การบริหารความเสี่ยงห้องสมุด:กรณีศึกษา

งานนำเสนอเรื่อง: "การบริหารความเสี่ยงห้องสมุด:กรณีศึกษา"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การบริหารความเสี่ยงห้องสมุด:กรณีศึกษา
ดร.นฤมล รื่นไวย์ ศูนย์ความรู้ (ศคร.) สถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี แห่งประเทศไทย (วว.)

2 รู้จักความเสี่ยง ความเสี่ยง = ภัยคุกคามต่อความสำเร็จขององค์กร
การบริหารจัดการความเสี่ยง = กระบวนการในการตระหนักถึงความเสี่ยงและวิธีการในการลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด 30 Aug 2010

3 30 Aug 2010

4 รู้จักความเสี่ยง การประเมินความเสี่ยง
พื้นฐานในการสร้างหรือพัฒนาระบบเพื่อสร้างกรอบการควบคุมภายใน internal control ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารได้รับรู้ถึงสถานภาพของทรัพย์สินขององค์กรที่มีอยู่ 30 Aug 2010

5 ปัจจัยแวดล้อมต่อการเกิดความเสี่ยง
ความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ความคาดหวังของผู้ใช้บริการ การแข่งขันที่ดุเดือดรุนแรง การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี 30 Aug 2010

6 ปัจจัยสำคัญของความเสี่ยงในห้องสมุด
คน (expertise) การเงิน งบประมาณ (ผลกระทบทางเศรษฐกิจ) 30 Aug 2010

7 ปัจจัยสำคัญของความเสี่ยงในห้องสมุด
ทรัพยากรสารสนเทศ (print, digital) อุปกรณ์ (คอมพิวเตอร์) สิ่งแวดล้อมต่างๆ (ปลวก รา ความชื้น ภัยธรรมชาติ) การเมือง (ภายในหน่วยงาน ภายนอกหน่วยงาน) 30 Aug 2010

8 การดำเนินงานด้านความเสี่ยง
การบ่งชี้ความเสี่ยง ทบทวนสภาวะแวดล้อมภายนอก เศรษฐกิจ การเมือง สังคม เทคโนโลยี และสภาวะต่างๆ natural man-made 30 Aug 2010

9 การดำเนินงานด้านความเสี่ยง
พันธกิจของห้องสมุด ประเภทของทรัพยากรห้องสมุด กรอบแนวทางการควบคุมและดูแลรักษา เพื่อลด ความเสี่ยงในการดำเนินกิจการ 30 Aug 2010

10 การดำเนินงานด้านความเสี่ยง
การพัฒนา การสงวนรักษา การให้บริการ การยืม คืน ไม่อยู่ที่ชั้น สูญหาย ถูกขโมย แคตตาล็อกไม่ถูกกลุ่ม ค้นไม่เจอ 30 Aug 2010

11 การดำเนินงานด้านความเสี่ยง
การลดโอกาสความเสี่ยง ด้วยการพัฒนากรอบในการควบคุมภายใน เชื่อมโยงกิจกรรมประจำวันเข้ากับนโยบายเรื่องความเสี่ยง และขั้นตอนในการทำงาน การควบคุมภายในนั้น ต้องช่วยลดความเสี่ยง 30 Aug 2010

12 กรณีศึกษาในสหรัฐอเมริกา
Library of Congress Caltech Library System Denver Public Library Harvard College Library 30 Aug 2010

13 Library of Congress พันธกิจ (Mission)
จัดหาทรัพยากรสารสนเทศให้มีความพร้อมและเป็นประโยชน์ต่อสมาชิกรัฐสภาและประชาชนอเมริกัน 30 Aug 2010

14 Library of Congress พันธกิจ (Mission)
สร้างความยั่งยืนและสงวนรักษาไว้ซึ่งทรัพยากรความรู้ที่รวบรวม (knowledge collection) และการสร้างสรรค์เพื่อชนรุ่นอนาคต 30 Aug 2010

15 Library of Congress มีประเภท Collections ที่หลากหลาย และมีระดับคุณค่าที่แตกต่างกัน การมี collections ที่ครอบคลุมแทบทุกด้านอย่างกว้างขวางเป็นเรื่องจำเป็น 30 Aug 2010

16 Library of Congress Collection เพื่อการวิจัยมีความสำคัญและมีคุณค่ามากที่สุด จึงต้องการการดูแล สงวนรักษาในระยะยาว 30 Aug 2010

17 Library of Congress ต้นทุนในการจัดหา ขั้นตอนในการดำเนินการ และการสงวนรักษาทรัพยากรใน collection ต้นทุนในการดูแลรักษาทรัพยากรให้มีความทันสมัย มีความคงทน และเข้าถึงได้โดยสะดวก 30 Aug 2010

