การติดตามและการประเมินผลโครงการ

ความหมายของการติดตามและการประเมินผล การติดตาม (Monitoring) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูลการปฏิบัติงานตามแผนงานที่กำหนดไว้ เพื่อ ตัดสินใจแก้ไขปรับปรุงวิธีการปฏิบัติให้ผลงานเป็นไปตามแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด โดย มุ่งที่จะตอบคำถามหลักว่า ในการดำเนินงานนั้นได้รับทรัพยากรครบถ้วนหรือไม่ ได้ปฏิบัติงานตาม แผนงานที่กำหนดหรือไม่ ได้ผลตรงตามที่กำหนดหรือไม่ ข้อมูลจากการติดตามจะเป็นประโยชน์อย่าง ยิ่งต่อการเร่งรัดให้งานหรือโครงการ ดำเนินไปตรงตามเป้าหมายของแผนงานและแล้วเสร็จภายในเวลา ที่กำหนด การประเมินผล (Evaluation) หมายถึงการตรวจสอบความก้าวหน้าของโครงการ ตลอดจนการพิจารณา ผลสัมฤทธิ์ของโครงการนั้นๆ ว่ามีมากน้อยเยงใดเมื่อเปรียบเทียบกับเกณฑ์ที่กำหนดขึ้น จึงเป็น กระบวนการบ่งชี้ถึงคุณค่าของโครงการว่าได้ผลตามจุดมุ่งหมายหรือไม่เพียงใด

ประโยชน์ของการติดตามและประเมินผล ทำให้ทราบปัญหาและความต้องการที่แท้จริงสามารถจัดลำดับความสำคัญของปัญหา และแก้ปัญหา ได้ทันที ทำให้วางแผนงานโครงการได้ตรงเป้าหมาย แก้ปัญหาได้ถูกจุดและพัฒนาตรงตามนโยบาย ช่วยให้ดำเนินการตามแผนได้ราบรื่น สามารถปรับปรุงแก้ไขปัญหาและอุปสรรคอย่างได้ผล หรือ ปรับแผนให้เหมาะสมมากขึ้น ทำให้ทราบผลการดำเนินงานตามแผนงานและโครงการอย่างชัดเจน อะไรประสบความสำเร็จแล้ว สิ่งใดยังต้องทำต่อไป จำนวนเท่าไหร่ อันจะเป็นข้อมูลไปสู่การตัดสินใจในการแก้ไขปัญหาในสภาพ ปัจจุบัน

การจัดทำรายงานติดตามโครงการ การติดตามโครงการเพื่อให้โครงการดำเนินไปตามแผนที่กำหนดไว้ โดยที่สมาชิกหรือคณะทำงานแต่ละ คนจะต้องติดตามงานที่ตนได้รับมอบหมายว่า เป็นไปตามแผนงานของแต่ละคนหรือไม่ และรายงาน สรุปผลกับผู้จัดการโครงการ ซึ่งในการติดตามจะพิจารณาจากแผนงานว่ามีการเปลี่ยนแปลงจากที่ กำหนดไว้หรือไม่ และตรวจสอบเกี่ยวกับปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นว่ามีแนวทางแก้ไขและได้ดำเนินอย่างไร

ช่วงระยะเวลาประเมินโครงการ การประเมินก่อนพัฒนาระบบ (Pre Evaluation Program) เป็นการประเมินเพื่อตรวจสอบความ พร้อมของโครงการก่อนการพัฒนาระบบ โดยจะดำเนินการปรับปรุงข้อเสนอหรือแก้ไขระบบงาน ของโครงการก่อนจะมีการเริ่มต้นดำเนินการ การประเมินขณะพัฒนาระบบ (Formative Evaluation Program) เป็นการประเมินเพื่อตรวจสอบ ข้อเท็จจริง สภาพปัญหา และอุปสรรคที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงานว่ามีจุดบกพร่องตรงไหนบ้าง เพื่อหาทางแก้ไขและปรับปรุงให้การพัฒนาระบบถูกต้องและตรงตามวัตถุประสงค์ของโครงการ การประเมินเมื่อสิ้นสุดการพัฒนาระบบ (Post Evaluation Program) เป็นการประเมินว่าระบบใหม่ ที่ได้มีการพัฒนาสามารถดำเนินงานได้ตามวัตถุประสงค์หรือตรงตามความต้องการของผู้ใช้หรือไม่ และมีประสิทธิผลมากน้อยเพียงใด ทั้งนี้อาจรวมไปถึงการติดตามผลในระยะยาวว่า ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น จากการดำเนินโครงการมีผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์กรหรือไม่

