่ครบ Reduce Time
การเบิกเงินสดย่อย TO-BE Long Term Process การเบิกเงินสดย่อย TO-BE Long Term สาขา ผจก.สาขา GL การเงิน NO เอกสารขอเบิก เช็ค ความถูกต้อง อนุมัติ ทำเช็ค YES ตรวจ สอบเอกสาร YES ใบสำคัญสั่งจ่าย โอนเงิน NO Reduce Time
สรุปผลการดำเนินงาน หลักการและเหตุผล ผลการดำเนินงาน 1 อัตราการทำเอกสารเบิกจ่ายของสาขา ถูกต้อง ถูกต้อง 95 % 2 ระยะเวลาการเคลียร์เงินสดย่อยให้แต่ละสาขา 3 วัน (นับจากวันที่ได้รับเอกสาร) 3 อัตราหมุนเวียนเงินสดย่อยของแต่ละสาขามีสภาพคล่อง มีสภาพคล่อง 95 %