18 Library of Congress ความเสี่ยงที่สำคัญในการดำเนินงานของ Library of Congress ได้แก่ การขาดความต่อเนื่องของ Collection ไม่สามารถจัดหาทรัพยากรสารสนเทศที่สำคัญต่อการวิจัย ซึ่งเป็นที่ต้องการของผู้ใช้บริการ 30 Aug 2010

19 Library of Congress ไม่สามารถจัดหาทรัพยากรเพื่อให้บริการได้ตามเวลา และเหมาะสมกับยุคสมัย 30 Aug 2010

20 Library of Congress ไม่สามารถสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศใน collections ให้อยู่ในสภาพที่ดี ไม่เกิดการเสียหาย physical degradation ขึ้นกับสื่อหลายๆ ประเภทของห้องสมุด หรือการเกิดความเสียหายจากการใช้งาน 30 Aug 2010

21 Library of Congress ความเสี่ยงจากการที่ทรัพยากรสารสนเทศถูกขโมย เกิดการเสียหาย หรือ เกิดความสูญเสียอันเนื่องมาจากอุบัติเหตุ 30 Aug 2010

22 Harvard College Library
ภารกิจหลัก “ให้การสนับสนุนการสอนและการวิจัยของคณะศิลปศาสตร์และวิทยาศาสตร์ในสาขาต่างๆ รวมทั้งมหาวิทยาลัย นอกจากภารกิจในขั้นพื้นฐานนี้แล้ว ยังรวมถึงการสนับสนุนชุมชนวิชาการในวงกว้างด้วย” 30 Aug 2010

23 Denver Public Library พันธกิจ
การช่วยให้ประชาชนในชุมชนบรรลุศักยภาพของตนอย่างเต็มที่ โดยการให้บริการข้อมูลข่าวสาร ให้การศึกษา ให้แรงบันดาลใจ และให้ความบันเทิงแก่ผู้ใช้บริการ 30 Aug 2010

24 Denver Public Library นโยบายการจัดหาทรัพยากร การอนุรักษ์ และมาตรการด้านความปลอดภัย และระบบการยืม-คืน จะแตกต่างจากสถาบันหรือห้องสมุดอื่นๆ ที่มีผู้ใช้บริการเป็นกลุ่มหรือชุมชนในระดับประเทศ 30 Aug 2010

25 Caltech Library System
ให้บริการทรัพยากรห้องสมุดและการบริการสารสนเทศที่ทันสมัย ด้วยคุณภาพสูงสุด ภายในเวลาอันรวดเร็วและคุ้มค่าการลงทุน 30 Aug 2010

26 Caltech Library System
ห้องสมุดทางด้านวิทยาศาสตร์เทคโนโลยี ให้ความสำคัญกับ ความทันสมัยของสารสนเทศ currency of information มีความต้องการในการดูแลรักษาทรัพยากรสารสนเทศที่แตกต่างกัน 30 Aug 2010

27 Caltech Library System
สถาบันการวิจัยต้องพบกับความเสี่ยงด้านต่างๆ เช่น เทคโนโลยี ความคาดหวังของผู้ใช้บริการ 30 Aug 2010

28 Caltech Library System
รูปแบบสื่ออิเล็กทรอนิกส์ของงานวิจัยต่างๆ ต้องการเครื่องมือการสืบค้นที่สะดวก รวดเร็ว ไม่เป็นที่ผิดหวังของผู้ใช้บริการ 30 Aug 2010

29 Caltech Library System
ลักษณะที่แตกต่างจากห้องสมุดอื่น จึงต้อง สมัครเป็นสมาชิกฐานข้อมูลต่างๆ เป็นสมาชิกวารสารอิเล็กทรอนิกส์ ทรัพยากรเพื่อการบริการ ควรอยู่ในรูปแบบ digital ต้องลงทุนด้าน IT 30 Aug 2010

30 กรณีศึกษาในอังกฤษ 30 Aug 2010

31 British Library บ่งชี้ความเสี่ยง และจัดลำดับ เพื่อให้มั่นใจว่าการวิเคราะห์และการเปรียบเทียบความเสี่ยงนั้นอยู่บนพื้นฐานเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ เลือกควบคุมเฉพาะความเสี่ยงหลักก่อน (the major ones) 30 Aug 2010

32 British Library จัดทำแผนธุรกิจของห้องสมุด (Library’s business plans)
ตั้งทีมบริหารความเสี่ยง เพื่อติดตามและทบทวนความคืบหน้า เขียนกระบวนการบริหารจัดการโครงการของห้องสมุด 30 Aug 2010

33 British Library “Any internal or external event that might adversely affect the ability of the Library to achieve its strategy, policy or operational goals.” 30 Aug 2010

