สำนักงานตรวจสอบภายใน สรุปข้อตรวจพบ โดย สำนักงานตรวจสอบภายใน มหาวิทยาลัยขอนแก่น

เจ้าหน้าที่ผู้ปฎิบัติงาน สรุปข้อตรวจพบ เจ้าหน้าที่ผู้ปฎิบัติงาน

ข้อตรวจพบ ข้อเสนอแนะ ให้แต่งตั้งผู้ควบคุมใบเสร็จรับเงินโดยทำเป็นคำสั่งของหน่วยงาน เพื่อจะได้มีผู้รับผิดชอบโดยตรง ทำทะเบียนคุมใบเสร็จรับเงินที่เบิกมาใช้งาน และควรเก็บรักษาให้ปลอดภัย เนื่องจากใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารสำคัญทางการเงิน หากสูญหายจะต้องดำเนินการแจ้งความ และเวียนแจ้งทั่วประเทศ ไม่มีการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ควบคุมใบเสร็จรับเงิน และไม่ได้จัดทำทะเบียนคุมใบเสร็จรับเงิน ผู้ปฎิบัติหน้าที่เกี่ยวกับการพัสดุ ต้องได้รับการแต่งตั้งจากหัวหน้าส่วนราชการ เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านพัสดุเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ 5 การปฎิบัติงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ ผู้ปฎิบัติหน้าที่ด้านการเงินไม่ได้ดำรงตำแหน่งการเงิน ควรออกคำสั่งแต่งตั้งให้บุคคลดังกล่าวปฏิบัติหน้าที่ด้านการเงินเพื่อให้มีผู้รับผิดชอบโดยตรง

ข้อตรวจพบ ข้อเสนอแนะ ควรจัดหาผู้มีความรู้ในการตรวจรับพัสดุชนิดนั้น ๆ เพื่อเป็นประโยชน์ในการตรวจรับ หากพัสดุนั้นต้องใช้ผู้มีความรู้เฉพาะและราคาสูง การตรวจรับในบางรายการมีปัญหาระบบการจัดการ ซึ่งผู้ใช้ไม่ได้ตรวจรับ การตรวจรับบางครั้งไม่มีเจ้าหน้าที่การพัสดุร่วมดำเนินการและกรรมการตรวจรับไม่เข้าใจระเบียบพัสดุฯ ทุกครั้งที่แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุควรมีการแจ้งระเบียบที่เกี่ยวข้องเรื่องการตรวจรับให้กรรการรับทราบด้วย ควรพิจารณาแจ้งบุคลากรให้ทราบกรณีแต่งตั้งให้เป็นกรรมการตรวจรับพัสดุ และแจ้งวันเวลาการตรวจรับพัสดุ เพื่อให้กรรมการมาปฏิบัติหน้าที่ได้ตามวันเวลาที่กำหนดส่งผลให้การตรวจรับเป็นไปโดยเรียบร้อย ผู้ต้องการใช้พัสดุได้ของทันต่อความต้องการ และทำให้สามารถส่งเอกสารเบิกจ่ายได้เร็วขึ้น การแต่งตั้งกรรมการตรวจรับยังไม่ได้แจ้งเจ้าตัวทุกครั้งก่อนแต่งตั้ง รวมถึงไม่ได้แจ้งวันเวลาการตรวจรับล่วงหน้าต่อกรรมการตรวจรับ ทำให้กรรมการตรวจรับมาตรวจรับไม่พร้อมกันส่งผลให้กระบวนการตรวจรับไม่ล่าช้า

ข้อตรวจพบ ข้อเสนอแนะ งานพัสดุไม่อำนวยความสะดวกในการประสานงานตรวจรับพัสดุ โดยให้กรรมการตรวจรับประสานงานกันเอง เจ้าหน้าที่ควรติดต่อประสานกับกรรมการตรวจรับล่วงหน้าก่อนทำการตรวจรับพัสดุ ควรจัดทำเบียนควบคุมเช็ค เพื่อให้ตรวจสอบได้ว่าปัจจุบันใช้เช็คเล่มใด เลขที่ใด และผู้ใดนำไปใช้ มีการนำสำเนา/ต้นขั้วเช็ค ส่งคืนหรือไม่ และแต่งตั้งผู้ควบคุมเช็คเพื่อให้มีผู้รับผิดชอบโดยตรง ไม่จัดทำทะเบียนคุมเช็ค และไม่ได้แต่งตั้งผู้ควบคุมเช็ค

ข้อตรวจพบ ข้อเสนอแนะ การที่หน่วยงานไม่ได้แบ่งแยกหน้าที่ระหว่างผู้จัดทำบัญชีและผู้รักษาเงินเนื่องจากเจ้าหน้าที่การเงินมีคนเดียว ควรมีการควบคุมโดยให้เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำรายงานการเงินประจำวัน พร้อมรายงานการออกใบเสร็จรับเงินประจำวัน เสนอต่อกรรมการเก็บรักษาเงินและผู้บริหารทุกสิ้นวันทำการ เพื่อให้มีการตรวจทานความถูกต้อง ครบถ้วนของรายการระหว่างกันและเป็นการควบคุมภายใน ไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่งานระหว่างผู้รักษาเงินกับผู้จัดทำบัญชีเนื่องจากมีเจ้าหน้าที่การเงินคนเดียว ไม่ได้แจ้งกรรมการตรวจรับให้ทราบล่วงหน้าก่อนออกคำสั่งแต่งตั้ง การแต่งตั้งกรรมการตรวจรับควรมีการแจ้งล่วงหน้าก่อนออกคำสั่งแต่งตั้ง