นางสาวสรัญญา ชื่นเย็น (พี่ออย) เจ้าหน้าที่ศูนย์นวัตกรรมการจัดการ อ.ก้องภู นิมานันท์ อาจารย์ที่ปรึกษา 1.น.ส.นพรัตน์ ปฏิกรณ์ (คุ๊กกี้) นายบุรินทร์ บัวบุตร (อู๋) น.ส.ปวีณา ญาติกา (ส้ม) น.ส.ปัญชานาฎ จิตต์ชนะ (นี้ด) น.ส.พีชาริกา อ่องแดง(กลอย) น.ส.ภัคจิรา โสพัน (ดาว) น.ส.ภัทรียา ไทยศิริ (ตุ๊กตา)

ลำดับปัญหาคะแนน ความ เป็นไป ได้ ความ รุนแรง ความ ถี่ ผลคูณ 1ความไม่เป็นระเบียบ เรียบร้อยของที่ทำงานและ การเก็บเอกสาร ด้านธุรการ เอกสารสูญหาย ค้นหาได้ยาก การเก็บไฟล์ข้อมูลที่ ซ้ำซ้อน การสื่อสารภายในองค์กร สิ่งแวดล้อมในการทำงาน เกณฑ์การให้ คะแนน 5 = มากที่สุด 4 = มาก 3 = ปานกลาง 2 = น้อย 1 = น้อยที่สุด ผู้รับผิดชอบ น. ส. พีชาริกา, น. ส. ภัทรียา

หัวข้อที่ได้รับคัดเลือก คือ การลดระยะเวลาใน การค้นหาเอกสาร

จำนวนครั้ง เอกสาร ระยะเวลาในการหาแต่ละแฟ้ม (นาที) 123เฉลี่ย เอกสาร ทางการเงิน 3:282: :17 ค่าใช้จ่ายโครงการ 3:454:313:574:04 สัญญาโครงการ 4:345:425:155:10 ตารางแสดงเวลาในการค้นหาเอกสาร(ก่อนปรับปรุง) ผู้ให้ข้อมูล:นางสาว สรัญญา ชื่นเย็น วันที่:14,21,28 กันยายน ผู้รับผิดชอบ น. ส. ปัญชานาฎ, น. ส. ปวีณา

บุคลากรภายในองค์กร

บุคลากรภายนอกองค์กร

ลดระยะเวลาในการค้นหาเอกสารของ บุคคลภายนอกองค์กรให้ไม่เกิน 30 วินาที และบุคคลภายในองค์กรไม่เกิน 15 วินาที อ้างอิง:ระบบ 5ส

แผนภูมิแท่ง

3 7 Step QCCส.ค. 58ก.ย. 58ต.ค. 58พ.ย ค้นหาปัญหา 2.สำรวจ/เป้าหมาย 3.การวางแผนการ ดำเนินงาน 4.การวิเคราะห์ สาเหตุของปัญหา 5.กำหนดมาตรการ และดำเนินการ แก้ไขปัญหา 6.ตรวจสอบผล การแก้ไข 7.กำหนดมาตรการ ปฏิบัติงาน 8.ขั้นตอนการ จัดเตรียมรายงาน 9.นำเสนอผลงาน กิจกรรม ผู้รับผิดชอบ น. ส. ภัทรียา, นายบุรินทร์

รูปแบบการจัดเก็บเอกสาร พื้นที่ในการเก็บเอกสาร ประเภทเอกสาร บุคลากร เอกสารมีจำนวนมาก รูปแบบการจัดเก็บไม่เป็นมาตรฐาน รูปแบบการจัดหมวดหมู่ แยกประเภทเอกสารไม่ถูกต้อง ความร่วมมือของบุคลากรในองค์กร การอบรมด้านความรู้เกี่ยวกับการจัดเก็บ มีพื้นที่จำกัด จัดเก็บไม่เป็นสัดส่วน ความหลากหลายของเอกสาร การเก็บเอกสาร ที่ไม่ใช่แล้ว การประสานงานในองค์กร 4 ใช้ระยะเวลา นานในการ ค้นหาเอกสาร ผู้รับผิดชอบ น. ส. ภัทรียา, นายบุรินทร์

-การแบ่งประเภทเอกสาร จะช่วยขจัดปัญหา ‘รูปแบบการจัดหมวดหมู่’ -แยกพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารแต่ประเภทและการเพิ่ม เครื่องมือในการค้นหา จะช่วยขจัดปัญหา ‘ รูปแบบการจัดเก็บที่ไม่เป็นมาตรฐาน’ -การพิจารณาปริมาณเอกสาร จะช่วยขจัดปัญหา ‘เอกสารมีจำนวนมาก’