34 British Library “เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทั้งภายในหรือภายนอก ที่อาจมีผลกระทบต่อความสามารถในการดำเนินการของห้องสมุด มิให้บรรลุตามกลยุทธ์ นโยบาย หรือเป้าหมายในการปฏิบัติการ” 30 Aug 2010

35 British Library ส่วนหนึ่งของการวางแผนบริหารห้องสมุด และเฝ้าระวังกระบวนการ ที่มีกรอบการทำงานในการควบคุมภายใน 30 Aug 2010

36 British Library การพิจารณาถึงการจัดสรรทรัพยากรห้องสมุด การจัดลำดับความสำคัญ และการจัดทำรายงานเกี่ยวกับกระบวนการการควบคุมภายใน 30 Aug 2010

37 British Library ผู้บริหารและพนักงานจะต้องรู้แจ้งถึงวัตถุประสงค์ของห้องสมุดคืออะไร และอะไรคือสิ่งที่จะมาขัดขวางไม่ให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้นๆ 30 Aug 2010

38 British Library ต้องพิจารณาว่าเหตุการณ์ความเสี่ยงนั้น มีแนวโน้มว่าจะเกิดข้น และจะมีผลกระทบอย่างไร 30 Aug 2010

39 Pilkington Library Loughborough University
Disaster Control Plan สร้างจิตสำนึกผ่านทาง Intranet จุดมุ่งหมายของแผน รายละเอียดของการประกันภัย 30 Aug 2010

40 Pilkington Library Loughborough University
ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องความปลอดภัย การรับมือและการจัดการกับทรัพยากรห้องสมุดที่เสียหาย 30 Aug 2010

41 Pilkington Library Loughborough University
สิ่งที่มีอยู่ในแผน รวบรวมข้อมูลในการรับมือกับความเสี่ยงหรือความหายนะ 30 Aug 2010

42 Pilkington Library Loughborough University
นำมาประมวลเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อสามารถใช้ได้ทันท่วงทีในยามฉุกเฉิน เช่น รายละเอียดที่ติดต่อของหน่วยงานต่างๆ เช่น บริษัทผู้เชี่ยวชาญในการกอบกู้ความเสี่ยง และ ข้อมูลด้านความปลอดภัย (Security information) 30 Aug 2010

43 Pilkington Library Loughborough University
กระบวนการ ขั้นตอนในสถานการณ์ต่างๆ รวมทั้งการรายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้น การจัดทำแผนผังห้องสมุด โดยใช้เทคโนโลยี เพื่อให้ผู้ใช้สามารถคลิกเข้าดูได้ 30 Aug 2010

44 Pilkington Library Loughborough University
แผนใช้สำหรับทั้งบุคลากรมหาวิทยาลัยและนักศึกษา มีการประเมินผลโดยใช้ แบบสอบถาม 30 Aug 2010

45 Disaster management 30 Aug 2010

46 Disaster management ทุนการวิจัยจาก Arts and Humanities Research Council โครงการ ‘Safeguarding heritage at risk: disaster management in UK archives, libraries and museums’, ระหว่างปี ค.ศ Graham Matthews Head of Department Information Science Loughborough University 30 Aug 2010

47 Disaster management สำรวจ 1996 archives, libraries and museums
a response rate of 32% 30 Aug 2010

48 Disaster management แบบสอบถาม เกี่ยวกับ disaster control plan; training; in-house disaster ของห้องสมุด หอจดหมายเหตุ และพิพิธภัณฑ์ต่างๆ กิจกรรมในการบริหารจัดการ การจัดการที่เกี่ยวข้องกับภายนอก ความเห็นที่มีต่อการบริหารความหายนะ 30 Aug 2010

49 Disaster management ประสบการณ์ที่เคยพบความหายนะด้านต่างๆ 30 Aug 2010

50 Disaster management สร้างให้เกิดความตระหนักเกี่ยวกับด้านอาคารสถานที่ เช่น การซ่อมบำรุง การตรจสอบอย่างวม่ำเสมอ การปรับปรุงแผนให้ทันสมัย 30 Aug 2010

51 Disaster management ความสำคัญของการฝึกอบรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งความรู้เกี่ยวกับความหายนะที่อาจเกิดขึ้น แผนการควบคุมและการรับมือกับความหายนะที่อาจเกิดขึ้น 30 Aug 2010

52 Disaster management ความพร้อมและความพอเพียงของอุปกรณ์ฉุกเฉินที่เหมาะสมกับสถานที่ 30 Aug 2010

53 ความเสี่ยงของ ทรัพยากร Digital
Digital Preservation Coalition (UK) หน่วยงานไม่แสวงหาผลกำไร ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี ค.ศ. 2001 30 Aug 2010

