งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ Copyright © A-HOST, All Right Reserved เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ บัญชีเจ้าหนี้ (Account.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


งานนำเสนอเรื่อง: "โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ Copyright © A-HOST, All Right Reserved เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ บัญชีเจ้าหนี้ (Account."— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ Copyright © A-HOST, All Right Reserved เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ บัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) Version 1.1

2 การควบคุมเอกสาร วันที่ผู้ปรับปรุง / แก้ไขเวอร์ ชั่น อ้างอิง 22-Nov-12Nuttawoot B.1.0Create Document 23-Nov-12Nuttawoot B.1.1Update Document ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่งวันที่ผู้ตรวจสอบ ชัยพร ช. เจริญยิ่ง / PM 23-Nov-12 การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร :

3 ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง ): ______________________ (______________________) วันที่ _____/_____/_____ หน่วยงาน ________________

4 ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ผู้ใช้งานระบบ (Key User): (______________________) วันที่ _____/_____/_____ หน่วยงาน ________________ ______________________ (______________________) วันที่ _____/_____/_____ หน่วยงาน ________________

5 ● แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความ ต้องการระบบงาน ● โครงสร้างหลัก ● ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่ ● ข้อเสนอแนะหัวข้อหลัก

6 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน ข้อที่รายละเอียดความ ต้องการ แนวทางการแก้ไข ปัญหา หน่วยงานผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-001แก้ไขปัญหาระบบไม่คืนค่า ภาษี หัก ณ ที่จ่าย เมื่อ ยกเลิกการจ่ายเงิน เป็น Bug ของระบบR11 ใน Applications R12 ไม่เกิด เหตุการณนี้ CMU ปัญหาระบบ/Bug AP-I-002แก้ไขปัญหารายงานงบ ทดลองเจ้าหนี้การค้าไม่ ถูกต้อง จัดทำ New Customize ทะเบียนคุมเจ้าหนี้รายตัว CMU ปรับปรุงรายงาน AP-I-003แก้ไขปัญหาใบแจ้งหนี้กรณี มีภาษี หัก ณ ที่จ่าย เมื่อมี การทำงานตามขั้นตอนนี้ ตั้งหนี้ ทำจ่าย รายการเช็ค จัดทำบัญชี แล้วยกเลิกล้างรายการ เช็ค จัดทำบัญชี รายการที่ ยกเลิกล้างรายการ ล้างรายการใหม่ จัดทำบัญชี รายการทางบัญชีจะหายไป ไม่ปรากฏรายการ การ แก้ไขปัญหาในปัจจุบัน ทำ โดยการ อัพเดทรายการ ทางบัญชี เป็น Bug ของระบบR11 ใน Applications R12 ไม่เกิด เหตุการณนี้ CMU ปัญหาระบบ/Bug

7 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน AP-I-001,3

8 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน AP-I-001,3

9 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน AP-I-001,3

10 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน AP-I-001,3

11 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน AP-I-001,3

12 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน ข้อที่รายละเอียดความ ต้องการ แนวทางการแก้ไข ปัญหา หน่วยงานผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-004 การตั้งหนี้ย้อนหลัง อยาก ให้เมื่อเลือกวันในใบแจ้ง หนี้ ให้กำหนดค่าตั้งตน วันที่ใน GL เหมือนกับ วัน ในใบแจ้งหนี้ (วันที่ใน GL ค่าตั้งตนจะเป็น วันที่ ปัจจุบันในแต่ละงวดบัญชี ในระบบใหม่เมื่อเลือกวันในใบ แจ้งหนี้ ระบบกำหนดวันที่ใน GL เหมือนกับวันที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice Date) คณะวิทยาศาสตร์ อื่นๆ

