ดาวน์โหลดงานนำเสนอ
งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ
1
บทที่ 4 การรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ (Data Collection and User Requirements Analysis)
2
วัตถุประสงค์ ทราบถึงความสำคัญของความต้องการของผู้ใช้
ศึกษาวิธีการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ สามารถรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ในองค์กร รวมทั้งความต้องการของผู้ใช้
3
Data Collection and User Requirements Analysis
ในการวิเคราะห์ความต้องการของระบบ มีเป้าหมายหลักอยู่ 3 ประการ คือ เพื่อศึกษาการทำงานของระบบปัจจุบันอย่างละเอียด เพื่อศึกษาระบบในอุดมคติของผู้ใช้ ปรับแนวคิดของระบบในอุดมคติของผู้ใช้ ไปสู่ระบบที่เป็นจริงโดยนำข้อจำกัดขององค์กรมาเป็นองค์ประกอบในการพิจารณา
4
ความต้องการ (Requirements) ของผู้ใช้
ความต้องการ (Requirements) เป็นการกำหนดคุณสมบัติต่างๆ ที่ต้องการให้รวมอยู่ในระบบใหม่ด้วย อาจจะเป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลข้อมูล การผลิตสารสนเทศ และการควบคุมการดำเนินการในองค์กร เป็นต้น ควรจะครอบคลุมการทำงานทั้งกรณีที่ทำด้วยมือ (Manual) และกรณีที่ทำด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
5
แนวทางในการศึกษาความต้องการ
สิ่งสำคัญที่ต้องศึกษาระบบปัจจุบันคือ ทำความเข้าใจว่าระบบปัจจุบันทำงานอย่างไร ทั้งนี้เพราะ หน้าที่บางอย่างของระบบปัจจุบัน อาจจะจำเป็นต้องมีในระบบใหม่ ข้อมูลบางอย่างในระบบปัจจุบันอาจจะต้องย้ายไปสู่ระบบใหม่ ระบบปัจจุบันอาจมีข้อบกพร่องที่เราจะต้องไม่ให้เกิดกับระบบใหม่ การศึกษาระบบปัจจุบันจะช่วยให้เข้าใจภาพรวมขององค์กรได้ การทำความเข้าใจลักษณะการทำงานของบุคลากรในปัจจุบัน จะทำให้กำหนดลักษณะของบุคลากรที่จะเป็นผู้ใช้ระบบใหม่ได้ เอกสารทางเทคนิคของระบบคอมพิวเตอร์อาจจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับอัลกอริทึมของการประมวลที่อาจจำเป็นต้องใช้ในระบบใหม่
6
แหล่งข้อมูล ผู้ใช้ระบบ แบบฟอร์มและเอกสาร โปรแกรมคอมพิวเตอร์
งานของบุคลากร รายงาน
7
การสุ่มตัวอย่างและการเลือกใช้ข้อมูลจากข้อมูลดิบ (Sampling and Investigating Hard Data)
การสุ่มตัวอย่าง คือ ขั้นตอนในการเลือกตัวแทนของข้อมูลที่เป็นสมาชิกของประชากรอย่างมีระบบ เมื่อนักวิเคราะห์ทำการเลือกตัวอย่างที่ถูกต้องและถูกวิธี เช่น การสัมภาษณ์ ตั้งคำถาม หรือสังเกตการณ์ ทำให้แน่ใจได้ว่า ข้อมูลที่เป็นตัวอย่างนั้นจะมีประโยชน์ สามารถเป็นตัวแทนของประชากรทั้งระบบได้ และทำให้เกิดประโยชน์หลายประการ เช่น สามารถควบคุมค่าใช้จ่าย ลดเวลาในการเก็บข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพในการวิเคราะห์และลดความเอนเอียงในการเลือกได้
8
การออกแบบการสุ่มตัวอย่าง (Sampling Design)
นักวิเคราะห์ต้องตัดสินใจว่าจะเลือกเก็บข้อมูลจาก 2 แหล่ง คือ ในส่วนแรก เก็บข้อมูลจากเอกสาร เช่น รายงาน แบบฟอร์มเอกสารที่ใช้งานประจำวัน และบันทึกช่วยจำ ส่วนที่สอง เก็บข้อมูลจากการสัมภาษณ์ ออกแบบสอบถามทัศนคติความคิดเห็น หรือสังเกตพฤติกรรมการทำงาน และศึกษาโครงสร้างขององค์กร
9
ขั้นตอนที่ใช้ในการออกแบบเพื่อให้ได้ตัวอย่างที่ดี
1) การเลือกคุณลักษณะของข้อมูลที่จะเป็นตัวอย่าง 2) การกำหนดกลุ่มประชากรที่จะสุ่มตัวอย่าง 3) การเลือกวิธีการสุ่มตัวอย่าง 4) การกำหนดขนาดตัวอย่าง (Deciding on the sample size)