1.แยกประเภทของเอกสาร 2.แบ่งหมวดหมู่ 3.เพิ่มเครื่องมือในการค้นหา 4.พิจารณาปริมาณเอกสาร 5.แยกพื้นที่จัดเก็บของเอกสารแต่ ละประเภทอย่างชัดเจน ผู้รับผิดชอบ น. ส. ภัคจิรา และ น. ส. นพรัตน์

5 การเงินและ งบประมาณ สัญญาโครงการ ค่าใช้จ่ายโครงการ อื่นๆ

ชื่อเอกสารเวลาในการค้นหา ก่อน (นาที)หลัง (นาที) เอกสารทางการเงิน 3:1700:21 ค่าใช้จ่ายโครงการ4:0400:15 สัญญาโครงการ5:1000:07 ตารางแสดงเวลาในการค้นหาเอกสาร 6 ผู้ให้ข้อมูล:นางสาว สรัญญา ชื่นเย็น วันที่:10,13,17 พฤศจิกายน 2558 ผู้รับผิดชอบ น. ส. ปัญชานาฎ, น. ส. ปวีณา

แสดงระยะเวลาการค้นหาเอกสาร

จัดทำทะเบียนควบคุมเอกสารและแบบฟอร์มเพื่อ แก้ไขหรือเพิ่มเติมให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ทบทวนเอกสารในทะเบียนควบคุมเอกสารอย่างน้อย ปีละ 1 ครั้ง ระยะเวลาในการเลิกใช้เอกสารการเงิน 3 ปี และ เอกสารอื่น ๆ 2 ปี เอกสารที่จัดทำขึ้นใหม่หรือได้รับการเปลี่ยนแปลง ต้องได้รับการทบทวนและบันทึกในทะเบียนควบคุม เอกสาร ผู้รับผิดชอบ น. ส. ภัคจิรา, นายบุรินทร์ 7

สีหมวดสถานที่เก็บ สี ชมพู เอกสารทางการเงินและ งบประมาณด้านบนตู้ สี เหลืองค่าใช้จ่ายโครงการ ภายในตู้ด้านขวา สุด สัญญาโครงการแฟ้มแขวน สีส้ม รายงานการประชุมศูนย์ MIC สีฟ้าสำเนาหนังสือออก สีม่วงคำสั่งแต่งตั้ง ลิ้นชักด้านบน สีเทาหนังสือภายใน ของตู้ตัวกลาง สี เขียว รายงานผลการดำเนินงาน ศูนย์ MIC สีแดงเอกสารเบ็ดเตล็ด

- ลดเวลาในการค้นหาเอกสารได้จาก 4.07นาที เป็น 14 วินาทีต่อ1เอกสาร ดังนั้นสามารถ ลดได้233วินาที (3.53นาที) - ภายใน 1 ปี มีเอกสารเข้ามาประมาณ 370ฉบับ - เงินเดือนของเจ้าหน้าที่ 15,000 บาท/เดือน เฉลี่ย = 0.03 บาท/วินาที ∴ สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายให้องค์กรได้ ≈ 2,586.3บาท/ปี

1.พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารมีจำกัด 2.เอกสารทางการเงินมีจำนวนมากและจำเป็นต้อง เก็บย้อนหลัง 3 ปี 3.แฟ้มมีขนาดใหญ่กว่าลิ้นชัก 4.รูปแบบของเอกสารมีย่อยมากเกินไป ยากต่อ กำหนดดัชนี 5.ภายในของเอกสารแต่ละประเภทมีรูปแบบของ เอกสารที่แตกต่างกันมาก อุปสรรค

ได้เรียนรู้การทำงานอย่างเป็นระบบและเป็นทีม วางแผนในการแก้ไขปัญหาภายใต้ข้อจำกัด เรียนรู้การประสานงานกับบุคลากรภายในคณะ การดำเนินงานให้ได้ตามแผนและตามระยะเวลา ที่กำหนดไว้

ประหยัดเวลาในการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าใจและเลือกใช้แฟ้มเอกสารได้ อย่างถูกต้อง ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่บุคคลภายนอกองค์กรใน การค้นหาเอกสาร บรรยากาศของที่ทำงานดูเป็นระเบียบมากขึ้น เป็นตัวอย่างและสร้างแรงบันดาลใจให้แก่บุคลากรท่าน อื่นๆในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ

Before After Back Up

Before After

Before After

Before After