งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

โครงการ พัฒนาการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี โดย กลุ่ม CLEAR.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


งานนำเสนอเรื่อง: "โครงการ พัฒนาการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี โดย กลุ่ม CLEAR."— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 โครงการ พัฒนาการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี โดย กลุ่ม CLEAR

2 ประเภทของโครงการ •เป็นโครงการ Cross Function •หน่วยงานที่ร่วมในโครงการ 1.ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี 2.ส่วนระบบสารสนเทศ •เป็นโครงการ Cross Function •หน่วยงานที่ร่วมในโครงการ 1.ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี 2.ส่วนระบบสารสนเทศ

3 กระบวนการ ที่นำมาพัฒนา (VSM) นำกระบวนการจัดเก็บเอกสารมาพัฒนา เพื่อให้ใช้เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง นำกระบวนการจัดเก็บเอกสารมาพัฒนา เพื่อให้ใช้เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง

4 ที่มา/มูลเหตุ จูงใจของโครงการ  การค้นหาเอกสารใช้เวลามาก  การเก็บรักษาเอกสารใช้พื้นที่มาก และขาดความเป็นระเบียบเรียบร้อย  ความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูล  การสูญหายของเอกสาร  ปัญหาสุขภาพของเจ้าหน้าที่เก็บรักษา และสืบค้นเอกสาร  การค้นหาเอกสารใช้เวลามาก  การเก็บรักษาเอกสารใช้พื้นที่มาก และขาดความเป็นระเบียบเรียบร้อย  ความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูล  การสูญหายของเอกสาร  ปัญหาสุขภาพของเจ้าหน้าที่เก็บรักษา และสืบค้นเอกสาร

5 เป้าหมายและตัวชี้วัด ตัวชี้วัดก่อนทำโครงการ หลังจากทำโครงการ สำเร็จแล้ว 1.จำนวนครั้งที่ค้นหาเอกสารไม่พบ1 ครั้ง0 ครั้ง 2. ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสาร ที่หาไม่พบ 1 สัปดาห์1นาที 3.จำนวนครั้งที่ค้นหาเอกสารพบ100% 4.ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสาร ที่หาพบ 22 นาที–12 ชม.38 นาที1 นาที 5.พื้นที่ใช้ในการเก็บเอกสาร12 ตารางเมตร8 ตารางเมตร

6 VSM การจัดเก็บเอกสาร

7 VSM ค้นหาเอกสาร

8 สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

9 แนวทางการแก้ไขปัญหา  ใช้การ Scan เอกสารจัดเก็บในรูปแบบ Digital File  ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยคุณสมบัติของ โปรแกรมที่จะนำมาใช้งาน ต้องเป็น Enterprise Resource Planning (ERP) หรือมีคุณลักษณะใกล้เคียงกับ ERP คือ - ต้องสามารถเก็บข้อมูลทุกอย่างเป็น Common Database ที่นำเข้าโดยหน่วยงานต่างๆไว้ใน โปรแกรมนี้ และทุกหน่วยงานสามารถใช้ข้อมูล ร่วมกันได้ - ต้องสามารถกำหนดสิทธิ์ในการสืบค้นข้อมูล ของแต่ละหน่วยงาน และแต่ละบุคคลได้ เพื่อ ความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูล  ใช้วงเงินงบประมาณไม่เกิน 450,000 บาท  ใช้การ Scan เอกสารจัดเก็บในรูปแบบ Digital File  ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยคุณสมบัติของ โปรแกรมที่จะนำมาใช้งาน ต้องเป็น Enterprise Resource Planning (ERP) หรือมีคุณลักษณะใกล้เคียงกับ ERP คือ - ต้องสามารถเก็บข้อมูลทุกอย่างเป็น Common Database ที่นำเข้าโดยหน่วยงานต่างๆไว้ใน โปรแกรมนี้ และทุกหน่วยงานสามารถใช้ข้อมูล ร่วมกันได้ - ต้องสามารถกำหนดสิทธิ์ในการสืบค้นข้อมูล ของแต่ละหน่วยงาน และแต่ละบุคคลได้ เพื่อ ความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูล  ใช้วงเงินงบประมาณไม่เกิน 450,000 บาท

10 แนวทางการปฏิบัติงาน •ให้แต่ละหน่วยงานเป็นผู้จัดเก็บเอกสารของตนเอง โดย Scan เอกสารของตนเอง เพื่อที่ไม่ต้องเพิ่ม หน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ Scan เอกสาร โดยเฉพาะ •โปรแกรมที่ใช้มีคุณสมบัติเป็น ERP ทุกคนสามารถดึง เอกสารที่มีผู้ Scan ไว้แล้วในระบบมาเป็นเอกสาร ประกอบของตนเองได้ เป็นการ Track เอกสารที่ Scan แล้วส่งต่อไปให้ผู้ใช้งานลำดับถัดไป ดึงไปใช้ งานต่อ ภายใต้สิทธิ์ในการสืบค้นข้อมูลของตนเอง ทำให้ประหยัดทั้งเวลาในการทำงาน เนื่องจากผู้ที่ เป็นต้นเรื่องไม่ต้องถ่ายสำเนาแจกจ่ายให้ผู้ที่ เกี่ยวข้อง และประหยัดทั้งพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เนื่องจากผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเรียกดูเอกสารได้จาก ในโปรแกรม ไม่ต้องมีสำเนาที่เป็นภาระให้ต้อง จัดเก็บ •ให้แต่ละหน่วยงานเป็นผู้จัดเก็บเอกสารของตนเอง โดย Scan เอกสารของตนเอง เพื่อที่ไม่ต้องเพิ่ม หน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ Scan เอกสาร โดยเฉพาะ •โปรแกรมที่ใช้มีคุณสมบัติเป็น ERP ทุกคนสามารถดึง เอกสารที่มีผู้ Scan ไว้แล้วในระบบมาเป็นเอกสาร ประกอบของตนเองได้ เป็นการ Track เอกสารที่ Scan แล้วส่งต่อไปให้ผู้ใช้งานลำดับถัดไป ดึงไปใช้ งานต่อ ภายใต้สิทธิ์ในการสืบค้นข้อมูลของตนเอง ทำให้ประหยัดทั้งเวลาในการทำงาน เนื่องจากผู้ที่ เป็นต้นเรื่องไม่ต้องถ่ายสำเนาแจกจ่ายให้ผู้ที่ เกี่ยวข้อง และประหยัดทั้งพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เนื่องจากผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเรียกดูเอกสารได้จาก ในโปรแกรม ไม่ต้องมีสำเนาที่เป็นภาระให้ต้อง จัดเก็บ