10
การเลือกคุณลักษณะของข้อมูลที่จะเป็นตัวอย่าง
นักวิเคราะห์ต้องกำหนดตัวแปร คุณสมบัติ และความสัมพันธ์ของข้อมูลที่จะเก็บ รวมทั้งวัตถุประสงค์ในการเก็บ รวมถึงวิธีที่ใช้ในการเก็บ เช่น สืบค้น สัมภาษณ์ สังเกตการณ์ เป็นต้น ต้องมีแผนการที่แน่ชัดในการกระทำกับข้อมูลที่ได้จากการสุ่ม เพื่อไม่ให้เสียเวลาเปล่าประโยชน์กับข้อมูลที่ไม่ให้เสียเวลาเปล่าประโยชน์กับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์
11
การกำหนดกลุ่มประชากรที่จะสุ่มตัวอย่าง
ในขั้นตอนต่อไป นักวิเคราะห์จะต้องกำหนดกลุ่มประชากร โดยเฉพาะถ้าเป็นข้อมูลเชิงคุณภาพ ต้องสุ่มในขนาดที่เพียงพอ เมื่อกำหนดบุคคลที่จะสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ต้องตัดสินใจว่าจะสัมภาษณ์ระดับใดบ้าง หรืออาจต้องใช้ข้อมูลภายนอกองค์กร เช่น ลูกค้า เป็นต้น
12
การเลือกวิธีการสุ่มตัวอย่าง
นักวิเคราะห์มีตัวอย่างให้เลือก 4 ประเภท คือ การสุ่มตัวอย่างที่คำนึงถึงความสะดวกเป็นหลัก (Convenience samples) การสุ่มตัวอย่างที่มีการเลือกกลุ่มเป้าหมาย (Purposive samples) การสุ่มตัวอย่างด้วยวิธีที่ง่าย (Simple random samples) การสุ่มตัวอย่างด้วยวิธีที่ซับซ้อน (Complex random samples) การสุ่มแบบสมมาตร (Systematic sampling) การสุ่มตามความเหมาะสม (Stratified sampling) การสุ่มตามกลุ่ม (Cluster sampling)
13
การกำหนดขนาดตัวอย่าง (Deciding on the sample size)
การกำหนดขนาดตัวอย่างเมื่อสุ่มข้อมูลตามคุณลักษณะ การกำหนดตัวอย่างเมื่อสุ่มข้อมูลตามตัวแปร (Sampling on variables) การกำหนดตัวอย่างเมื่อสุ่มข้อมูลเชิงคุณภาพ (Sampling qualitative data)
14
ชนิดของข้อมูลที่ใช้ในการสืบค้น
การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงปริมาณ รายงานที่ใช้ในการตัดสินใจ รายงานแสดงประสิทธิภาพการทำงาน ข้อมูลในลักษณะเรคคอร์ด ข้อมูลที่ได้จากแบบฟอร์ม
15
รายงานบันทึกการจ่ายเงิน
16
แบบฟอร์มบันทึกการสั่งซื้อ
17
ข้อควรคำนึงอีกในการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์ม
ดูว่าแบบฟอร์มนั้นมีการบันทึกข้อมูลทุกส่วนหรือไม่ หาเหตุผลที่เว้นบางส่วนไว้ไม่ถูกบันทึก มีแบบฟอร์มใดที่ไม่เคยถูกใช้เลย พร้อมเหตุผล ทุกสำเนาของแบบฟอร์มถูกส่งไปหาแผนกที่เกี่ยวข้องหรือไม่ มีแบบฟอร์มใดที่ใช้ไม่เป็นทางการ
18
การวิเคราะห์เอกสารเชิงคุณภาพ
ตัวอย่างเอกสารที่ใช้ในการวิเคราะห์ ข้อมูลเชิงคุณภาพ มีดังนี้ บันทึกช่วยจำ (Memos) ใบประกาศบนผนังกระจายข่าว (Signs on bulletin boards) คู่มือการทำงาน (Manuals) คู่มือนโยบาย (Policy handbooks)
19
3.5 การสัมภาษณ์ (Interview)
นักวิเคราะห์ระบบต้องรู้จักว่าแท้จริงแล้วการสัมภาษณ์คืออะไร ควรจะรู้จักตัวเองว่ามีใจเอนเอียงหรือไม่ และความเอนเอียงนี้จะมีผลกระทบต่อความเข้าใจระบบหรือไม่ นอกจากนี้ ระดับการศึกษา รู้จักตัวควรจะสัมภาษณ์ตัวเอง โดยควรรู้พื้นฐานตัวเองและรู้พื้นฐานของผู้ถูกสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์จะต้องคิดเรื่องราวตลอดการสัมภาษณ์ทั้งหมดก่อนที่จะไปสัมภาษณ์ มองให้ไกลว่าทำไมต้องไปสัมภาษณ์ จะถามอะไร และอะไรที่จะทำให้การสัมภาษณ์ในครั้งนี้ประสบผลสำเร็จ อาจมีบางส่วนที่สัมภาษณ์เรื่องราวส่วนตัว เราต้องคาดเดาล่วงหน้าว่าจะทำการสัมภาษณ์ให้ตรงกับความประสงค์ของผู้ใช้ให้ดีได้อย่างไร