13 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน AP-I-004

14 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน AP-I-004

15 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน ข้อที่รายละเอียดความ ต้องการ แนวทางการแก้ไข ปัญหา หน่วยงานผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-005การตั้งหนี้ที่อ้างอิงใบสั่งซื้อ ในหน้าจอจับคู่ใบสั่งซื้อ อยากให้ระบบ เลือกได้ ทั้งหมด(Select All)ไม่ใช่ที ละรายการ ระบบไม่สามารถทำได้ คณะวิทยาศาสตร์ อื่นๆ AP-I-006 รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ วันที่ ลงนามในรายงานให้ กำหนดค่าตั้งต้นตามวันที่สั่ง พิมพ์ และเพิ่มงบประมาณ คงเหลือ ท้ายรายงาน ทำการแก้ไขรายงานรายงาน ใบสำคัญตั้งหนี้ ตาม Requirement ของ User คณะอุตสาหกรรม การเกษตร รายงาน AP-I-007 ในระบบเก่าขั้นตอนการจับคู่ PO ช้ามาก ในระบบใหม่จะ เร็วขึ้นหรือไม่ รอดูตอนทำสอบระบบ UAT ว่าช้าเหรอไม่ ในระบบ R12 มี ช่องใส่หมายเลข PO ที่หน้า Invoice สามารถใส่ได้ทันที คณะอุตสาหกรรม การเกษตร ระบบช้า

16 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน ข้อที่รายละเอียดความ ต้องการ แนวทางการแก้ไข ปัญหา หน่วยงานผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-008รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ ต้องการรายชื่อ คณบดี, ตำแหน่ง พิมพ์ออกจากระบบ ได้ แทนการปั้มตรายาง และ สามารถ เพิ่มและแก้ไข รายชื่อได้ อาจโดยต้องสร้าง Parameter ใน รายงาน เพื่อให้ User เลือกชือ คณบดีเพื่อให้ในการ ออกรายงาน และให้สามารถ Create ได้ คณะอุตสาหกรรม การเกษตร รายงาน AP-I-009รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ ต้อง สามารถ พิมพ์ตามรหัสผู้ บันทึกข้อมูลได้ เ พิ่ม Parameter ผู้จัดทำ ใน รายงานรายงานใบสำคัญตั้ง หนี้ และ สามารถเลือกพิมพ์ ตามผู้จัดทำได้ คณะ เกษตรศาสตร์ รายงาน AP-I-010อยากให้ทำการ Check Budget ได้จากระบบ3มิติ เนื่องจากปัจจุบัน เลือกรหัส Budget จากระบบ 3 มิติแล้ว ต้องไปใส่งบประมาณของ กองแผน ในช่องความสำคัญ เหมือนทำงาน ซ้ำซ้อน ยังคงต้องทำตามระบบเก่า เพราะ การบันทึกการกันและ การตัดใช้งบประมาณจริงๆจะ ตัดตามรหัสกองแผน10 หลัก ที่ระบบ E-Budget อีกระบบ คณะ แพทยศาสตร์-เงิน แผ่นดิน อื่นๆ

17 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน ข้อที่รายละเอียดความ ต้องการ แนวทางการแก้ไข ปัญหา หน่วยงานผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-011อยากได้รายงานเจ้าหนี้ คงเหลือ เพื่อใช้ในการกระทบ ยอดกับ GL จัดทำ New Customize ทะเบียนคุมเจ้าหนี้รายตัว กองตรวจสอบ รายงาน AP-I-012ต้องการรายงานการเขียน cheque ประจำวันซึงต้อง สามารถเลือกในแต่ละบัญชี ธนาคารได้ จัดทำ New Customize รายงานการสรุปทำเช็ค ประจำวัน คณะอุตสาหกรรม การเกษตร รายงาน AP-I-013ต้องการรายงานคุมใบสำคัญ (ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) ที่ยัง ไม่ได้รับเงิน จาก กองคลัง จัดทำ New Customize รายงานคุมใบสำคัญ(ลูกหนี้ เงินหมุนเวียน) คณะศึกษาศาสตร์ รายงาน AP-I-014ต้องการจะพิมพ์ cheque ออกจากระบบ จัดทำ New Customize และ ขอตัวอย่าง cheque ที่ ต้องการจะพิมพ์ออกจากระบบ คณะอุตสาหกรรม การเกษตร รายงาน AP-I-015ชื่อ Supplier ที่ต้องจ่ายเช็ค กับ ในระบบไม่เหมือนกัน (กรณี พิมพ์ Cheque ออก จากระบบ) ใช้ข้อมูล Flex Field ช่องจ่าย ให้ แล้ว ให้ ดึงข้อมูลช่องนี้ ไป ออกหน้าเช็ค คณะอุตสาหกรรม เกษตร การตั้งค่าในระบบ