11 Action Plan สาเหตุของปัญหา แนวทางแก้ไข โปรแกรมคอมพิวเตอร์แนวทางอื่นๆ 1.การจัดการ คัดเลือกโปรแกรม : QDOC ต่อรองราคาให้อยู่ใน วงเงินงบประมาณที่ กำหนดไว้ : 433, บาท 2. บุคลากร 1.กำหนดวิธีการทำงานให้ เหมาะสมกับแต่ละคน 2.จัดอบรมการใช้โปรแกรม 3.จัดทำคู่มือการใช้งาน ทำความเข้าใจกับ พนักงานให้สแกน เอกสารก่อนเก็บเข้าแฟ้ม ทุกครั้ง

12 Action Plan สาเหตุของปัญหา แนวทางแก้ไข โปรแกรมคอมพิวเตอร์แนวทางอื่นๆ 3.สถานที่กำหนด Index เป็นการ กำหนดการเรียงลำดับการจัดเก็บ ข้อมูลในโปรแกรม เพื่อให้ สอดคล้องกับลักษณะงาน และ พื้นที่การจัดเก็บ 1. กำหนดแผนผังในการ จัดเก็บเอกสาร 2.กำหนดการจัดเรียงแฟ้ม เอกสาร 4. กฎเกณฑ์/ ระเบียบข้อบังคับ กำหนดสิทธิในการเข้าถึง และ สืบค้นเอกสาร กำหนดตารางเวลาในการ ใช้เครื่อง Scanner

13 1.ผลการปรับปรุง  ลดระยะเวลาสืบค้นเอกสารเหลือ 1 นาที  ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารเหลือ 8 ตารางเมตร 1.ผลการปรับปรุง  ลดระยะเวลาสืบค้นเอกสารเหลือ 1 นาที  ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารเหลือ 8 ตารางเมตร ผลลัพธ์ของการพัฒนา

14 2.VSM หลังทำ Lean

15 3.ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ เริ่มโครงการวันที่ 25 ส.ค. 54 จนถึงวันที่ 31 ธ.ค. 54 มีการค้นหาเอกสาร 15 ครั้ง ได้ผลลัพธ์ตาม เป้าหมายครบถ้วน 3.ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ เริ่มโครงการวันที่ 25 ส.ค. 54 จนถึงวันที่ 31 ธ.ค. 54 มีการค้นหาเอกสาร 15 ครั้ง ได้ผลลัพธ์ตาม เป้าหมายครบถ้วน ตัวชี้วัดก่อนทำโครงการ หลังจากทำโครงการ สำเร็จแล้ว 1.จำนวนครั้งที่ค้นหาเอกสารไม่พบ1 ครั้ง0 ครั้ง 2. ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสาร ที่หาไม่พบ 1 สัปดาห์1นาที 3.จำนวนครั้งที่ค้นหาเอกสารพบ100% 4.ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหา เอกสารที่หาพบ 22 นาที–12 ชม.38 นาที1 นาที 5.พื้นที่ใช้ในการเก็บเอกสาร12 ตร.ม.8 ตร.ม.

16 4.ผลพลอยได้ ลดการส่งสำเนาเอกสารเป็น Hard Copy หากไม่มีความจำเป็นต้องใช้เป็น เอกสารประกอบ หรือไม่มีข้อบังคับในระเบียบการ ปฏิบัติงาน จึงเป็นการช่วยลดสภาวะโลก ร้อนในรูปแบบ Paper Less ลดการส่งสำเนาเอกสารเป็น Hard Copy หากไม่มีความจำเป็นต้องใช้เป็น เอกสารประกอบ หรือไม่มีข้อบังคับในระเบียบการ ปฏิบัติงาน จึงเป็นการช่วยลดสภาวะโลก ร้อนในรูปแบบ Paper Less

17 Creative Idea Innovation โครงการนี้ถือได้ว่าเป็น Creative Idea Innovation เนื่องจากเป็นแนวคิดที่นำโปรแกรมสำเร็จรูปที่ ใช้ในการ Scan เอกสาร ที่มีอยู่ทั่วไปในตลาด Software มาเพิ่มแนวความคิดการ Tracking Document และจัดเรียงลำดับการจัดเก็บเอกสาร ให้เรียงลำดับตามกระบวนการทำงาน ซึ่งทำ ให้โปรแกรมมีลักษณะเป็น Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นการเพิ่มคุณค่าให้กับสินค้า ทำให้มี Commercial Value เพิ่มขึ้น นับเป็นการต่อ ยอดความคิดเดิม


ดาวน์โหลด ppt โครงการ พัฒนาการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี โดย กลุ่ม CLEAR.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


Ads by Google