20
ชนิดของสารสนเทศที่ต้องค้นหาจากการสัมภาษณ์
สารสนเทศที่รวบรวมได้จากการสัมภาษณ์ เป็นการสนทนาโดยตรงที่มีเป้าหมายเฉพาะ ที่ใช้รูปแบบการถามและการตอบ ในการสัมภาษณ์นั้น นักวิเคราะห์ต้องการทราบความคิดเห็น (Opinion) และความรู้สึก (Feeling) ของผู้ใช้เกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันของระบบ เป้าหมายขององค์กรและส่วนบุคคล และกระบวนการทำงานต่างๆ แบบไม่เป็นทางการ (Informal Procedures)
21
รูปแบบของการสัมภาษณ์
โดยทั่วไปแบ่งเป็น 2 แบบ ดังนี้ การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง (Structured Interview) เป็นการสัมภาษณ์ที่ให้ผู้สัมภาษณ์ใช้แบบสัมภาษณ์ที่ได้สร้างไว้แล้ว ไปถามผู้ให้สัมภาษณ์เหมือนกันหมดทุกคน คำถามจึงมีลักษณะแน่นอน ไม่ยืดหยุ่น ซึ่งจะง่ายต่อการวิเคราะห์ ทั้งยังสะดวกต่อผู้ให้สัมภาษณ์อีกด้วย การสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง (Non-structured Interview) เป็นการสัมภาษณ์ที่ไม่ต้องใช้แบบสัมภาษณ์ คือไม่จำเป็นต้องใช้คำถามที่เหมือนกันหมดกับผู้ให้สัมภาษณ์ทุกคน ดังนั้นจึงมีลักษณะยืดหยุ่นมากกว่าแบบแรก และผู้ทำหน้าที่สัมภาษณ์โดยวิธีนี้ จะต้องมีความชำนาญมากเป็นพิเศษด้วย
22
การวางแผนการสัมภาษณ์
ศึกษาอ่านและเข้าใจพื้นฐานของข้อมูลของผู้ถูกสัมภาษณ์ และลักษณะขององค์กร ศึกษาจากรายงานประจำปี จดหมายข่าว และข่าวสารที่กล่าวถึงองค์กร การตั้งเป้าหมายในการสัมภาษณ์ การอาศัยข้อมูลพื้นฐานที่เก็บได้จากขั้นตอนที่ 1 ช่วยในการตั้งวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ ตัดสินใจว่าจะสัมภาษณ์ใครดี ควรจะรวมบุคคลหลักในทุกระดับงาน ซึ่งอาจจะถูกกระทบในระบบ เพื่อพยายามให้เกิดความสมดุลในสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการเท่าที่จะเป็นไปได้ เตรียมการสัมภาษณ์ ต้องนัดกับผู้ถูกสัมภาษณ์ล่วงหน้า เพื่อให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มีเวลาเตรียมหัวข้อและรายละเอียดการให้สัมภาษณ์ กำหนดชนิดของคำถาม และโครงสร้างของคำถาม เขียนปัญหาให้ครอบคลุมส่วนหลักที่ใช้ในการตัดสินใจ และพูดซักถามให้เป็นไปตามเป้าหมาย เทคนิคการตั้งคำถามเป็นหัวใจสำคัญของการสัมภาษณ์
23
ประเภทของคำถาม คำถามปลายเปิด (Open-ended Questions)
หมายถึง คำถามที่ให้ผู้ตอบ ตอบได้อย่างอิสระ ไม่กำหนดคำตอบตายตัว คือ เปิดโอกาสให้ผู้ถูกถามได้อธิบาย หรือพูดถึงแนวความคิดของตัวเองได้อย่างอิสระ คำถามปลายปิด (Close-ended Questions) หมายถึง คำถามที่มีคำตอบแน่นอน มีคำตอบให้เลือก คำถามต้องการคำตอบเป็นจำนวน หรือต้องการคำตอบเพียง ใช่หรือไม่ใช้ หรือเป็นคำตอบสั้น ๆ ที่ไม่มีการอธิบายรายละเอียด
24
คำถามปลายเปิด (Open-ended Questions)
ข้อดีของคำถามปลายเปิด ผู้ถูกสัมภาษณ์มีความเป็นอิสระในการตอบ เป็นการทำให้ผู้สัมภาษณ์รู้ถึงศัพท์ต่างๆ ที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ใช้ ผู้สัมภาษณ์ไม่ต้องเตรียมรายละเอียดของคำถามมากนัก มีความต่อเนื่องในการถามคำถาม ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกเต็มใจและเพิ่มความสนใจในการตอบคำถาม ข้อเสียของคำถามปลายเปิด คำตอบที่ได้อาจมีรายละเอียดเกินกว่าที่ต้องการ ผู้สัมภาษณ์ไม่สามารถควบคุมเวลาและคำตอบได้ มักจะใช้เวลามากเกินไปสำหรับข้อมูลที่ต้องการเพียงเล็กน้อย อาจเกิดความกดดันสำหรับผู้ถูกสัมภาษณ์ว่าถูกจับผิด