18 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน ข้อที่รายละเอียดความ ต้องการ แนวทางการแก้ไข ปัญหา หน่วยงานผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-016อยากให้ระบบ Check ทำการ บันทึก Account Dr,Cr Segment กองทุน, แหล่งเงิน ถ้าไม่สัมพันธ์ ต้อง ไม่ให้สามารถ Validate ได้ ไม่สามารถทำได้ เนื่องระบบ ไม่กำหนด Balancing Segment ได้มากกว่า1 ซึงใน ปัจจุบัน Balancing Segment คือ Segment กองทุน คณะวิทยาศาสตร์ อื่นๆ AP-I-017ทศนิยมจากการจัดซื้อเมื่อมา ทำการตั้งหนี้ทศนิยมจะไม่ ตรงกันต้องทำการปันส่วน ภาษี(Allocate)ระบบใหม่จะ เกิดเหตุการณ์อย่างแบบนี้ หรือไม่ หลักการแก้ไข มุ่งเน้นไปที่ Excel ที่ User ใช้สำหรับถอด Vat ควรกำหนดทศนิมให้ สอดคล้องกับระบบ เพราะ กรณีที่ซัพพลายเออร์ เสนอ ราคาแบบรวม Vat มาอาจจะ เป็นส่วนหนึ่ง ไม่ใช่ทั้งหมด เพราะหากปรับที่ระบบอาจจะ ทำให้ไม่สามารถซื้อสินค้า ปริมาณมากๆแล้วราคาต่อ หน่วยน้อยๆได้ ดังนั้นเสนอให้ Excel ปรับทศนิมอย่างมากไม่ เกิน 5 ตำแหน่ง ซึ่งจะ สอดคล้องกับการเก็บต้นทุนที่ ระบบ Inventory และเมื่อจับคู่ ที่ AP ทศนิยม 2 ตำแหน่ง อาจจะมีผลต่างทศนิยมและ ต้องมีการปันส่วนภาษี (Allocate) การตั้งค่าระบบ

19 แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการ ระบบงาน ข้อที่รายละเอียดความ ต้องการ แนวทางการแก้ไข ปัญหา หน่วยงานผู้ให้ ข้อมูล ประเภทคาม ต้องการ AP-I-018ต้องการรายงานจ่ายเงินแล้ว Supplier ยังไม่รับเงิน (R11 จ่ายเงินที่ยังไม่ได้ล้าง รายการ) สามารถ Customize Report ได้แต่ต้องเพิ่ม Flex Filed วันที่ ผู้ขายมารับเช็คในหน้าจอ Payment ศูนย์ศรีพัฒน์ รายงาน AP-I-019เวลาทำใบตั้งหนี้ และ Print ออกมาไม่สามารถ Print หลาย Copy ได้ ทดลอง หาโปรแกรมที่จะมีใช้ ในระบบใหม่ คณะทันต แพทยศาสตร์ รายงาน AP-I-020อยากให้มี Report ประจำเดือน สามารถ List ได้ ว่าในแต่ละเดือนมีการตั้งหนี้ จำนวนเท่าไร มีรายงาน Invoice History สามารถใสเงือนไขตาม Invoice Date ได้ กองตรวจสอบ รายงาน AP-I-021ตอนตั้งหนี้ อยากให้ระบบ ตรวจสอบงบประมาณ คงเหลือให้เลย เนื่องจาก ปัจจุบันงบประมาณไม่ เพียงพอ ระบบก็ตรวจสอบ (Validate) ผ่านได้ เมื่อทำการ ตรวจสอบ (Validate) ระบบทำการ Check งบถ้าไม่มีงบประมาณ จะ Validate ไม่ผ่าน ติด Hold คณะ วิศวกรรมศาสตร์ การตั้งค่าระบบ