ชนิดของการประเมินโครงการ การประเมินความต้องการ (Needs Assessment Evaluation) หมายถึงการประเมินความต้องการของ องค์กรหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องเพื่อนำความต้องการมากำหนดเป็นนโยบาย แผนงาน โครงการต่างๆ ก่อนเริ่มดำเนินการ การประเมินบริบท (Context Evaluation) หมายถึงการประเมินบริบทของโครงการว่ามีความ เหมาะสมต่อกลุ่มเป้าหมายและต่อพื้นที่ รวมทั้งความจำเป็นในการพัฒนา การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) หมายถึงการประเมินเพื่อตรวจสอบความเป็นไปได้ ทางด้านต่างๆ เช่น เพื่อนำมาพัฒนาโครงการ ด้านเทคนิค ด้านปฏิบัติ เป็นต้น การประเมินปัจจัยนำเข้า (Input Evaluation) หมายถึงการประเมินความพร้อมของสิ่งต่างๆที่จะ นำมาใช้ในการดำเนินโครงการ การประเมินกระบวนการ (Process Evaluation) หมายถึงการประเมินรูปแบบหรือขั้นตอนการ ดำเนินของโครงการว่ามีความถูกต้องหรือเหมาะสมหรือไม่ การติดตามตรวจสอบ (Monitoring) หมายถึงการกำกับติดตามงานเพื่อตรวจสอบว่าโครงการ ดำเนินการเป็นไปตามนโยบายหรือแผนที่กำหนดหรือไม่

การประเมินความก้าวหน้า (Formative Evaluation) หมายถึงการประเมินความก้าวหน้าของ โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเมื่อดำเนินโครงการไปสักระยะหนึ่ง ซึ่งจะนำผลมาแก้ไขปรับปรุง การประเมินผลผลิต (Product Evaluation) หมายถึงการประเมินผลผลิตที่ได้จากโครงการนั้นว่า เป็นไปตามที่คาดหวังหรือไม่ การประเมินผลสรุป (Summative Evaluation) หมายถึงการประเมินผลสรุปของการดำเนิน โครงการเมื่อสิ้นสุดการดำเนินโครงการนั้น เพื่อนำผลไปประกอบการตัดสินใจ การปรับปรุงแก้ไข หรือยุติโครงการ การประเมินผลที่เกิดขึ้น (Outcome Evaluation) หมายถึงการประเมินผลที่เกิดขึ้นจากการดำเนิน โครงการทั้งที่คาดหวังและไม่คาดหวัง การติดตามการประเมินผล (Follow-up Study) หมายถึงการติดตามและประเมินผลที่เกิดขึ้นเมื่อ โครงการสิ้นสุดแล้ว ซึ่งอาจติดตามผลเป็นระยะๆ เพื่อตรวจสอบสมรรถนะและความก้าวหน้า การประเมินแบบองค์รวม (Overall Evaluation) หมายถึงการประเมินโครงการเพื่อตรวจสอบความ ถูกต้องของการดำเนินโครงการโดยภาพรวม