25
คำถามปลายปิด (Close-ended Questions)
ข้อดีของคำถามปลายปิด ประหยัดเวลา ง่ายต่อการเปรียบเทียบผลสัมภาษณ์ ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการ ควบคุมการสัมภาษณ์ได้ง่าย ครอบคลุมสิ่งที่ต้องการได้รวดเร็ว ข้อเสียของคำถามปลายปิด ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกเบื่อ จะไม่ได้รายละเอียดเพิ่มเติมจากผู้ถูกสัมภาษณ์ จะไม่ได้เหตุผลและความคิดของผู้ถูกสัมภาษณ์ จะไม่ได้รับสัมพันธภาพระหว่างผู้ถูกสัมภาษณ์และผู้สัมภาษณ์
26
เปรียบเทียบคำถามทั้ง 2 ประเภท
เปิด ปิด ต่ำ ความน่าเชื่อถือของข้อมูล สูง ประสิทธิภาพเมื่อเปรียบเทียบกับเวลา ความถูกต้องของข้อมูล มาก ความกว้างลึกของคำตอบ น้อย ผู้สัมภาษณ์ต้องใช้ความชำนาญ ยากกว่า ความสะดวกในการวิเคราะห์คำตอบ ง่ายกว่า
27
ลักษณะคำถามที่ต้องการข้อมูลที่ลึกซึ้ง (PROBES)
รูปแบบคำถาม ลักษณะคำถามแบบนี้จะเป็นลักษณะคำถามเปิด ต้องการให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ตอบได้อย่างอิสระ เพื่อผู้สัมภาษณ์สามารถนำไปวิเคราะห์ความต้องการได้ลึกซึ้งมากขึ้น เช่น ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น ? ช่วยยกตัวอย่างสิ่งที่คุณนำไปใช้ในการตัดสินใจในการปฏิบัติเช่นนั้น ? ช่วยเตรียมรายละเอียดที่ใช้ในการวัดประสิทธิภาพการทำงาน ให้เข้าใจง่ายด้วยได้ไหม? ช่วยบอกถึงสิ่งที่คุณคิดเกี่ยวกับเครื่องพีซีว่าขัดกับงานบริหารของคุณอย่างไร รบกวนบอกอย่างชัดเจนในแต่ละส่วน ? อะไรที่ทำให้คุณรู้สึกอย่างนั้น ?
28
คำถามที่เป็นหลุมพราง (Question Pitfalls)
เป็นคำถามที่ไม่ควรใช้ในการสัมภาษณ์ เนื่องจากจะทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่พอใจ เกิดความสับสน และคำตอบที่ได้อาจเบี่ยงเบน ไม่ได้ตามข้อเท็จจริง นั่นคือจะต้อง หลีกเลี่ยงในการตั้งคำถามที่นำคำตอบ (Leading questions) คำถามนำจะทำให้ผู้ตอบเอนเอียงไปสู่สิ่งที่ผู้ถามต้องการ เช่น “คุณเห็นด้วยกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในระบบควบคุมสินค้าคงคลังใช่ไหม” ควรเปลี่ยนเป็น “คุณคิดอย่างไรกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการควบคุมสินค้าคงคลัง” หลีกเลี่ยงคำถามซ้อนคำถาม (Double – Barreled questions) คำถามที่มีมากกว่า 1 คำถามซ้อนอยู่ในประโยคเดียวกัน ซึ่งอาจทำให้ผู้ตอบ ตอบเพียงคำถามเดียว และทำให้ผู้ถามสรุปคำตอบที่ได้ผิดพลาด เช่น “คุณมีการตัดสินใจอะไรบ้างในการทำงานปกติแต่ละวัน และคุณจัดการสิ่งเหล่านั้นอย่างไร”
29
โครงสร้างของคำถาม 1) โครงสร้างปิรามิด เป็นการถามคำถามในลักษณะเฉพาะเจาะจง อาจใช้คำถามปลายปิด แล้วค่อยๆ ขยายลักษณะคำถามออกไปเป็นคำถามที่กว้างมากขึ้น อาจจบลงด้วยคำถามปลายเปิด 2) โครงสร้างแบบกรวย เป็นการถามคำถามในลักษณะทั่วไปก่อน อาจเริ่มต้นด้วยคำถามปลายเปิดแล้วค่อยตั้งคำถามให้แคบลง แล้วจบลงด้วยคำถามปลายปิด 3) โครงสร้างแบบข้าวหลามตัด เป็นการถามผสมทั้ง 2 แบบ เริ่มด้วยคำถามแบบปิด เพื่อเข้าสู่การสัมภาษณ์ แล้วค่อยๆถามคำถามทั่วไป จบลงด้วยคำถามเฉพาะเพื่อสรุป
30
เทคนิคการสัมภาษณ์ 1) ขั้นเตรียมการ เลือกกลุ่มตัวอย่างที่จะไปสัมภาษณ์