20 โครงสร้างหลัก

21 โครงสร้างหลัก เลขที่ใบสำคัญตั้งหนี้ (Invoice Voucher) เลขที่เอกสาร X XX XXXXXX 1-ใบแจ้งหนี้ 2-ใบลดหนี้ 3-ใบเพิ่มหนี้ ปีงบประมาณ เลขที่ Running ประเภทเอกสาร

22 โครงสร้างหลัก เลขที่ใบสำคัญจ่ายเงิน (Payment Voucher) เลขที่เอกสาร X XX XXXXXX 1-ธนาคารจริง 2-ธนาคารพัก ปีงบประมาณ เลขที่ Running ประเภท

23 Payable new Process Flow

24 สัญลักษณ์ Direction of Flow Automation Process Manual Operation Document Electronic Data Predefined Process Decision Off-page Reference On-page Reference Responsible Section Officer Document Name Manual Description Process Description Decision Data Description A 1 Predefined Process

25 ขั้นตอนการทำงานของระบบ ( ลูกหนี้เงิน หมุนเวียน ) เจ้าหน้าที่ คณะ บันทีกรายการ Invoice Prepayment ตอนยืมเงินที่คณะ(BOOK คณะ) 1.ตอนยืมเงินที่คณะ(BOOK คณะ) Dr ลูกหนี้เงินหมุนเวียน XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Dr เจ้าหนี้บุคคลากรXXX Cr ธนาคาร (เงินหมุนเวียน)* XXX * ธนาคาร (เงินหมุนเวียน) คือ บัญชีธนาคารจริงของคณะต่างๆ จ่ายเงินตามรายการ Prepayment

26 ขั้นตอนการทำงานของระบบ ( ลูกหนี้เงิน หมุนเวียน ) เจ้าหน้าที่ คณะ Dr ใบสำคัญ XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Dr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Cr ลูกหนี้เงินหมุนเวียน XXX 2.ตอนนำเงินมาเคลียร์ที่คณะ (BOOK คณะ) จำนวนเงินที่เคลียร์ เทียบกับจ่ายล่วงหน้า น้อยกว่า มากกว่า เท่ากัน AR แก้ไข Invoice บันทีกรายการ Invoice Standard ทำการจ่ายเงิน เพิ่มเติม บันทึกรายการ Invoice เพิ่มเติม ทำการล้างรายการกับ การจ่ายล่วงหน้า (Apply Prepayment) บันทีกรับเงิน(AR) ที่คณะ สามารถจ่ายเงิน ส่วนเกินของ ใบสำคัญได้หรือ ? ส่งอนุมัติขอเบิก เป็นค่าใช้จ่าย บันทึกรายการ Invoice ลงค่าใช้จ่ายตาม แผนงาน ได้ ไม่ได้ ทำการจ่ายเงิน เพิ่มเติม Dr ค่าใช้จ่ายตามแผนงาน XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX

27 ขั้นตอนการทำงานของระบบ ( ลูกหนี้เงิน หมุนเวียน ) เจ้าหน้าที่ คณะ Dr ค่าใช้จ่าย... XXX Cr เจ้าหนี้… XXX Dr.เจ้าหนี้….. XXX Cr เงินฝากธนาคารกองคลัง* XXX 3.ตอนตั้งหนี้เพื่อรับรู้ค่าใช้จ่าย (BOOK คณะ) กองคลัง ตั้งหนี้ไปค่าใช้จ่าย ตาม ใบสำคัญที่อออก *เงินฝากธนาคารกองคลัง คือ บัญชีธนาคารจริงของ กองคลัง ที่จะจ่ายให้คณะ กองคลังทำจ่ายให้ บันทีกรายการ Invoice Standard จ่ายเงินตามรายการ Invoice

