งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

Microsoft Word MailMerge

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


งานนำเสนอเรื่อง: "Microsoft Word MailMerge"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 Microsoft Word 2007-11-MailMerge
การสร้างจดหมายเวียน จดหมายเวียนคืออะไร วิธีการสร้างจดหมายเวียน การสร้างเนื้อหาและการตั้งค่าจดหมายเวียน การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตารางเวิร์คบุ๊ค การสร้างซองจดหมายเวียน เรียบเรียงโดย อ.ดร.ชุรี เตชวุฒิและอ.วรวุฒิ ศรีสุขคำ

2 จดหมายเวียน จดหมายเวียน (Mail Merge) คือ การสร้างจดหมายหลายฉบับให้มีเนื้อหาเหมือนกัน แต่สิ่งที่แตกต่างกันคือ ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ หากเราต้องพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับให้กับผู้รับทีละคนจะทำให้เสียเวลาและค่อนข้างยุ่งยาก

3 องค์ประกอบของการสร้างจดหมายเวียน
เนื้อความจดหมาย คือ เอกสารเริ่มต้นที่นำมาสร้างเป็นจดหมายเวียน เช่นจดหมาย ข้อความ หรือแบบฟอร์มต่างๆ เพื่อใช้เป็นต้นแบบของการพิมพ์ส่งให้ผู้รับรายอื่นๆ ข้อมูลผู้รับจดหมาย คือ ข้อมูลรายชื่อและที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งจะเก็บอยู่ในตารางเวิร์คบุ๊คหรือตารางฐานข้อมูล

4 การสร้างจดหมายเวียน แบ่งเป็น 2 ส่วนคือ
การสร้างเนื้อหาและการตั้งค่าจดหมายเวียน การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตารางเวิร์คบุ๊ค

5 การสร้างเนื้อหาและการตั้งค่าจดหมายเวียน (ด้วยWizard)
พิมพ์เนื้อความจดหมาย คลิกแท็บ Mailings คลิกปุ่ม Start Mail Merge คลิกเลือก Step by Step Mail Merge Wizard… คลิกเลือกรูปแบบที่จะนำมาใช้เป็นจดหมายเวียน คลิกที่ Next: Starting document คลิกเลือก Use the current document เพื่อนำเอกสารที่กำลังใช้งานนี้ทำเป็นแม่แบบจดหมายเวียน คลิกที่ Next: Select recipients

6 การสร้างเนื้อหาและการตั้งค่าจดหมายเวียน (ด้วยWizard)
2 3 4 1

7 การสร้างเนื้อหาและการตั้งค่าจดหมายเวียน (ด้วยWizard)
5 6

8 การสร้างเนื้อหาและการตั้งค่าจดหมายเวียน (ด้วยWizard)
7 8

9 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
คลิกเลือก Type a new list เพื่อเลือกผู้รับจากการพิมพ์ข้อมูลผู้รับใหม่ คลิก Create… เพื่อสร้างข้อมูลผู้รับ พิมพ์ข้อมูลต่างๆของผู้รับลงในช่องว่าง เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เป็นต้น คลิกปุ่ม New Entry เพื่อป้อนข้อมูลผู้รับรายถัดไป เมื่อป้อนข้อมูลผู้รับครบหมดแล้ว คลิกปุ่ม OK พิมพ์ชื่อลงในช่อง File Name: เพื่อบันทึกเป็นฐานข้อมูล คลิกปุ่ม Save คลิกเลือกรายชื่อที่ต้องการส่งจดหมายเวียน คลิกปุ่ม OK คลิกที่ Next: Write your letter

10 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
3 1 2 4 5

11 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
6 7

12 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
8 9 10

13 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
คลิกตำแหน่งที่ต้องการใส่ข้อมูลของผู้รับ คลิกที่ More items… เลือกข้อมูลผู้รับที่ต้องการใส่ลงในจดหมายเวียน คลิกปุ่ม Insert คลิกปุ่ม Close จะปรากฏชื่อและนามสกุลตรงบริเวณที่ต้องการในจดหมายเวียน จากนั้นคลิกที่ Next: Preview your letters คลิกที่ Next: Complete the merge จะปรากฏหน้าจอ Complete the merge คุณสามารถสั่งพิมพ์หรือส่งอีเมลจดหมายถึงผู้รับต่อไป

14 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
11 12

15 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
13 14 15

16 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
จะปรากฏ tag ชื่อและนามสกุลตรงบริเวณที่ต้องการในจดหมายเวียน 16

17 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
17

18 จะปรากฏหน้าจอ Complete the merge

19 การสร้างข้อมูลผู้รับจดหมายในตาราง
ต้องทำการ merge รวมเป็นหนึ่งไฟล์เอกสารก่อน และหากต้องการแก้ไขหรือปรับปรุงรายละเอียดเนื้อหาในจดหมายสามารถทำได้ โดยคลิกเลือก Edit individual letter ทำการ merge รวมเป็นหนึ่งไฟล์เอกสาร ถ้าต้องการ merge ทั้งหมดให้คลิกเลือก All และคลิก OK จากนั้นจึงทำการบันทึก Save เป็นหนึ่งไฟล์เอกสาร และสามารถสั่งพิมพ์ Print ออกทางเครื่องพิมพ์ได้เหมือนกับเอกสารทั่วไป

20 18

21 19

22 20

23 การสร้างซองจดหมายเวียน
คลิกแท็บ Mailings คลิกปุ่ม Start Mail Merge คลิกเลือก Step by Step Mail Merge Wizard… คลิกเลือก Envelopes เพื่อกำหนดหน้ากระดาษเป็นซองจดหมาย คลิกเลือก Next: Starting document คลิกที่ Next: Select recipients

24 การสร้างซองจดหมายเวียน
1 2 3

25 การสร้างซองจดหมายเวียน
4 5

26 การสร้างซองจดหมายเวียน
6

27 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
คลิกเลือก Use an existing list คลิกที่ Select a different list… คลิกเลือกโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ฐานข้อมูลผู้รับ เลือกไฟล์ฐานข้อมูลผู้รับ คลิกปุ่ม Open คลิกเครื่องหมายถูกหน้าข้อมูลผู้รับที่ต้องการจ่าหน้าซอง คลิกปุ่ม OK

28 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
คลิกที่ Next: Arrange your envelop คลิกที่ Address block… เพื่อใส่ชื่อที่อยู่ผู้รับ คลิกเลือกรูปแบบการวางชื่อที่อยู่ผู้รับ คลิกปุ่ม OK คลิกที่ Next: Preview yours envelopes คลิกที่ Next: Complete the merge จะปรากฏหน้าจอ Complete the merge

29 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
7 8

30 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
9 10 11

31 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
12 13

32 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
14

33 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
15

34 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
16 17 จะปรากฏข้อความ <<AddressBlock>> บนหน้ากระดาษ

35 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
18

36 การเรียกใช้ข้อมูลผู้รับจดหมายจากฐานข้อมูล
19

37 ปรากฏหน้าจอ Complete the merge แสดงว่าซองจดหมายเวียนเสร็จเรียบร้อยแล้ว
20 ปรากฏหน้าจอ Complete the merge แสดงว่าซองจดหมายเวียนเสร็จเรียบร้อยแล้ว


ดาวน์โหลด ppt Microsoft Word MailMerge

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


Ads by Google