เตรียมคำถามและซ้อมการสัมภาษณ์ ติดต่อขอความร่วมมือผู้บังคับบัญชาผู้ที่จะให้สัมภาษณ์ ปฏิบัติตนเป็นกันเองกับผู้ให้สัมภาษณ์เพื่อสร้างสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน
31
เทคนิคการสัมภาษณ์ (ต่อ)
2) ขั้นสัมภาษณ์ กล่าวทักทายและแนะนำตนเองต่อผู้ให้สัมภาษณ์ ก่อนเริ่มสัมภาษณ์ ควรใช้เวลาสักเล็กน้อยสนทนาเรื่องทั่วๆ ไปที่ให้ผู้สัมภาษณ์สนใจ บอกจุดประสงค์ในการสัมภาษณ์ ควรเริ่มต้นด้วยคำถามง่ายๆ และถามให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกสนุกเพลิดเพลิน แต่ได้ความจริง ต้องตั้งใจฟังด้วยใจจดจ่อ อย่าถามคำถามในลักษณะชี้นำคำตอบ และอย่าถามนอกเรื่อง ใช้วาจาสุภาพ เข้าใจง่าย ไม่วิพากษ์วิจารณ์หรือพูดในลักษณะสั่งสอนผู้ให้สัมภาษณ์ หลีกเลี่ยงการโต้แย้งกับผู้ให้สัมภาษณ์ เมื่อตอบเสร็จไม่ควรถามซ้ำ อย่าแสดงอาการตกใจ เห็นด้วย หรือไม่เห็นด้วย ถ้ามีการบันทึกเสียง ควรได้รับอนุญาตจากผู้ให้สัมภาษณ์ก่อน ก่อนจบ ควรควบคุมเวลาให้อยู่ระหว่างที่กำหนด และกล่าวขอบคุณทุกครั้งเมื่อการสัมภาษณ์สิ้นสุดลง
32
เทคนิคการสัมภาษณ์ (ต่อ)
3) ขั้นบันทึกข้อมูล บันทึกทันทีหลังการสัมภาษณ์ เพื่อป้องกันการลืม บันทึกตามความจริง และบันทึกเฉพาะเนื้อหาสาระสำคัญ ถ้าไม่ได้คำตอบในคำถามใด ควรจดเหตุผลไว้ด้วย รวบรวมข้อมูลและเอกสารต่างๆ ที่ได้รับจากการสัมภาษณ์แนบไว้กับบันทึกการสัมภาษณ์ ถ้ามีผู้สัมภาษณ์หลายคน ควรปรึกษาหารือกัน นัดหมาย วัน เวลา สถานที่
33
เทคนิคการสัมภาษณ์ (ต่อ)
4) การเขียนรายงานสรุปการสัมภาษณ์ ชื่อผู้สัมภาษณ์ และชื่อผู้ถูกสัมภาษณ์ วันที่และหัวข้อ เป้าหมายในการสัมภาษณ์โดยรวม และในแต่ละหัวข้อย่อย ประเด็นหลักที่ได้จากการสัมภาษณ์ ความเห็นของผู้สัมภาษณ์
34
การออกแบบสอบถาม (Using Questionnaires)
แบบสอบถามเป็นเทคนิคที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล ที่ทำให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถที่จะศึกษาทัศนคติ พฤติกรรมและคุณสมบัติของบุคคลที่มีความสำคัญกับองค์กร ผู้ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อระบบทั้งในปัจจุบันและอนาคต
35
ชนิดของข้อมูลที่สืบค้นได้โดยวิธีการออกแบบสอบถาม
ทัศนคติ (attitudes) หมายถึง สิ่งที่คนในองค์กรนั้นพูดถึงสิ่งที่เขาต้องการ ความเชื่อ (beliefs) หมายถึง คนในองค์กรนั้น มีความเชื่อเรื่องอะไรบ้าง ความประพฤติ (behaviors) หมายถึง พฤติกรรมของคนในองค์กรนั้น คุณสมบัติ (characteristics) หมายถึง สิ่งซึ่งบอกถึงคุณสมบัติของคน และสิ่งต่างๆ ในองค์กรนั้น
36
การวางแผนการใช้แบบสอบถาม
ข้อเสนอแนะเพื่อช่วยนักวิเคราะห์ระบบตัดสินใจว่าควรใช้แบบสอบถามหรือไม่ ควรพิจารณาใช้แบบสอบถามถ้าคนที่ต้องการสอบถามนั้นอยู่กระจายตามที่ต่างๆ ควรพิจารณาใช้แบบสอบถามถ้ามีคนเกี่ยวข้องกับโครงการระบบจำนวนมาก และต้องการรู้สัดส่วนของกลุ่มคน ควรพิจารณาใช้แบบสอบถามถ้าต้องการนำแบบสอบถามนั้นไปใช้เพื่อการศึกษา และใช้เป็นเกณฑ์มาตรฐานทางความคิดในการกำหนดทิศทางของโครงการระบบ ควรพิจารณาใช้แบบสอบถามถ้าต้องการสืบค้นปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบในปัจจุบัน และดูว่าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมส่วนใด เพื่อใช้ในการสัมภาษณ์ต่อไป
37
การเขียนคำถาม กรุณาขีด หน้าหัวข้อที่ต้องการเลือก ?