54 ความเสี่ยงของ ทรัพยากร Digital
Digital Preservation Coalition (UK) ผลักดันให้เกิดความร่วมมือระหว่างห้องสมุด เพื่อให้เกิดความมั่นคง ปลอดภัยในการสงวนรักษาทรัพยากรในอังกฤษ ร่วมมือกับหน่วยงานนานาประเทศเพื่อแสวงหาความรู้ที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากร digital 30 Aug 2010

55 มาตรฐานการบริหารความเสี่ยง ออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์
30 Aug 2010

56 มาตรฐานการบริหารความเสี่ยง ออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์
The Australian New Zealand Risk Management Standard (AS/NZ 4360:2004) คำจำกัดความ “ความเสี่ยง” “the culture, processes and structures that are directed towards the effective management of potential opportunities and adverse effects”.  30 Aug 2010

57 30 Aug 2010

58 มาตรฐานการบริหารความเสี่ยง ออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์
AS/NZ 4360:2004 Risk Management Process 1.   สื่อสารและปรึกษา (Communicate and Consult)  การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและการปรึกษาหารือ การศึกษาเกี่ยวกับเรื่องความเสี่ยงเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อให้กระบวนการบริหารความเสี่ยงประสบผลอย่างเป็นบูรณาการ 30 Aug 2010

59 มาตรฐานการบริหารความเสี่ยง ออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์
AS/NZ 4360:2004 Risk Management Process 2. การกำหนดบริบท (Establish the Context) เข้าใจถึงกลยุทธ์ การบริหารองค์กร และการบริหารความเสี่ยง ทำการประเมินความเสี่ยงขององค์กร ที่สัมพันธ์เชื่อมโยง บริบทภายนอกกับสภาวะแวดล้อมภายใน 30 Aug 2010

60 มาตรฐานการบริหารความเสี่ยง ออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์
AS/NZ 4360:2004 Risk Management Process 3. บ่งชี้ความเสี่ยง (Identify Risks)  บ่งชี้โครงการที่มีการกำหนดกลยุทธ์ แผนปฏิบัติการของความเสี่ยงด้านต่างๆ ที่เป็นระบบ แสดงให้เห็นทั้งภาพย่อย และภาพรวมของกระบวนการในการดำเนินการ 30 Aug 2010

61 มาตรฐานการบริหารความเสี่ยง ออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์
AS/NZ 4360:2004 Risk Management Process 4.   วิเคราะห์ความเสี่ยง (Analyse Risks)  การคาดการณ์ถึงแนวโน้มผลลัพธ์หรือผลกระทบ ที่อาจเกิดขึ้น นำมาจัดอันดับความรุนแรงของความเสี่ยง  ถ้ารุนแรงมาก อาจต้องให้หน่วยงานแม่เข้ามาสนับสนุนมากขึ้น 30 Aug 2010

62 มาตรฐานการบริหารความเสี่ยง ออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์
AS/NZ 4360:2004 Risk Management Process 5.   การประเมินความเสี่ยง (Evaluate Risks) การประเมินเพื่อจัดลำดับ ความรุนแรง  จัดลำดับความสำคัญตามมาตรฐานเดียวกัน 30 Aug 2010

63 มาตรฐานการบริหารความเสี่ยง ออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์
AS/NZ 4360:2004 Risk Management Process 6.  ความเสี่ยงที่คุกคาม (Treat Risks)  การพัฒนาและการปฏิบัติ เพื่อลดความเสี่ยง ได้แก่แผนปฏิบัติการต่างๆ รวมทั้งงบประมาณการสนับสนุนที่ต้องใช้ 30 Aug 2010

64 มาตรฐานการบริหารความเสี่ยง ออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์
AS/NZ 4360:2004 Risk Management Process 7.   การเฝ้าระวังและการทบทวน (Monitor and Review)   มีการเฝ้าระวังและทบทวนความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง  ตรวจสอบประสิทธิผลของแผนการบริหารความเสี่ยง 30 Aug 2010

65 ผลที่ได้รับจากการบริหารความเสี่ยง
ความเปลี่ยนแปลงทางด้าน collection การนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ให้เหมาะสมกับผู้ใช้บริการ เช่น booktalks 30 Aug 2010

66 ผลที่ได้รับจากการบริหารความเสี่ยง
การให้ความรู้กับผู้ใช้บริการ เช่น ความรู้เท่าทันสารสนเทศ information กลุ่มนักอ่าน book discussion groups ทำให้ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารและหน่วยงานอื่นๆ อย่างเป็นรูปธรรม 30 Aug 2010

67 ขอบคุณ & คำถาม 30 Aug 2010