หลักเกณฑ์การจัดซื้อจัดจ้าง ที่เจ้าหน้าที่ควรรู้ บรรยายโดย นางกุลฤดี พัฒนะอิ่ม ผู้อำนวยการกองคลัง กรมส่งเสริมการเกษตร บรรยายวันที่ 25 เมษายน 2559 ณ สำนักงานเกษตรพื้นที่กรุงเทพมหานคร

หลักการจำแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณ ความหมาย “พัสดุ” และ “การพัสดุ” พัสดุ หมายความว่า วัสดุ ครุภัณฑ์ สิ่งก่อสร้าง หลักการจำแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณ ของสำนักงบประมาณ

การพัสดุ ความหมาย “พัสดุ” และ “การพัสดุ” การจัดทำเอง การซื้อ การจ้าง การจ้างที่ปรึกษา การจ้างออกแบบและควบคุมงาน การแลกเปลี่ยน การเช่า การควบคุม การจำหน่าย การพัสดุ

ผู้เกี่ยวข้องในการจัดหาพัสดุ เจ้าหน้าที่พัสดุ หัวหน้าส่วนราชการ โดยตำแหน่ง โดยแต่งตั้ง (ข้าราชการ ลูกจ้างชั่วคราว พนักงานราชการ พนักงานของรัฐ) อธิบดี (ส่วนกลาง) ผู้ว่าราชการจังหวัด (ภูมิภาค) ผู้มีอำนาจสั่งซื้อสั่งจ้าง หัวหน้าส่วนราชการ ปลัดกระทรวง รัฐมนตรีเจ้าสังกัด หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ โดยตำแหน่ง โดยแต่งตั้ง (ข้าราชการ) คณะกรรมการต่างๆ/ ผู้ควบคุมงาน

ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง คณะกรรมการตามระเบียบ เตรียมการ คณะกรรมการกำหนดร่างขอบเขตของงาน (TOR) และร่างเอกสารประกวดราคา คณะกรรมการเปิดซองสอบราคา คณะกรรมการรับและเปิดซองประกวดราคา ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง คณะกรรมการพิจารณาผลการประกวดราคา คณะกรรมการจัดซื้อโดยวิธีพิเศษ คณะกรรมการจัดจ้างโดยวิธีพิเศษ ตรวจรับ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ คณะกรรมการตรวจการจ้าง + ผู้ควบคุมงาน

หลักการแต่งตั้งคณะกรรมการ 2 ห้าม 3 ไม่ควร ใช้หลัก ห้ามแต่งตั้งคณะกรรมการรับและเปิดซองประกวดราคา เป็นคณะกรรมการพิจารณาผลการประกวดราคา ห้ามแต่งตั้งคณะกรรมการเปิดซองสอบราคา หรือคณะกรรมการพิจารณาผลการประกวดราคา หรือคณะกรรมการประกวดราคา เป็นคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ไม่ควรตั้งหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ เป็นคณะกรรมการเปิดซองสอบราคา หรือคณะกรรมการพิจารณาผลประกวดราคา ไม่ควรตั้งผู้ควบคุมงานเป็นคณะกรรมการตรวจการจ้าง ไม่ควรตั้งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน เป็นคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง

การบริหารงานพัสดุประกอบด้วย การบริหารด้านการเงิน/งบประมาณ การบริหารด้านบุคลากร การบริหารด้านการจัดซื้อจัดจ้าง

กฎ ระเบียบ ด้านพัสดุ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2549 กฎหมาย ระเบียบ คำสั่ง ข้อบังคับ และ มติคณะรัฐมนตรีที่เกี่ยวข้อง