Application Software ที่คุณใช้บ่อยที่สุด [ ] Excel [ ] Word [ ] Freelance [ ] Excelerator คุณอายุเท่าไร [ ] น้อยกว่า 20 ปี [ ] ปี [ ] 36 – 50 ปี [ ] 50 ปีขึ้นไป สำหรับคำถามข้อ 15 – 20 ตอบโดยการวงกลมที่คำตอบ 25. พื้นฐานการศึกษาของคุณคือ 1. มัธยมปลาย 2. อนุปริญญา 3. ปริญญาตรี ปริญญาโท 26. คุณมีความคิดเห็นอย่างไรในการสร้างระบบงานใหม่ ให้นำมาใช้กับหน่วยงานของคุณ 1. เห็นด้วยมาก 2. เห็นด้วย 3. เฉยๆ ไม่เห็นด้วย
38
การเรียงคำถาม คำถามที่สำคัญในการตอบสนองควรเป็นคำถามแรก
กลุ่มของหัวข้อสำคัญต่างๆ ควรเหมือนกัน หรือสอดคล้องกัน ให้มีคำถามที่มีข้อโต้แย้งนำไปสู่ปัญหาน้อยที่สุด
39
การจัดการแบบสอบถาม ตัดสินใจว่าใครควรจะเป็นคนตอบแบบสอบถาม
วิธีการจัดการแบบสอบถาม การประชุมผู้ที่มีผลต่อการวิเคราะห์มารวมกันตอบแบบสอบถามพร้อมกันในเวลาเดียวกัน ให้แต่ละคนไปตอบแบบสอบถาม แล้วนำมาคืน ให้กลับไปตอบคำถามแล้วกลับมาทิ้งไว้ที่ตู้ ส่งแบบสอบถามไปทางไปรษณีย์ให้แก่พนักงานในแต่ละสาขา แล้วกำหนดวันให้ส่งกลับ
40
การสังเกตพฤติกรรมของบุคคล และสิ่งแวดล้อม (Observing Decision-Maker Behavior and Office Environment)
การสังเกตเป็นการเก็บข้อมูลทางตรงวิธีหนึ่ง ด้วยการเฝ้าสังเกตการปฏิบัติงานของบุคคลต่างๆ ในขณะที่ทำงานอยู่ การสังเกตจะเป็นเพียงการศึกษาพฤติกรรมการทำงาน การใช้เวลา การเคลื่อนไหวในการทำงาน โดยระหว่างที่เฝ้าสังเกตนั้นจะมีการบันทึกข้อสังเกตต่างๆ แล้วนำบันทึกที่ได้มาทำการวิเคราะห์ เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาปรับปรุงเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน วิธีสังเกตนี้ทำให้สามารถเข้าไปดูในสถานการณ์จริง และนักวิเคราะห์ระบบสามารถทำการเปรียบเทียบสิ่งที่เป็นจริงจากการสังเกตร่วมกับสิ่งที่เป็นเอกสาร แต่วิธีนี้ เป็นวิธีที่ผู้สังเกตไม่สามารถทราบทัศนคติ และความรู้สึกของผู้ถูกสังเกตได้ รวมทั้งหากผู้สังเกตรู้ว่ามีทีมงานไปสังเกตการณ์ อาจทำให้การทำงานดีขึ้นเป็นพิเศษหรือเลวลงก็ได้
41
ชนิดของข้อมูลที่สืบค้นได้
โดยการสังเกตสภาพแวดล้อมของสถานที่ทำงาน นักวิเคราะห์ศึกษาองค์ประกอบทางกายภาพ ที่สามารถนำมาวิเคราะห์ถึงพฤติกรรมของผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจได้ อาทิเช่น กิจกรรมต่าง ๆ (Activities) จะเห็นถึงกิจกรรมว่ามีกิจกรรมอะไรบ้างที่บุคคลที่จะใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจกระทำอย่างแท้จริงในช่วงเวลาที่สังเกต จะเห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลนั้นกับสมาชิกในองค์กร ข่าวสาร (Message) จากการสังเกตพฤติกรรมจะทำให้เห็นถึงข่าวสารต่าง ๆ ที่บุคคลที่เราสังเกตส่งถึงกัน และส่งถึงบุคคลอื่น ความสัมพันธ์ (Relationships) ความสัมพันธ์ของผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ และสมาชิกในองค์กร อิทธิพล (Influence) จากการสังเกตพฤติกรรมทำให้เห็นถึงสิ่งแวดล้อมที่มีอิทธิพลมาจากพฤติกรรมของบุคคลนั้น เช่น การแต่งกาย ตำแหน่งที่ตั้งโต๊ะทำงาน ฯลฯ
42
อิทธิพลที่จะใช้ในการตัดสินใจวิเคราะห์ระบบ
มีหลายเหตุผลที่นักวิเคราะห์ต้องใช้การสังเกตพฤติกรรมของบุคคล เหตุผลหนึ่งคือ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เกี่ยวกับผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ และสิ่งแวดล้อมที่ไม่สามารถค้นหาได้จากวิธีอื่น วิธีนี้ยังช่วยยืนยันว่าข้อมูลที่ได้มาจากการสัมภาษณ์ การออกแบบสอบถาม หรือการสืบค้นจากวิธีอื่นเป็นไปในแนวทางเดียวกันหรือไม่ ซึ่งในการสังเกตพฤติกรรมนั้นจะต้องมีโครงการและสมมาตรกับวิธีการสืบค้นข้อมูลวิธีอื่นด้วย ดังนั้น นักวิเคราะห์จะต้องรู้ว่าควรสังเกตอะไร สังเกตใคร ที่ไหน เมื่อไร และอย่างไร
43
การสังเกตพฤติกรรมของผู้บริหารในการตัดสินใจ
งานประจำวันของผู้บริหารจะถูกขัดจังหวะอยู่เสมอกับงานเร่งด่วน ดังนั้น การหาข้อมูลจากผู้บริหารจึงใช้วิธีสัมภาษณ์หรือใช้แบบสอบถาม อย่างไรก็ตาม การสังเกตทำให้นักวิเคราะห์ได้ข้อมูลในเบื้องต้นเกี่ยวกับการทำงานการใช้ข้อมูลในการทำงานของผู้บริหาร ได้เป็นอย่างดี มีขั้นตอนที่ช่วยในการสังเกตบ้าง และช่วงเวลาใด
44
สุ่มตามเวลาและเหตุการณ์ในการสังเกตพฤติกรรม และสิ่งแวดล้อม
1) การสุ่มตัวอย่างตามเวลา ข้อดี ข้อเสีย จะมีข้อดีหากตัดสิ่งที่จะทำให้เกิดการเบี่ยงเบนออกไป เช่น ใช้การสุ่มเวลาในการสังเกต “just anytime” ในการสุ่มเวลาจะมีข้อดีเมื่อกิจกรรมที่ต้องการสังเกตเกิดขึ้นบ่อยครั้ง อาจไม่มีเวลาพอในการรอให้บางเหตุการณ์เกิดขึ้น เช่น การประชุมตัดสินใจในเรื่องสำคัญบางอย่าง ในการสุ่มเวลาที่ใช้ในการสังเกตพฤติกรรมอาจทำให้เก็บข้อมูลในส่วนที่ไม่ได้ช่วยในการนำมาใช้ในการตัดสินใจ เช่นอาจเป็นเวลาที่เขาพักผ่อนกัน หรือไม่มีการทำกิจกรรมที่ต้องการสังเกตพฤติกรรม พลาดเวลาสำคัญที่ใช้ในการตัดสินใจเนื่องจากสุ่มเวลาที่ไม่ตรงกับเวลาที่เกิดกิจกรรมสำคัญ เช่นถ้ากิจกรรมนั้นคือการที่จะทำการวางนโยบายในการลงทุน 5 ปีเพื่อทำระบบการบริหารใหม่ ก็ควรดูกิจกรรมนั้นตลอดเวลา เพราะการตัดสินใจสำคัญ ๆ นั้นอาจมีผลกระทบกับระบบที่คุณวิเคราะห์และออกแบบ
45
สุ่มตามเวลาและเหตุการณ์ในการสังเกตพฤติกรรม และสิ่งแวดล้อม (ต่อ)
2) สุ่มตัวอย่างตามเหตุการณ์ ข้อดี ข้อเสีย ทำให้ได้ข้อมูลเฉพาะที่สำคัญและสนใจ ทำให้เป็นการใช้เวลาที่คุ้มค่า ทำให้ได้การสังเกตจากเหตุการณ์จริง กรณีของเหตุการณ์ที่ต้องใช้เวลาในการวิเคราะห์มาก ถ้าใช้การสุ่มเหตุการณ์จะทำให้ได้ข้อมูลไม่พอเพียง ไม่ได้เห็นเหตุการณ์ทั้งหมด พลาดเหตุการณ์ที่เป็นตัวอย่างที่ใช้ในการตัดสินใจ ถ้าเหตุการณ์ที่ใช้ในการตัดสินใจไม่เกิดบ่อยนัก
46
การเปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียของการสุ่มทั้ง 2 ประเภท
เวลาในการสุ่ม เหตุการณ์ที่ใช้สุ่ม ประโยชน์ - ตัดสิ่งที่ทำให้เกิดการโอนเอียง - มีการสุ่มบ่อยครั้ง - สังเกตพฤติกรรมในเหตุการณ์ที่ช่วยในการแก้ ปัญหา - สังเกตเหตุการณ์สำคัญที่มีผลต่อการวิเคราะห์ ข้อเสีย - อาจเก็บข้อมูลในส่วนที่ไม่ช่วยในการตัดสินใจ - สุ่มเวลาที่ไม่ตรงกับกิจกรรมสำคัญ - ถ้าเหตุการณ์ใช้เวลามากอาจทำให้การสุ่มได้ข้อมูลไม่พอ - พลาดเหตุการณ์ที่ช่วยในการตัดสินใจ
47
สังเกตพฤติกรรมทางภาษากาย
มีความแน่วแน่หรือไม่ มีความเยือกเย็น หรือ กระตือรือร้น เชื่อถือได้หรือไม่ ดูจากภายนอก หรือ ดูลึกซึ้งถึงภายใน ช่างพูด หรือเงียบ อธิบายชัดเดจน หรือกำกวม มีอำนาจหรือไม่ พูดนำก่อน หรือเป็นผู้ตาม มีเป้าหมายที่ต้องการหรือไม่ เป็นผู้แก้ปัญหา หรือเป็นผู้ทำให้เกิดปัญหา
48
การสังเกตสิ่งแวดล้อมทางกายภาพ
สถานที่ของสำนักงาน ตำแหน่งของโต๊ะของผู้บริหารที่มีอำนาจในการตัดสินใจ เครื่องมืออุปกรณ์สำนักงาน มีเครื่องคิดเลข ปากกา ดินสอ ไม้บรรทัด บทความ วารสาร หรือหนังสือพิมพ์ แสงไฟ และสีของสำนักงาน การสวมใส่เสื้อผ้าของบุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจ
49
คำถามที่ควรศึกษาหาคำตอบ
อะไรคือเป้าหมายของงาน งานนั้นเป็นผลมาจากความเคยชินหรือไม่ งานนั้นคุ้มค่าหรือไม่ งานนั้นสนองความต้องการคนทุกคนหรือบางคน ผลงานนี้จำเป็นแค่ไหน จะสร้างผลงานนี้โดยวิธีอื่นได้ไหม มีผู้นำผลงานนี้ไปใช้ตรงความต้องการหรือไม่ รายงานทุกฉบับจำเป็นหรือไม่ รายงานนี้คุ้มค่าหรือไม่
50
คำถามเกี่ยวกับต้นกำเนิดข้อมูล
ใครเป็นผู้ให้ข้อมูล ข้อมูลมีปริมาณขนาดไหน มีแบบฟอร์มให้กรอกไหม มีการตรวจข้อมูลแต่แรกไหม การกรอกแบบฟอร์มทำอย่างไร การกรอกแบบฟอร์มต้องใช้รายงานอะไรประกอบบ้าง การส่งมอบแบบฟอร์มทำอย่างไร มีเวลาจำกัดไหม การกรอกแบบฟอร์มจะเกิดข้อผิดพลาดอะไรได้บ้าง ข้อมูลอะไรที่หาไม่ได้
51
คำถามที่ใช้วิเคราะห์เป้าหมายในส่วนที่เกี่ยวกับการจัดองค์กร
มีแผนผังงานหรือไม่ การจัดรูปงานชัดเจนหรือไม่ ลำดับชั้นของการบริหารมากไปหรือน้อยไป มีการกำหนดหน้าที่ตำแหน่งต่างๆ ไว้ชัดเจนหรือไม่ มีการทำหน้าที่ที่ไม่ได้รับมอบหมายหรือไม่ ตำแหน่งในหน่วยงานนั้นมากไปหรือน้อยไป
52
คำถามที่วิเคราะห์เป้าหมายในส่วนที่เกี่ยวกับกำลังคน
มีการระบุตำแหน่งในหน่วยงานหรือเปล่า กำลังคนในแต่ละตำแหน่งเป็นเท่าใด จำนวนคนมากหรือน้อยไป สอบถามเรื่องขวัญ การฝึกอบรม และการควบคุมงาน
53
คำถามที่ใช้วิเคราะห์เป้าหมายในส่วนที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน
มีการจัดตารางและควบคุมจำนวนงานอย่างไรบ้าง งานผ่านเข้ามาสู่ระบบงานได้อย่างไร งานที่ทำอยู่ที่เก่าที่สุดนั้นค้างมาแต่เมื่อใด ศึกษาการลงรายการย้อนหลังไปหนึ่งเดือน งานที่ทำมีลำดับก่อนหลังหรือไม่ ถ้ามี ใช้อะไรเป็นตัวกำหนด
54
คำถามที่เกี่ยวกับขั้นตอน หรือวิธีการทำงาน
งานที่ทำมีขั้นตอนอะไรบ้าง ต้องทำไปทำไม ขั้นตอนใดบ้างที่มีการตัดสินใจ และใช้อะไรในการตัดสินใจ ถ้าหากข้อมูลผิดแปลกไปกว่าปกติ จะยังทำงานได้ไหม อะไรเป็นงานประจำ และอะไรเป็นงานพิเศษ งานที่ทำนั้น เสร็จตามกำหนดการหรือไม่
55
คำถามที่ใช้วิเคราะห์เป้าหมายในส่วนที่เกี่ยวกับไฟล์ และเรคคอร์ด
ไฟล์เก็บไว้ในลักษณะใด เช่น แฟ้มเอกสาร หรือแฟ้มบนคอมพิวเตอร์ แก้ไขไฟล์บ่อยครั้งไหม แต่ละไฟล์มีเรคคอร์ดสักเท่าใด ลักษณะเรคคอร์ดเป็นอย่างใด มีกี่ฟิล์ด
56
คำถามเกี่ยวกับรายงาน
รายงานประจำมีอะไรบ้าง ต้องการรายงานบ่อยครั้งเพียงใด ศึกษาประโยชน์ของรายงาน เช่น จำนวนบรรทัด จำนวนหัวข้อที่รายงาน เป็นต้น ประเมินอายุของข้อมูลที่พิมพ์บนรายงานว่าเก่ามากไหม ศึกษาดูว่ามีขั้นตอนอย่างไรในการทำรายงานพิเศษ ศึกษาว่าใครบ้างเป็นผู้ใช้รายงานประจำ และรายงานพิเศษ
57
แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 4 การกำหนดปัญหาคืออะไร มีไว้เพื่ออะไร อธิบาย
ถ้าต้องการศึกษาความเป็นไปได้ของการพัฒนาระบบสารสนเทศ นักศึกษาคิดว่า การศึกษาความเป็นไปได้ด้านใดมีความสำคัญที่สุด การเก็บข้อมูลจากแบบสอบถาม และแบบสัมภาษณ์ แตกต่างกันอย่างไร อธิบายเปรียบเทียบข้อดี และข้อด้อย ถ้านักศึกษาเป็นบุคคลหนึ่งในทีมพัฒนาระบบสารสนเทศ และต้องการหาความต้องการ(Requirement) ของระบบนั้น นักศึกษาจะทำอย่างไรบ้าง พร้อมทั้งเขียนความต้องการของระบบนั้นๆ ให้นักศึกษาทำการออกแบบสอบถาม ทั้งปลายเปิด ปลายปิดของระบบงานที่ได้รับมอบหมาย พร้อมทั้งเขียนความต้องการของระบบ
งานนำเสนอที่คล้ายกัน