มาตรฐานของการประเมินโครงการ มาตรฐานการประเมินโครงการเป็นมาตรฐานที่ใช้ประเมินโครงการ โดยในเบื้องต้นใช้ในการประเมิน โครงการทางการศึกษาและนำมาใช้ประเมินในโครงการต่างๆในระยะต่อมา ซึ่งในการประเมินโครงการ ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศได้นำหลักการต่างๆมาประยุกต์ โดยใช้มาตรฐาน 4 ด้านดังนี้ มาตรฐานด้านการใช้งาน (Utility Standard) - ความต้องการของผู้ใช้ผลประเมิน - ความน่าเชื่อถือของผู้ประเมิน - ขอบเขตและการเลือกใช้ข้อมูล - ความชัดเจนของการแปลผล - ความชัดเจนของการเขียนรายงาน - การเผยแพร่รายงาน - การรายงานผลการประเมินตามระยะเวลาที่กำหนด - ผลกระทบที่เกิดจากการประเมินผล

มาตรฐานที่เกี่ยวกับความเป็นไปได้ (Feasibility Standard) - กระบวนการ เทคนิคที่ใช้ในการปฏิบัติ - บรรยากาศการเมืองภายในองค์กร - ประสิทธิภาพด้านค่าใช้จ่าย มาตรฐานด้านจริยธรรม (Propriety Standard) - การชี้แจ้งความรับผิดชอบของผู้มีส่วนร่วมในการประเมิน - การตอบสนองความขัดแย้งของกลุ่มบุคคล - การเสนอข้อมูลและรายงานอย่างเป็นธรรม - การเปิดเผยข้อมูลต่อสาธารณะ - การคุ้มครองความปลอดภัยของผู้ให้ข้อมูล - การเคารพสิทธิส่วนบุคคล - การเสนอข้อมูลทั้งข้อดีและข้อเสียอย่างเท่าเทียมกัน - ความรับผิดชอบต่อกฏระเบียบ

มาตรฐานด้านความถูกต้อง - การอธิบายถึงสิ่งที่ถูกประเมิน - การวิเคราะห์บริบท - การอธิบายวัตถุประสงค์และวิธีการดำเนินการ - การอธิบายถึงแหล่งที่มาของข้อมูล - ความตรง (Validity) ของการวัด - ความเที่ยง (Reliability) ของการวัด - การเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ - การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงปริมาณ - การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงคุณภาพ - การสรุปผลอย่างมีหลักการ - ความชัดเจนในการรายงานผล

มาตรฐานการประเมินที่กล่าวมา จะเป็นแนวทางในการประเมินโครงการและการปฏิบัติงานตามขั้นตอน ต่างๆอย่างเป็นมาตรฐาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ประเมินในการดำเนินงานเป็นอย่างยิ่ง อีกทั้งยังทำให้ผู้ ประเมินมีโอกาสในการบรรลุเป้าหมายหลักของการประเมินที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล แต่ อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ การประเมินโครงการหลังจากที่ได้นำระบบงานไปใช้งานแล้วมีการ ดำเนินการน้อยมาก เพราะส่วนใหญ่เห็นว่าไม่มีประโยชน์เพราะงานผ่านไปแล้ว ซึ่งเป็นความคิดที่ผิด เพราะการเรียนรู้จากผลงานในอีต จะทำให้ไม่ก่อปัญหาที่เคนเกิดขึ้นอีก หรือหากเกิดขึ้นอีกก็จะรู้ถึง วิธีการแก้ไข

ขั้นตอนการประเมินโครงการ ขั้นตอนการประในโครงการจะเริ่มตั้งแต่การศึกษารายละเอียดต่างๆ ของสิ่งที่จะประเมิน และศึกษา ความต้องการของผู้ใช้ผลประเมิน หรือศึกษาวัตถุประสงค์ของการประเมินจากนั้นจึงกำหนดประเด็นที่ ต้องการประเมินว่าจะประเมินโครงการในด้านใดบ้าง จากนั้นทำการพัฒนาตัวชี้วัดผลการประเมินว่ามี อะไรบ้าง รวมทั้งออกแบบเครื่องมือในการเก็บรวบรวมข้อมูล ตรวจสอบคุณภาพเครื่องมือ เก็บรวบรวม ข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล แปรผล สรุปผล และจัดทีรายงาน จากที่กล่าวมาจะเป็นการใช้งาน กระบวนการวิจัยในการประเมินโครงการ ซึ่งต้องอาศัยหลักการทางสถิติช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล