GOLD MEDAL ปรับปรุงขั้นตอน ลดหย่อนเวลา พัฒนาคุณภาพงาน 1

สมาชิกกลุ่ม นางสาว กมลฉัตรผิวพรรณ (กบ)รหัส นายคมศักดิ์อินต๊ะขัน (ไก่)รหัส นางสาวชมพูนุทพงษ์พา (ฝน)รหัส นางสาวญาณิศาขำคง (จูน)รหัส นางสาวญาณิศาสมจิตต์ (ต้า)รหัส นางสาวฐานิดาบุญมา (เนทแวร์)รหัส นายณัฐภัทรเทพรักษ์ (ซัน)รหัส บุคลากร นางสาวรังษิญาณีสรัสสมิต (พี่นาย) นางสาววิมพ์วิภากันทาดง (พี่วิม) พนักงานปฏิบัติการ งานบริการการศึกษาคณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่อาจารย์ที่ปรึกษา ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร. อดิศักดิ์ ธีรานุพัฒนา 2

ลำดับปัญหาคะแนน ความ เป็นไปได้ ความ รุนแรง ความถี่รวม 1 ปัญหาการค้นหาเอกสารที่ จัดเรียงไม่เป็นระบบ การตรวจสอบการปลอม ลายเซ็น ปัญหาความล่าช้าในการส่ง เอกสาร ปัญหาการลงทะเบียนเรียน ไม่ตรงตามเงื่อนไข ปัญหาการลงทะเบียนเรียน หลังกำหนด การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ 3

การลดระยะเวลาการค้นหาและจัดเก็บเอกสารที่ เกี่ยวข้องกับนักศึกษาของ งานบริการการศึกษา คณะบริหารธุรกิจ หัวข้อที่เลือก 4

การดำเนินงานวันที่ดำเนินงาน ติดตามผลและปรับปรุงให้เหมาะสม16 พฤศจิกายน 2558 รวบรวมงานและทดสอบความถูกต้องระบบที่นำมา แก้ปัญหา 7 พฤศจิกายน 2558 ลงมือปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้15 ตุลาคม 2558 วิเคราะห์แนวทางที่เหมาะสม กำหนดลำดับขั้นตอนการ ปฏิบัติงาน ระยะเวลาการปฏิบัติงาน และตั้งเป้าหมาย 14 ตุลาคม 2558 ศึกษาปัญหาที่พบและเกิดขึ้นในงานบริการการศึกษาคณะ บริหารธุรกิจ 21 สิงหาคม 2558 กำหนดปัญหาใหม่ คือ การลดระยะเวลาการค้นหาและ จัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวกับนักศึกษา 25 สิงหาคม 2558 สอบถามวิธีการจัดเก็บเอกสารของงานบริการการศึกษาฯ4 กันยายน 2558 หาแนวทางในการแก้ปัญหาในการลดระยะเวลาการ จัดเก็บเอกสาร 8 กันยายน 2558 การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย 5

ลักษณะการทำงานของบุคลากร 1. เจ้าหน้าที่จะทำการรับเรื่องตามคำขอของ นักศึกษาเพื่อที่จะยื่นคำขอของนักศึกษาต่อรองคณบดี เพื่อทำการเซ็นรับรอง 2.จากนั้นจะดำเนินเรื่องในการขอคำอนุมัติไปยัง ส่วนงานภายนอก 3.เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติแล้วเจ้าหน้าที่จะทำ การจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มงาน 6

7step ส.ค.-58ก.ย.-58ต.ค.-58พ.ย ค้นหาปัญหา 2.สำรวจ/ตั้งเป้าหมาย 3.การวางแผนการดำเนินงาน 4.การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา 5.กำหนดมาตรการ และดำเนินการแก้ไขปัญหา 6.ตรวจสอบและติดตามผลการ แก้ไข 7.กำหนดมาตรการปฎิบัติงาน 8.ขั้นตอนการจัดเตรียมรายงาน 9.นำเสนอผลงานกิจกรรม การวางแผนดำเนินกิจกรรม 7

แนวทางการแก้ไขก่อนจะใช้ ระบบhyperlink 1. อาจจะมีการจัดเรียงเอกสารตามวันที่และจัด ลงแฟ้มอย่างเป็นระบบ 2. ให้แถบสี เพื่อเป็นสัญลักษณ์ของแฟ้มแต่ละ เรื่อง 3. ใช้สีแฟ้มที่ต่างกันเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เอกสาร 1. อาจจะมีการจัดเรียงเอกสารตามวันที่และจัด ลงแฟ้มอย่างเป็นระบบ 2. ให้แถบสี เพื่อเป็นสัญลักษณ์ของแฟ้มแต่ละ เรื่อง 3. ใช้สีแฟ้มที่ต่างกันเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เอกสาร 8

การศึกษาวิเคราะห์สภาพปัญหา 1. เอกสารที่ห้องงานบริการการศึกษามีการ จัดเรียงโดยไม่เรียงตามวันที่ ทำให้เมื่อต้องการ ค้นหา ทำได้ยาก 2. ปริมาณเอกสารของห้องงานบริการมีจำนวน มาก 3. เอกสารมีการจัดเรียงไว้หลายแฟ้ม ซึ่งแต่ละ แฟ้มอยู่หลายที่ ทำให้ยากต่อการค้นหา 1. เอกสารที่ห้องงานบริการการศึกษามีการ จัดเรียงโดยไม่เรียงตามวันที่ ทำให้เมื่อต้องการ ค้นหา ทำได้ยาก 2. ปริมาณเอกสารของห้องงานบริการมีจำนวน มาก 3. เอกสารมีการจัดเรียงไว้หลายแฟ้ม ซึ่งแต่ละ แฟ้มอยู่หลายที่ ทำให้ยากต่อการค้นหา 9

แผนผังก้างปลา (Cause & Effect Diagram) 14 กันยายน 2558 การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ระเบียบ การจัด เอกสาร 10 เอกสารอยู่กระจัด กระจาย ระเบียบการจัด เอกสาร

Simple ง่าย System เป็นระบบ2SQR Quick รวดเร็ว Reduce ลดระยะเวลา Simple ง่าย System เป็นระบบ2SQR Quick รวดเร็ว Reduce ลดระยะเวลา การกำหนดมาตรการแก้ไข 11

นักศึกษาเข้า มาติดต่อ ตรวจสอบ สถานะ ทำHyper link นักศึกษามา ติดต่อถาม สถานะ เอกสาร ดำเนินการ เรียบร้อย อัพเดทสถานะ การกำหนดมาตรการแก้ไข(ต่อ) หมายเหตุ : เจ้าหน้าที่จำเป็นต้องสำเนาเอกสารไว้อยู่แล้วดังนั้นการสแกนจึงอยู่ในขั้นตอน เดียวกับการถ่ายเอกสาร ประกอบกับเครื่องถ่ายเอกสารเป็นเครื่องเดียวกับเครื่องสแกนจึงทำ ให้ไม่เสียเวลาในสแกนและเวลาที่ใช้สแกนน้อยมากจึงไม่เป็นสาระสำคัญในการคำนวณ ระยะเวลาที่ลดลง 12

มาตรการแก้ไขและนำไปปฏิบัติ 13

แสดงสถานะ : รอการอนุมัติ คำขอ นักศึก ษา ทำใบปะ หน้า เอกสาร ( ใบ บันทึก ข้อควา ม ) นำส่ง รอง คณบดี รับรอง ฝ่าย ธุรการ คณะ บริหารธุ รกิจ หน่วยง าน ภายนอ ก งาน บริการ การศึกษา คณะ บริหารธุร กิจ SCANED เจ้าหน้าที่ จัดทำ ได้รับสำเนา เอกสารรอ การอนุมัติ ได้รับ เอกสารที่ ผ่านการ อนุมัติแล้ว แสดง สถานะ : อนุมัติ รับเข้า เอกสาร ส่งออก เอกสาร 14

ชื่อเรื่องระยะเวลา การค้นหา ปกติ (ก่อนการ ปรับปรุง) ระยะเวลา การค้นหา หลัง ปรับปรุง ระยะเวลาการ เปลี่ยนแปลง 1.สถานะรอ อนุมัติ 10นาที 12 วินาที 3 นาที7 นาที 12 วินาที 2.สถานะ อนุมัติ 13 นาที 10 วินาที 3 นาที 10 วินาที 10 นาที การติดตามผล 15

แผนภูมิแท่งก่อนและหลังปรับปรุง 16

การกำหนดมาตรฐานปฏิบัติงาน -การลดระยะเวลาในการค้นหาเอกสารโดย การ สร้างสถานะของเอกสารให้เป็น ปัจจุบัน -เมื่อเอกสารเข้าหรือออกจากหน่วยงาน ต้องscan เอกสารทันที - สร้างไฟล์ excel เพื่อแสดงสถานะเอกสาร 17

Annual Cost saving - ลดระยะเวลาในการค้นหาเอกสารที่สามารถนำเวลาที่เหลือ ไปทำหน้าที่อื่นได้ ซึ่งสามารถตีมูลค่าเวลาเป็นเงินได้ ขั้นตอนการรออนุมัติ -ปกติ : ใช้เวลาประมาณ 10 นาที เกิดต้นทุน 5 บาท -หลังการแก้ไข : ใช้เวลาประมาณ 3 นาที เกิดต้นทุน 1.5 บาท ทำให้ประหยัดต้นทุนได้ 3.5 บาท 18

Annual Cost saving ขั้นตอนการอนุมัติแล้ว -ปกติ : ใช้เวลาประมาณ 13 นาที เกิดต้นทุน 6.5 บาท -หลังการแก้ไข : ใช้เวลาประมาณ 3 นาที เกิดต้นทุน 1.5 บาท ทำให้ประหยัดต้นทุนได้ 5 บาท ดังนั้น ต้นทุนที่จะประหยัดได้คือ 8.5 บาท/ครั้ง x 20ครั้ง/เดือน x 12เดือน = 2,040 บาท/ปี 19

ผลที่ได้รับจากการทำQCC เจ้าหน้าที่ - ใช้เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง - มีการจัดเรียงเอกสารอย่างเป็นระบบ - การทำงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น ผลที่ได้รับจากการทำกิจกรรมQCC - สามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารได้ - นักศึกษาสามารถดำเนินการได้เร็วขึ้น สร้าง ความพึงพอใจให้กับนักศึกษา เจ้าหน้าที่ - ใช้เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง - มีการจัดเรียงเอกสารอย่างเป็นระบบ - การทำงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น ผลที่ได้รับจากการทำกิจกรรมQCC - สามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารได้ - นักศึกษาสามารถดำเนินการได้เร็วขึ้น สร้าง ความพึงพอใจให้กับนักศึกษา 20