1 การเตรียมการจัดหาพัสดุ    จัดทำแผน จัดเตรียมความพร้อม ศึกษา กฎหมาย ระเบียบ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ด้านการเงิน การพัสดุ การงบประมาณ ตรวจสอบงบประมาณ สำรวจความต้องการ  จัดทำแผน จัดซื้อจัดจ้าง จัดเตรียมความพร้อม ก่อนการจัดหา ขอบเขตของงาน (TOR) รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ (SPEC.) แบบรูปรายการละเอียด ราคากลาง เอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง จัดทำร่างคำสั่งแต่งตั้งกรรมการ จัดทำร่างขอความเห็นชอบ  ระเบียบ คตง. เรื่อง แผนปฏิบัติการจัดซื้อจัดจ้าง พ.ศ.2546 -ครุภัณฑ์ ราคาเกิน 1 แสนบาท -ที่ดิน สิ่งก่อสร้าง ราคาเกิน 2 ล้านบาท 

วิธีการซื้อการจ้าง ตกลงราคา สอบราคา ประกวดราคา พิเศษ กรณีพิเศษ ไม่เกิน 1 แสน (ข้อ 19 , 39) สอบราคา เกิน 1 แสน แต่ไม่เกิน 2 ล้าน (ข้อ 20 , 40-43) ประกวดราคา เกิน 2 ล้าน (ข้อ 21 , 44-56) พิเศษ เกิน 1 แสน + เงื่อนไข (ข้อ 23-24 , 57-58) กรณีพิเศษ ไม่กำหนดวงเงิน แต่มีเงื่อนไข (ข้อ 26 , 59) e-Auction ตั้งแต่ 2 ล้าน (ระเบียบ 2549)

มีการแข่งขันอย่างเป็นธรรม หลักการบริหารพัสดุ โปร่งใส ตรวจสอบได้ มีการแข่งขันอย่างเป็นธรรม ความคุ้มค่าในการใช้จ่ายเงิน

? ? แบบแข่งขัน แบบไม่แข่งขัน ต้องตรวจสอบได้ ต้องเปิดเผย ประกาศทราบทั่วกัน ต้องโปร่งใส ตรวจสอบได้ ต้องเป็นธรรม เงื่อนไข เสมอภาค ไม่ขัดขวาง ผ่อนปรน ไม่ก่อให้เกิดการ ได้เปรียบเสียเปรียบ ตรวจสอบผู้มีผลประโยชน์ ร่วมกัน ?

2 การขอความเห็นชอบ เจ้าหน้าที่พัสดุ จัดทำรายงาน ขอซื้อขอจ้าง รายละเอียด (ระเบียบฯ ข้อ 27) เหตุผลงานความจำเป็นที่ต้องซื้อหรือจ้าง รายละเอียดของพัสดุที่จะซื้อหรืองานที่จะจ้าง ราคามาตรฐาน หรือราคากลางของทางราชการ หรือราคาที่เคยซื้อหรือจ้างครั้งหลังสุดภายในระยะเวลา 2 ปีงบประมาณ วงเงินที่จะซื้อหรือจ้าง กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้น หรือให้งานแล้วเสร็จ วิธีที่จะซื้อหรือจ้าง ข้อเสนออื่นๆ เจ้าหน้าที่พัสดุ จัดทำรายงาน ขอซื้อขอจ้าง

3 การให้ความเห็นชอบ และแต่งตั้งคณะกรรมการ หัวหน้า หัวหน้าส่วนราชการ หัวหน้าส่วนราชการ หรือผู้ได้รับมอบอำนาจ ให้ความเห็นชอบรายงาน หัวหน้า เจ้าหน้าที่พัสดุ หัวหน้าส่วนราชการ หรือ ผู้ได้รับมอบอำนาจ ลงนามคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ เปิดซองสอบราคา รับและเปิดซองประกวดราคา พิจารณาผลการประกวดราคา จัดซื้อ/จัดจ้างโดยวิธีพิเศษ ประกวดราคาตามโครงการ ตรวจรับพัสดุ ตรวจการจ้าง

เจ้าหน้าที่พัสดุหรือ 4 การดำเนินการจัดหา วิธีตกลงราคา ข้อ 39 วิธีสอบราคา ข้อ 40 – 43 วิธีประกวดราคา ข้อ 44 – 56 วิธีพิเศษ ข้อ 57 – 58 วิธีกรณีพิเศษ ข้อ 59 วิธี e-Auction ระเบียบฯ 2549 เจ้าหน้าที่พัสดุหรือ คณะกรรมการดำเนินการ ตามวิธีต่างๆ

ขออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ 5 การขออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง เจ้าหน้าที่พัสดุ หรือคณะกรรมการ จัดทำรายงานเสนอ ขออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ สรุปเสนอ

รัฐมนตรีว่าการกระทรวง ตกลงราคา/สอบราคา/ประกวดราคา/e-Auction 6 การอนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง อำนาจอนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง ดำเนินการโดยวิธี หัวหน้าส่วนราชการ ปลัดกระทรวง รัฐมนตรีว่าการกระทรวง ตกลงราคา/สอบราคา/ประกวดราคา/e-Auction ไม่เกิน 50 ล้านบาท เกิน 50 ล้านบาท แต่ไม่เกิน 100 ล้านบาท เกิน 100 ล้านบาท พิเศษ ไม่เกิน 25 ล้านบาท เกิน 25 ล้านบาท แต่ไม่เกิน 50 ล้านบาท กรณีพิเศษ ไม่จำกัดวงเงิน - จ้างออกแบบและ ควบคุมงาน ไม่เกิน 10 ล้านบาท เกิน 10 ล้านบาท  

7 การทำสัญญา แบบสัญญา ถ้าต้องเพิ่มเติมข้อความ ให้ทำสัญญา ตามแบบที่กำหนด แบบสัญญา ถ้าต้องเพิ่มเติมข้อความ หรือรายการแตกต่างในสาระสำคัญ ถ้าเห็นว่าไม่เสียเปรียบก็ให้ทำได้ ถ้าเพิ่มเติมข้อความในสาระสำคัญแล้วอาจเสียเปรียบ หรือต้องการยกร่างสัญญาใหม่ ต้องให้สำนักงานอัยการสูงสุดตรวจร่างก่อน

7 การทำสัญญา การซื้อจ้างโดยวิธีตกลงราคา กรณียกเว้นไม่ทำสัญญา โดยทำเป็นหนังสือข้อตกลง การซื้อจ้างโดยวิธีตกลงราคา การซื้อจ้างที่คู่สัญญาส่งมอบพัสดุได้ภายใน 5 วันทำการ การซื้อจ้างบางกรณีตามที่กำหนด การเช่า ซึ่งผู้เช่าไม่ต้องเสียเงินอื่นใดนอกจากค่าเช่า การซื้อจ้างมีราคาไม่เกิน 10,000 บาท หรือการซื้อจ้างโดยวิธีตกลงราคาตามข้อ 39 วรรคสอง

8 การดำเนินการตามสัญญา การบริหารสัญญา การแก้ไขเปลี่ยนแปลงสัญญาหรือข้อตกลง การงด หรือลดค่าปรับ หรือขยายระยะเวลา การบอกเลิกสัญญา การสั่งทิ้งงาน

9 การตรวจรับพัสดุ คู่สัญญาซื้อขาย แจ้งกำหนดส่งมอบล่วงหน้าตามเวลาที่กำหนด แจ้งกรรมการ เจ้าหน้าที่พัสดุ คณะกรรมการ ตรวจรับ ส่งพัสดุให้เจ้าหน้าที่พัสดุ ถูกต้องรับไว้ ทำใบตรวจรับ ทำการตรวจรับ ในวันนัดหมาย ไม่ถูกต้อง คืนส่งมอบใหม่ ผู้ขาย

ไม่ถูกต้อง รายงานหัวหน้าส่วนราชการ 9 การตรวจรับพัสดุ งานจ้างก่อสร้าง ผู้ควบคุม งานก่อสร้าง คณะกรรมการ ตรวจการจ้าง รายงานกรรมการ ตรวจผลงานที่ส่งมอบ ถูกต้องรับงาน ทำใบตรวจรับ ทำการตรวจรับ ภายใน 3 วัน ไม่ถูกต้อง รายงานหัวหน้าส่วนราชการ