28 ขั้นตอนการทำงานของระบบ ( ลูกหนี้เงิน หมุนเวียน ) เจ้าหน้าที่ คณะ 4.คณะรับเงิน(AR)จากที่กองคลังทำจ่าย Dr. ธนาคาร(เงินหมุนเวียน)* XXX Cr ใบสำคัญ XXX * ธนาคาร (เงินหมุนเวียน) คือ บัญชีธนาคาร จริงของคณะต่างๆ รับเงินในระบบ AR

29 ข้อเสนอแนะ

30 ข้อเสนอแนะ Solutions 1 (CM) Invoice Payment Reconciliation Payable Cash Management การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เจ้าหนี้ Manual Clearing ล้างเช็คในระบบ Manual Clearing ล้างเช็คในระบบ Reconciliation Statement Reconciliation Statement Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. บัญชีพัก(Clearing)* Dr.บัญชีพัก(Clearing)* Cr. บัญชีธนาคาร รายงาน เช็ค ค้างจ่าย รายงาน เช็ค ค้างจ่าย รายงาน เช็ครอ เคลียร์ statement

31 ข้อเสนอแนะ Solutions 2 (AP) Invoice Payment Reconciliation Payable Cash Management การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เจ้าหนี้ Manual Clearing ล้างเช็คในระบบ Manual Clearing ล้างเช็คในระบบ Reconciliation Statement Reconciliation Statement Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. บัญชีธนาคาร* Dr. บัญชีธนาคาร* Cr. บัญชีธนาคาร รายงาน เช็ค ค้างจ่าย รายงาน เช็ค ค้างจ่าย รายงานเช็ค รอเคลียร์ statement

32 ข้อเสนอแนะ Solutions 1Solutions 2 บันทีกบัญชีธนาคาร ตอน Supplier นำเช็คไป ขึ้น เงิน โดยเมื่อ ทำการจ่ายเงิน จะบันทึกบัญชีพัก แล้ว จะทำการกลับ รายการลงบัญชีธนาคาร เมื่อทำการ กระทบยอด(Reconcile) กับ Statement ธนาคาร บันทีกบัญชีธนาคารตอนทำจ่ายเงิน จะผูกรหัสบัญชี ธนาคารไว้ และเมื่อStatement ธนาคารมา จะทำการ กระทบยอด(Reconcile)เพื่อตรวจสอบว่าการจ่ายเงิน ในระบบครบและยอดเงินตรงตามที่อยู่ใน Statement หรือไม่ ข้อดี บัญชีธนาคารในระบบจะตรงกับบัญชีธนาคาร เพราะ จะบันทึกบัญชีธนาคารในระบบตามยอดที่มีใน Statement ข้อดี เงินออกจากบัญชีธนาคารเมื่อจ่ายเงิน จะไม่ตกหล่น และ กระทบยอดเพื่อใช้ในการตรวจสอบ สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที (ถ้าส่งข้อมูลเข้าบัญชีแยกประเภท GL) ข้อจำกัด ถ้าทำการกระทบยอด(Reconcile)จะทำให้บัญชี ธนาคารบันทึกไม่ครบทำให้ ยอดคงเหลือในบัญชี ธนาคารไม่ถูกต้อง ไม่สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ ทันที เพราะต้องทำการกระทบยอด (Reconcile)ก่อน ข้อจำกัด ถ้าผู้ขายยังไม่มารับเงินค้างหลายๆเดือน เงินบัญชี ธนาคารจะไม่ตรงในระบบ เพราะระบบตัดเงินออก ตั้งแต่ทำรายการจ่ายเงิน การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย

33


ดาวน์โหลด ppt โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ Copyright © A-HOST, All Right Reserved เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ บัญชีเจ้าหนี้ (Account.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


Ads by Google