10 การเบิกจ่าย เจ้าหน้าที่พัสดุรวบรวมหลักฐานอันเป็นเอกสาร แห่งหนี้ที่เกี่ยวกับการจัดหาพัสดุ ส่งหน่วยงานการเงินเบิกจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงิน

ข้อควรรู้ และ พึงระวัง

ปัญหาในการบริหารจัดการพัสดุ เกิดจาก ความไม่รู้ กฎ ระเบียบในการจัดหาพัสดุ ไม่มีการวางแผนการจัดหาพัสดุ ไว้ก่อนล่วงหน้า ไม่กำกับ ดูแล ติดตามผล งบประมาณ มีไม่เพียงพอ บุคลากรมีไม่เพียงพอ หรือขาดความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้อง

อย่างไรเรียกว่า “ล็อคสเป็ค” มีผู้มีคุณสมบัติตามเงื่อนไข อย่างน้อย 3 รายขึ้นไป เกณฑ์การ พิจารณา เป็นสิ่งของที่ควรจะมีหรือ จัดให้มี เพื่อใช้งานตามปกติของการประกอบธุรกิจ เป็นประโยชน์ แก่ทางราชการ

การแบ่งซื้อแบ่งจ้าง การแบ่งซื้อแบ่งจ้าง หมายถึง การลดวงเงินที่จะซื้อ หรือจ้างในครั้งเดียวกัน ออกเป็นหลายครั้ง โดยไม่มีเหตุผลความจำเป็น และมีเจตนาที่จะหลีกเลี่ยง 1) แบ่งวงเงิน ให้ลดลงเพื่อเปลี่ยนวิธีจัดหาพัสดุ 2) ให้ผู้มีอำนาจสั่งซื้อ สั่งจ้าง เปลี่ยนไปๆ

แนวทางการพิจารณาเรื่องแบ่งซื้อแบ่งจ้าง การจัดซื้อพัสดุประเภทชนิดเดียวกัน แม้ต่างขนาดและราคา เมื่อมีการประมาณการความต้องการในการใช้งานของทั้งปีแล้ว จะต้องจัดซื้อรวมในครั้งเดียวกัน เว้นแต่มีเหตุผลที่ชัดเจนที่จำเป็นต้องแยกซื้อที่ไม่ใช่เป็นการแบ่งซื้อแบ่งจ้าง เพื่อประโยชน์ในการบริหารการพัสดุ จะต้องกำหนดเงื่อนไขในการดำเนินการจัดซื้อโดยใช้สัญญาจะซื้อจะขายแบบราคาคงที่ไม่จำกัดปริมาณ เพื่อออกใบสั่งซื้อเป็นคราว ๆ ให้สอดคล้องกับการใช้งานจริง วงเงินที่ได้รับมาพร้อมกันหรือไม่ พัสดุที่จะจัดหาเป็นประเภทเดียวกันหรือไม่ พิจารณาจากความต้องการของผู้ใช้ พัสดุว่าต้องการใช้พร้อมกันหรือไม่

ความเสี่ยงการทำสัญญา                

ความเสี่ยงการแก้ไขเปลี่ยนแปลงสัญญาหรือข้อตกลง

ความเสี่ยงการขยายระยะเวลา งดหรือลดค่าปรับ

ความเสี่ยงการขยายระยะเวลา งดหรือลดค่าปรับ ความเสี่ยงการขยายระยะเวลา งดหรือลดค่าปรับ อนุมัติให้ขยายเวลา/ต่อสัญญาโดยไม่มีเหตุผลสมควรตามความเป็นจริง สั่งให้หยุดงานโดยไม่มีเหตุผล เช่น ขยายเวลาให้มากกว่าที่ทำงานจริง ไม่ขยายระยะเวลาตามสัญญาให้ผู้รับจ้าง เมื่อมีการร้องขอทั้งที่ทางราชการปฏิบัติไม่ถูกต้อง ล่าช้า การก่อสร้างล่าช้ากว่าสัญญา ไม่มีการแจ้งการปรับและเร่งรัดการก่อสร้าง